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Medios electrónicos, libros de contabilidad y registro mercantil.

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Presentación del tema: "Medios electrónicos, libros de contabilidad y registro mercantil."— Transcripción de la presentación:

1 Medios electrónicos, libros de contabilidad y registro mercantil.

2 Medios electrónicos La utilización de medios electrónicos, como el DISCO OPTICO, ofrece diversas ventajas sobre el uso de mecanismos tradicionales como la MICROFILMACION. La utilización de medios electrónicos, como el DISCO OPTICO, ofrece diversas ventajas sobre el uso de mecanismos tradicionales como la MICROFILMACION. Los medios electrónicos ofrecen mayor seguridad en la conservación de información.(soporte digital) Los medios electrónicos ofrecen mayor seguridad en la conservación de información.(soporte digital) Otra ventaja es que una vez grabada la información y quemado el disco, esta no puede ser alterada. Otra ventaja es que una vez grabada la información y quemado el disco, esta no puede ser alterada. En cuanto a la consulta de información permite que diferentes usuarios consulten simultáneamente un mismo documento en estaciones de trabajo diferentes. En cuanto a la consulta de información permite que diferentes usuarios consulten simultáneamente un mismo documento en estaciones de trabajo diferentes. Las ventajas son claras pero presenta 3 interrogantes; Las ventajas son claras pero presenta 3 interrogantes;

3 1. Procedimientos en caso de destrucción de documentación contable para la conservación es el disco óptico. Art. 48 cod comercio Art. 48 cod comercio Todo comerciante conformara su contabilidad de libros, registros contables, inventarios y estudios financieros en general; Dicha norma autoriza el uso de sistemas como la microfilmación que facilita guardar los archivos y correspondencia y permite utilizar otros valores técnico contables, con el fin de asentar sus operaciones. Todo comerciante conformara su contabilidad de libros, registros contables, inventarios y estudios financieros en general; Dicha norma autoriza el uso de sistemas como la microfilmación que facilita guardar los archivos y correspondencia y permite utilizar otros valores técnico contables, con el fin de asentar sus operaciones. Decreto reglamentario2620 de 1993 Decreto reglamentario2620 de 1993 Art. 1 Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico que garantice la reproducción exacta de documentos, microfilmación, micrográfica y discos ópticos... Art. 1 Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico que garantice la reproducción exacta de documentos, microfilmación, micrográfica y discos ópticos... Art. 2 Los jefes de registro mercantil, deberán certificar la exactitud de las reproducciones. Art. 2 Los jefes de registro mercantil, deberán certificar la exactitud de las reproducciones.

4 . Art. 3 Los comerciantes para utilizar cualquiera de los medios técnicos, deberán contar, al momento de la reproducción, con la presencia del funcionario de la cámara de comercio de su domicilio, que haga constar la relación de los documentos reproducidos. Art. 3 Los comerciantes para utilizar cualquiera de los medios técnicos, deberán contar, al momento de la reproducción, con la presencia del funcionario de la cámara de comercio de su domicilio, que haga constar la relación de los documentos reproducidos. (Nota) La superintendencia de industria y comercio impartiría instrucciones a las cámaras de comercio para cumplir las funciones asignadas. (Nota) La superintendencia de industria y comercio impartiría instrucciones a las cámaras de comercio para cumplir las funciones asignadas. Art. 4 El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación. Art. 4 El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

