1 Ley Núm. 103 - Impacto y Responsabilidad de las Entidades Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno - 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

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1 1 Ley Núm. 103 - Impacto y Responsabilidad de las Entidades Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno - 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Sonia N. Méndez Nazario Hedin V. García Guzmán Ayudantes Ejecutivos

2 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 2 Propósitos y aplicabilidad de la Ley Responsabilidad del control del gasto público Artículo 10 – Certificación de Información Artículo 14(d) – Registro de Puestos Reglamento Núm. 53 Ley Núm. 103, Ley para la Reforma Fiscal del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (25 de mayo de 2006)

3 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 3 Propósito de la Ley Implantar la Reforma Fiscal para reestructurar el presupuesto Prohibir el uso de deudas para cubrir los gastos operacionales Reducir del gasto público (prohibición y limitación de éstos) Asignar responsabilidades y establecer penalidades Crear de un sistema de contabilidad uniforme Otros

4 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 4 Aplicabilidad Entidades Gubernamentales de la Rama Ejecutiva cuyo presupuesto se sufraga en todo o en parte con cargo al Fondo General Disposiciones Especiales para la: Rama Legislativa Oficina de Ética Gubernamental Oficina del Contralor

5 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 5 Política Pública establecida Incorpora mecanismos de control, disminución y rendimiento del gasto público tales como: Transacciones Electrónicas Teléfonos celularesArtículo 16 Vehículos de motorArtículo 17 Pago por servicios de cabildeoArtículo 18 Difusión PúblicaArtículo 19

6 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 6 Presupuesto General de Gastos Aprobación: Mediante las siguientes Resoluciones Conjuntas: Presupuesto General Asignaciones Especiales Asignaciones para la Construcción de Obra Permanente con cargo al Fondo de Mejoras Públicas y cualquier otra legislación que pueda ser acordada por la Rama Legislativa y la Rama Ejecutiva

7 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 7 Cont. Presupuesto General de Gastos Prohibición uso de deudas y excesos del presupuesto No se utilizarán mecanismos de financiamiento para cubrir gastos operacionales No se gastará en exceso a la asignación presupuestaria Erogación de Fondos Públicos luego de Aprobado el Presupuesto Certificaciones OGP y Hacienda

8 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 8 Fondo Presupuestario Sólo para gastos debidamente aprobados No se utilizarán asignaciones de este Fondo para cubrir gastos en exceso del Presupuesto Fondo de Emergencias No se utilizará para cubrir gastos operacionales recurrentes Plan estratégico De 7 años con la petición presupuestaria Cont. Presupuesto General de Gastos

9 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 9 Responsabilidades a los Funcionarios Legalidad y Exactitud de Gastos Penalidades* Delito menos grave $1,000 - $5,000 por cada violación Pagadas por el funcionario en su carácter personal Acciones disciplinarias por la agencia * Violación a las leyes, reglamentos o normas …

10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 10 Sistema de Contabilidad Uniforme Hacienda y OGP responsables del diseño de un sistema de contabilidad uniforme Algunas guías a utilizarse: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) Junta Reguladora de Contabilidad de Gobierno Ley Núm. 230 Referencia: Artículo 22

11 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 11 Certificación sobre información de la entidad   Artículo 10   Carta Circular OC-07-12 (15 dic 06)

12 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 12 Certificación Art. 10 - Radicación No más tarde del 31 de diciembre de 2006 Secretarías de la Cámara de Representantes y la del Senado Oficina del Contralor Oficina de Gerencia y Presupuesto

13 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 13 Certificación Art. 10 - Contenido Información año fiscal 2005-06 Firmada y juramentada por el jefe de la agencia y el director de finanzas Número de puestos ocupados incluyendo la cuantía total de la nómina Relación de los servicios profesionales y consultivos Análisis de las economías o el incremento en gastos Recomendaciones para realizar economías adicionales

14 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 14 Cont. Certificación Art. 10 - Contenido Medidas objetivas para determinar la eficiencia y efectividad Los ingresos mensuales recibidos y proyectados, comparados con los ingresos presupuestados Los gastos mensuales incurridos y proyectados comparados con los gastos presupuestados Detalle de cualquier instrumento financiero Párrafo final que disponga que la misma refleja la realidad de todos los ingresos...

