Generación de estados contables con Excel

Presentación del tema: "Generación de estados contables con Excel"— Transcripción de la presentación:

1 Generación de estados contables con Excel
Cómo armar un modelo Dr. Walter Villasboa Contador Público

2 Exportar Balance de sumas y saldos
Sistema contable en uso Sección informes o listados Emisión de balance de sumas y saldos Período completo o definición Desde / Hasta Plan de cuentas completo o sólo cuentas imputables Salida de la información a un archivo Excel Introducción al temario En todo sistema contable existe una sección de informes para la emisión de listados predefinidos por el mismo sistema. Dentro de la sección balance por lo general van a encontrar distintos tipos de listados. Uno de ellos es el balance General. Por lo general van a encontrar una opción que indica balance de sumas y saldos. La característica que tiene este tipo de listado es que se genera la información como si fuera una base de datos: Codigo de cuenta; Descripción; saldo al DEBE; saldo al HABER; SALDO GENERAL de la cuenta. Por lo general, la mayoría de los sistemas contables permiten la opción de enviar la información a un archivo excel. Algunos sistemas permiten la emisión de estos listados con plan de cuentas completo o solo de las cuentas con movimiento. Otros sistemas solo permiten emisión del listado de las cuentas con movimiento. Cualquiera de los tipos de listados son válidos. Y vamos a tratar de confeccionar un método de trabajo. Si el sistema emite listado completo me va a facilitar el trabajo porque voy a tener gran parte de la tarea solucionada hacia futuro. Si solo emite listado de cuentas de movimiento, cada vez que aparezca una cuenta con movimiento nueva, deberé hacer adaptaciones. A no asustarse, estas adaptaciones son sencillas.

3 Balance de sumas y saldos a Excel
Una vez definido los parámetros indicados. Una vez que emitimos el listado en archivo tipo Excel, nos vamos a encontrar con un listado de estas características. Código, descripción, debe, haber, saldo. Estas columnas son los datos básicos que necesitamos para poder trabajar. No necesitamos mayor información que esto. A partir de aquí puedo comenzar a trabajar. Y lo primero que voy a hacer es preparar la planilla de trabajo. Una cosa importante. Vamos a trabajar en distintas en hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo será un informe. De hecho el estado de situación patrimonial es un informe. El estado de resultados es un informe. Y así cada hoja del balance comprende un informe. La idea es que cada hoja del informe se actualice cada vez que actualizamos la información de la hoja balance de sumas saldos.

4 Agregado de columnas Fíjese el trabajo realizado en la hoja de cálculo. Se insertaron columnas a la izquierda. Las columnas cuyos títulos están en color celeste. A veces, el color ayuda a identificar cuáles columnas corresponden a listado del sistema contable, y cuáles corresponde a columnas agregadas por nosotros. Esto para no equivocarnos dónde tocar y dónde no tocar datos. Es decir, los datos bajados del sistema contable, no debieran ser tocados. Eso es información que ya viene dada.

5 Completar datos en columnas agregadas I
Luego de haber agregado las columnas, el siguiente paso será ir completando los datos pertinentes de cada columna. En la primer columna, que llamamos TIPO, vamos a definir 2 tipos de grupos de cuentas: cuentas patrimoniales y cuentas de resultado. No hace falta escribir la palabra completa: las cuentas patrimoniales las llamamos PAT y las cuentas de resultado las llamamos RES. Cuando veamos el uso de los filtros nos servirá para visualizar las cuentas patrimoniales por un lado, y las cuentas de resultado por el otro. En columna siguiente, la que llamamos AGRUPACION, ahí definimos si la cuenta es del ACTIVO, PASIVO o del PATRIMONIO. Para el caso de las cuentas de resultado también haremos un tipo de agrupación que lo veremos en la gráfica siguiente. Y en la columna RUBRO, vamos a colocar el rubro al cual le corresponde cada cuenta contable. Por ejemplo, las cuentas CAJA ADMINISTRACIÓN, CAJA CHICA, VALORES A DEPOSITAR, todas ellas corresponden al rubro Caja y Bancos. Por lo tanto volcaremos ese dato en la columna RUBRO. Y así vamos definiendo a qué rubro le corresponde cada cuenta contable.

