Abog. EDITH HUANCAUQUI RODRIGUEZ

Presentación del tema: "Abog. EDITH HUANCAUQUI RODRIGUEZ"— Transcripción de la presentación:

1 Abog. EDITH HUANCAUQUI RODRIGUEZ
DIPLOMADO EN CONTRATACION PÚBLICA Documentos de observancia obligatoria emitida por el OSCE Colegio de Abogados de Lima Abog. EDITH HUANCAUQUI RODRIGUEZ

2 Fases de la Contratación Estatal
Desde la convocatoria Hasta antes de la suscripción del contrato Ejecución contractual Programación y Actos Preparatorios Etapa de Selección ETAPAS PRECONTRACTUALES Edith Huancauqui Rodríguez 2

3 EL EXPEDIENTE DE CONTRATACION
Edith Huancauqui Rodríguez

4 Expediente de Contratación?
¿Qué entendemos por Expediente de Contratación? Es el conjunto de actuaciones referidas al proceso de contratación, desde la decisión de adquirir o contratar un bien, servicio u obra, hasta la culminación del contrato. Progresivamente y en forma cronológica y ordenada se va adjuntando toda la documentación correspondiente a cada fase. Debe incluir las ofertas no ganadoras. El OEC, tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratación, salvo en el período que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial. Acepción amplia: Edith Huancauqui Rodríguez

5 ¿Por qué es necesario contar con un expediente de contratación?
¿Cuál es su Finalidad? Contar con información técnica, económica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a precio adecuado. Reunir todas las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. Debe estar bajo custodia del OEC. Edith Huancauqui Rodríguez

6 ¿Cuáles son los requisitos para convocar a un proceso de selección?
Conforme al artículo 12 de la Ley, es requisito para convocar a un proceso de selección, bajo sanción de nulidad, que: Se encuentre incluido en el PAC; Se cuente con el expediente de contratación debidamente aprobado; y, Se cuente con las Bases debidamente aprobadas. Edith Huancauqui Rodríguez

7 Expediente de Contratación en la fase inicial?
¿Qué debe contener el Expediente de Contratación en la fase inicial? En la etapa de Actos Preparatorios y de Programación: El expediente debe reunir la siguiente información 1. Requerimientos Técnicos Mínimos (RTM) debidamente definidos Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado 2. Disponibilidad Presupuestal 3. Aprobado por el Titular de la Entidad o Funcionario competente (por delegación), es remitido al Comité Especial. Edith Huancauqui Rodríguez

8 Pasos subsiguientes a la aprobación del PAC
Requerimiento Valor Referencial Disponibilidad Presupuestal - La fuente de financiamiento - La cadena funcional programática y del gasto - Monto de la certificación - Monto determinado por el OEC como resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado Aprobado por el Titular de la Entidad. - El usuario debe definir con precisión las CCTT. - Finalidad pública Edith Huancauqui Rodríguez 8

9 Pasos subsiguientes a la aprobación del PAC
Expediente de Contratación Comité Especial de Bases - Información de CCTT - Estudio de posibilidad. que ofrece el mercado - Valor referencial - Disponib. presupuestal - Tipo de proceso - Modalidad de selección - Sist. de contratación - Órgano colegiado Organiza/ conduce el proceso de selección 3 miembros Convocatoria - Aprobación Titular de la Entidad/ Delegación Por escrito Visado por el CE. Estandari-zación Edith Huancauqui Rodríguez 9

10 ¿Quiénes intervienen en la formulación y aprobación del expediente de contratación?
El Titular de la Entidad o funcionario con facultades delegadas LAS AREAS USUARIAS EL ORGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES LA OFICINA DE PRESUPUESTO Edith Huancauqui Rodríguez

11 Titular de la Entidad Más alta autoridad ejecutiva de la Entidad que aprueba, autoriza y supervisa el proceso de contratación. Ejemplos: Presidente del Congreso de la República Fiscal de la Nación Presidente del Tribunal Constitucional Ministro del Interior Edith Huancauqui Rodríguez

12 Titular de la Entidad Puede delegar sus facultades con excepción de aquellas rotuladas como indelegables: Autorización de exoneraciones. Declaración de nulidad de oficio. Aprobación de prestaciones adicionales de obra. Decisión de encargar procesos a entidad publicaa o privada, nacional o internacional u organismos internacionales. Edith Huancauqui Rodríguez