15 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 15 Propósitos –Recordatorio sobre la radicación de la Certificación –Indicar que se efectuarán auditorías y referidos a las agencias que correspondan Carta Circular OC-07-12 www.ocpr.gov.pr Sección de Cartas Circulares 2006-07

16 16 Resultado radicación a la OCPR (al 19 de abril de 2007)

17 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 17 Certificaciones recibidas de las Entidades Gubernamentales certificadas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPR Al 19 de abril de 2007 Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPR Al 19 de abril de 2007 En adición recibimos 5 de agencias no certificadas por OGP (Voluntarias)

18 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 18 Cumplimiento con los criterios establecidos en el Artículo 10 de la Ley Núm. 103 Cont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPR Al 19 de abril de 2007 Cont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPR Al 19 de abril de 2007

19 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 19 Información suministrada año fiscal 2006-07 No incluyen la información requerida en los criterios Certificación con las firmas requeridas sin juramentar Certificación sólo con la firma del jefe de la agencia Gastos presentados en forma global no mensual como es requerido Cont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPR Causas incumplimiento en la radicación

20 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 20 Contacto en la OCPR Sonia Noemí Méndez Nazario Ayudante Ejecutiva División Contralor, Propia Tel. 787-754-3030 ext. 2527 PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

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22 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 22 Registro de Puestos Artículo 14(d) Registro en la OCPR A partir de enero de 2007 Información mensual de las agencias y corporaciones públicas –Puestos existentes –Puestos ocupados o vacantes Disponible por Internet Registro de Puestos: recopilación de los Informes Mensuales que las agencias deben remitir a la OCPR

23 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 23 Reglamento Núm. 53, Registro de Puestos, aprobado el 13 de noviembre de 2006 Cont. Registro de Puestos Disponen las normas que regirán el funcionamiento del Registro de Puestos Establecen la información a incluirse en los informes mensuales Carta Circular OC-07-14 de 29 de diciembre de 2006 Información sobre el Reglamento Núm. 53 Instrucciones para completar las plantillas y envío a la OCPR Especificar características de las computadoras a utilizarse para el Registro

24 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 24 ¿Cuáles entidades se deben registrar? Todas las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, cuyo presupuesto se sufraga, en todo o en parte, con cargo al Fondo General (Artículo 2, Ley Núm. 103) La OCPR exhorta a aquellas entidades que no les aplica las disposiciones del Artículo 2 de la Ley Núm. 103, a que se sometan al mismo escrutinio público de las que sí les aplica. Voluntarias

25 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 25 Reglamento Núm. 53 Varias Disposiciones –Designación por escrito de un Oficial de Enlace y un Sustituto –Uso de los modelos o los formularios que les provea la OCPR –No más tarde de treinta (30) días calendario luego de concluido el mes correspondiente –Los Informes Mensuales deberán ser certificados como correctos y completos por el Oficial de Enlace y por el funcionario principal de la agencia

26 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 26 –Conservar los Informes Mensuales certificados en original y los documentos complementarios que los fundamenten –No radicar mensualmente los Informes a la Oficina será objeto de hallazgos –La OCPR realizará auditorías especiales en las agencias, dirigidas a verificar la corrección de la información ofrecida Cont. Reglamento Núm. 53 Prórrogas: solicitud por escrito

27 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 27 Plantilla de Nómina Presupuesto para al año fiscal: *   General   De nóminas y costos relacionados Cambios o correcciones durante el mes *clasificado por recursos columnas 13, 14, 16 y 17

28 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 28 Cont. Plantilla de Nómina Desembolsos sobre nóminas y costos relacionados:   De forma acumulada   Cambios o correcciones durante el mes columnas 19 y 20