6 Completar datos en columnas agregadas II
Para el caso de las cuentas de resultado, en la columna TIPO, directamente definimos RES para todas las cuentas. En columna AGRUPACIÓN, lo que vamos a hacer es establecer es definir cuáles son las cuentas de ingresos, cuáles corresponden a CMV, y principalmente cuáles cuentas se van a agrupar en el CUADRO I. La columna rubro, para el caso de las cuentas de resultado, lo que más nos va a interesar con las cuentas que se van a agrupar en el CUADRO I. recuerden que este dato lo acabamos de definir en la columna de la izquierda. Entonces, lo que vamos a hacer es definir para cada cuenta de resultados, bajo qué cuenta la voy a agrupar en el cuadro I. por ejemplo, si tengo honorarios contables, honorarios legales, honorarios escribanos, esas tres cuentas de honorarios las voy a agrupar en el cuadro I bajo una única cuenta. CUAL? Honorarios. Y así hacemos con todas las cuentas de resultado, pero principalmente las del cuadro I. LISTO. Una armado las columnas adicionales, y haberle establecido para cada columna a qué grupo de cuenta corresponde, ya estamos en condiciones de comenzar a utilizar FILTROS. Y por añadidura, los SUBTOTALES

7 Filtros y Subtotales I Como le coloco filtros a la base de datos?
Me paro sobre una celda de títulos. Solo una. Sin pintar nada. Por ejemplo, como se ve en la filmina, en la celda Agrupación. Selecciono el menú DATOS. Van a ver un ícono con forma de embudo, que se llama FILTRO. Lo pulsan. Qué va a pasar?? Van a ver que en cada una de las columnas se activan unos triangulitos. Son botones de despliegue para marcar los filtros que se desea utilizar. Si ud. Tiene office 2003, lo va a encontrar en DATOS, FILTROS, AUTOFILTROS. Para qué puede servirme el uso de filtros?? Para eso pasemos a la filmina siguiente.

8 Filtros y Subtotales II
Por ejemplo despliego el filtro Agrupación. Seguramente van a ver todas las opciones tildadas. Quitan todos los tildes desmarcando la opción SELECCIONAR TODO. Van a desaparecer los tildes. Busco la opción CAJA Y BANCOS y lo tildo. Luego pulso en ACEPTAR.

9 Filtros y Subtotales III
QUE SUCEDIÓ??? Se filtró la base de datos por el filtro activo. O sea Caja y Bancos. Y veo exclusivamente esa información. Se puede poner filtros complementarios. Por ejemplo, filtro primero en Agrupación, por la condición ACTIVO, y luego para la columna Rubro, filtro por la condición CAJA Y BANCOS. De esa manera puedo ir efectuando filtros en forma parcial. Ahora, el filtro por sí solo es una herramienta sumamente eficaz, pero bastante incompleto. Para aumentarle su potencia lo voy a combinar con otra herramienta sumamente productiva: LOS SUBTOTALES.

10 Filtros y Subtotales IV
2 Qué voy a hacer para colocarle un subtotal? Primero: posicionarse en la celda donde va a volcarse el resultado. Donde figura el número 1. Fijense que previamente marqué los bordes superior e inferior para el grupo de celdas donde van a ir los subtotales. Segundo: selecciono el menú inicio, para visualizar la barra de herramientas necesaria. Observen que hay un botón que indica Autosuma. Como se muestra en el punto 2 de la flecha. Pulsamos Autosuma. Es el mismo botón que se pulsa para generar la suma de una serie de celdas. Sucede que Excel reconoce que se desea efectuar la suma de una serie de filas que se encuentran filtradas. Entonces, en lugar de ejecutarse la función SUMA, se ejecuta la función SUBTOTALES. 1

11 Filtros y Subtotales V La función SUBTOTALES tiene 2 líneas de argumento. El número de función, y el rango de celdas, o filas a sumar. El número de función indica el tipo de operación que se quiere efectuar. Por defecto, sale siempre el número 9, que indica la función sumar. Y el siguiente argumento se refiere al rango de celdas afectadas. O sea el rango de celdas a sumar. En conclusión. Cuando hay un filtro activado, y luego se pulsa el botón AUTOSUMA, en forma automática se despliega la función SUBTOTAL y marca el rango de celdas. Y a continuación se pulsa la tecla ENTER.

