1 GESTIÓN DEL TIEMPO (Cómo organizarse bien y optimizarlo) Mayo 2005 Antonio Llorente Simón.

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2 1 GESTIÓN DEL TIEMPO (Cómo organizarse bien y optimizarlo) Mayo 2005 Antonio Llorente Simón

3 2 Cuanto mejor sepamos a dónde vamos, más posibilidades tendremos de llegar allí Dos obviedades interesantes de recordar:

4 3 CARACTERÍSTICAS QUE HAN DE REUNIR LOS OBJETIVOS AMBICIOSOS REALISTAS CONCRETOS COMPRENSIBLES TEMPORALES COHERENTES ESCRITOS VISIBLES ASUMIDOS

5 4 CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO EL TIEMPO ES UN RECURSO –VALIOSÍSIMO –ATÍPICO –EQUITATIVO –INELÁSTICO –INDISPENSABLE –INSUSTITUÍBLE –INEXORABLE –MUY DESPERDICIADO

6 5 LA IMPORTANCIA DE MEJORAR LA GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO OPTIMIZANDO EL USO DE MI TIEMPO CONSEGUIRÉ MÁS RENDIMIENTO MENOS ESFUERZO MÁS EFICACIA MENOS FATIGA MÁS ÉXITO MÁS SALUD FÍSICA Y MENTAL con y

7 6 ENTORNO SISTEMA ORGANIZATIVO TIEMPO METAS

8 7 CRONÓFAGOS O LADRONES DE TIEMPO Señala los malgastadores de tiempo más frecuentes en tu trabajo: 11 22 33 44 55 66 77

9 8 LA PARADOJA DEL TIEMPO AUNQUE TENGAMOS LA SENSACIÓN DE QUE NO TENEMOS TIEMPO SUFICIENTE, EN REALIDAD CADA PERSONA DISPONE DE TODO EL TIEMPO QUE EXISTE. ¡¡ NO TENGO TIEMPO !!

10 9 LA LEY DE PARKINSON "TODO TRABAJO SE DILATA INDEFINIDAMENTE HASTA OCUPAR TODO EL TIEMPO POSIBLE PARA SU COMPLETA REALIZACIÓN"......A MENOS QUE LO ACOTEMOS CONVENIENTEMENTE.

11 10 ESQUEMA BÁSICO PARA ORGANIZARSE BIEN Y OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO

12 11 DETERMINAR PRIORIDADES 0 5 10 5 10 U R G E N C I A I M P O R T A N C I A P1 P2 P3 HACERLO YO YA DELEGARLO O HACERLO YO PERO DEDICANDO POCO TIEMPO MARCAR PLAZOS Y ANOTAR EN LA AGENDA Al menos, reflexionar mínimamente antes de actuar.

13 12 Recuerda: EL MEJOR AMIGO DEL HOMBRE DESPUÉS DEL PERRO ES LA PAPELERA

14 13 LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN EJECUCIÓNEJECUCIÓN PLANIFICA TU TRABAJO Y TRABAJA TU PLAN PARA MEJORARLO EJECUCIÓNEJECUCIÓN EJECUCIÓNEJECUCIÓN Planificación A B C

15 14 PRINCIPIO DE PARETO SE CONOCE TAMBIÉN COMO LA REGLA DEL 20 / 80 "APROXIMADAMENTE CON EL 20% DE LOS ELEMENTOS DE UN CONJUNTO SE SUELE CONSEGUIR EL 80% DE LOS RESULTADOS. Y VICEVERSA: EL 80% DE LO QUE SE MANEJA REPORTA SÓLO EL 20% DE LOS RESULTADOS“ "El 80% de la riqueza mundial está en manos del 20% de la población“ "El 20% de los clientes probablemente nos dará el 80% de los beneficios" 80%

