Informe de Avances en la Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2011 1.

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1 Informe de Avances en la Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2011 1

2 Contar con un sistema de archivos que garantice el acceso oportuno a la información, transparente la gestión pública y favorezca la rendición de cuentas en cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a las disposiciones normativas en materia de organización y conservación de archivos. Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT Objetivo

3 ¿Donde Estamos? Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental validado. Asesoría y capacitación a más de 1,500 servidores públicos en la instalación y depuración de expedientes. Registro en el Sistema Automatizado de Archivos del lFAI de alrededor de 500,000 expedientes a nivel nacional. Conformación del Archivo Histórico de la SCT. Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT

4 ¿Qué tenemos que hacer? Continuar con el registro en el Sistema Automatizado del IFAI. Realizar las transferencias primarias hacia el archivo de concentración. Depurar la documentación que carece de valores documentales, para realizar el proceso de baja definitiva. Actualizar los inventarios generales de los archivos de concentración. Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT

5 ESTADÍSTICA GENERAL REGISTRO DE EXPEDIENTES SISTEMA AUTOMATIZADO DE INTEGRACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO DEL IFAI UNIDAD ADMINISTRATIVA DICIEMBRE 2008 DICIEMBRE 2009 DICIEMBRE 2010 Oficina del C. Secretario* 25452511,533 Subsecretaria de Infraestructura y sus Direcciones Generales 3893,7905,264 Subsecretaria de Transporte y sus Direcciones Generales 5163,8286,873 Subsecretaria de Comunicaciones y sus Direcciones Generales 1184471,271 Oficialia Mayor y sus Direcciones Generales 54913,67523,232 Coordinaci ó n General de Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales 6976,0007,460 Coordinaci ó n General de Centros SCT y sus Direcciones Generales 1162,0531,264 31 Centros SCT4,282170,689445,416 TOTAL6,921201,007502,313 *Incluye Unidad de Asuntos Jur í dicos, Direcci ó n General de Comunicaci ó n Social, Direcci ó n General de Vinculaci ó n y Direcci ó n General de Planeaci ó n.

6 AVANCES EN SERIES CON REGISTROS UNIDAD ADMINISTRATIVA SERIES IDENTIFICADAS EN EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DICIEMBRE 2010 SERIES CON REGISTROS DE EXPEDIENTES AVANCE PORCENTUAL OFICINA DEL C. SECRETARIO 12758% DIRECCI Ó N GENERAL DE VINCULACION 312581% UNIDAD DE ASUNTOS JUR Í DICOS 421536% DIRECCI Ó N GENERAL DE COMUNICACI Ó N SOCIAL 251248% DIRECCI Ó N GENERAL DE PLANEACI Ó N 292276% SUBSECRETAR Í A DE INFRAESTRUCTURA 25 100% DIRECCI Ó N GENERAL DE CARRETERAS 473268% DIRECCI Ó N GENERAL DE CONSERVACI Ó N DE CARRETERAS 343191% DIRECCI Ó N GENERAL DE SERVICIOS T É CNICOS 564479% DIRECCI Ó N GENERAL DE DESARROLLO CARRETERO 382258% SUBSECRETAR Í A DE TRANSPORTE 261662% DIRECCI Ó N GENERAL DE AERON Á UTICA CIVIL 722535% DIRECCI Ó N GENERAL DE AUTOTRANSPORTE FEDERAL 561425% DIRECCI Ó N GENERAL DE TRANSPORTE FERROVIARIO Y MULTIMODAL 541833%

7 DIRECCI Ó N GENERAL DE MEDICINA PREVENTIVA EN EL TRANSPORTE 332370% SUBSECRETAR Í A DE COMUNICACIONES 271141% COORDINACION DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION Y EL CONOCIMIENTO 272696% DIRECCI Ó N GENERAL DE POL Í TICAS DE TELECOMUNICACIONES 4512% UNIDAD DE LA RED PRIVADA DEL GOBIERNO FEDERAL 302377% COORDINACI Ó N GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE 252496% DIRECCI Ó N GENERAL DE PUERTOS 413380% DIRECCI Ó N GENERAL DE MARINA MERCANTE 572239% DIRECCI Ó N GENERAL DE FOMENTO Y ADMINISTRACI Ó N PORTUARIA 282486% COORDINACI Ó N GENERAL DE CENTROS SCT 281968% DIRECCI Ó N GENERAL DE EVALUACI Ó N 251664% OFICIALIA MAYOR 252288% DIRECCI Ó N DE PROGRAMACI Ó N Y ORGANIZACION DE PRESUPUESTO 531528% DIRECCI Ó N GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 8056% DIRECCI Ó N GENERAL DE RECURSOS MATERIALES 665380% UNIDAD DE TECNOLOG Í AS DE LA INFORMACI Ó N 221882%

