Revisión por la Dirección 2011 Dependencia: Secretaría de Gobierno

Presentación del tema: "Revisión por la Dirección 2011 Dependencia: Secretaría de Gobierno"— Transcripción de la presentación:

1 Revisión por la Dirección 2011 Dependencia: Secretaría de Gobierno
Responsable: Diego Humberto Muñoz Salazar Fecha En esta reunión no estuvo presente la Alta Dirección de la Secretaría de Gobierno.

2 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. Estructura Organizacional de la Secretaría de Gobierno . Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. Procesos en que participa la Secretaría de Gobierno . Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Gobierno . Enfoque funcional P H Enfoque de procesos (Procesos) Tercero V

3 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Gobierno. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

4 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Gobierno: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Gobierno: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

5 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la dependencia. Cambios en los planes aplicables a la dependencia. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad) Solicitar suprimir el cargo de Subsecretario de Educación, ya que presenta incompatibilidad con las directrices del MEN.

6 Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central.

7 Estructura organizacional de la Administración Central Municipal
CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 11 JUZGADO 1 OFICINAS 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de v03 Decreto Municipal 0166 de v04 Decreto Municipal 0xxx de v05

8 Estructura organizacional de la Secretaría de Gobierno
DESPACHO DEL ALCALDE GOBIERNO CONTROL Y REGULACIÓN CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA

9 Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Pendiente hacer las hojas de vida de los servicios de: 1. Formación de mediadores escolares, 2. Ludoteca itinerante en valores para la convivencia y 3. Capacitación en valores a niños y niñas adolescentes. No les aplica equipos de medición para la prestación de los servicios a cargo de la Secretaría. ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

10 Procesos en que participa la Secretaría de Gobierno
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

11 Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Gobierno
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Gobierno Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias.

12 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Gobierno
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Gobierno

13 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Gobierno
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Gobierno

14 Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Gobierno

15 Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Gobierno

16 Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8.2.1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D:\calidad\SIG\SIG\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\documentos externos Se encuentran con la copia del SIG desactualizada.

17 Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios.

18 Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

19 Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

20 Porcentaje de oportunidad en la atención:
Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

21 Evaluación de la Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

22 Análisis PQRS 2010 Gobierno
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Fuente: Análisis de PQRS 2010 Validar con Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS

23 Indicadores identificados por proceso
180 en total Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita Estratégicos 93 Misionales 40 Apoyo 33 Evaluación 14 23

24 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 100.0 80.0 90.0 Sem 1 76.9 2009 2008 0.0 Verificar con la Secretaría de Planeación que pasó en los primeros semestres de los años 2009 y 2010. Fuente: ALPHASIG

25 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 100.0 80.0 90.0 Sem 1 95.5 2009 2008 0.0 Verificar con la Secretaría de Planeación porque razón se presenta una presupuestal del 95.5% frente a una ejecución de actividades del 76.9 Fuente: ALPHASIG

26 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 100.0 80.0 90.0 Sem 1 80.5 2009 2008 0.0 Fuente: ALPHASIG 1. Revisar en la formula el resultado del indicador de eficiencia.

27 Delitos contra las personas
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DE Delitos contra las personas Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI Se envió oficio a la Policía solicitando esta información, se está a la espera de su respuesta. Fuente: ALPHASIG

28 Delitos contra la propiedad
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DE Delitos contra la propiedad Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI Se envió oficio a la Policía solicitando esta información, se está a la espera de su respuesta. Fuente: ALPHASIG

29 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DE Homicidios dolosos Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI Se envió oficio a la Policía solicitando esta información, se está a la espera de su respuesta. Fuente: ALPHASIG

30 Índice de Criminalidad
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DE Índice de Criminalidad Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI Se envió oficio a la Policía solicitando esta información, se está a la espera de su respuesta. Fuente: ALPHASIG

31 Atención de la demanda de trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso GT Atención de la demanda de trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

32 Oportunidad en la atención de los trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso GT Oportunidad en la atención de los trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

33 Confiabilidad de los trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso GT Confiabilidad de los trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

34 Evaluación del Trámite
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso GT Evaluación del Trámite Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

35 Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia-Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Este plan aplica para los servicios de: Acompañamiento en la creación de centros de mediación escolar MASC en centros educativos, Jornadas descentralizadas de promoción y difusión de Derechos Humanos Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

36 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

37 Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

38 Atención de la demanda de asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Atención de la demanda de asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

39 Oportunidad de la asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Oportunidad de la asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

40 Confiabilidad de los servicios de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Confiabilidad de los servicios de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

41 Evaluación de la asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Evaluación de la asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 4.00 4.50 5.00 Abr Mar Feb Ene Fuente: ALPHASIG

42 Eficacia del proyecto en productos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en productos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

43 Eficacia del proyecto en recursos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en recursos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

44 Eficiencia del proyecto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DT Eficiencia del proyecto Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

45 Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Este plan aplica para los servicios de: Capacitación en valores de sana convivencia para la prevención del reclutamiento de jóvenes por grupos ilegales, Formación de mediadores escolares, Formación de promotores en convivencia y prevención de la violencia, Formación en derechos humanos, y Formación para la convivencia Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

46 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

47 Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

48 Atención de la demanda de formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Atención de la demanda de formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

49 Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

50 Confiabilidad de la formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Confiabilidad de la formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

51 Evaluación de la formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Evaluación de la formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 4.00 4.50 5.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

52 Cobertura en la Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Cobertura en la Formación Ciudadana Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. En el CMI tiene el código 280 Habilitar este indicador en ALPHASIG para el servicio de Formación de mediadores escolares. Fuente: ALPHASIG

53 Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Este plan aplica para el servicio de Vigilancia y Control al Espacio Público Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

54 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

55 Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

56 Atención de la demanda de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Atención de la demanda de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

57 Oportunidad de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Oportunidad de la Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

58 Confiabilidad de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Confiabilidad de la Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

59 Evaluación de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Evaluación de la Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

60 Revisión de la Política del SIG
“Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzo 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v03 60

61 Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG
Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá 61

62 Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Gobierno : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apt Apv Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario Comité Técnico Viernes del SIG Comite de Convivencia Laboral Comité Consejo de Convivencia Ciudadana Comité Coordinador de Casa de Justicia Comité de Prevención y Atención de Desastres Comité de Convivencia y Seguridad Ciudadana Comité Asesor de Proyectos Viales y Espacio Público Consejo Municipal de Paz Comité Municipal para la Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia. Total Fuente: Estadística RXD Gobierno Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\gobierno Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Pendiente Actualizar por la Dependencia

63 Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento
115 en total Estratégicos 25 Misionales 41 Apoyo 33 Evaluación 16 63

64 Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Gobierno : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

65 Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

66 Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión:
Cambios en los planes aplicables a la Secretaría de Gobierno: Sacar el Plan de Seguimiento por Contaminación del Ruido ya que no es competencia de esta Secretaría sino del Área Metropolitana del Valle de Aburrá .

67 Recomendaciones para la mejora del SIG
En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos.

68 Conclusiones de la revisión por la dirección
CONVENIENCIA  El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo : Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5.5 por una Administración con Calidad. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,

69 Conclusiones de la revisión por la dirección
ADECUACIÓN El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,

70 Conclusiones de la revisión por la dirección
EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan.  EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros). Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,