12 Filtros y Subtotales VI
Paso siguiente, copio la en las columnas de al lado. Observen en la barra de fórmulas, la construcción de la función. Indica la suma de la columna F, desde la fila 5 hasta la fila 141. pero como la función es SUBTOTALES, solo suma las filas activas, dado por el filtro activado. En este caso, la columna RUBRO, en el cual habíamos seleccionado la opción CAJA Y BANCOS. Cuál es la importancia de los filtros. Hagan el siguiente ejercicio. Cambien el filtro de la columna RUBRO. Seleccionen la opción CREDITOS

13 Filtros y Subtotales VI
En esta gráfica se puede ver perfectamente la secuencia cuando se cambia el filtro. En la figura de arriba se muestra el momento en que cambio el filtro. Y luego pulso aceptar. En la figura de abajo. Se observa que ahora está activado el filtro CREDITOS. Y lo importante: el total que muestra debajo ahora corresponde a la suma de las celdas de ese rubro específico. O sea, muestra el total del RUBRO CRÉDITOS. En conclusión. FILTROS Y SUBTOTALES, conforman un matrimonio excelente para el análisis de la información. Uno filtra la información, y el otro me indica al instante el subtotal.

14 Función SUMAR.SI Características
La función SUMAR.SI realiza los dos procesos de filtro y subtotal en un único paso. No muestra el detalle de los datos Solo muestra la suma de la información filtrada Toda la sentencia se escribe dentro de una función En reemplazo de los filtros se denomina un CRITERIO de suma La función se utiliza en el armado de informes, principalmente Permite copiar la función para varios criterios de suma

15 Función SUMAR.SI Argumentos de la función
3 2 1 PASO 1: Escribir los argumentos que se pretenden sumar. En este caso tomaremos como argumentos: Activo, Pasivo y Patrimonio. Esto lo hacemos fuera de la base de datos. Fijense que estos argumentos están en una columna distinta. El título SUMAR.SI es solo una referencia de que ahí vamos a hacer la fórmula. Pero no es necesario. Cada argumento lo escribimos en celda diferente, una debajo de la otra. Pueden haber separación de filas. No tiene importancia, pero siempre en la misma columna. Así podremos copiar la fórmula para los otros argumentos. PASO 2: Nos posicionamos en la celda donde vamos a construir la función. En este caso en la misma fila donde escribimos Activo, en la columna de al lado. Ubicados en esa celda, vamos a llamar a la fórmula. PASO 3: pulsamos en Fx, o insertar función como se muestra en el punto 3 de la gráfica. Cuando lo pulsamos, se abrirá el asistente para funciones. Podemos marcar la categoría TODAS y luego buscamos la Función SUMAR.SI A continuación cliqueamos en ACEPTAR

16 Función SUMAR.SI Argumentos de la función
Qué son los argumentos de la función La información necesaria para la construcción de la sentencia. DESCRIPCION: SUMA LAS CELDAS QUE CUMPLEN DETERMINADO CONCEPTO O CONDICION RANGO: ES LA COLUMNA QUE SE DESEA EVALUAR. Marcamos la columna donde se encuentran los datos a sumar. COLUMNA ENTERA. O sea. Si queremos sumar ACTIVO, en qué columna se encuentra escrito ACTIVO? Marcamos esa columna. En nuestro caso será la columna B. CRITERIO: ES EL CRITERIO O CONDICION QUE DETERMINA QUÉ CELDAS DEBEN SUMARSE. PUEDE SER UNMERO, TEXTO O EXPRESION. se refiere al valor a buscar en la columna RANGO. Debe estar escrito exactamente igual a como figura en la columna a buscar. Como ya lo escribimos en la columna J, cliqueamos en la celda donde está escrito la palabra ACTIVO, en columna J, o sea la celda J6. RANGO SUMA: SON LOS VALORES DE LA COLUMNA QUE SE VAN A SUMAR. Se refiere a la columna donde se encuentran los valores a sumar, cada vez que encuentre la palabra activo en la columna RANGO.

17 Función SUMAR.SI Argumentos de la función
El resultado de la fórmula será efectivamente la suma de las celdas que corresponden al activo. Si ahora quiero saber cuánto suma el pasivo lo único que deberé hacer es copiar la fórmula desarrollada recién hacia abajo. La copio para que calcule el pasivo y también el patrimonio. Como se puede apreciar, la función es sumamente útil para determinación de valores.