5 En el momento en el país solo se encuentra reglamentado el procedimiento para el uso de la microfilmación, contempla el decreto legislativo 2527 de Al comienzo de cada rollo de película que se valla a microfilmar se de tener en cuenta; 1. Al comienzo de cada rollo de película que se valla a microfilmar se de tener en cuenta; Numero de orden del rollo. Numero de orden del rollo. Fecha en que comienza. Fecha en que comienza. Nombre de la entidad o persona a quien pertenezca La determinación del material que se va a copiar en el. Nombre de la entidad o persona a quien pertenezca La determinación del material que se va a copiar en el. Nombre y firma. Nombre y firma. 2. al final de cada rollo se debe insertar un acta que conste; 2. al final de cada rollo se debe insertar un acta que conste; Fecha en que se termino de filmar el respectivo rollo. Fecha en que se termino de filmar el respectivo rollo. El numero del la orden del rollo y la cantidad de documentos que contiene. El numero del la orden del rollo y la cantidad de documentos que contiene. El estado en que halla quedado filmada, expresando los vicios, los espacios en blanco, correcciones.... El estado en que halla quedado filmada, expresando los vicios, los espacios en blanco, correcciones.... Nombre y firma. Nombre y firma. Certificación jurada con dos testigos de que todo el material fue destruido. Certificación jurada con dos testigos de que todo el material fue destruido.

6 3. las copias pertenecientes a archivos particulares de personas naturales o jurídicas o entidades no oficiales deberán ser autenticadas por la persona que las expida o por un notario publico. 4. el original del acta debe conservarse sin ser destruido para que sirva de control del archivo ya microfilmado. 3. las copias pertenecientes a archivos particulares de personas naturales o jurídicas o entidades no oficiales deberán ser autenticadas por la persona que las expida o por un notario publico. 4. el original del acta debe conservarse sin ser destruido para que sirva de control del archivo ya microfilmado. 1. Los discos ópticos en que se conserve la documentación debe de enumerarse; para identificar el elemento. 1. Los discos ópticos en que se conserve la documentación debe de enumerarse; para identificar el elemento. 2. Deberá insertar una imagen o documento, abran tantas actas como discos ópticos. 2. Deberá insertar una imagen o documento, abran tantas actas como discos ópticos. 3. Deberá insertar una imagen o documento que contenga un acta con los elementos exigidos al final de cada rollo. 3. Deberá insertar una imagen o documento que contenga un acta con los elementos exigidos al final de cada rollo. 4. La autenticación de copias es la misma que el documento microfilmado, si es notarial la información es contenida en el disco óptico. 4. La autenticación de copias es la misma que el documento microfilmado, si es notarial la información es contenida en el disco óptico. 5. las actas de cada disco óptico deberán protocolizarse en una notaria, si fuesen no oficiales. 5. las actas de cada disco óptico deberán protocolizarse en una notaria, si fuesen no oficiales. Disposición previa para la conservación en microfilmación:

7 2. Tiempo de conservación de libros de contabilidad Situación previa a la expedición de la ley 527 de 1999 : Situación previa a la expedición de la ley 527 de 1999 : En esta materia a existido dos regimenes autónomos e independientes: El comercial y el tributario. En esta materia a existido dos regimenes autónomos e independientes: El comercial y el tributario. Art. 60: cod comercio en el 134 del decreto reglamentario 2649 de 1993 ; los libros y papeles deberán ser conservados cuando menos por 10 años, contados ala fecha del ultimo asiento. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que garantice su reproducción exacta, ello debe acreditarse ante la cámara de comercio Art. 60: cod comercio en el 134 del decreto reglamentario 2649 de 1993 ; los libros y papeles deberán ser conservados cuando menos por 10 años, contados ala fecha del ultimo asiento. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que garantice su reproducción exacta, ello debe acreditarse ante la cámara de comercio Art. 134: los entes del decreto reglamentario 2649 de 1993; los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas de registros de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionadas con sus operaciones. Salvo lo dispuesto el documento puede destruirse después de 20 años. Si se garantiza su reproducción por un medio técnico seguro puede destruirse transcurrido 10 años. Art. 134: los entes del decreto reglamentario 2649 de 1993; los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas de registros de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionadas con sus operaciones. Salvo lo dispuesto el documento puede destruirse después de 20 años. Si se garantiza su reproducción por un medio técnico seguro puede destruirse transcurrido 10 años.

