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Curso Básico de Microsoft Excel 2010 Exponente: Ing. Dulmar Tovar.

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1 Curso Básico de Microsoft Excel 2010 Exponente: Ing. Dulmar Tovar

2 CONTENIDO Introducción a Excel 2010 ¿Qué es Excel? ¿Cómo crear una hoja de cálculo? Conozca el Espacio de Trabajo Vista de Página Celdas Generalidades Desplazamiento Selección Formato Insertar / Eliminar Elementos Datos Duplicados: ¿Cómo Eliminarlos? Ejercicio Propuesto: Crear una Tabla de Datos

3 CONTENIDO Funciones Generalidades Reglas Funciones Anidadas Autosuma Vínculos Ejercicio Propuesto: Calcular la suma y promedio de los datos Gráficos Generalidades ¿Cómo insertar un gráfico? Inserción de Imágenes Ejercicio Propuesto: Graficar los datos de una tabla dada

4 INTRODUCCIÓN A EXCEL 2010 ¿QUÉ ES EXCEL? Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Como su propio nombre indica, sirve para manejo y tratamiento de cálculos diversos a base de fórmulas, y todo ello distribuido en una serie de celdas localizadas dentro de la hoja, permitiendo igualmente crear tablas, generar gráficos, entre otras funciones.

5 INTRODUCCIÓN A EXCEL 2010 ¿CÓMO CREAR UNA HOJA DE CÁLCULO? Para crear la hoja de cálculo se debe, en primer lugar abrir el programa Microsoft Excel 2010, lo que se realiza de 2 maneras: Utilizando el ícono del escritorio Siguiendo la siguiente ruta: Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Excel 2010 Una vez abierto el programa se muestra en pantalla el espacio de trabajo, cuya parte principal es una cuadrícula identificada con letras y números: Esa es la hoja de cálculo.

6 INTRODUCCIÓN A EXCEL 2010 CONOZCA EL ESPACIO DE TRABAJO Como se mencionó en el punto anterior, al iniciarse el programa se puede visualizar lo siguiente:

7 INTRODUCCIÓN A EXCEL 2010 CONOZCA EL ESPACIO DE TRABAJO La primera barra es la de pestañas, permitiendo seleccionar entre ellas la herramienta necesaria. Luego se tiene el contenido de las pestañas (con algunas partes comunes para todos los programas de office, otras son propias de Excel)

8 INTRODUCCIÓN A EXCEL 2010 CONOZCA EL ESPACIO DE TRABAJO Luego se tiene esta barra (propia de Excel) que indica la celda actual y la inserción de datos o fórmulas: Y por último se tiene bajo la cuadrícula lo siguiente (indica la hoja actual) El último botón permite crear una hoja nueva:

9 INTRODUCCIÓN A EXCEL 2010 VISTA DE PÁGINA En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar una hoja de cálculo antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de imprimir, por lo tanto, para ver y ajustar las celdas y objetos del documento se utiliza el Diseño de página, al cual se accede desde la pestaña Vista.

10 INTRODUCCIÓN A EXCEL 2010 VISTA DE PÁGINA También puede cambiarse la visualización en los botones ubicados al final de la página (al lado de la barra de zoom) En modo normal se aprecian únicamente las celdas. En modo diseño de página se aprecia la hoja completa. En modo salto de página se observan las celdas rodeadas de una cuadrícula azul, delimitando cada hoja. Esta cuadrícula puede redimensionarse. Cabe destacar que si se cambia a una visualización cualquiera y se regresa luego al modo normal aparecerán unas líneas discontinuas que indican dónde Excel hará los saltos de página

11 CELDAS GENERALIDADES ¿Qué es una celda? Es la intersección entre una fila y una columna. En Excel las mismas están identificadas de la siguiente manera: Filas: Se encuentran identificadas con números Columnas: Se identifican con letras. Por lo tanto, una celda se identifica con un número y una letra (por ejemplo, A1)

12 CELDAS DESPLAZAMIENTO Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento, la misma, usualmente ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

13 CELDAS DESPLAZAMIENTO Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas: Por ejemplo, para ir a la celda FD15 se debe escribir en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. También se puede desplazar con el ratón, utilizando las barras de desplazamiento para tal fin.

