Uso de los campos 85X y 85XX para Predicción y Resumen de Existencias de Publicaciones Seriadas XII Reunión del Grupo de Usuarios de ALEPH de Latinoamérica.

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1 Uso de los campos 85X y 85XX para Predicción y Resumen de Existencias de Publicaciones Seriadas XII Reunión del Grupo de Usuarios de ALEPH de Latinoamérica | Chihuahua | mayo 2008 Cecilia Osorio Monreal

2 2 2 Toda la información y material incluyendo textos, imágenes, logotipos y nombres de productos son propiedad de, o utilizados con permiso de Ex Libris Ltd. La información no puede ser distribuida, modificada, desplegada, reproducida – en su totalidad o en parte – sin el consentimiento por escrito de Ex Libris Ltd. MARCAS REGISTRADAS Ex Libris, los logotipos de Ex Libris, Aleph, SFX, SFXIT, MetaLib, DigiTool, Verde, Primo, Voyager, MetaSearch, MetaIndex y otros productos y servicios de Ex Libris aquí mencionados son marcas registradas por Ex Libris y deben ser registradas en ciertas jurisdicciones. Todos los demás productos, compañías, marcas y logotipos aquí mencionados pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios. EXCENCIÓN DE RESPONSABILIDAD La información contenida en este documento se ha compilado desde varias fuentes y se proporciona "tal cual" sólo para propósitos de información general, sin representación, condición o garantía alguna ya sea expresa o implícita, incluyendo cualquier garantía implícita de calidad satisfactoria, integridad, precisión o idoneidad para un fin particular. Ex Libris, sus subsidiarios y compañías relacionadas ("Grupo Ex Libris") renuncian a toda responsabilidad por todo el uso de esta información, incluyendo pérdidas, daños y perjuicios, reclamaciones o gastos en que puede incurrir cualquier persona como resultado del uso de esta información, incluso si ha sido advertido de la posibilidad de dicha pérdida o daño. © Ex Libris Ltd., 2008 Declaraci ó n de Derechos de Autor

3 3 Temas de la sesión Predicción Campos 853/853X centrales Enlazando pares del patrón Patrón de regularidad Numeración y Cronología combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

4 4 Nota general Siempre que se menciona 853 u 853X, también se refieren a 854 u 854X y 855 u 855X 853 y 853X: Unidad bibliográfica básica 854 y 854X: Material complementario 855 y 855X: Indices

5 5 Información del Patrón de Publicación La información del Patrón de Publicación en el formato MARC Holdings es utilizada en ALEPH para dos propósitos: Predicción, para generar registros de item de publicaciones seriadas (fasciculos) (necesarios para una recepción y control de reclamos eficiente) Información expandida, para generar información de las existencias en resumen, desde los campos 863/4/5 o desde registros de item

6 6 Ejemplo del campo 853 Publicación seriada mensual con vol., no., año y mes $a y $b = 1° y 2° niveles de numeración $u = números por volumen (utilizados para determinar cuando incrementa el 1er nivel) $v = la numeración se repite con cada volumen (1-12) $i y $j = 1 o y 2º niveles de cronología $w = frecuencia mensual $x = cambio en el calendario para el primer nivel de numeración (enero) 853 $a v. $b no. $u 12 $v r $i (year) $j (month) $w m $x 01

7 7 Temas de la sesión Predicción Campos 853/853X centrales Enlazando pares del patrón Patrón de regularidad Numeración y Cronología combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

8 8 Predicción de fascículos ALEPH utiliza información del registro de Suscripción y del Patrón de Publicación para generar registros de item de publicaciones seriadas (fascículos) Cada copia de una publicación seriada debe tener registros de item que permitan el control de recepción, reclamos, listas de rutas y actividades de circulación La predicción de las publicaciones seriadas esta basada en la información alojada en el campo Patrón de Publicación – 853 (es decir, patrón de frecuencia y numeración) y en el campo ALEPH para predicción – 853X (por ejemplo, número de volumen y año de la última copia abierta)

9 9 Predicción con los campos 853 y 853X Los campos 853 son utilizados para registrar: Designación de numeración y cronología Códigos del patrón de publicación (mes, estación, etc.) Los campos 853X son utilizados para registrar: Punto de inicio numérico (no. de volumen, no. de fascículo) Punto de inicio cronológico (año, mes) Fecha de publicación del primer fascículo del volumen/año El campo 853X puede contener un enlace a la suscripción a la cual se relaciona

