NEGOCIO REFINERÍA DE CARTAGENA REGLAMENTO DE AUTORIZACIONES Y CONTRATACION REFINERIA DE CARTAGENA Diciembre de 2006.

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1 NEGOCIO REFINERÍA DE CARTAGENA REGLAMENTO DE AUTORIZACIONES Y CONTRATACION REFINERIA DE CARTAGENA
Diciembre de 2006

2 Estructura del negocio
Elementos centrales Deuda Inversionista deuda Capital 51% 656,4 MUS$ EPC Contrato ECOPETROL Capital NEWCO EPC 49% Aporte de activos 630,7 MUS$ REFINERÍA + 656,4 MUS$ Se crea nueva compañía en Colombia (“NewCo”); ECP: 49% y el Inversionista tiene 51% Un “acuerdo de accionistas” definirá y regulará los aspectos más relevantes del negocio; ECOPETROL aporta a Newco los activos actuales de la Refinería; Socio aporta capital en dinero proporcional al aporte de Ecopetrol NewCo firma un acuerdo con ECOPETROL para poder acceder al puerto en Cartagena; NewCo desarrolla el proyecto de ampliación y modernización; Ecopetrol opera la refinería hasta por lo menos Dic 31 de autorizado mediante contrato de MANDATO . Nombre del área.

3 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
Antecedentes y Régimen Aplicable Origen contrato Mandato : Obligación establecida en los Términos de Referencia Solicitud de Ofertas Cerrada ECP – SOC y el Contrato de Mandato mismo. Objeto del Contrato de Mandato : Consiste en la Autorización o Poder conferido al Mandatario para que actúe en nombre y representación del Mandante en la ejecución, de la operación, mantenimiento y administración de la Refinería Actual. Alcance en materia de Contratación : Tal como lo establece el contrato de Mandato el Mandatario podrá entre otros aspectos los siguientes : Suscribir en nombre y representación del Mandante todos los documentos y contratos necesarios para la operación ,mantenimiento y Administración de la Refinería Actual ,incluidos los contratos Refinería . El Mandatario tendrá la autonomía para determinar con quién celebra los Contratos Refinería que sean necesarios para la ejecución del Plan Anual y del Plan de Operación Mensual. Antes de o en la fecha efectiva el Mandatario procurará ceder al mandante aquellos contratos que se encuentren vigentes y en ejecución al Mandante . . Regula de igual manera las operaciones y actos de comercialización de productos a cargo de la VSM y VRP cuando se refiera a compras de productos para la Refinería actual, todo ello de conformidad con las políticas actuales o futuras que se establezcan con tal propósito. En este ultimo evento y mientras no se establezcan o expidan nuevas políticas especiales se utilizarán las vigentes en ECOPETROL en el marco de autorizaciones y procedimientos. Nombre del área.

4 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
Antecedentes y Régimen Aplicable Régimen Aplicable : De conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación de ECOPETROL , cuando se actúe como contratista (como en este caso ) ,es decir , como proveedor o suministrador de un servicio o ejecutor de un trabajo a favor de un tercero , o cuando actuando en esa condición subcontrate ,aplicarán las Leyes Comerciales y Civiles nacionales ; si el contrato se debe ejecutar o cumplir en el extranjero ,se podrá someter a la Ley Extranjera. En definitiva , resulta aplicable normas o reglamentos previstos para él cumplimiento de este fin , pudiendo optar desde aplicar el actual Manual de Contratación o regularlo mediante procesos especiales que propicien escenarios de competitividad en la gestión de la cadena de abastecimiento y procesos conexos o afines. Por todo lo anterior y aplicando las buenas practicas que en este tema ha desarrollado ECOPETROL S.A. , teniendo como referente Contratos de Asociación , Alianzas actuales o practicas de otras empresas del sector ,se estructuraron unas reglas básicas de contratación para la ejecución del Contrato de Mandato. De igual manera es necesario señalar que el proceso de Abastecimiento tendrá como núcleo central la aplicación del modelo de abastecimiento , en desarrollo de los procesos claves de Planeación ,Inteligencia de Mercado y Selección del Mejor Negocio . Nombre del área.