16 15 REGLA DEL 20/80

17 16 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO 1.- Describir el viejo hábito a eliminar __________________________________________ 2.-Definir concretamente y en términos de compromiso el nuevo hábito que quiero implantar.No hacerlo de forma excesiva y magnificada, pero sí que implique compromiso. P. ej.: "Voy a___________________________________" 3.-Hacer una lista de las VENTAJAS e INCONVENIENTES de la sustitución. Si las ventajas pesan claramente más... seguir adelante. En caso contrario, ¿para qué?. VENTAJAS INCONVENIENTES

18 17 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO (Cont...) 4.- ¿Cómo podré boicotear mi avance hacia el compromiso?: 5.-¿Qué haré cuando esto surja?: 6.- Indicadores de que se produce el AVANCE hacia el OBJETIVO (INCULCAR EL HÁBITO), e indicador final del LOGRO:

19 18 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO (Cont...) 7.-Marcarse un tiempo más que mínimo para que arraigue el nuevo hábito:_________________. 8.- Se recomienda contar con alguien de confianza como apoyo para reportarle avances y dificultades, y que me ayude a cumplir mi compromiso. Elijo a __________________________. 9.-Darme un PREMIO FINAL por lograrlo. Será___________________.

20 19 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO Y EL DE LOS QUE NOS RODEAN ¡Ojo con las urgencias!. Reflexionar antes de actuar. No caer en la cultura del "todo es para ayer". No hacer perder el tiempo a OTROS. Comienza por dar ejemplo tú para que respeten tu tiempo. Saber decir NO si ello es adecuado (venderlo bien). Comunicar agendas a medio y largo plazo que afecten a otros. Programar y dedicar tiempo para tus colaboradores / equipo. Agrupar ACTIVIDADES COMUNES. No querer hacer varias cosas al tiempo: es difícil hacerlas bien. Rematar los temas: no dejar cosas a medias. Hacer las cosas bien a la 1ª, no mal por demasiada prisa, con lo cual luego se pierde más tiempo al tener que rehacerlas. Marcarse también OBJETIVOS y ACTIVIDADES PERSONALES, y programarlos para cumplirlos.

21 20 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO Y EL DE LOS QUE NOS RODEAN (Cont...) Al salir del trabajo, DESCONECTAR completamente (cambiar el CHIP). Tomarme algún tiempito diario para mí: para reflexionar, crear, imaginar, soñar... Coger hábitos que luego suponen una ECONOMÍA DE TIEMPO: + Libreta siempre a mano para anotar ideas que puedan surgir. +Tarjeta o minigrabadora. +Aprovechar esperas para leer temas de interés. +Buena ESCUCHA ACTIVA con REFORMULACIÓN

22 21 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO Y EL DE LOS QUE NOS RODEAN (Cont...) Evitar "LADRONES DE TIEMPO" externos e internos: +Personas “comedoras”de tiempo. +Problemas... que no los son (situaciones a asumir). +Lamentos del pasado. +Temores infundados sobre el futuro. +El hábito de DEMORAR. +Manías, perfeccionismos... (IMPULSORES).

23 22 IMPULSORES Y PERMISOS ( TAIBI KAHLER )

24 23 IMPULSORES MENSAJES QUE TENEMOS GRABADOS EN NUESTRA MENTE Y QUE PARECEN POSITIVOS PERO... QUE GUARDAN UNA TRAMPA INTERIOR. AL CONVERTIRSE EN UNA OBLIGACIÓN PERMANENTE, LLEGARÁ UN MOMENTO, MÁS PRONTO O MÁS TARDE, EN QUE UNO SE SENTIRÁ MAL, YA QUE NO SE PUEDEN CUMPLIR TODO EL TIEMPO.