10 10 Subcampos del Patrón 853/4/5 Numeraci ó n a-f : 6 niveles de numeraci ó n g-h : numeraci ó n alternativa Cronolog í a i-l : 4 niveles de cronolog í a m*: cronolog í a alternativa n*: Nota sobre el patr ó n o : Tipo de material complementario (854 y 855) u : Número de unidades para el siguiente nivel superior v : Continuidad de la numeración w :Código de frecuencia x : Cambio en el calendario y : Patrón de regularidad * Los subcampos m y n s ó lo pueden utilizarse para despliegue, no para la predicci ó n

11 11 Subcampos del Patrón de Predicción 853X/4X/5X Numeraci ó n a-f : 6 niveles de numeraci ó n g-h : numeraci ó n alternativa Cronolog í a i-l : 4 niveles de cronolog í a 3 : Fecha de publicación del primer fascículo del volumen 9 : Enlace a la suscripción 8 : Enlace a un par 853/853X cuando el patrón cambia en algun momento t : COPY-ID (optional) o : Tipo de material por omisi ó n (si no existe se asignará ISSUE)

12 12 Enlace a la Suscripción y al Patrón ($9) Cuando las bibliotecas tienen más de una copia (suscripción), cada una con diferente fecha de inicio, es necesario el enlace de los patrones a las suscripciones para abrir los registros de item

13 13 Temas de la sesión Prediction Campos 853/853X centrales Enlazando pares del patrón Patrón de regularidad Numeración y Cronología combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

14 14 Campos 853/853X centrales Las bibliotecas con más de una suscripción, todas enlazadas al mismo registro ADM y que comparten misma: Fecha de creación Punto de inicio numérico y cronológico de la publicación Fecha de publicación del primer fascículo Pueden definir campos 853/853X centrales ya sea en el registro ADM o HOL sin definir el subcampo $9 en el campo 853X ALEPH abre registros de item para todas las suscripciones enlazadas

15 15 Campos 853/853X centrales

16 16 Campos 853/853X centrales

17 17 Campos 853/853X centrales

18 18 Campos 853/853X centrales Los fascículos no pueden abrirse desde la Lista de Suscripciones

19 19 Campos 853/853X centrales Los facsículos solo pueden abrirse desde la sección Calendario esperado

20 20 Suscripción que inicia a mitad de ciclo Para suscripciones que comienzan a mitad de ciclo, sólo se podrán recibir los fasciculos con una fecha de publicación posterior a la fecha de inicio de la suscripción

21 21 Temas de la sesión Prediccion Campos 853/853X centrales Enlazando pares del patrón Patrón de regularidad Numeración y Cronología combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

22 22 Enlazando pares del patrón - Subcampo $8 Cuando existe más de un par de 853/853X en el mismo registro ADM/HOL, se requiere el subcampo $8 para enlazar cada par El subcampo $8 con el mismo valor debe agregarse tanto a 853 como al 853X del mismo par Primer par: 853 $$8 1 853X $$8 1 Segundo par: 853 $$8 2 853X $$8 2

23 23 Enlazando pares del patrón - Subcampo 8

24 24 Enlazando pares del patrón - Subcampo 8 Si sólo existe un par, no es necesario agregar $$8 Los patrones creados con las plantillas del módulo Adq/Seriadas – el subcampo 8 es agregado automáticamente a 853/853X Si el patrón cambia alguna vez – habrá múltiples campos 853 y un solo campo 853X enlazado 853 $$81 [patrón semanal] 853 $$82 [patrón mensual] 853X $$82 [para predicción]

25 25 Publicaciones que pierden numeración Opción 1: Coloque los datos cronológicos en los subcampos de numeración y deje vacíos los subcampos de cronología 853853X $a (year)$i $a 2007$i $b (month)$j $b 01$j

26 26 Publicaciones que pierden numeración Opción 2: Utilice el acento circunflejo (^) en lugar de la numeración en 853 y deje vacíos los subcampos de numeración de 853X 853853X $a ^$i (year)$a $i 2007 $b ^$j (month)$b $j 01

27 27 Publicaciones que pierden el 1er nivel de numeración Utilice el acento circunflejo (^) en lugar de los datos faltantes * el v alor en 853X $a puede ser cualquier valor numérico; es ignorado por el sistema pero se requiere La utilización del símbolo ^ es una convención de ALEPH y no es compatible con estándares MARC 853853X $a ^$i (year) $a 2007 * $i 2007 $b (no.)$j (month)$b 1$j 01

28 28 Temas de la sesión Prediction Campos 853/853X centrales Enlazando pares del patrón Patrón de regularidad Numeración y Cronología combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

29 29 Patrón de regularidad - Subcampo $$y Utilizado para calificar o modificar la regularidad del patrón registrado en el subcampo $w (frecuencia) Por ejemplo, los fascículos publicados/no publicados en días, fechas, meses, estaciones específicos, o fascículos combinados regularmente $y om06,07no publicado en junio y julio $y odsuno publicado en domingo $y od1225,1231no publicado el 25 y 31 de diciembre $y ps21,22,23/24publicado en primavera, verano y combinado en otoño/invierno

