Introducción Microsoft

Presentación del tema: "Introducción Microsoft"— Transcripción de la presentación:

1 Introducción Microsoft
Office 2007 Nueva Apariencia

2 Objetivos Vea cómo ha cambiado Microsoft Office y por qué. Use la cinta (Ribbon Buttons) de opciones para hacer lo que hace habitualmente. Vea lo que significan los nuevos formatos de archivo. Cuando abre Word, Excel, PowerPoint y Office Access 2007, o crea un mensaje nuevo en Outlook 2007, reconocerá muchas cosas familiares, como los documentos de Word o las hojas de cálculo de Excel. Pero también verá algo nuevo en la parte superior de la pantalla.

3 El Antiguo diseño de menus
El antiguo diseño de menús y barras de herramientas se ha sustituido por el (Ribbon Option), situada en la parte superior de la ventana. El (Ribbon) contiene los menús en los que hace clic para llegar a los comandos cuyo uso ya conoce. Con un poco de tiempo y de práctica, verá que el ribbon Option trabaja a su favor, no en su contra. De hecho, esta herramienta se desarrolló como respuesta a lo que los usuarios de Office, entre los que posiblemente se encuentre usted, han pedido: programas de uso más sencillo, con comandos que se encuentren más fácilmente. ¿Cómo se usa la cinta de opciones? Descúbralo en este curso, y compruebe que puede hacer mejores documentos en menos tiempo.

4 El Nuevo Office La Cinta de Opciones
El nuevo centro de control, la cinta de opciones, (Ribbon Buttons) en Word 2007 Sí, es mucho lo que ha cambiado en los conocidos programas de Microsoft Office. Pero lo bueno es que los comandos y las herramientas que necesita están más a la vista y más a mano. En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en los menús o en los cuadros de diálogo (Dialog Boxes), ahora dispone de un centro de control que agrupa todos los elementos esenciales y los presenta en primer plano. Y una vez que sepa cómo se usa la cinta de opciones en un programa, le resultará muy fácil utilizarla en los demás

5 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los tres componentes de la cinta de opciones (Ribbon) son: el Menú, los Grupos y los Comandos. 1 El menú: Está en la parte superior de la cinta y cada uno de los menús representa las tareas principales que se llevan a cabo en cada programa de Office 2007. 1. El menú: Está en la parte superior de la cinta y cada uno de los menús representa las tareas principales que se llevan a cabo en cada programa de Office 2007.

6 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los tres componentes de la cinta de opciones (Ribbon) son: el Menú, los Grupos y los Comandos. 1 2 Los Grupos: Son conjuntos de comandos relacionados que se muestran en los menús. Agrupan todos los comandos más necesarios para un tipo de tarea y permanecen expuestos y disponibles, lo que constituye una rica ayuda visual. Los Grupos: Son conjuntos de comandos relacionados que se muestran en los menús. Agrupan todos los comandos más necesarios para un tipo de tarea y permanecen expuestos y disponibles, lo que constituye una rica ayuda visual.

7 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los tres componentes de la cinta de opciones (Ribbon) son: el Menú, los Grupos y los Comandos. 1 3 2 ¿Por dónde se empieza? Por el primer menú. Por ejemplo, el primer menú de Word 2007 el menú de Home (inicio). La tarea principal en Word consiste en escribir, por tanto, los comandos del menú de Home son los que más se utilizan para escribir documentos: comandos de formato de letras (en el grupo fonts), opciones de párrafo (en el grupo paragraph) y estilos de texto (en el grupo Style). Encontrará la misma organización en todos los programas de Microsoft Office 2007, con los comandos para las tareas más habituales en el primer menú. El menú principal de Excel, PowerPoint y Access también se denomina Home. En Outlook, para crear un mensaje, se usa el menú message. Los comandos: Están organizados en grupos. Un comando puede ser un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información.

8 Cómo se organizan los comandos
Los comandos Copy, Paste y Cut en Word y Excel como se utilizan con frecuencia es lógico que aparezcan en el menú de inicio (Home), la primera de la cinta de opciones. Word Excel Los comandos se organizan en función de cómo se utilizan. En Microsoft se ha comprobado que los usuarios de Office se destacan por una serie de comandos que usan una y otra vez. Estos comandos son ahora más visibles. Un ejemplo es el comando paste. Al ser uno de los comandos más utilizados, ¿por qué no darle la máxima visibilidad en la ventana, junto con sus comandos relacionados cut y copy? Los comandos que se utilizan con más frecuencia ya no comparten espacio con una serie de comandos raramente usados en una barra de herramientas o en un menú. Los que más se usan son los que están más a mano. Los comandos que se usan menos no están tan visibles en el ribbon option. Por ejemplo, la mayoría de las personas usan el comando Special paste menos que el comando paste. Por ello, para tener acceso a Special paste primero se hace clic en la flecha de Paste.