14 CELDAS SELECCIÓN A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente se va a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca. Selección de una celda: Sólo se hacer clic sobre ella. Selección de celdas adyacentes: Se pulsa el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo. Se aprecia entonces lo siguiente: También se puede indicar un rango a seleccionar: Hacer clic sobre una celda, mantener pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego pulsar la otra.

15 CELDAS SELECCIÓN Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar. Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila. Selección de una hoja entera: Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

16 CELDAS SELECCIÓN ¿Y si se nos olvida seleccionar alguna celda o queremos seleccionar celdas NO contiguas? En este caso simplemente se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

17 CELDAS FORMATO Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Pero si se desea modificar la altura de alguna fila, se puede realizar lo siguiente: Utilizar el menú: Seleccionar las filas deseadas. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila actual. Luego en la pestaña Inicio, se pulsa el botón Formato del menú Celdas. Elegir la opción Alto de fila y aparecerá un cuadro de diálogo. Se coloca allí la altura deseada.

18 CELDAS FORMATO Utilizar el ratón: Se coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que se desea modificar (el puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas). Se mantiene pulsado el botón del ratón, y se arrastra la línea a la nueva posición. Conforme se mueve el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botón del ratón (esta operación puede realizarse sobre varias filas seleccionadas, incluso sobre el ancho de la columna).

19 Vamos a tomarnos un break Volvemos en 15 minutos.

20 CELDAS FORMATO Autoajustar: Es decir, se redimensiona la fila para ajustarla a la entrada más alta de la misma, para ello se hace lo siguiente: Usando menú: Se elige la opción Autoajustar alto de fila del menú formato (explicado en el punto anterior) Usando el ratón: Se coloca el puntero por debajo de la línea divisoria de la fila que se desea modificar y luego se presiona doble clic.

21 CELDAS FORMATO Excel identifica el tipo de dato introducido en la celda, realizando ajustes de ser necesarios (por ejemplo, eliminar ceros a la izquierda de un número, o adaptar el formato de fecha). Sin embargo, se puede elegir manualmente el tipo de datos, realizando lo siguiente: Seleccionar la celda a modificar. Clic al botón derecho, luego elegir la opción formato de celdas. Se abre una ventana con varias pestañas, elegir número. Seleccionar el formato deseado. En las demás pestañas se puede elegir el borde y sombreado de celdas, o el ajuste del texto dentro de la misma.

22 CELDAS FORMATO Igualmente, Excel permite elaborar tablas. Hay muchas maneras de hacerlo, pero las dos más sencillas son las siguientes: Dibujando manualmente los bordes. Se utilizan las siguientes opciones: Utilizando una tabla predefinida. En este caso se elige entre varios diseños y combinación de colores:

23 CELDAS INSERTAR / ELIMINAR ELEMENTOS Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que se quiere añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada.

24 CELDAS INSERTAR / ELIMINAR ELEMENTOS Si se desea añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir. Se pueden realizar los mismos pasos para añadir columnas, recordando que una columna nueva se inserta siempre a la izquierda de la seleccionada. Hay que tomar en cuenta que añadir filas o columnas a la hoja de cálculo no hace que su número varíe, seguirán habiendo filas y columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como celdas añadidas. Por eso, si se intenta añadir filas o columnas y Excel no lo permite, seguro que las últimas contienen algún dato.

25 CELDAS DATOS DUPLICADOS: ¿CÓMO ELIMINARLOS? Frecuentemente, cuando se trabaja con un gran volumen de información pueden aparecer muchas filas idénticas en el documento. A menos que la duplicidad de datos sea necesaria (como por ejemplo, para el cálculo de la frecuencia de algo) la mayoría de las veces éstos no aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos. Para tal fin se realiza lo siguiente: Se debe tener como celda activa uno de los registros a comprobar. En la pestaña Datos pulsar la opción Quitar duplicados Si se quiere asegurar de que realmente se comprueban las filas deseadas, se pueden seleccionar manualmente antes de pulsar el botón.

26 EJERCICIO PROPUESTO CREAR UNA TABLA DE DATOS Elabore una tabla que registre los datos de los alumnos de preescolar, la cual debe contener lo siguiente: Nombre del niño o niña. Edad. Fecha de nacimiento. Nombre del representante. Cédula del Representante.