5 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
ORGANOS DE GESTION Y DIRECCION Órgano de Gestión : Corresponde la gestión y autorización de la Contratación de los Contratos Refinería a la Gerencia Administrativa de ECOPETROL S.A. , tal como viene funcionalmente establecido. Esta entidad procurará aplicar las mejores practicas en materia de Abastecimiento, regulada su actuación en el Manual previsto para la ejecución del Contrato de Mandato. Subcomité de Contratos : Órgano consultivo ,de autorización y Dirección cuyo principal objetivo corresponde al seguimiento del Plan Mensual de Operaciones en materia de Contratos ,generando recomendaciones que garanticen el cumplimiento del Plan bajo un marco de eficiencia , oportunidad ,calidad , economía ,austeridad y eficacia. Este Subcomité estará integrado por el Gerente de la Refinería en representación de la Refinería, Actual ,el líder de Abastecimiento de la Refinería de Cartagena en representación de la Gerencia Administrativa y el Asesor Jurídico Regional Norte , este último en su calidad de Asesor. Este Comité conocerá anualmente el Plan de Contratación y Compras, procesos superiores a SMLMV , Acuerdos de Precios y/o servicios y aquellos asuntos que considere el Funcionario Autorizado resulten de interés para ese Comité atendiendo su carácter estratégico y/o especialidad. Nombre del área.

6 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
FUNCIONARIOS AUTORIZADOS Y CUANTIA FUNCIONARIO AUTORIZADO Contratos y Compras CUANTIA AUTORIZADA Gerente Administrativa Sin Limites * Jefe Unidad de Abastecimiento Bienes y Servicios Hasta SMMLV (Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes )* Líder Abastecimiento Refinería de Cartagena Hasta SMLMV (Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes)* * Requiere autorización del Presidente para esa modificación en el nivel de autorización por el destino de la autorización. Nombre del área.

7 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
FUNCIONARIOS AUTORIZADOS SOLICITUD FUNCIONARIO AUTORIZADO Solicitud Servicios y Bienes CUANTIA AUTORIZADA Vicepresidente Sin limites * Gerente Refinería Actual de Cartagena Hasta SMMLV (Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes )* Superintendentes Hasta SMMLV (Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes )* Jefes de Departamento Hasta SMMLV (Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes ) * *Requiere autorización del Presidente para esa modificación en el nivel de autorización por el destino de la autorización. Nombre del área.

8 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
PROCESOS DE SELECCIÓN DESCRIPCION PROCEDIMIENTO Procesos Superiores a Trescientos Mil (US$ ) dólares. Aprobación por parte del Subcomité de Contratos del objeto, el alcance, el plazo y los criterios de evaluación de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia y la lista de probables oferentes y su Precalificación si así lo requirieran. Términos de Referencia y la lista de probables oferentes. Preparación del Presupuesto Base de Contratación Seleccionar entre Concurso o Contratación Directa . Ofertas escritas en sobre cerrado. Recomendación de adjudicación por parte del grupo evaluador. Aprobación de adjudicación o declaración como desierta de la Invitación por parte del Subcomité de Contratos. Nombre del área.

9 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
PROCESOS DE SELECCIÓN DESCRIPCION PROCEDIMIENTO Procesos Superiores a Trescientos Mil (US$ ) dólares. Emisión de un Contrato u Orden de Compra. Pólizas de seguro según la naturaleza del Contrato. El Contrato o la Orden de Compra deberán estar firmados por el funcionario autorizado respectivo. Pliego de Condiciones o Términos de Referencia y de la lista de probables oferentes. Nombre del área.

10 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
PROCESOS DE SELECCIÓN DESCRIPCION PROCEDIMIENTO Procesos entre US$ y US $ El listado de posibles proponentes y el Pliego de Condiciones o Términos de Referencia no serán revisados por el Subcomité de Contratos. Este proceso lo llevará a cabo el Funcionario autorizado por el Contratante. La adjudicación no requiere aprobación del Subcomité de Contratos. Esta será aprobada por una persona autorizada por el Contratante. Se podrá utilizar Orden de Servicio, orden de compra o Contrato. Nombre del área.