9 Más comandos pero sólo cuando se necesitan
Las herramientas de imagen (picture tools) aparecen encima de la cinta de opciones después de insertar una imagen. Los comandos que más utiliza se encuentran en el ribbon option a su disposición todo el tiempo. Otros comandos aparecen sólo cuando puede necesitarlos, en respuesta a alguna de las acciones que lleva a cabo. Por ejemplo, si no tiene ninguna imagen en un documento de Word, no necesitará los comandos que permiten trabajar con imágenes. Pero una vez que inserte una imagen en Word, aparecerán las Herramientas de imagen junto con el menú Format, que contiene los comandos que necesita para trabajar con la imagen. Cuando deje de trabajar con la imagen, las herramientas desparecerán. Cuando desee trabajar en la imagen de nuevo, haga clic en ella y la ficha volverá a aparecer, con todos sus comandos. El programa sabe lo que usted está haciendo y le ofrece las herramientas que necesita. El ribbon Option responde a sus acciones. Así que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. Dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán a mano.

10 Más opciones si se necesitan
Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener más opciones si las necesita. (Ejemplo: Power Point) Cuando vea una pequeña flecha en la esquina inferior derecha de un grupo, eso significa que hay más opciones disponibles en el grupo. Haga clic en la flecha (denominada Iniciador de cuadros de diálogo) y verá un cuadro de diálogo o un panel de tareas con más comandos. Por ejemplo, en PowerPoint, en el menú Home, el grupo Fonts contiene todos los comandos que más se utilizan para hacer cambios en las letras: comandos para cambiar el tamaño y el tipo de letra, o aplicar formato de negrita, cursiva o subrayado. Pero si desea una opción menos utilizada, como un superíndice, tiene que hacer clic en la flecha del grupo Fonts para abrir el cuadro de diálogo de texto, que contiene la opción de superíndice y otras relacionadas con el texto.

11 Ver antes de seleccionar
¿Alguna vez ha empleado tiempo en los intentos seleccionar un color o un tipo de letra? Empieza seleccionando una tipo de letra, un color o a hacer cambios en una imagen. Pero la opción que selecciona no acaba de convencerle y decide deshacerla y volver a intentarlo, hasta que, finalmente, consigue lo que tenía pensado ahora puede ver una vista previa activa de lo que elige antes de seleccionarlo. Consigue mejores resultados en menos tiempo porque elige lo que desea la primera vez que lo intenta, sin necesidad de deshacer los cambios y probar de nuevo. Para usar la vista previa activa, sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre una opción. El documento cambia para mostrar la opción antes de que se seleccione realmente. Una vez visto lo que desea, sólo tiene que hacer clic en la opción para seleccionarla. Ver Demo

12 Comandos en la barra de herramientas
Quick Tool Si utiliza con frecuencia comandos que no están tan a mano como desearía, puede agregarlos de una manera muy sencilla a la barra de herramientas Quick Tool, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando inicia un programa de Microsoft Office. En dicha barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano. Por ejemplo, si utiliza Track Changes en Word o Excel todos los días para activar las marcas de revisión y prefiere evitar hacer clic en el menu de Review para tener acceso al comando y luego seleccinar Track Changes , puede agregar el comando de Track Changes a la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, haga clic con el botón derrecho del mouse (ratón) en Marcas de revisión en la ficha Revisar y después haga clic en Add to quick access Tool. Para eliminar un botón, haga clic con el botón derecho del mouse en él y después haga clic en Remove from quick access toolbar. Ver Demo

13 Con una resolución de pantalla distinta, cambia lo que se ve
El grupo Show / Hide en el menú de View: Todos los comandos del grupo se muestran en alta resolución. En resolución baja tendrá que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos. Alta Resolución Todo lo que hemos descrito hasta ahora es así cuando la pantalla está configurada con una resolución alta y la ventana del programa está maximizada. Si no es así, las cosas se ven diferentes. ¿Cómo? Del modo siguiente: Resolución baja    Si la pantalla está configurada con baja resolución, por ejemplo, 800 por 600 píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nombre del grupo, en lugar de los comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botón del grupo para ver sus comandos. Por ejemplo, en Word, con una resolución igual o mayor a 1,024 por 768, verá todos los comandos del grupo Show/hide en el menu View. Pero con una resolución de 800 por 600, sólo verá el botón show/hide, no los comandos del grupo. en ese caso, haga clic en la flecha del botón Show/hide para mostrarlos. Por lo general, los grupos que sólo muestran el nombre del grupo con una resolución más baja son los que contienen comandos que se utilizan pocas veces. Si la pantalla esta Minimizada    Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana, se llega a un tamaño en el que algunos grupos sólo mostrarán el nombre de grupo y tendrá que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos. Tablet PC    Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará que Ribbon Option se ajusta y muestra versiones más reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones del ribbon más grandes. Baja Resolución