13 Área Usuaria Edith Huancauqui Rodríguez
Es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas, o que dada su especialidad y funciones canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias. Es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras a contratar, debiendo señalar la finalidad pública. Edith Huancauqui Rodríguez

14 El Requerimiento Para efectuar su requerimiento, el área usuaria debe solicitar formalmente el bien, servicio u obra y señalar la Finalidad Pública de la contratación. Este requerimiento debe ir acompañado de: Especificaciones Técnicas (Bien) Términos de Referencia (Servicio) Expediente Técnico (obra Edith Huancauqui Rodríguez

15 Los RTM comprenden: Edith Huancauqui Rodríguez
Características técnicas (la propia Entidad las establece): Bienes: Especificaciones Técnicas Servicios: Términos de Referencia Obras: Expediente Técnico Normas Reglamentarias: Reglamentos técnicos (SUCAMEC) Normas Metrológicas (INDECOPI) Normas Sanitarias (Salud) Reglamentos sectoriales Otros requisitos: Normas técnicas nacionales e internacionales (tienen por fin prever la calidad de procesos de producción, etc). Edith Huancauqui Rodríguez

16 Definición del Requerimiento
Se define en forma clara y precisa el bien, servicio o consultoría a contratar NO se debe hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares determinados. Salvo estandarización (Directiva OSCE/CD) Las características técnicas deben sujetarse a criterios objetivos, razonables y congruentes con el bien, servicio o consultoría requerida. El área usuaria debe requerir la contratación de bienes, servicios o consultorías, teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección Edith Huancauqui Rodríguez

17 Definición del Requerimiento
La contratación de bienes o servicios de carácter permanente, se realiza por períodos no menores a un año. El plazo de ejecución de las prestaciones puede ser hasta un máximo de 3 años, salvo que por leyes especiales o por la naturaleza de la prestación se requieran plazos mayores. Atender lo dispuesto en los reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales. Verificar la existencia de normas específicas que rijan el objeto de la contratación, a fin de establecer su cumplimiento obligatorio en las EETT o TDR. Edith Huancauqui Rodríguez

18 Definición del Requerimiento
Cuando el área usuaria requiera la contratación de un bien o servicio, deberá consultar si éste se encuentra en el Listado de Bienes y Servicios publicados en el SEACE (Subasta Inversa). En los requerimientos que comprendan prestaciones de diversa naturaleza, la contratación se determina en función de la prestación de mayor incidencia en el costo. Cuando la contratación de bienes y servicios esté relacionada a la ejecución de un proyecto de inversión, debe contarse con la declaratoria de viabilidad en el marco del SNIP. Las EETT y TDR deben ser suscritos por el área usuaria y el área técnica que intervino en su elaboración. Edith Huancauqui Rodríguez

19 Definición del Requerimiento
Las EETT o los TDR no deben tener requisitos incongruentes y desproporcionados. Consultar a expertos cuando se requiera del conocimiento de aspectos técnicos. En las EETT o los TDR no se deben requerir certificaciones internacionales (ISO). Verificar la existencia de antecedentes de la prestación que se requiere contratar. Investigar en el SEACE la existencia de contrataciones previas. Definir la fecha probable en la que se requiere iniciar la prestación. Edith Huancauqui Rodríguez

20 Definición del Requerimiento
Debe especificarse detalladamente, precisando la cantidad exacta o aproximada Debe indicar que todos los bienes sean nuevos, sin uso, a menos que la Entidad haya previsto aceptar bienes usados Debe indicar detalladamente las prestaciones accesorias de los bienes Embalaje, rotulación o etiquetado De ser el caso, se debe precisar si la prestación comprende el embalaje y/o rotulado de los bienes solicitados Edith Huancauqui Rodríguez

21 Definición del Requerimiento
Requisitos del proveedor Requisitos del personal propuesto Transporte y seguros Visitas y muestras Acondicionamiento, instalación Pruebas de Puesta en Funcionamiento Pruebas o Ensayos para la conformidad de los bienes Garantía Comercial Mantenimiento Preventivo Soporte Técnico Capacitación y/o entrenamiento Disponibilidad de servicios y repuestos Edith Huancauqui Rodríguez

