Revisión por la Dirección 2011 Organismo de Asesoría y Coordinación:

Presentación del tema: "Revisión por la Dirección 2011 Organismo de Asesoría y Coordinación:"— Transcripción de la presentación:

1 Revisión por la Dirección 2011 Organismo de Asesoría y Coordinación:
Consejo de Gobierno Responsable: Oscar Andrés Pérez Muñoz Fecha: Julio 12 de 2011

2 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso. Enfoque funcional P H Enfoque de procesos (Procesos) Tercero V

3 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

4 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estado de los planes de mejoramiento de los comités: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

5 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura organizacional. Cambios en los planes aplicables a la dependencia. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad) Solicitar suprimir el cargo de Subsecretario de Educación, ya que presenta incompatibilidad con las directrices del MEN.

6 Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central. Se deben incluir en el SIG los T&S que tengan la característica de permanencia en el tiempo.

7 Estructura organizacional de la Administración Central Municipal
CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 11 JUZGADO 1 OFICINAS 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de v03 Decreto Municipal 0166 de v04 Decreto Municipal 0xxx de v05

8 Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Incluir en el SIG la articulación del mapa de procesos del SIG con el mapa de procesos del Ministerio de Educación Nacional. Aclarar en las hojas de vida de los T&S aquellos que están sujetos a disponibilidad presupuestal. En caso de no disponer de recursos, en la planilla se registrará como no viable y en el ítem de observaciones la razón. Enviar la hoja de vida del servicio de Vigilancia y Control a los Establecimientos Educativos. ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

9 Resultado de las auditorías: Hallazgos
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Se están implementando acciones preventivas: Prioridad 02 Se están implementando acciones de mejora: Prioridad 03 Se están implementando correcciones y/o acciones correctivas: Prioridad 01 Mantener Fuente: Estadísticas de la Auditoría

10 No Conformidades por Proceso
10 57 107 30 Requieren mayor atención

11 Observaciones por Proceso
8 9 36 6 Requieren mayor atención

12 Recomendaciones por Proceso
6 21 26 11 Requieren mayor atención

13 No Conformidades por Dependencia
Requieren mayor atención

14 Observaciones por Dependencia
Requieren mayor atención

15 Recomendaciones por Dependencia
Requieren mayor atención

16 Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso
Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias. Programar la fase II de la auditoría de certificación para la primera semana de agosto de 2011.

17 Fuente: Diagnóstico de la PCP 2010
Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizó en entre años 2008 y 2009 y está consignada en la parte diagnóstica de la Política de Comunicación Pública. En este momento se ejecuta el contrato para la encuesta de percepción correspondiente a los años 2010 y 2011 y se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre de 2011. Fuente: Diagnóstico de la PCP 2010

18 Fuente: Sistema ALPHASIG
Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes Proceso Gestión Social Se obtuvo una evaluación promedio de 4,6 puntos de 5,0 posibles, logrando superar la meta de 4,5 puntos Acción de Mejora: Solicitar a las diferentes dependencias al momento de registrar el resultado de la evaluación en ALPHASIG, en el icono de análisis registrar el número de encuestas realizadas Fuente: Sistema ALPHASIG

19 Fuente: Sistema ALPHASIG
Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes Proceso Gestión Trámites Se obtuvo una evaluación promedio de 4,6 puntos de 5,0 posibles, logrando superar la meta de 4,5 puntos Fuente: Sistema ALPHASIG

20 Fuente: Sistema ALPHASIG
Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes Proceso Formación Ciudadana Se obtuvo una evaluación promedio de 4,38 puntos de 5,0 posibles, estando por debajo de la meta 0,12 puntos Esta pendiente por evaluar los procesos AA y VC Las instalaciones donde se desarrollan los eventos es ítem que más baja calificación presenta, se espera que con la construcción de la nueva sede se mejore este atributo. Fuente: Sistema ALPHASIG

21 Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas A partir del mes de abril de 2011 se comenzó a implementar el SAC desde la Secretaría General/Atención al Ciudadano para realizar el seguimiento a las PQRS de la Secretaría de Educación y Cultura. Solicitar a la Secretaría General incluir en el SAC las PQRS que tiene pendiente la Secretaría de Educación y Cultura de los meses anteriores al mes marzo de Actualmente aparecen con 12 pendientes del 2011 y 17 del 2010. Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios.

