La Ley General de Control Interno y el Manual de normas relacionadas

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1 La Ley General de Control Interno y el Manual de normas relacionadas

2 AGENDA Evolución de concepto de control en nuestro medio
Ley General y Manual de normas de Control Interno Conclusión y comentarios La primera parte de la mañana revisaremos El Sistema de Control y Fiscalización Superiores contemplados para nuestro Sector Público Costarricense, los componentes fundamentales de ese sistema, su objetivo y las interrelaciones de control, asesoría y rectoría que se dan entre esos componentes. Asimismo, el Enfoque de Control Interno adoptado por la CGR para el Sector Público Costarricense, enfoque que fue sometido a consulta de una importante muestra de instituticiones públicas (47), escuela de administración pública de la UCR, el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, el Instituto de Auditores Internos de Costa Rica, y a un importante grupo de auditores interno, todo de acuerdo con las tendencias internacionales que en materia de control que rigen en el mundo actual. También, revisaremos aspectos principales del Manual de normas generales de control interno recién emitido por la CGR (5 junio 2002, Gaceta 107), documento que en paralelo al enfoque de control fue sometido a consulta a esas mismas organizaciones. Posteriormente, tenderemos una sesión de trabajo en grupos, con sus respectivas exposiciones (para lo cual se les dará las instrucciones), para finalmente concluir sobre los distintos aportes y reafirmar el compromiso adquirido por ustedes ante la difusión de esas normas a sus compañeros de trabajo. Ese enfoque y esa normativa recopila la experiencia a nivel mundial y nacional que en materia de control interno hemos ido acumulando durante los últimos 20 años

3 EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) APOYA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
¿Qué hace un Administrador? Proceso que procura el logro de lo propuesto en los términos previstos legal y técnicamente hablando. Así como el éxito y la satisfacción del deber cumplido PLANIFICA ORGANIZA DIRIGE EJECUTA COORDINA CONTROLA

4 Elementos de la evolución del concepto control
Trasciende de un mero control financiero-contable y documental hacia la evaluación y mejora constante del cumplimiento de metas, objetivos y misión institucional, que: Evalúa el impacto y pugna por la calidad de los bienes y servicios que se brindan a la sociedad. Revisa y promueve mejoras constantes en las actividades y el marco de legalidad, efectividad (eficiencia, eficacia, economía) y transparencia de los sistemas de control y del manejo de los recursos públicos. Propicia la rendición de cuentas.

5 ¿Para qué el control? Estado de Derecho: Garantía del principio de legalidad- Una gestión de los fondos públicos ajustada al ordenamiento jurídico. Estado Social : Garantía al principio de efectividad: una gestión de los fondos públicos orientada a la eficiencia y economía y a satisfacer con calidad y propiedad las necesidades de la sociedad, con los fondos provistos por ésta. Estado Democrático: Garantía del principio democrático la gestión de los fondos públicos transparente y sujeta a la rendición de cuentas.

6 Tendencias de esa evolución en el bloque de legalidad y en la sociedad
CONSTITUCIÓN POLÍTICA: CGR Evaluación y rendición de cuentas Gobierno responsable Comisiones investigativas de la Asamblea Interpelar a los Ministros Responsabilidades del Ejecutivo LEYES ANTERIORES Y NUEVAS: LAFRPP LGCI Otras Leyes de órganos de control LGAP LOCGR SOCIEDAD DEMANDANTE DE CUENTAS Y MEJORES SERVICIOS Con énfasis en la legalidad, eficiencia, eficacia, economía, en la planificación, control, evaluación de los resultados y mejores servicios. Asamblea Legislativa solicita informes control político. Prensa, grupos sociales, gremios profesionales

7 Concepto del Control, visto desde el punto de vista de quién lo ejerce - interno y externo
Contraloría General de la República Órganos de control Sociedad Administración Auditoría Interna EXTERNO INTERNO Dentro Por todos Máxima autoridad - responsable Proceso interno Logro de objetivos institucionales Fuera - por otros. Garantía a la sociedad Motivación constitucional, jurídica, política y social. Transparencia, legalidad, eficiencia en la gestión

8 Constitución y Legalmente se instaura el Sistema de Control y Fiscalización Superiores
Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos Órganos de control Control y rectoría Constitucional Auditoría, asesoría y advertencia Administración -INTERNO- Auditoría Interna -INTERNO Contraloría General -EXTERNO- Asamblea Legislativa -Función de control político-

9 Sistema de Control y Fiscalización Superiores
Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos ADMINISTRACIÓN ACTIVA AUDITORÍA INTERNA Sistema de Control y Fiscalización Superiores CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Control y rectoría Constitucional 12 y 24 LOCGR 12, 26 y 62 LOCGR Responsable directo por el Sistema de Control Interno. Jerarcas, titulares subordinados principales responsables de diseñar, implantar, mantener, perfeccionar y evaluar los controles que aseguren la legalidad y el éxito en su gestión