14 Respuestas a Preguntas Fundamentales
El Botón de Microsoft Office Nuevos Métodos abreviados de teclado .docx Vea otras novedades de algunos de los productos de Microsoft Office 2007 Ha llegado el momento de ver qué hay más allá de la cinta de opciones y de conocer otras novedades. El botón de Microsoft Office es nuevo. Este botón sustituye el del menú File en varios programas de Office. Ofrece más opciones, convenientemente agrupadas. ¿Qué otras cosas son nuevas? Los métodos abreviados de teclado y los formatos de archivo en Word, Excel, PowerPoint y Access Ejemplo: combinación de la tecla de Alt y letra o número. Las combinaciones viejas siguen en funcionamiento. Los nuevos formatos de archivos de Office 2007 tienen 4 letras terminando en “X” excepto access. Que sucede si usted envía un documento creado en office 2007 a un asociado que tiene office 2003? El asociado debe comunicarse con el Service Desk para que ellos instalen en la maquina del asociado que tiene office 2003 un parcho que permite que este asociado pueda ver y trabajar parcialmente con el documento creado en office 2007. Por que parcialmente? Por ejemplo en Power Point algunos efectos imágenes y sonidos no son compatible con la version 2003 por lo que estos efectos se verán diferente al ser presentados en power point 2003 y algunas fotos o graficas no se podrán modificar en 2003. .xlsx .pptx Nuevos Formatos de Archivos ..accdb

15 ¿Qué ha pasado con el menú (File)?
El botón de Microsoft Office Ofrece los mismos comandos básicos que aparecían antes en el menú File para abrir, guardar e imprimir documentos. El botón contiene más comandos que el menú File. Por ejemplo, permite comprobar si los archivos de Word, Excel y PowerPoint contienen comentarios o información privada. Conocerá más a fondo estas opciones en los talleres en línea disponibles en el calendario de actividades en suagm.edu. El botón de Microsoft Office también le lleva a la configuración del programa que controla aspectos como son las preferencias de la revisión ortográfica. Haga clic en Option de Excel, Option de Word, etcétera, en la parte inferior del menú y después haga clic en alguna de las categorías de la lista de la izquierda. Por ejemplo, en Excel, haga clic en Fórmulas para activar o desactivar el estilo de referencia de celdas F1C1. En Word, haga clic en Review para habilitar o deshabilitar la característica de revisión ortográfica mientras escribe. En versiones anteriores de Office, era posible configurar opciones en la ventana de Option, al que se tenía acceso a través del menú tools. Muchas de estas opciones están disponibles ahora haciendo clic en el botón de Microsoft Office, donde están más visibles y cercanas cuando se comienza a trabajar en archivos viejos o nuevos.

16 ¿Dónde se inicia un documento en blanco?
La nueva ventana de presentación de PowerPoint 2007 Cuando cree un documento, presentación o base de datos, se abrirá una pantalla completa a todo color desde la que comenzara. Comience por un archivo en blanco o existente, tal y como hace habitualmente. O bien, en el margen izquierdo, bajo Microsoft Office Online y elija alguna de las opciones del catálogo de enlaces a plantillas en línea y cursos de formación para ponerse a trabajar de inmediato. Para comenzar, haga clic en el botón de Microsoft Office situado en la esquina superior izquierda de la ventana. A continuación, haga clic en Nuevo para abrir ventana Nuevo documento en Word, la ventana New Workbook en Excel, la ventana New Presentation en PowerPoint o la ventana Introducción a Microsoft Office Access en Access.

17 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Después presione H para seleccionar El menú Home. Presione E para seleccionar el botón Clear Formatting en el grupo Font y borrar el estilo que se predeterminó. Si utiliza el teclado más que el mouse (ratón), querrá conocer los métodos abreviados de teclado en Microsoft Office 2007. El diseño del Ribbon trae consigo nuevos métodos abreviados. ¿Por qué? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores: Métodos abreviados para cada botón del ribbon option. Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas. Uso de nuevos métodos abreviados Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: se llaman sugerencias de teclas, aparecen al presionar ALT. Todas los menús de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra quick access y el botón de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones del menú. A continuación, utilice la tecla correspondiente al botón que desea. ¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?    Los antiguos métodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinación CTRL+C aún hace copy y la combinación CTRL+V aun hace paste.

18 ¿Y si no encuentra el comando que se está buscando?
Si no encuentra un comando, existe la Ayuda. En Word, Excel y PowerPoint 2007, hay una guía de referencia visual e interactiva para saber dónde están las cosas. Los vínculos a dichas guías se encuentran en la Tarjeta de referencia rápida al final del curso. Para usar una guía interactiva, se elige un comando en un programa de Office 2003 para ver dónde se encuentra en el nuevo programa 2007. Por ejemplo, para buscar el comando insert table en Word, en la guía tendría que colocar el puntero sobre el comando Insert de Word 2003. Después, al hacer clic, se ve una animación que muestra la ubicación del comando en Word 2007. (Está en la el menú Insert en el grupo Tables). Además de ofrecer ayuda inmediata, las guías también sirven como herramientas de aprendizaje para que se familiarice con las ubicaciones de los comandos. ¿Donde Encuentro esta Herramienta?

19 www.suagm.edu Mas Recursos en:
Para obtener mas información sobre office 2007 visite el área de capacitación y desarrollo en la página Web de Recursos Humanos. En el Calendario de Actividades hay una serie de talleres de Office 2007 en línea. Disponibles 24/ Estos talleres son en español e incluyen narración y ejercicios.