18 Totales por Rubro SUMAR.SI
El paso siguiente será construir la hoja del informe del balance. En nuestro caso representa la hoja ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL Comenzamos armando la estructura del informe que queremos presentar. En primer lugar denominamos la hoja con el nombre BALANCE. Y la hoja donde teníamos las sumas y saldos contables la denominamos SALDOS. Esto lo hacemos para ordenar la información de cada hoja apropiadamente. En la hoja Balance armamos el modelo de informe de acuerdo al criterio utilizado cuando confeccionamos el estado de situación patrimonial. Tal como se observa en la gráfica de la izquierda. Fijarse en el círculo marcado que la hoja se la denominó BALANCE. En la gráfica de la derecha, también marcado con un círculo se puede observar el nombre de la hoja SALDOS. Lo que vamos a realizar es capturar los totales por cada rubro (columna RUBRO) de la hoja SALDOS con una formula especifica. Cuál? SUMAR.SI. Como lo hacemos? En la hoja Balance nos posicionamos en la primer cuenta a generar la funcion. En nuestro caso Caja y Bancos. En la columna donde se encuentra la fecha. Es decir en la celda que se encuentra marcada con un círculo color Rojo. En esa celda insertaremos la función SUMAR.SI

19 Totales por Rubro SUMAR.SI
Aquí podemos apreciar la construcción de la función. Siempre posicionados en la celda color rojo. Insertamos la función SUMAR.SI. Con el asistente para funciones ubicado en el círculo azul. RANGO. Marcamos la columna C (rubro) de la hoja Saldos CRITERIO. Cliqueamos la celda donde está escrito Caja y Bancos de la hoja Balance RANGO SUMA. Marcamos la columna H (saldo) de la hoja Saldos Pulsamos ACEPTAR y la función queda creada

20 Totales por Rubro SUMAR.SI
Se puede ver el resultado en la celda pertinente. Paso siguiente copiamos la fórmula para el resto de los rubros del Activo. Los totales, directamente genero la fórmula manualmente. Cuando copiamos la fórmula en el pasivo, fijense que el numero se muestra en negativo. Tiene lógica porque el balance de sumas y saldos, los numeros del pasivo los muestra en negativo. Lo que haremos es invertir el signo. Cómo ?? Editamos la fórmula y le agregamos el signo menos, de manera tal que quede MENOS SUMAR SI. Una vez corregido el signo, copio la fórmula para el resto de los datos Edito la celda y le coloco el signo – después del =

21 Totales por Rubro SUMAR.SI
Ya en esta etapa lo único que faltará calcular es el resultado del ejercicio. Como sabemos, el resultado del ejercicio se refunde en el patrimonio neto, en la cuenta RESULTADO DEL EJERCICIO. Entonces lo que vamos a hacer es forzar el calculo en la hoja saldos. Al final de la hoja, debajo de los totales vamos a poner una serie de indicaciones para calcular el SUMAR.SI

22 Totales por Rubro SUMAR.SI
Aplicamos SUMAR.SI Observen el recuadro en rojo. En la columna B escribo RES. En la columna C escribo Patrimonio Neto. La condición RES será para construir un SUMAR.SI en la columna SALDO. Donde está marcado con un círculo azul. Patrimonio neto lo escribimos para que el valor de la columna Saldo sea capturado en la hoja Balance y lo sume con el total del patrimonio neto

23 Totales por Rubro SUMAR.SI
Hecho. La corrección anterior, volvemos a la hoja Balance. Y como por arte de magia, el resultado del ejercicio se suma solito en el Patrimonio Neto. Y también como por arte de magia, la hoja balancea. O sea, el activo es igual al pasivo + el PN. Miren los totales marcados con las flechas y van a ver que son iguales.