8 Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT TRANFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 2010 UNIDAD ADMINISTRATIVA Número de transferencias Cajas transferidas Número de expedientes transferidos Peso aproximado Oficina del C. Secretario* 7548012,3829,861 Subsecretaría de Infraestructura y sus Direcciones Generales 191591,4812,929 Subsecretaría de Transporte y sus Direcciones Generales 5558511,38012,236 Subsecretaría de Comunicaciones y sus Direcciones Generales 12583891,160 Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales 649067,16917,219 Coordinación General de Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales 441761,1954,055 Coordinación General de Centros SCT y sus Direcciones Generales 2434253680 TOTAL2932,39834,24948,140 *Incluye las siguientes áreas: Unidad de Asuntos Jurídicos, Dirección General de Comunicación Social, Dirección General de Vinculación, Dirección General de Planeación.

9 TRANFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACI Ó N 2010 UNIDAD ADMINISTRATIVA No. DE TRANSFERENCIAS CAJAS TRANFERIDAS N Ú MERO DE EXPEDIENTES TRANSFERIDOS PESO APROXIMADO OFICINA DEL SECRETARIO181764,3423,510 DIRECCI Ó N GENERAL DE PLANEACI Ó N25621,1191,205 DIRECCI Ó N GENERAL DE VINCULACI Ó N1258161,016 UNIDAD DE ASUNTOS JUR Í DICOS201846,9054,130 DIRECCI Ó N GENERAL DE COMUNICACI Ó N SOCIAL 0000 COORDINACI Ó N GENERAL DE CENTROS SCT 2434253680 DIRECCI Ó N GENERAL DE EVALUACI Ó N0000 SUBSECRETAR Í A DE INFRAESTRUCTURA0000 DIRECCI Ó N GENERAL DE CARRETERAS257890 DIRECCI Ó N GENERAL DE CONSERVACI Ó N DE CARRETERAS 0000 DIRECCI Ó N GENERAL DE SERVICIOS T É CNICOS 0000 DIRECCI Ó N GENERAL DE DESARROLLO CARRETERO 171541,4032,839 SUBSECRETAR Í A DEL TRANSPORTE82133,0894,790 DIRECCION GENRAL DE AERON Á UTICA CIVIL 221162,1142,320 DIRECCI Ó N GENERAL DE AUTOTRANSPORTE FEDERAL 131011,5492,026 DIRECCI Ó N GENERAL DE TRANSPORTE FERROVIARIO Y MULTIMODAL 0000

10 DIRECCI Ó N GENERAL DE MEDICINA PREVENTIVA EN EL TRANSPORTE 121554,6283,100 SUBSECRETAR Í A DE COMUNICACIONES1149384980 COORDINACI Ó N DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACI Ó N Y EL CONOCIMIENTO 0000 DIR. GRAL. DE POL Í TICAS DE TELECOMUNICACIONES Y RADIO DIFUSI Ó N 195180 UNIDAD DE LA RED FEDERAL0000 COORDINACI Ó N GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE 939245780 DIRECCI Ó N GENERAL DE PUERTOS261205242,935 DIRECCI Ó N GENERAL DE MARINA MERCANTE 0000 DIRECCI Ó N GENERAL DE FOMENTO Y ADMINISTRACI Ó N PORTUARIA 917426340 OFICIAL Í A MAYOR16892,4261,655 DIR. GRAL. DE PROGRAMACI Ó N, ORGANIZACI Ó N Y PRESUPUESTO 134901,3609,276 DIRECCI Ó N GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 122142,4234,028 DIRECCI Ó N GENERAL DE RECURSOS MATERIALES 231139602,260 UNIDAD DE TECNOLOG Í AS DE LA INFORMACI Ó N Y COMUNICACIONES 0000 TOTAL2932,39834,24948,140

11 Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT DONACI Ó N DE PAPEL DE TRABAJO AL CONALITEG 2010 UNIDAD ADMINISTRATIVATONELADAS Oficina del C. Secretario*3.6 Subsecretar í a de Infraestructura y sus Direcciones Generales2.9 Subsecretar í a de Transporte y sus Direcciones Generales21.9 Subsecretar í a de Comunicaciones y sus Direcciones Generales2.9 Oficial í a Mayor y sus Direcciones Generales23.7 Coordinaci ó n General de Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales0.2 Coordinaci ó n General de Centros SCT y sus Direcciones Generales 1.3 Centros SCT20.0 TOTALES76.4 *Incluye Unidad de Asuntos Jur í dicos, Direcci ó n General de Comunicaci ó n Social, Direcci ó n General de Vinculaci ó n y Direcci ó n General de Planeaci ó n.