22 Definición del Requerimiento
Lugar y plazo de ejecución: señalar plazo máximo de la prestación (expresado en días calendario), pudiendo indicar además, el plazo mínimo para realizar la prestación. En caso se establezcan prestaciones accesorias, precisar por separado el plazo de la prestación principal y el de las prestaciones accesorias. Documentos entregables Medidas de Control Deben considerar: - Áreas que coordinarán con el proveedor - Áreas que supervisan - Área que brindará la conformidad. Edith Huancauqui Rodríguez

23 Definición del Requerimiento
Forma de Pago Fórmulas de Reajuste Adelantos Modalidad de ejecución contractual Declaratoria de viabilidad Otras penalidades aplicables Subcontratación Responsabilidad por vicios ocultos Normativa Específica Anexos: estandarización, informe técnico de evaluación de software, etc. En obras y actividades derivadas de proyectos de inversión : Declaración de viabilidad del SNIP Expediente Técnico Disponibilidad del terreno Edith Huancauqui Rodríguez

24 ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES
Órgano o unidad orgánica que realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento al interior de la Entidad. Impulsa la ejecución del PAC Realizar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado para las contrataciones de bienes y servicios Coordina permanentemente con las diversas dependencias de la Entidad Certificación ante el OSCE: Obligatorio a partir de Agosto 2013 Cumplimiento de los tres requisitos básicos y evaluación virtual (30 preguntas en 60 minutos, nota mínima aprobatoria 14). Edith Huancauqui Rodríguez

25 Alcances del estudio de posibilidades que
Ofrece el mercado Sobre la base de las características técnicas definidas por el área usuaria, se debe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar lo siguiente: Valor referencial. Existencia de pluralidad de marcas y postores Posibilidad de distribuir la buena pro. Información que pueda servir para establecer factores de evaluación. Pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos. Edith Huancauqui Rodríguez

26 VALOR REFERENCIAL El valor referencial es el costo estimado aprobado por la Entidad para la contratación de bienes, servicios u obras sobre la base de los precios de mercado. El OEC debe determinar el valor referencial. El OEC puede solicitar apoyo que requiera del Área Usuaria, este último está obligado a dar apoyo bajo responsabilidad. Edith Huancauqui Rodríguez

27 Presupuestos y cotizaciones actualizadas
VALOR REFERENCIAL Como mínimo se debe emplear dos (02) fuentes: Presupuestos y cotizaciones actualizadas Precios Históricos Estructura de Costos Precios SEACE, etc. Edith Huancauqui Rodríguez

28 El estudio debe considerar también los siguientes aspectos:
VALOR REFERENCIAL El estudio debe considerar también los siguientes aspectos: Alternativas existentes según el nivel de comercialización Descuentos por volúmenes Disponibilidad inmediata Mejoras en las condiciones de venta Costo total de propiedad Garantías Edith Huancauqui Rodríguez

29 VALOR REFERENCIAL Edith Huancauqui Rodríguez Art. 12
Información de procesos con buena pro consentida publicada en el SEACE En caso exista la imposibilidad de emplear más de una fuente, en el estudio deberá sustentarse dicha situación El EPOM debe indicar los criterios, procedimientos y/o metodología utilizados, a partir de las fuentes previamente determinadas Art. 14: ejecución y consultoría de obras En obras por concurso oferta y Llave en mano que comprenda la elaboración del expediente técnico Edith Huancauqui Rodríguez

30 VALOR REFERENCIAL ¿QUÉ DEBE INCLUIR ?
El costo del Bien o Servicio, además de su margen de comercialización o utilidad. Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto. En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales. Edith Huancauqui Rodríguez

31 VALOR REFERENCIAL ANTIGÜEDAD: BIENES Y SERVICIOS:
03 meses desde aprobación del Expediente de Contratación. CONSULTORÍA DE OBRA: 06 meses desde aprobación del expediente de contratación. OBRAS: 06 meses desde la fecha de determinación del presupuesto de obra consignada en el expediente técnico. Edith Huancauqui Rodríguez

32 Valor Referencial (VR)
Objeto del proceso Valor Referencial (VR) Límite Inferior Límite Superior Bienes Es único, incluye IGV No se ha establecido 100% del VR Servicios Establecido Consultoría de obras 90% del VR Ejecución de obras 110% del VR Edith Huancauqui Rodríguez

33 VALOR REFERENCIAL EN LA SELVA
El Valor Referencial es único y deberá incluir todos los conceptos que incidan en el mismo, incluido el IGV. Las Bases del proceso de selección deben establecer además del valor referencial, los límites de éste, con y sin IGV Edith Huancauqui Rodríguez