8 . El liquidador de las sociedades comerciales deben conservar los libros y papeles por 5 años. Un ente económico organizado sin animo de lucro puede recurrir a estas técnicas, pero con el funcionario de la cámara de comercio respectivamente en la diligencia de destrucción pues este requisito si opera frente ala contabilidad de un comerciante. El liquidador de las sociedades comerciales deben conservar los libros y papeles por 5 años. Un ente económico organizado sin animo de lucro puede recurrir a estas técnicas, pero con el funcionario de la cámara de comercio respectivamente en la diligencia de destrucción pues este requisito si opera frente ala contabilidad de un comerciante. Situación posterior a ala ley 527 de1999: Situación posterior a ala ley 527 de1999: Art. 12 de la ley de comercio electrónico, se refiere a ala conservación de los mensajes de datos y documentos establece: Art. 12 de la ley de comercio electrónico, se refiere a ala conservación de los mensajes de datos y documentos establece: Cuando la ley requiera que ciertos documentos sean conservados exige que cumplan lo siguiente: Cuando la ley requiera que ciertos documentos sean conservados exige que cumplan lo siguiente: 1. que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta. 1. que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta. 2. que el documento sea conservado en el formato generado. 2. que el documento sea conservado en el formato generado. 3. que conserve la fecha, hora en que fue enviada el mensaje o producido el documento. 3. que conserve la fecha, hora en que fue enviada el mensaje o producido el documento.

9 3. Registro de libros de contabilidad electrónicos En la actualidad las empresas llevan su contabilidad por medios electrónicos mediante el uso de un software o paquetes contables, su medio de conservación puede ser un disco óptico, disquete o una cinta. La contabilidad debe llevarse en libros debidamente registrados. Para el registro de libros de contabilidad electrónicos se requiere de un firma digital por parte de la entidad de registro. En la actualidad las empresas llevan su contabilidad por medios electrónicos mediante el uso de un software o paquetes contables, su medio de conservación puede ser un disco óptico, disquete o una cinta. La contabilidad debe llevarse en libros debidamente registrados. Para el registro de libros de contabilidad electrónicos se requiere de un firma digital por parte de la entidad de registro. Art. 39 cod de comercio: Art. 39 cod de comercio: 1. En el libro, se firmara por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrada, además debe incluir fecha, folio correspondiente y el nombre de la persona a quien corresponda. 1. En el libro, se firmara por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrada, además debe incluir fecha, folio correspondiente y el nombre de la persona a quien corresponda. 2. en un libro destinado se hará constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados. 2. en un libro destinado se hará constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados. Ley 527 de 1999: establece que en adelante LA FIRMA DIGITAL tendrá los mismos efectos que la firma escrita, cumpliendo con lo siguiente: Ley 527 de 1999: establece que en adelante LA FIRMA DIGITAL tendrá los mismos efectos que la firma escrita, cumpliendo con lo siguiente: El sistema permite asignar una firma digital a cada persona que lo solicite. El sistema permite asignar una firma digital a cada persona que lo solicite. Esta bajo el control exclusivo de la persona que lo usa. Esta bajo el control exclusivo de la persona que lo usa. Esta ligada a la información contenida en el mensaje de texto de tal manera que si es cambiada la firma digital es invalida. Esta ligada a la información contenida en el mensaje de texto de tal manera que si es cambiada la firma digital es invalida.