30 30 Cronología y numeración combinada Es posible registrar la cronología combinada, utilizando el subcampo yp (lista de fascículos publicados); deben listarse todos los fascículos * Nuevo m é todo para definir numeraci ó n y cronolog í a combinada

31 31 Estructura - Subcampo $$y El subcampo $$y tiene tres elementos Códigos de publicación: o, p, c Códigos cronológicos: y, m, w, d, s Códigos de numeración: e1 – 1 o nivel de numeración e2 – 2 o nivel de numeración

32 32 Temas de la sesión Predicción Campos 853/853X centrales Enlazando pares del patrón Patrón de regularidad Numeración y Cronología combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

33 33 Cronología y numeración combinada Nuevo desarrollo a partir de la versión 18.01 El código de publicación c se refiere a la combinación de elementos numericos y cronológicos, o ambos v.1:no.2/3 (2004:Apr.) v.1:no.6 (2005:June/July) v.1:no.3/4 (2006:Mar./Apr.) Nota: Soportado sólo en el módulo Catalogación

34 34 2 o nivel de numeración combinado

35 35 Cronología combinada American Libraries –Titulo publicado 11 veces al año; fascículo combinado en junio/julio

36 36 2º nivel de numeración y cronología combinados

37 37 Temas de la sesión Predicción Campos 853/853X centrales Enlazando pares del patrón Patrón de regularidad Numeración y Cronología combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

38 38 Resumen de existencias Resumen de existencias = 866, 867 u 868, real o virtual 866 virtual = 853 + 863, real o virtual 863 virtual = regs. de item asociados al reg. holding

39 39 Requisitos El registro HOL debe tener los campos de patrón: 853/4/5 El registro HOL debe tener los campos 863/4/5, ya sea real o virtual Para crear los campos 863/4/5 desde los registros de item, estos deben estar enlazados con el registro HOL

40 40 Configuración para la creacion de 863/4/5 Los campos 863/4/5 son creados mediante: expand_doc_hld_stmt (para el despliegue virtual) O fix_doc_hld_stmt (para la creación real) en tab_expand y tab_fix de la base HOL respectivamente Los campos 866/7/8 son creados mediante: expand_doc_hol_86x en tab_expand de la base HOL Agregar fix_doc_hld_stmt a tab_fix en la base HOL Aun si los campos 863/4/5 no se guardan en el registro, esta es una manera simple de ver los resultados del proceso

41 41 Registros de item incluidos en la mención de Existencias Registros de item asociados al registro Holdings La mención de existencias incluye registros de item con estado de proceso diferente a NA (no recibido) o NP (no publicado) Los registros de item que comparten el mismo número de enlace en el subcampo 8 y el mismo COPY-ID (o que no tienen COPY-ID) Registros de item con campo de numeración >= valor ingresado en el subcampo a del S63/4/5 (campo del punto de inicio) – si ese campo existe

42 42 Temas de la sesión Predicción Campos 853/853X centrales Enlazando pares del patrón Patrón de regularidad Numeración y Cronología combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

43 43 Opciones para el flujo de trabajo e ingreso de datos No hay una manera única de manejar la adición o edición de patrones de predicción Existen dos opciones para ingresar los datos: Formatos para cumplimentar en Adquisiciones/Seriadas Módulo Catalogación Existen múltiples opciones para el flujo de trabajo El modo más rápido para crear el patrón es utilizar siempre las plantillas existentes

44 44 Flujo de trabajo Después de catalogar el título, aun estando en Catalogación, abrir un registro ADM o HOL y agregar los campos del patrón En Adquisiciones/Seriadas, después de agregar el registro de la suscripción al título, abrir un registro HOL, o acceder al registro HOL existente, o accesar al registro ADM En Adquisiciones/Seriadas, después de agregar el registro de la suscripción al título, abrir un formato

45 45 Importando y exportando patrones Los servicios en lote serial-51 (para exportar), y serial-52 (para importar) pueden utilizarse por bibliotecas con fondos de seriadas similares para intercambiar patrones de predicción para esos títulos

46 46 Resumen de la sesión Predicción – Formato Calendario, predicción de fascículos, 853/853X 853/853X centrales Pares del patrón – subcampo 8 Pérdida de numeración Patrón de regularidad – subcampo y Cronología y numeración combinada Resumen de existencias Flujo de trabajo

47 47 ¿ Preguntas?

48 48 Para documentación relacionada, refiérase a: System Librarian’s Guide - Serials

49 ¡Gracias! osorio@gsl.com.mx