10 Sistema de Control y Fiscalización Superiores
Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos ADMINISTRACIÓN ACTIVA AUDITORÍA INTERNA Sistema de Control y Fiscalización Superiores CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Control y rectoría Constitucional 12 y 24 LOCGR 12, 26 LOCGR Control y asesoría 63 y 64 Es parte del sistema de control interno. Actividad independiente, objetiva y asesora que dentro de la institución apoya a la Administración a mejorar los controles y al éxito en su gestión. Proporciona a los ciudadanos una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y el resto de la administración se ajusta a criterios de legalidad y sanas prácticas

11 Sistema de Control y Fiscalización Superiores
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Control y rectoría Constitucional 12 y 24 LOCGR 12, 26 y 62 LOCGR - CONTROL EXTERNO Fiscalización Superior de la Hacienda Pública Rectoría: Norma, asesora y coadyuva en capacitar a la Administración y a la Auditoría en el control y las materias de su competencia. Control: Auditorías, estudios especiales, contratación, presupuesto y otros. ADMINISTRACIÓN ACTIVA AUDITORÍA INTERNA Control y asesoría 63 y 64 Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos

12 Concepto del Sistema de Control Interno
(Art. 8 LGCI) Serie de acciones ejecutadas por la administración y diseñadas para: Proteger y conservar el patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información Garantizar eficiencia y eficacia en las operaciones Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Características del SCI: (Art. 07 LGCI): Aplicable: Logra esos objetivos con los recursos disponibles Completo: Abarca todos los procesos y están presentes los componentes funcionales y orgánicos Razonable: Satisface con la calidad necesaria las necesidades y con recursos que se posee Integrado: Si los componentes y procesos se interrelacionan y comprenden adecuadamente Congruente: Coherente y enlazado al marco jurídico y técnico y propicia objetivos institucionales.

13 Cumplimiento, validez y suficiencia del Sistema de Control Interno
El sistema de control en funcionamiento se está aplicando tal como está establecido y diseñado por el Jerarca o Titular. Está diseñado para que la organización cumpla con los objetivos institucionales, con ordenamiento jurídico y técnico que le aplica. (aplicables y congruentes) Ni excesivos ni carente de lo necesario que se requiera para su funcionamiento eficiente (completos, razonables e integrales) CUMPLIMIENTO VALIDEZ SUFICIENCIA

14 Ambos interrelacionados para el logro de los objetivos institucionales
Componentes del Sistema de Control Interno COMPONENTES ORGÁNICOS La administración activa, el jerarca y titulares subordinados, y resto del personal La auditoría interna, asesora, independiente y objetiva. COMPONENTES FUNCIONALES Ambiente de control Valoración del riesgo Actividades de control Sistemas de información Seguimiento Ambos interrelacionados para el logro de los objetivos institucionales

15 Sistemas de información Actividades de control
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Sistemas de información Ambiente de control Valoración de riesgos Actividades de control Seguimiento Integridad y ética del Jerarca y el personal, Contratación de personal Organización Objetivos, metas - Riesgos del cumplimiento de la misión Protección de activos Autorizaciones Documentación Archivos, registros y datos clave Estratégicos, confiables y oportunos Información acorde con objetivos Mejoras a controles Se apliquen Estilo, filosofía de gestión que promueva el fortalecimiento del control y una adecuada administración de riesgos.

16 LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO, N° 8292
DISPOSICIONES GENERALES SISTEMA DE CONTROL INTERNO LGCI 8292 LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA LA AUDITORÍA INTERNA RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DISPOSICIONES FINALES

17 CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES
Criterios mínimos de los Sistemas de Control Interno Administración activa Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno Jerarca Titular Subordinado Ambiente de Control, Valoración de riesgo, Actividades de control, Sistemas de información, Seguimiento Facultad de promulgar normativa técnica sobre control interno Aplicación a sujetos de derecho privado Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización Confidencialidad de los denunciantes y estudios que originan apertura de procedimientos administrativos

18 CAPITULO II: SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Obligatoriedad de disponer de SCI, aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con las competencias y atribuciones institucionales Concepto del Sistema de Control Interno Componentes orgánicos del Sistema de Control Interno Jerarca y Titulares subordinados responsables por el Sistema de Control Interno y el resto de funcionarios de aplicar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento Analizar las implicaciones en el SCI cuando se de una desconcentración de competencias o contratación de servicios de apoyo con terceros, así como tomar medidas para que los controles sean extendidos, modificados y cambiados

19 CAPITULO III: LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA
Jerarca y titulares subordinados Ambiente de control Valoración del riesgo Actividades de control Sistemas de información Seguimiento del sistema de control interno SECCIÓN II Sistema específico de valoración del riesgo institucional Responsabilidad por el funcionamiento del sistema

20 CAPITULO IV: LA AUDITORÍA INTERNA
SECCION I: DISPOSICIONES GENERALES Obligación de contar con auditoría interna Concepto funcional de la auditoría interna Competencias Organización Dependencia orgánica y regulaciones administrativas Independencia funcional y de criterio Protección al personal de auditoría Asignación de recursos Plazas vacantes SECCIÓN II: EL AUDITOR Y SUBAUDITOR INTERNOS 29. Requisitos de los puestos 30. Jornada laboral 31. Nombramiento y conclusión de la relación de servicio