10 CNUDMI Comisión del las naciones unidas para el derecho mercantil internacional. Para dar su aprobación sobre el comercio electrónico el CNUDMI tuvo presente que la ley modelo, ganaría en eficacia para los estados que fueran a modernizar su legislación. Comisión del las naciones unidas para el derecho mercantil internacional. Para dar su aprobación sobre el comercio electrónico el CNUDMI tuvo presente que la ley modelo, ganaría en eficacia para los estados que fueran a modernizar su legislación. Comercio electrónico: Comercio electrónico: La nueva forma de hacer negocio; El Internet es un conjunto de redes de información enlazadas entre si, permite el intercambio de datos de cualquier tipo, por caso todos los países del mundo; A finales de los años 60, el departamento de defensa norteamericano crearon las tecnologías en las cuales se basa el funcionamiento del Internet con el proyecto ARPA (Avance Research Project Agency), esta tecnología fue creada con propósitos militares, pero luego las universidades y centro de investigación se unieron a esta red, para compartir esta información científica y tener acceso a grandes centros de computo. La nueva forma de hacer negocio; El Internet es un conjunto de redes de información enlazadas entre si, permite el intercambio de datos de cualquier tipo, por caso todos los países del mundo; A finales de los años 60, el departamento de defensa norteamericano crearon las tecnologías en las cuales se basa el funcionamiento del Internet con el proyecto ARPA (Avance Research Project Agency), esta tecnología fue creada con propósitos militares, pero luego las universidades y centro de investigación se unieron a esta red, para compartir esta información científica y tener acceso a grandes centros de computo.

11 EL INTERNET : Esta conformado por la unión de las redes, de universidades, centros de investigación, empresas privadas y comerciales..... Las cuales sin administradas independientemente y cooperan entre si para funcionar como un todo. Existe un organismo llamado Network Información Center (NIC) se encarga de asignar direcciones diferentes a cada usuario, hay un conjunto de organismos que se encarga de velar por el desarrollo armónico de la red como el consejo de arquitectura de Internet.(LAB) (IETF) Grupo de Trabajo de Ingeniería de Internet. En el Internet se pueden realizar múltiples cosas, como consultar información técnica, científica, económica, deportiva, social, enviar y recibir mensajes por el correo electrónico o transferir archivos y programas de un lugar a otro... Adquirir bienes y servicios ofrecidos por entidades comerciales de carácter internacional alo que se conoce como comercio electrónico. Esta conformado por la unión de las redes, de universidades, centros de investigación, empresas privadas y comerciales..... Las cuales sin administradas independientemente y cooperan entre si para funcionar como un todo. Existe un organismo llamado Network Información Center (NIC) se encarga de asignar direcciones diferentes a cada usuario, hay un conjunto de organismos que se encarga de velar por el desarrollo armónico de la red como el consejo de arquitectura de Internet.(LAB) (IETF) Grupo de Trabajo de Ingeniería de Internet. En el Internet se pueden realizar múltiples cosas, como consultar información técnica, científica, económica, deportiva, social, enviar y recibir mensajes por el correo electrónico o transferir archivos y programas de un lugar a otro... Adquirir bienes y servicios ofrecidos por entidades comerciales de carácter internacional alo que se conoce como comercio electrónico.

12 Prestación del servicio en internet Es una relación contractual que se rige por las normas del derecho del autor entre una empresa da igual al proveedor de acceso; se encarga de prestar el servicio al usuario este servicio se realiza por medio de un contrato convencional, para ello se necesita un contrato que contiene una descripción general, la velocidad, el canal de comunicación digital o analógico, acceso al servidor de noticias, buzón electrónicos. Para poder que esta empresa le preste este servicio, es necesario una autorización gubernamental este es el primer problema debido a que la legislación sobre el Internet no esta unificada en todos los países, Canadá EEUU no exige ningún tipo de licencia. En Europa firmaron una convención concerniente a los regímenes de líneas consiste en que una empresa de un país que haga parte del mismo y vaya a prestar sus servicios a otra que también pertenece a el, lo puede realizar, mediante el pacto se creo una oficina encargada tramitar todas las autorizaciones para el uso del Internet. Aunque en México, Canadá EEUU, celebran el libre comercio en el cual se prohíben las restricciones discriminatoria, sin embargo se respetara la legislación interna de cada estado.