22 Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

23 Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

24 Porcentaje de oportunidad en la atención:
Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

25 Evaluación de la Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

26 Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas Primer semestre 2011
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 82 PQRS recibidas 11 PQRS atendidas A partir del mes de abril de 2011 se comenzó a implementar el SAC desde la Secretaría General/Atención al Ciudadano para realizar el seguimiento a las PQRS de la Secretaría de Educación y Cultura. Solicitar a la Secretaría General incluir en el SAC las PQRS que tiene pendiente la Secretaría de Educación y Cultura de los meses anteriores al mes marzo de Actualmente aparecen con 12 pendientes del 2011 y 17 del 2010. Fuente: Análisis de PQRS 2010 Con la implementación en el último trimestre de 2011 del Sistema de Trámites y Archivo proporcionado por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, tanto el reparto como la respuesta a las PQRS se realizará en línea, eliminando el riesgo de la interacción con la Secretaría General para la consolidación de las estadísticas de PQRS

27 Porcentaje de atención promedio:
Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS Primer semestre de 2011 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 13% Fuente: Análisis de PQRS 2010

28 Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 11 PQRS atendidas 5 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

29 Porcentaje de oportunidad en la atención:
Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 45% Fuente: Análisis de PQRS 2010

30 Evaluación de la Atención de PQRS 2010
Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 4, es decir el 36% Evaluación promedio: 2,7 Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 2 1 1 Fuente: Análisis de PQRS 2010

31 Indicadores identificados por proceso
146 en total Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita Estratégicos 62 Misionales 40 Apoyo 33 Evaluación 11 31

32 Resultado de los indicadores
Respecto a los indicadores se acordó: Alimentar las variables en el sistema ALPHASIG para los diferentes indicadores: Impacto, de cumplimiento de planes, de atención, oportunidad, confiabilidad y evaluación. Realizar en Comité Técnico el análisis de los mismos, registrándolos junto con las acciones pertinentes en el sistema ALPHASIG. Revisar con la Secretaría de Planeación las razones por las cuales el indicador del plan de desarrollo dio por encima o por debajo del 100%. Registrar en un acta de comité técnico las razones que originaron tener un porcentaje de ejecución de actividades superior al 100%. Solicitar a planeación que en la medición del se registre NA.

33 Resultado de los indicadores
Respecto a los indicadores se acordó: El indicador de cumplimiento de planes (cumplimiento en metas, presupuesto y eficiencia) de gestión social, asesoría y asistencia, formación ciudadana y vigilancia y control sólo aplica a aquellas dependencias que teniendo servicios asociados a estos procesos se prestan por oferta. Respecto a la planificación de los procesos también se aclaró que desde el plan de desarrollo igualmente se puede consultar por el desarrollo de los proyectos asociados a determinado proceso, lo que implica otra forma de planificación de los mismos. Registrar en un acta de comité técnico las razones que originaron tener un porcentaje de ejecución de actividades superior al 100%. Solicitar a planeación que en la medición del se registre NA.

34 Resultado de los indicadores
Respecto a los indicadores se acordó: Respecto a la eficacia del proyecto en productos, presupuesto y eficiencia del proceso DT, se aclaró que este indicador es alimentado por la Secretaría de Planeación, pero debe ser analizado en el sistema ALPHASIG con el apoyo de la dependencia dueño del proyecto. Para revisar estos indicadores se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Registrar en un acta de comité técnico las razones que originaron tener un porcentaje de ejecución de actividades superior al 100%. Solicitar a planeación que en la medición del se registre NA.

35 Revisión de la Política del SIG
“Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzo 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v03 35

36 Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG
Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá 36

37 Estado de los planes de mejoramiento de los comités: Acciones tomadas, abiertas y cerradas
Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Pendiente Actualizar por la Dependencia Ruta donde se encuentra la tabla a diligenciar: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\Educación y Cultura Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Incluir los indicadores atención, oportunidad, confiabilidad y evaluaciones de los servicios de mantenimiento a las IE. Cambiar el nombre de comité especial de docentes amenazados sacando el término desplazados.

38 Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento
115 en total Estratégicos 25 Misionales 41 Apoyo 33 Evaluación 16 38

39 Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ruta donde se encuentra la tabla a diligenciar: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

40 Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando Ruta donde se encuentra la tabla a diligenciar: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Cuando no se pueda realizar la reunión, en la siguiente acta se deben registrar las razones por las cuales no se realizó. Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento

41 Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión:
Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura organizacional (Más que un cambio en la estructura es un cambio del gabinete). Cambios en los planes aplicables. Solicitar suprimir el cargo de Subsecretario de Educación, ya que presenta incompatibilidad con las directrices del MEN. Martes en la tarde (2:00 p.m.), W o J: Citar reuniones.

42 Recomendaciones para la mejora del SIG
En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos.

43 Conclusiones de la revisión por la dirección
CONVENIENCIA  El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo : Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5.5 por una Administración con Calidad. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,

44 Conclusiones de la revisión por la dirección
ADECUACIÓN El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,

45 Conclusiones de la revisión por la dirección
EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan.  EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros). Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,