21 CAPITULO IV: LA AUDITORÍA INTERNA (2/2)
SECCION III: DEBERES, POTESTADES Y PROHIBICIONES DE LOS FUNCIONARIOS DE AUDITORÍA Deberes Potestades Prohibiciones SECCIÓN IV: INFORMES DE AUDITORIA INTERNA Materias sujetas a informe de auditoría interna Informes dirigidos a los titulares subordinados Informes dirigidos al Jerarca Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República

22 CAPITULO V: RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
Causales de responsabilidad administrativa del Jerarca y los titulares subordinados Causales de responsabilidad administrativa del auditor y subauditor internos y los demás funcionarios de la Auditoría Interna Sanciones administrativas Competencia para declarar responsabilidades Prescripción de la responsabilidad administrativa

23 CAPITULO VI: DISPOSICIONES FINALES
Reglamentación de la LGCI Reformas Art.26 LOCGR. Potestad sobre Auditorías Internas. Fiscalización a la Auditoría - una actividad anual de fortalecimiento - conflicto de fiscalización a la Auditoría Interna, 30 días para resolver. Art.31 LOCGR. Potestad de informar y asesorar. Copia de todos los informes que rinda en el ejercicio potestades de órgano auxiliar de la Asamblea. Art.71 LOCGR. Prescripción de la responsabilidad disciplinaria. Art.18 Ley Enriquecimiento ilícito Declaraciones juradas, ya no corresponde al auditor informar, sino jefe personal o quién nombre jerarca. Art.4 LOPGR. Consultas. Auditores pueden hacerlas directamente. Art.5 (Adiciona estatuto servicio civil). Exceptúan a los Auditores y subauditores internos de los ministerios y organismos adscritos.

24 DEBERES DEL JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Velar por el adecuado desarrollo de la actividad ente u órgano Tomar de inmediato las medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades Analizar e implantar disposiciones y recomendaciones (AI, CGR, AE, IC) Asegurarse que los SCI sean aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes. Presentar un informe de fin de gestión y realizar entrega formal del ente u órgano a su sucesor

25 Deberes sobre el componente AMBIENTE DE CONTROL
Mantener y demostrar integridad y valores éticos y promoverlos Desarrollar y mantener una gestión que permitan administrar un nivel de riesgo determinado, orientados al logro de resultados. Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales. Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que los procesos se lleven a cabo. Establecer políticas y prácticas de gestión de recursos humanos apropiadas, principalmente en cuanto a contratación, vinculación, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias

26 Deberes sobre el componente VALORACIÓN DE RIESGOS
Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales. Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.

27 Deberes sobre el componente ACTIVIDADES DE CONTROL
Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control para el cumplimiento del S.C.I. y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados. Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente las políticas y los procedimientos que definan claramente: La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. La protección y conservación de todos los activos institucionales. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución.. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.

28 Deberes sobre el componente SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

29 Deberes sobre el componente SEGUIMIENTO DEL S.C.I.
Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos. Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.

30 SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGOS
Artículo 18. Sistema Específico de Valoración de Riesgo Se debe contar con un sistema por áreas, sectores, actividades o tareas, que de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático a fin de analizar y administrar el nivel de dichos riesgos. Artículo 19. Responsabilidad por el funcionamiento del sistema El jerarca y los titulares subordinados adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.

31 DEFINICIONES — Art. 2 LGCI
Administración activa. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia. Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno. Términos utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle permanencia y mejorarlo constantemente. Jerarca. Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado. Titular subordinado. Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

32 DEFINICIONES — Art. 2 LGCI
Ambiente de control. Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa. Valoración del riesgo. Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos. Actividades de control. Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.

33 Normas Generales de Control Interno
CONCEPTO DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL VALORACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO

34 Normas sobre el concepto
Definición del control interno Objetivos del control interno Componentes del control interno Responsabilidad por el control interno

35 Normas sobre ambiente de control
Ambiente propicio Apoyo superior Valores Administración del potencial humano Estructura Delegación Coordinación Participación del personal Adhesión a políticas Atmósfera de confianza Auditoría interna

36 Normas sobre valoración de riesgos
Identificación y evaluación de riesgos Planificación Indicadores de desempeño mensurables Divulgación de los planes Definición y divulgación de políticas Revisión de los objetivos Cuestionamiento periódico de los supuestos de planificación

37 Normas sobre actividades de control
Prácticas y medidas de control Control integrado Análisis de costo/beneficio Responsabilidad delimitada Instrucciones por escrito Separación de funciones incompatibles Otras

38 Normas sobre sistemas de información
Obtención y comunicación de información efectivas Calidad y suficiencia de la información Sistemas de información Controles sobre sistemas de información Canales de comunicación abiertos Archivo institucional

39 Normas sobre seguimiento
Seguimiento del control en operación Seguimiento de las actividades Seguimiento constante del ambiente Evaluación del desempeño institucional Rendición de cuentas Reporte de deficiencias Toma de acciones correctivas Asesoría externa para seguimiento Acatamiento de la normativa en auditorías externas

40 ¿Dudas?

41 ¡Muchas gracias!