13 Relaciones contractuales entre los actores de Internet: Un mismo actor puede ocupar dos lugares en los diferentes contratos en una red. Un mismo actor puede ocupar dos lugares en los diferentes contratos en una red. Usuarios: operador de telecomunicaciones, proveedor de acceso a Internet. Usuarios: operador de telecomunicaciones, proveedor de acceso a Internet. Un producto profesional contrata a un servidor para que exhiba sus productos. Un producto profesional contrata a un servidor para que exhiba sus productos. Ciertos productores o servidores de acceso son contratados por sus propios usuarios. Ciertos productores o servidores de acceso son contratados por sus propios usuarios. Los autores pueden contratar sus productores para que editen y propaguen sus obras. Los autores pueden contratar sus productores para que editen y propaguen sus obras. INTERNET Y COMERCIO: INTERNET Y COMERCIO: El Internet ha internacionalizado los mercados y ha incrementado la competencia. El Internet es una herramienta para aumentar el prestigio de una compañía, sus productos sus servicios, para analizar mercados y perspectivas de los clientes, concretar transacciones comerciales y para la investigación y el desarrollo con el Internet las empresas pueden utilizar el correo electrónico y las paginas Web para publicidad, estudiar el mercado en el que desea prosperar. Los proveedores de acceso a Internet y ciertas firmas de consultoría explotan el comercio ligado al uso de la red como acceso, capacitación, creación de pagina Web al igual muchas multinacionales se han integrado al Internet. El Internet ha internacionalizado los mercados y ha incrementado la competencia. El Internet es una herramienta para aumentar el prestigio de una compañía, sus productos sus servicios, para analizar mercados y perspectivas de los clientes, concretar transacciones comerciales y para la investigación y el desarrollo con el Internet las empresas pueden utilizar el correo electrónico y las paginas Web para publicidad, estudiar el mercado en el que desea prosperar. Los proveedores de acceso a Internet y ciertas firmas de consultoría explotan el comercio ligado al uso de la red como acceso, capacitación, creación de pagina Web al igual muchas multinacionales se han integrado al Internet.

14 La Internet y las comunicaciones comerciales El Internet permite a los comerciantes explotar varias formas de comunicación comercial, como la publicidad en la Web, la venta directa o las promociones. Algunos países lo aplican por analogía que se aplica ala publicidad por radio, tv, por ello define una legislación independiente porque aquí el consumidor tiene un contacto directo con el anunciante y eles el que decide si visita o no un sitio publicitario en la Web. Es necesario una legislación que proteja al consumidor de la publicidad engañosa o de la competencia injusta entre los diferentes anunciantes. El Internet permite a los comerciantes explotar varias formas de comunicación comercial, como la publicidad en la Web, la venta directa o las promociones. Algunos países lo aplican por analogía que se aplica ala publicidad por radio, tv, por ello define una legislación independiente porque aquí el consumidor tiene un contacto directo con el anunciante y eles el que decide si visita o no un sitio publicitario en la Web. Es necesario una legislación que proteja al consumidor de la publicidad engañosa o de la competencia injusta entre los diferentes anunciantes. Tele mercadeó en Internet: Tele mercadeó en Internet: A través de Inter. se pueden dos operaciones en telemercadeo. A través de Inter. se pueden dos operaciones en telemercadeo. 1. telepromocion publicitaria; consiste en enviar mensajes publicitario ahogares o lugares de trabajo de posibles consumidores se hace por medio de encuestas, por correo electrónico. 1. telepromocion publicitaria; consiste en enviar mensajes publicitario ahogares o lugares de trabajo de posibles consumidores se hace por medio de encuestas, por correo electrónico. 2. telepromocion comercial; consiste en ponerse en contacto directamente con una persona con el fin de concretar un contrato por la venta de servicios o para la presentación de servicios en el momento. 2. telepromocion comercial; consiste en ponerse en contacto directamente con una persona con el fin de concretar un contrato por la venta de servicios o para la presentación de servicios en el momento.

