ENCUENTRO DEPARTAMENTAL DE RECTORES Y DIRECTORES RURALES “Gestión para la Calidad Educativa” Octubre 2014.

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1 ENCUENTRO DEPARTAMENTAL DE RECTORES Y DIRECTORES RURALES “Gestión para la Calidad Educativa” Octubre 2014

2 OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO “Gestión para la Calidad Educativa”

3 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Oficina de Atención al Ciudadano 1.Mecanismo de comunicación entre la SEDCHOCO y la comunidad docente 2.Recepción y trámite de solicitudes, peticiones, quejas 3.Orientación permanente sobre los servicios que ofrece la Secretaria 4.Diseño e implementación de nuevos servicios que buscan mejorar la calidad de vida de los docentes, acortando distancias y permitiendo tramites mas agiles y oportunos. 5.Herramienta tecnológica: SAC, de comunicación permanente con el docente

4 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Comunidad Educativa Secretaria de Educación Departamen tal Oficina Atención al Ciudadano Comunicación Orientación Nuevos servicios Recepción Servicios Mejorar la calidad De vida de los docentes

5 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Comunicación Es el medio que establece la SEDCHOCO para conocer las necesidades, expectativas, intereses de la comunidad y a su vez para dar a conocer los servicios, actividades, programas que implementa para el desarrollo de la comunidad educativa

6 Orientación Orientar consiste en proporcionar información, guía y asesoramiento a al ciudadano, para que pueda tomar decisiones adecuadas, teniendo en cuenta las características de las opciones elegibles. Orientación y atención personalizada año 2014: 13.990 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA”

7 Recepción y Trámite de solicitudes Recepcionar, revisar, y direccionar a la dependencia correspondiente, verificando su posterior respuesta. OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Actualmente se están radicando 3542 solicitudes mensuales.

8 Estadística Radicación Estadística 2014, hasta el Mes de Agosto OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA”

9 Recepción y trámite de solicitudes 2014 Ejes temáticos con mayor número de radicación : Eje TemáticoNúmero Radicados Solicitud tiempo de servicio1592 Solicitud carta laboral1243 Novedades Educativas1524 Solicitud factor salarial678

10 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Recepción y Trámite de solicitudes 2014 Instituciones Educativas que mas nos visitan… Institución EducativaMunicipio IE San Rafael El DosUnión Panamericana IE Agroecológica Departamental Atrato de Lloró Lloró IE Bernardino BecerraRio Quito CE Santa Teresita de CañaveralSipi

11 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Tipo de Radicación: Personal / Virtual Radicación PersonalRadicación Virtual Presencia física oficina Quibdó,A través del aplicativo SAC (internet), Costos de transporte, alojamiento alimentación En su municipio, escoge la hora de realizar la radicación y el sitio desde el cual desea conectarse y realizarla. Atención con turno (espera)En la comodidad de su hogar, sitio de trabajo Todo tipo de trámites se pueden realizar de manera virtual

12 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA Incremento uso del SAC VIRTUAL, comparativo años 2011- Agosto 2014 Dato hasta Agosto de 2014

13 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA Plan de Fortalecimiento en el Uso del SAC Virtual Campaña visita Municipios SAC Viajero. Objetivo: Visitar los diferentes municipios, Instituciones Educativas, para motivar mas el uso del SAC virtual, mostrando sus beneficios, bondades y la facilidad para su uso, identificando como su principal bondad el manejo del tiempo escolar, es decir, permite al docente realizar sus tramites desde su sitio de trabajo sin tener que ausentarse y perjudicar sus horarios de clases.

14 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA  Atención personalizada Fondo: Solicitud cita Pagina web Orientación sobre el proceso y recepción de documentos Atención año 2014: 561 ciudadanos

15 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA  Atención personalizada Escalafón: Solicitud cita Pagina web Orientación sobre el proceso y recepción de documentos Atención año 2014:165 ciudadanos que han recibido atención personalizada en escalafón

16 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA  Atención personalizada Citas rectores: Solicitud cita Pagina web Recordar: La atención al rector se hará a través de solicitud de cita La citación saldrá directamente de la Oficina de Atención al Ciudadano. Detallar el motivo solicitud de cita y diligenciar el formato que se encuentra en la web.

17 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA Beneficios Atención Personalizada  Comunicación directa con el funcionario que permite aclarar dudas con respecto al desarrollo del proceso de solicitud de prestaciones.  Ahorro tiempo y dinero  Facilidad en el proceso que permite ser realizado directamente por el docente.  Organización en la atención, cada ciudadano llega con su cita, respetando horarios de atención  Atención con citas previas lo que permite coordinar por parte del docente el tiempo escolar

18 OFICINA ATENCION AL CIUDADANO NUEVOS SERVICIOS

19 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Nuevos servicios Atención Personalizada Nomina A partir del 15 de Octubre, los días jueves en horario de atención de la Oficina de Atención al Ciudadano, se tendrá atención personalizada para aquellos docentes que soliciten aclaración sobre el proceso de pago o presenten inconvenientes con pagos de meses anteriores.

20 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Nuevos Servicios CHAT Oficina Atención al Ciudadano A partir del 15 de Octubre, los días viernes se tendrá disponible un Chat, coordinado por la Oficina de Atención al Ciudadano, donde el docente podrá hacer sus consultas a través del medio virtual, referente a cualquier tema que tenga que ver con la SEDCHOCO y sus procesos.

21 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Nuevos servicios Trámite de solicitudes de tiempo de servicio y carta laboral a través del SAC VIRTUAL.

22 OFICINA ATENCION AL CIUDADANO NOTIFICACIONES

23 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Servicios Notificaciones Resolución 2170 de 07 de Mayo de 2013 “Por la cual se designan las funciones de notificar actos administrativos a los Rectores y Directores Rurales de los Establecimientos Educativos de los municipios no certificados del Departamento del Choco”. Artículo PRIMERO. Facultar. Facultar a los Rectores para notificar los actos administrativos correspondientes a traslados, nombramientos, retiros forzosos, comisiones y aceptación de renuncias.

24 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA” Servicios Notificaciones Resolución 2170 de 07 de Mayo de 2013 Articulo OCTAVO. Procedimiento para la notificación c. Devolución de actos administrativos notificados: Una vez efectuado el proceso de notificación se tiene un tiempo no mayor a CINCO días para la hacer la devolución del acto administrativo a la SEDCHOCO.

25 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA Estadísticas Año 2014 Agosto 2013: 958 notificaciones

26 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA Estadísticas promedio días Notificación por Rector Comparativo Agosto 2013- Agosto 2014

27 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA ERRORES FRECUENTES EN LA NOTIFICACION -Diligenciamiento del acta de notificación -Escaneo y envío del acta de notificación - Fecha de notificación del acto administrativo - Notificación concluyente (el docente conoce el acto administrativo y posterior se niega a notificarse) - Notificación con testigo

28 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA ERRORES FRECUENTES EN LA NOTIFICACION

29 La Oficina de Atención al Ciudadano contribuyendo a mejorar la calidad de la Gestión Educativa.