Proyecto Archivo. Premio Transparencia 2013 - Proyecto Archivo Proceso de mejora continua desde 1998. Se partió de una Gestión Documental meramente física.

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1 Proyecto Archivo

2 Premio Transparencia 2013 - Proyecto Archivo Proceso de mejora continua desde 1998. Se partió de una Gestión Documental meramente física con grandes volúmenes de papel que transitaban dentro del Organismo con metodología no sistematizada de la gestión de archivos y muchas veces con duplicación de documentos y dificultades de localización. Gestión medianamente ordenada pero con grandes dificultades de mantenimiento de la integridad, ubicación y disponibilidad de la documentación generada a nivel nacional

3 Premio Transparencia 2013 - Proyecto Archivo Proceso de mejora continua desde 1998. que pretenden lograr la protección, sistematización y archivado correcto de toda la información generada a través de los años. Entendiendo la importancia y valor de la información así como la necesidad preservar su integridad y disponibilidad se comienzan tareas

4 Premio Transparencia 2013 - Proyecto Archivo Proceso de mejora continua desde 1998. Se comienzan a sistematizar los trámites internos, preservar su existencia y facilitar la localización a través del desarrollo de un software y de la centralización del archivado, generando instancias de concientización y capacitación del funcionariado. Con un fuerte apoyo de a Dirección se logra la unicidad en la Gestión Documental. Se logra una gestión centralizada (en cuanto archivo físico) y documentos únicos que viajan electrónicamente y físicamente.

5 Premio Transparencia 2013 - Proyecto Archivo Proceso de mejora continua desde 1998. Con el apoyo de la Dirección e inversiones no solo a nivel de desarrollo y mantenimiento de software, sino también en todo lo que involucra el archivado físico de la documentación, con la incorporación de metodología, gabinetes móviles, ubicación física adecuada y con cuidados para la correcta preservación de la documentación, teniendo inclusive, procedimientos de sustento de documentación histórica que hacen al patrimonio del organismo.

6 Premio Transparencia 2013 - Proyecto Archivo Proceso de mejora continua desde 1998. Toda la gestión documental quedo sistematizada No existen ninguna gestión fuera del procedimiento establecido. Volumen de documentación en lo que va del año 2013: 983 Expedientes, 577 Oficios, 7176 Notas, 4723 Memorandos y 3 Circulares en línea. Documentación archivada por sistema informático y físico desde 1998 a 2012. Importante disminución en el uso de papel Integridad, ubicación y disponibilidad: 100% Demora en localización y entrega: máximo 40 minutos.

7 Premio Transparencia 2013 - Proyecto Archivo Proceso de mejora continua desde 1998. a 2013 y ……….(continua…). Aplicación de la normativa vigente (Ley 18220 ) Eliminar el uso del papel Nuevo sistema a desarrollarse en el 2014 incluirá una metodología netamente digital.

8 Premio Transparencia 2013 - Proyecto Archivo