11 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
PROCESOS DE SELECCIÓN DESCRIPCION PROCEDIMIENTO Procesos menores a US$50.000 A pesar de que siempre se recomienda la solicitud de ofertas competitivas de por lo menos dos (2) personas, éstas podrán ser omitidas cuando exista una justificación que lo amerite, tal como el insuficiente número de proveedores. Se podrá utilizar el POA (Pago Contra Aprobación si el compromiso es menor a los US$ en los casos que aplique. Las ofertas podrán ser presentadas por escrito, pero este requisito podrá obviarse cuando el Funcionario Autorizado así lo determine producto de las características del negocio o cuando las circunstancias así lo recomiende. Nombre del área.

12 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
TIPOS DE PROCESOS DESCRIPCION PROCEDIMIENTO CONCURSO Se adelanta en aquellos casos que no procediere o no se decidiere adelantar una contratación Directa .Se puede adelantar con mínimo dos (2 ) invitados . En cualquier caso se deberá efectuar un Análisis de Mercado o consultar Análisis de Mercados o Precalificaciones anteriormente realizadas por el Mandatario ,o procesos de contratación anteriores no mayores a un año efectuados por el Mandatario o aquellos que provengan de lista propia de proveedores ( tal como las obtenidas producto de RFI – Request for información del Mandatario ),salvo que existan circunstancias que permitan verificar que el posible proponente o contratista compite con los precios de mercado. Preparación Presupuesto Ofertas Escritas Nombre del área.

13 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
TIPOS DE PROCESOS DESCRIPCION PROCEDIMIENTO CONTRATACION DIRECTA Conocimiento del mercado y los proveedores Conocimiento de los precios del mercado La falta de competitividad entre los proveedores del mercado para prestar el servicio o proveer los bienes o la falta de disponibilidad de los mismos Servicios especializados que por su naturaleza sólo pueden encomendarse a personas determinadas (Las oportunidades de desempeño y tecnología) La oportunidad del suministro. El Presupuesto Base de Contratación inferior a US$ Cuando se presente una situación calificada como Emergencia. Para el efecto, el Mandatario procederá de acuerdo a lo descrito en el contrato de Mandato. Nombre del área.

14 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
TIPOS DE PROCESOS DESCRIPCION PROCEDIMIENTO CONTRATACION DIRECTA Contratos relacionados con la gestión inmobiliaria tales como servidumbre, arrendamiento, comodato o compra de bienes inmuebles y mejoras. Relación con Contratos existentes cuyo bien o servicio es necesario para cumplir con el objeto del Contrato original, siempre que no se modifiquen las condiciones comerciales del Contrato original. El Mandatario podrá contratar en cuantía superior a US$ cada uno, sujetos a Tarifas o Precios Unitarios. Cuando el Presupuesto Base de Contratación supere los US$ las Tarifas o Precios Unitarios deberán ser aprobados por el Subcomité de Contratos. Contratos y/o compras que desarrollan los Acuerdos de Servicios y/o precios . Por aplicación de la Matriz de Gerencia de Suministro. Nombre del área.

15 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
TIPOS DE PROCESOS DESCRIPCION PROCEDIMIENTO CONTRATACION DIRECTA Por implementación o desarrollo de Alianzas Estratégicas. Nombre del área.

16 MANUAL CONTRATOS MANDATARIO
TIPOS DE CONTRATOS Contrato Documento requerido para la adquisición de obras y servicios .Salvo las excepciones previstas en este reglamento. Órdenes de Compra Documento a utilizar para la adquisición de bienes. Orden de Servicio Documento a utilizar para la adquisición de servicios cuyo Valor del Contrato sea superior a US$ pero inferior a US$ , y con una duración menor a tres (3) años. Los siguientes tipos de Servicios no pueden ser contratados mediante una Orden de Servicio: arrendamientos de bienes inmuebles; vinculación de trabajadores; la transferencia, venta o préstamo de equipo, materiales o suministros; comercio de datos geológicos o de pozos; compra de materiales; acuerdos de consultoría; charter de embarcaciones marinas, vehículos para transporté colectivo de personal; o servicios de alto riesgo. Pago contra aprobación o POA Forma contractual para la adquisición de bienes o servicios de cuantía igual o inferior a US$ efectuada por el funcionario autorizado, cuyo pago se efectúa con la respectiva factura .Solo se utiliza excepcionalmente en los casos que señale el Manual . Nombre del área.

17 La Refinería de Cartagena
Contrato de mandato – ECP operador Nombre del área.