34 RESUMEN EJECUTIVO DEL EPOM
Directiva OSCE/CD Obligatoriedad del uso de los formatos aprobados por OSCE El OEC es el responsable de elaborar en forma previa a la aprobación del expediente, del Resumen Ejecutivo, el cual debe contener la totalidad de la información y el formato establecido por la Directiva Indicar fuentes utilizadas, procedimiento y metodología para definir el valor referencial Edith Huancauqui Rodríguez

35 PROCESOS SEGÚN RELACIÓN DE ITEMS, PAQUETES, LOTES
Art. 19 Reglamento: Cuando se trate de bienes o servicios vinculados entre sí, con montos individuales. Cuando exista viabilidad técnica, económica y/o administrativa. Los ítems deben superar las tres unidades impositivas tributarias (03 UIT), caso contrario el sistema no permitirá la convocatoria (salvo que decidan convocarlo por paquete). 35

36 FRACCIONAMIENTO No se puede fraccionar la contratación con el objeto de modificar el tipo de proceso de selección que corresponda, según la necesidad anual. EL OEC será responsable en el incumplimiento de la prohibición. El MEF establecerá mediante D.S. - previa opinión favorable del MINTRA y Producción- los sectores destinados a la participación exclusiva de las MYPES.

37 FRACCIONAMIENTO No está prohibido cuando:
No hay disponibilidad presupuestal Surja una necesidad extraordinaria e imprevisible Se contrate al mismo proveedor por procesos de selección con objetos contractuales distintos, contratos complementarios, exoneraciones o procesos bajo regímenes especiales. Se efectúe a través del Catálogo de Convenios Marco. Para propiciar participación MYPES. Edith Huancauqui Rodríguez

38 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Art. 18 Para otorgar la disponibilidad presupuestal debe observarse el numeral 5, del art. 77 de la Ley 28411 Edith Huancauqui Rodríguez

39 Numeral 5, del art. 77 de la ley 28411
se tomará en cuenta la certificación del gasto correspondiente al año fiscal en curso y en el caso de ejecuciones contractuales que superen el año fiscal, el documento suscrito por el Jefe de la OGA o el que haga sus veces, que garantice la programación de los recursos suficientes para atender el pago de las obligaciones de los años fiscales subsiguientes. Para efecto de la disponibilidad de recursos y la fuente de financiamiento para convocar procesos de selección Edith Huancauqui Rodríguez

40 PASOS PREVIOS A LA CONVOCATORIA DE UN PROCESO
FASE INICIAL RTM (*) EPOM DISP PRES APROBACION COMITE ESPECIAL REVISA EXP. ELABORA BASES CONVOCATORIA Edith Huancauqui Rodríguez (*) en concordancia con lo señalado en el PAC, salvo AMC

41 OPINIONES Edith Huancauqui Rodríguez

42 OPINIÓN Nº /DTN “Si es obligatorio llevar a cabo un proceso de estandarización, en los casos donde los términos de referencia o especificaciones técnicas hacen referencia a marcas o nombres específicos de productos, y se verifique la causal de exoneración por proveedor único de bienes o servicios que no admiten sustitutos” Edith Huancauqui Rodríguez

43 OPINIÓN Nº /DTN “La formalidad de “aprobación del Expediente de Contratación” que hace mención la norma, puesto que no especifica la formalidad de esta, en todo caso se puede entender la utilización de un proveído en el expediente para tal fin.” (sic).

44 OPINIÓN Nº /DTN “Se solicita aclarar el procedimiento a seguir para una Correcta Aprobación del Expediente de contratación de los Procesos contemplados en el Plan Anual de Contrataciones, de la entidad.” (sic). (…) una vez elaborado el Expediente de Contratación, el OEC debe remitirlo al funcionario competente para su aprobación, el mismo que deberá verificar, en forma previa, que dicho expediente contenga la totalidad de la información prevista en la normativa de contrataciones del Estado. Luego de ello, el funcionario competente debe aprobar el Expediente de Contratación conforme a las formalidades y el procedimiento previsto en las normas de organización o gestión interna de la Entidad, de ser el caso, pudiendo utilizar cualquier formalidad cuando ello no se encuentre previsto en estas.