29 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 29 Total a pagar o pagado de:   Bono de Navidad   Exceso de licencias de vacaciones y enfermedad   Beneficios tales como: Bono de Productividad y Bono de Verano Certificar la información Cont. Plantilla de Nómina

30 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 30 Plantilla de Puestos Indicar cantidad de puestos:   Ocupados   Vacantes   Creados   Eliminados Cambios o correcciones durante el mes Por categorías de puestos

31 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 31 Cont. Plantilla de Puestos Indicar cantidad de:   Nombramientos   Separaciones voluntarias e involuntarias Cambios o correcciones durante el mes Estadísticas sobre cambios en:   Clasificación de puestos   Licencias sin sueldo y otras   Reportados al Fondo   En destaque

32 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 32 84 (71%) 35 (29%) Total de entidades registradas 119. Entidades Registradas en el Registro de Puestos al 19 de abril de 2007 Por requisito de Ley Núm. 103Voluntarias

33 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 33 www.ocpr.gov.pr

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35 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 35   Ley Núm. 103 de 25 de mayo de 2006   Reglamento Núm. 53, Registro de Puestos   Instructivo I-G-2, Sistema de Registros de Puestos en el que se explica como trabajar con las plantillas   Carta Circular OC-07-14   Video de la Aplicación   Aviso Legal Información

36 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 36 Solicitud de Registro Hay que estar registrado para acceder al Sistema Número de Entidad = Número para registro de contratos Contraseña Imprime y lo firma el funcionario principal y el Oficial de Enlace. Se envía por fax al Administrador del Registro de Puesto

37 Solicitud de Registro

38 Modificación de Registro

39 Aplicación Para descargar Plantillas y enviar Informe Mensual

40 Consultas

41 41 Informe Mensual Enero y Febrero de 2007 (al 19 de abril de 2007)

42 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 42 Total de radicaciones del Informe Mensual, al 19 de abril de 2007 Total de entidades que deben radicar : 126 84% 74% 16% 26% *Incluye 88 por ley y 38 voluntarias

43 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 43 Radicación voluntaria o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007 Total de entidades que deben radicar : 126 31% 69% 31% 69%

44 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 44 Entidades que no sometieron Informe Mensual, clasificados por voluntarios o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007 25% 75% 27% 73%

45 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 45 Entidades que sometieron Informe Mensual a Tiempo, clasificados por voluntarios o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007 32% 68% 33% 67%

46 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 46 Entidades que sometieron Informe Mensual Tarde, clasificados por voluntarios o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007 30% 70% 25% 75%

47 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 47 Al Registrarse como Oficial de Enlace –No envía el Documento de Solicitud de Registro para activarle la cuenta Al Descargar (Download) las Plantillas –El Oficial de Enlace Sustituto descarga la Plantilla antes que el Oficial de Enlace Principal –No graban la Plantilla en su computadora y las trabajan directamente del Explore Errores Comunes

48 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 48 Al Completar las Plantillas –No utilizan la versión de Microsoft Excel requerida (2003, SP2) –No han establecido el Nivel de Seguridad para Macros del programa Microsoft Excel en Mediano –No incluyen toda la información requerida –No certifican la Plantilla una vez completada Al Someter las Plantillas –Las Plantillas no han sido certificadas –Las Plantillas no están cerradas al momento de someterlas Cont. Errores Comunes

49 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 49 Al Someter las Plantillas (Cont.) –Las Plantillas no son válidas (Cut and Paste) –Las Plantillas no corresponden al mes a rendir –Los desembolsos acumulados de nómina descendieron o se mantuvieron igual –Enviaron las Plantillas individualmente –La Plantilla fue enviada en otro formato que no es el de Microsoft Excel Cont. Errores Comunes

50 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 50 Contacto en la OCPR Hedin V. García Guzmán Ayudante Ejecutivo Tel. 787-754-3030 ext. 2751 E-mail: hgarcia@ocpr.gov.pr PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

51 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 51 CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS

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