24 Estado de Situación Patrimonial Diagrama Informe
Con el modelo mostrado en página anterior, se puede seguir mejorando la presentación del informe, de manera de lograr una presentación de estas características. Aquí se puede ver un ejemplo de cómo queda la impresión final del informe Estado de Situación Patrimonial. Las mismas características se pueden utilizar para la construcción de las distintas hojas que componen los estados contables. En conclusión, por un lado se arma el formato de presentación del informe. Se le pone encabezado, título de la hoja, algunas observaciones, por ejemplo EJERCICIO COMPARATIVO, etc. Abajo se coloca el nombre y cargo de los firmantes. Etc. Lo que importa es que los valores se capturan con la función SUMAR.SI de una única hoja, la que denominamos previamente SALDOS

25 Estado de Resultados Diagrama Informe
En este caso se puede ver la confección del informe de los Estados de Resultados. Observar que a la izquierda está escrito el concepto, tal como debe salir en el informe. Y en la columna de valores se genera la función SUMAR.SI. Miren en la barra de fórmulas y van a ver en detalle que los ingresos por ventas (celda activa), contiene la función SUMAR.SI. Y los datos los captura de la hoja SALDOS. En conclusión. La mayoría de las hojas de los estados contables se puede capturar los valores con la función SUMAR.SI. Esto me muestra la dinámica de la generación de la información de los estados contables. Basta con actualizar el balance de sumas y saldos en la hoja SALDOS, que automáticamente los valores de las distintas hojas de los estados contables se actualizarán por sí solas.

26 Modificación de la hoja saldos
Pero eso no es lo único que se puede realizar. Observen nuevamente la hoja sumas y saldos. Observen que le agregué 2 columnas nuevas. Una se denomina AJUSTES, y la otra SALDO AJUSTADO. Esto me sirve para ajustar los valores del balance de presentación, sin tener que haber efectuado previamente los ajustes. Lo que hago es simular un ajuste en la contabilidad. Y en lugar de referenciar la función SUMAR.SI para la columna SALDO, ahora la voy a referenciar para la columna SALDO AJUSTADO. Esto me permite cierta manipulación de los valores, para luego ir al sistema contable y efectuar los ajustes pertinentes. Cuando hago eso y luego vuelvo a listar el sumas y saldos del sistema, borro la información de la columna ajuste. Porque ya han sido confeccionados en el sistema.

27 Cuadro I Construcción del informe
Situación muy similar ocurre con el CUADRO I. se agrega una columna adicional por fuera del sector de impresión, como si fuera columna borrador. En esa columna se capturan los valores de cada concepto de datos que se vuelca en el cuadro. Esa columna no se imprime porque está fuera del área de impresión pero me sirve para armar la función SUMAR.SI. Fíjense dónde está posicionado el puntero. En ese casillero hay una función SUMAR.SI, tal como puede verse en la barra de fórmulas. Luego se captura los importes para cada tipo de gasto: producción, administración etc. La función sumar.si va a capturar los datos de la columna rubro de la hoja saldos. Este es un nuevo ejemplo de la utilización del SUMAR.SI para la construcción de los estados contables.

28 Informe del Auditor Construcción en Excel
Lo que veremos ahora es cómo ajustar el texto en Excel de manera que podamos construir párrafos, tal como uno lo hace habitualmente en el Word. Si miran el primer párrafo observarán que está diagramado adecuadamente para imprimir y que salga bien. Pero no es el caso de el siguiente párrafo (los estados contables constituyen información preparada, etc. Por qué? Porque hay valores del formato que no están adecuadamente organizados.

29 Seleccionar las distintas columnas de una única fila donde va a ir el párrafo (dentro de los márgenes de impresión). Luego se pulsa el botón derecho del mouse y se selecciona FORMATO DE CELDAS. Se modificarán los 2 sistemas de alineación (horizontal y vertical) y también los controles del texto que se refieren a AJUSTE DE TEXTO y COMBINAR CELDA. Luego marcar el borde inferior de la línea que contendrá el párrafo y se extiende hasta lograr la altura de adecuada (aquella que le permita ver el párrafo entero.

30 Puede observarse que luego de activar los controles indicados, y además darle mayor altura a esa fila, se logra que el párrafo en cuestión aparezca perfectamente alineado. De la misma manera se procede con los diferentes párrafos.

31 Informe del Auditor Modelo impreso

32 Impresión en archivo PDF

33 Impresión en archivo PDF

34 Muchas gracias Dr. Walter Villasboa Contador Público
Fin de la presentación Muchas gracias Dr. Walter Villasboa Contador Público