45 OPINIÓN Nº /DTN “(…) nuestra consulta se genera sobre el orden de prelación que debe existir entre la aprobación del expediente de contratación y la emisión de la resolución que apruebe la exoneración del proceso de selección.” (sic). El expediente de contratación debe aprobarse en forma previa o en el acto mismo de aprobación de la exoneración, dado que las Bases correspondientes deben elaborarse con la información contenida en dicho expediente. Edith Huancauqui Rodríguez

46 OPINIÓN Nº /DTN “¿Está permitido que entidades del Sector Público convoquen a procesos de selección para la contratación de bienes, considerando en sus Bases o Bases Integradas, CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS QUE CONTENGAN DOS (02) ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DIFERENTES, PARA UN MISMO OBJETO DE LA CONVOCATORIA?” (sic) Edith Huancauqui Rodríguez

47 OPINIÓN Nº /DTN La normativa de contrataciones del Estado ha determinado que es competencia y responsabilidad de la Entidad definir adecuadamente en las especificaciones técnicas -que son parte de las Bases-, las características de los bienes a ser adquiridos; de igual forma, ha establecido los órganos de la Entidad que, en el marco de las actividades bajo su ámbito de competencia, pueden perfeccionar dichas especificaciones técnicas. En esa medida, las Bases no deben contener especificaciones técnicas contradictorias; no obstante, de verificarse ello, los participantes pueden solicitar su aclaración y/o cuestionarlas, mediante consultas y/o observaciones, respectivamente; sin perjuicio de la potestad del Titular de la Entidad para declarar la nulidad del proceso de selección, de conformidad con el artículo 56 de la Ley Edith Huancauqui Rodríguez

48 OPINIÓN Nº /DTN 3.1 La modalidad de ejecución contractual llave en mano se utiliza en las contrataciones de bienes cuando por la complejidad de estos, la Entidad requiere que el postor también oferte su instalación y puesta en funcionamiento. 3.2 En una contratación de bienes bajo la modalidad llave en mano, toda vez que el interés último de la Entidad es que los bienes adquiridos se encuentren instalados y funcionando correctamente, la Entidad recién otorgará la recepción y conformidad cuando el contratista haya cumplido con instalar y poner en funcionamiento tales bienes. 3.3 Cuando la Entidad tuviera observaciones a los bienes instalados y puestos en funcionamiento por el contratista, debe consignarlas en el acta especificando su sentido; asimismo, debe otorgar al contratista un plazo prudencial no menor de 2 ni mayor de 10 días calendario para subsanarlas. Si luego de vencido el plazo otorgado, el contratista no cumpliese con levantar las observaciones, la Entidad podrá resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan. Edith Huancauqui Rodríguez

49 OPINIÓN Nº /DTN La normativa de contrataciones del Estado no ha previsto la cantidad de cotizaciones que una Entidad debe solicitar en el marco de un estudio de las posibilidades que ofrece el mercado; no obstante, al realizar el referido estudio es necesario que las Entidades agoten todos los medios disponibles a efectos de obtener la mayor información posible del mercado, que permita determinar “La existencia de pluralidad de marcas y/o postores;” en capacidad de brindar el bien o servicio requerido y, en consecuencia, la necesidad de convocar un proceso de selección para seleccionar al proveedor con el cual la Entidad contratará. Edith Huancauqui Rodríguez

50 OPINIÓN DTN la estructura de costos puede ser formulada por la propia Entidad o puede ser solicitada por esta a los proveedores. En cualquier caso, corresponde al órgano encargado de las contrataciones determinar si en una contratación en particular puede utilizar esta fuente, así como si la elaborará o la solicitará a los proveedores Cuando el órgano encargado de las contrataciones opte por formular una estructura de costos para usarla como fuente en el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, puede requerir el apoyo del área usuaria para su elaboración, a fin que la estructura refleje todos los costos que inciden en el precio del bien o servicio requerido por dicha área. Sin embargo, el apoyo que el área usuaria le brinde al órgano encargado de las contrataciones no enervará la competencia y responsabilidad de este último por la determinación del valor referencial. Edith Huancauqui Rodríguez

51 OPINIÓN Nº /DTN “(…) si, bajo el amparo del anterior T.U.O. de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante D.S. N° PCM, en la etapa de ejecución, la entidad contratante podía reconocer a favor del contratista, fórmulas de reajuste de precios no contempladas en las bases ni en el contrato, siendo mas bien prohibidas de manera expresa” (sic). Edith Huancauqui Rodríguez

52 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION ! ! !
Edith Huancauqui Rodríguez