15 El comercio electrónico Permite a las compañía establecer contactos entre ellas y con los consumidores potenciales y hacerles ofertas atreves del correo electrónico. En este tipo las empresas hacen las ofertas por medio del correo electrónico, esto no proporciona ningún problema ya que el usuario al que le envió el mensaje también lo acepta y devuelve su respuesta cerrando el contrato. Permite a las compañía establecer contactos entre ellas y con los consumidores potenciales y hacerles ofertas atreves del correo electrónico. En este tipo las empresas hacen las ofertas por medio del correo electrónico, esto no proporciona ningún problema ya que el usuario al que le envió el mensaje también lo acepta y devuelve su respuesta cerrando el contrato. Formación del contrato por internet: Formación del contrato por internet: Cada país toma su teoría, el problema es la discusión acerca de una discusión en una negociación realizada entre dos empresas de dos países diferentes las cuales manejan dos teorías para ello se anuncia las siguientes teorías: Cada país toma su teoría, el problema es la discusión acerca de una discusión en una negociación realizada entre dos empresas de dos países diferentes las cuales manejan dos teorías para ello se anuncia las siguientes teorías: Teoría de expedición: el negocio jurídico nace cuando la parte que acepta redacta el mensaje electrónico de aceptación. Teoría de expedición: el negocio jurídico nace cuando la parte que acepta redacta el mensaje electrónico de aceptación. Teoría de la transmisión: se perfecciona el contrato cuando la parte que acepta envía el mensaje a través del correo electrónico o de la pagina Web. Teoría de la transmisión: se perfecciona el contrato cuando la parte que acepta envía el mensaje a través del correo electrónico o de la pagina Web. Teoría de la recepción: el contrato se forma el oferente recibe la aceptación por parte del comprador. Teoría de la recepción: el contrato se forma el oferente recibe la aceptación por parte del comprador. Teoría del a información: cuando la parte que hizo la oferta lee o conoce el mensaje de aceptación. Teoría del a información: cuando la parte que hizo la oferta lee o conoce el mensaje de aceptación.

16 Requisitos para la validez de los contratos en Internet Todos los contratos deben cumplir cuatro requisitos que tengan valides jurídicas. Todos los contratos deben cumplir cuatro requisitos que tengan valides jurídicas. Consentimiento: Para que un contrato sea celebrado a través del Internet es necesario que cada parte manifieste su libre consentimiento. Consentimiento: Para que un contrato sea celebrado a través del Internet es necesario que cada parte manifieste su libre consentimiento. Capacidad legal: Es otorga da por la ley, por lo general la tienen todas las personas mayores de edad y las jurídicas por ello los contratos celebrados por los menores son nulos. Capacidad legal: Es otorga da por la ley, por lo general la tienen todas las personas mayores de edad y las jurídicas por ello los contratos celebrados por los menores son nulos. Objeto y causa lícitos: el objeto del contrato es la presentación a a la que se comprometen las partes, es decir las obligaciones y los derechos recíprocos. Deben de cumplir los principios legales y con el orden institucional y la moral publica. Los contratos celebrados a través de la red están amparados por la ley del consumidor ya que la mayoría de estos contratos son de adhesión. Objeto y causa lícitos: el objeto del contrato es la presentación a a la que se comprometen las partes, es decir las obligaciones y los derechos recíprocos. Deben de cumplir los principios legales y con el orden institucional y la moral publica. Los contratos celebrados a través de la red están amparados por la ley del consumidor ya que la mayoría de estos contratos son de adhesión.

17 Internet y las ventas internacionales Con el fin de conciliar numerosos problemas de comercio internacional, se adopto un a convención de compraventa internacional de mercaderías celebrado en Viena el 11 de abril de Su propósito es establecer reglas uniformes respecto a la venta internacional de bienes. Para que una venta de bienes quede cubierta por la convención debe satisfacer ciertas condiciones que se relaciona con el carácter internacional de venta (comprador y vendedor), el contrato debe involucrar una venta como la define la convención, la venta debe relacionarse con bienes y muebles. El contrato de venta no necesariamente debe quedar firmado i grabado en un documento,, puede probar su valor por todos los medios incluyendo testigos. La parte que hace la oferta asume el riesgo de perdida durante la transmisión de sus propósitos de firmar un contrato. La recepción de la aceptación de lo que se ofrece señala el nacimiento del contrato.


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