27 FUNCIONES GENERALIDADES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura, las cuales pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Su sintaxis es: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Nombre de función: Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚSC+F3. Argumentos: Pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

28 FUNCIONES REGLAS Si se tratan de funciones de primer nivel (es decir, no anidadas), deben estar precedidas por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. (No se deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis). Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) Para escribir rangos de celdas, se puede utilizar el operador dos puntos (:), cuyos operandos son las celdas límites de dicho rango (por ejemplo, para seleccionar las celdas A1 hasta la A5, se puede escribir A1:A5

29 FUNCIONES Ejemplo: =SUMA(A1:B8) Se tiene la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" identifica un rango de celdas entre A1 y B8, que sería equivalente a escribir: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8 Otra forma de escribir funciones es utilizando la opción Insertar función (clic en el botón Fx). Se abre entonces un cuadro de diálogo que ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se ingresa la función, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre y descripción de la función y cada uno de sus argumentos, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

30 FUNCIONES FUNCIONES ANIDADAS Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. =REDONDEAR(SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)) Resultados válidos: Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR! Límites del nivel de anidamiento: Una fórmula puede contener como máximo 64 niveles de anidamiento. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, ambas funciones SUMA son de segundo nivel porque son argumentos de la función REDONDEAR. Una función anidada dentro de la función SUMA sería de tercer nivel, etc.

31 FUNCIONES AUTOSUMA Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas se encuentra el botón de Autosuma que permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Con este botón se tiene acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen, permitiendo utilizar una función diferente, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo), además de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más Funciones.... Para utilizar éstas opciones, hay que asegurarse de que se tiene seleccionada la celda en que se quiere realizar la operación antes de pulsar el botón. Si se desea colocar la misma fórmula en varias celdas, se puede hacer una de las siguientes: Usar las opciones de copiar y pegar o, si las celdas son continuas, seleccionar la celda con la fórmula, clic al cuadro que aparece en la esquina inferior derecha del borde, y arrastrar la selección en todas las celdas deseadas.

32 Hora de almorzar Volvemos en 1 hora.

33 VÍNCULOS Para poder vincular fórmulas entre hojas, se procede de la siguiente manera: Seleccionar la celda donde se quiere introducir la función. Elegir la opción insertar función (Botón Fx o pestaña Fórmula para abrir el cuadro de diálogo correspondiente. Elegir la función deseada y presionar aceptar. Se abre entonces otro cuadro de diálogo para recibir los parámetros (celdas). Presionar el botón (al lado de número) y se abre un tercer cuadro de diálogo para introducir el número de celda. Una vez en ese punto clic a la pestaña de la hoja donde están los datos que se requieren, luego elegir la celda deseada. Enseguida podrá verse el texto HojaXCELDA (donde X es el número de hoja elegida y CELDA es la coordenada de la celda elegida)

34 EJERCICIO PROPUESTO CALCULAR LA SUMA Y PROMEDIO DE LOS DATOS Elabore en una nueva hoja de Excel una tabla que contenga los siguientes datos: Total de alumnos del preescolar. Total de alumnos por sexo. Promedio de edad de los alumnos.

35 GRÁFICOS GENERALIDADES Un gráfico es la representación gráfica de los datos (generalmente numéricos) de una hoja de cálculo mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre si y facilitar así su interpretación. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, se puede hacer como: Gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

36 GRÁFICOS ¿CÓMO INSERTAR UN GRÁFICO? Para insertar un gráfico se tienen varias opciones, pero la más común (y sencilla) es la correspondiente a la pestaña insertar Existen diversos tipos de gráficos a disposición del usuario, permitiendo seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que se desee para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles (o darle a la opción todos los tipos de gráfico para visualizar más opciones). Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

37 INSERCIÓN DE IMÁGENES Excel permite insertar ilustraciones en el libro, esto con el fin de mejorar la presentación del documento. Para tal fin se tiene la pestaña insertar Entre las opciones se tienen: Imágenes desde archivo, Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene Excel. Formas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc. SmartArt, varias plantillas para crear organigramas. WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

38 EJERCICIO PROPUESTO GRAFICAR LOS DATOS DE UNA TABLA DADA Elabore un gráfico (a elección) que muestre el total de alumnos por edad. Para ello deberá crear primeramente una tabla que refleje esos datos. Elabore un segundo gráfico que muestre el total de alumnos por sexo.

39 GRACIAS POR SU ATENCIÓN


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