12 Donaci ó n de Papel al CONALITEG 2010 UNIDAD ADMINISTRATIVAKILOS OFICINA DEL C. SECRETARIO 979 DIRECCI Ó N GENERAL DE VINCULACION 255 UNIDAD DE ASUNTOS JUR Í DICOS 782 DIRECCI Ó N GENERAL DE COMUNICACI Ó N SOCIAL 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE PLANEACI Ó N 1,538 SUBSECRETAR Í A DE INFRAESTRUCTURA 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE CARRETERAS 2,108 DIRECCI Ó N GENERAL DE CONSERVACI Ó N DE CARRETERAS 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE SERVICIOS T É CNICOS 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE DESARROLLO CARRETERO 788 SUBSECRETAR Í A DE TRANSPORTE 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE AERON Á UTICA CIVIL 1,836 DIRECCI Ó N GENERAL DE AUTOTRANSPORTE FEDERAL 18,672 DIRECCI Ó N GENERAL DE TRANSPORTE FERROVIARIO Y MULTIMODAL 1,440 DIRECCI Ó N GENERAL DE MEDICINA PREVENTIVA EN EL TRANSPORTE 0

13 SUBSECRETAR Í A DE COMUNICACIONES 986 DIRECCI Ó N GENERAL DE POL Í TICAS DE TELECOMUNICACIONES 1,348 COORDINACION DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION Y EL CONOCIMIENTO 0 UNIDAD DE LA RED PRIVADA DEL GOBIERNO FEDERAL 536 OFICIALIA MAYOR 14,701 DIR. GRAL. DE PROGRAMACI Ó N, ORGANIZACI Ó N Y PRESUPUESTO 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 2,618 DIRECCI Ó N GENERAL DE RECURSOS MATERIALES 6,377 UNIDAD DE TECNOLOG Í AS DE LA INFORMACI Ó N 0 COORDINACI Ó N GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE PUERTOS 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE MARINA MERCANTE 0 DIRECCI Ó N GENERAL DE FOMENTO Y ADMINISTRACI Ó N PORTUARIA 170 COORDINACI Ó N GENERAL DE CENTROS SCT 1,342 DIRECCI Ó N GENERAL DE EVALUACI Ó N 0 31 CENTROS SCT 20,000 TOTAL 76,476

14 Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT ACTUALIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

15 Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT  Nombre de la serie documental no mayor de 60 caracteres  Subseries (en caso de existir)  Breve descripción no mayor de 250 caracteres  Indicar en caso de que sea: legal, Contable o Administrativa  Indicar si es confidencial o reservada  Años de guarda en el archivo de trámite  Años de guarda en el archivo de Concentración  Si tiene posible valor Histórico Datos necesarios para la incorporación de nuevas series documentales

16 Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT ARCHIVO HISTORICO

17 Es importante mencionar que en el Archivo de Concentración a nivel central, se ha integrado el Archivo Histórico de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, cuyo periodo abarca de 1867 a 1990, contenidos en aproximadamente 40,000 expedientes y esta constituido por los siguientes fondos documentales: Fondo Documental: Secretaría de Estado y del Despacho de Fomento, Colonización, Industria y Comercio. abarca el periodo de 1867 a 1891 Fondo Documental: Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas. abarca el periodo de 1892 a 1958 Fondo Documental: Secretaría de Comunicaciones y Transportes. abarca el periodo de 1959 a 1990 Adicionalmente se está conformando un acervo documental con temas de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT

18 Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT

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20 Participación en Eventos

21 Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT

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24 ¿Hacia donde vamos? Contar con un Sistema Moderno de Archivos. Mejorar la imagen de las Unidades Administrativas y reducir el peso de las oficinas. Estandarizar y homogenizar la operación de los archivos de trámite y concentración. Dar cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a la normatividad en materia de organización y conservación de archivos. Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT

25 Reunión de Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT Enero, 2011 1