25 24 Según Taibi Kahler, son 5 : SÉ PERFECTO SÉ FUERTE APRESÚRATE COMPLACE INTÉNTALO CON TODAS TUS FUERZAS

26 25 CÓMO SALIRSE DE LOS IMPULSORES SÉ PERFECTO SÉ FUERTE APRESÚRATE COMPLACE INTÉNTALO CON TODAS TUS FUERZAS Puedes cometer errores. No pasa nada. Se aprende de ellos. Puedes mostrar tus sentimientos y ciertas debilidades. Es positivo. Puedes tomarte tu tiempo para hacer las cosas. No hay que acelerarse. Puedes hacer lo que te apetece. Tienes tus derechos, uno de ellos es decir que "no". Puedes lograrlo, te lo mereces. Con el esfuerzo preciso, ni más ni menos. I M P U L S O R E SPERMISOS PARA SALIRSE

27 26 CÓMO EVITAR EL ESTRÉS

28 27 EFECTOS DEL ESTRÉS Pocas ganas de estar con gente ni de hablar con nadie. No tener tiempo para divertirse. Sentirse infeliz. Comer compulsivamente para consolarse. Dormir mal. Estar irritable. Estar falto de iniciativa. Sentirse agobiado. Dolor o problemas de estómago. Opresión o dolor en el pecho. Palpitaciones. Faltarle a uno el aire. Sentirse mareado. Tensión en los músculos. Notar más sudor del normal. Tener dolor de cabeza. SÍNTOMAS PSICOLÓGICOS SÍNTOMAS F Í S I C O S

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30 29 CURVA DE ESTIMULACIÓN /RENDIMIENTO R E N D I M I E N T O E S T I M U L A C I Ó N Aburrimiento Monotonía TENSIÓN ADECUADA Sobreactivación “burn out” (“quemarse”) INHIBICIÓN ACTIVACIÓN Calidad Compromiso Creatividad Flexibilidad Empatía Buen humor

31 30 CON DUC TAS ESTRESANTE, QUE PREDISPONE A LA FALTA DE CONTROL Y A LA ENFERMEDAD FAVORECEDORA DE SALUD, BIENESTAR Y ESTABILIDAD EMOCIONAL CRE EN CIAS VA LO RES

32 31 CON DUC TAS ESTRESANTE, QUE PREDISPONE A LA FALTA DE CONTROL Y A LA ENFERMEDAD FAVORECEDORA DE SALUD, BIENESTAR Y ESTABILIDAD EMOCIONAL CRE EN CIAS Hay que controlar a toda costa el mayor nº de cosas en el menor tiempo posible. El trabajo es lo primero y único. Las cosas son “blancas o negras”. Si no eres agresivo, no te respetan. No hay que perder el tiempo haciendo las cosas con lentitud. No tener tiempo es signo de éxito. Mostrar estrés es signo de debilidad. Estar sin hacer nada es perder el tiempo. No hay que ser fantasioso. La autoestima se basa en la demostración de la valía a través del trabajo. VA LO RES

33 32 CON DUC TAS ESTRESANTE, QUE PREDISPONE A LA FALTA DE CONTROL Y A LA ENFERMEDAD FAVORECEDORA DE SALUD, BIENESTAR Y ESTABILIDAD EMOCIONAL CRE EN CIAS Hay que controlar a toda costa el mayor nº de cosas en el menor tiempo posible. El trabajo es lo primero y único. Las cosas son “blancas o negras”. Si no eres agresivo, no te respetan. No hay que perder el tiempo haciendo las cosas con lentitud. No tener tiempo es signo de éxito. Mostrar estrés es signo de debilidad. Estar sin hacer nada es perder el tiempo. No hay que ser fantasioso. La autoestima se basa en la demostración de la valía a través del trabajo. Pensar “esto es lo mejor que puedo estar haciendo en este momento”. Conviene equilibrar la energía dedicada al trabajo, familia y uno mismo. Saborear las cosas y los momentos. Darse buena marcha sin triturarse. Saber disfrutar por el trabajo bien hecho. Desconectar al salir del trabajo. La autoestima se basa sobre todo en la posibilidad de querer y ser querido. VA LO RES

34 33 CON DUC TAS ESTRESANTE, QUE PREDISPONE A LA FALTA DE CONTROL Y A LA ENFERMEDAD FAVORECEDORA DE SALUD, BIENESTAR Y ESTABILIDAD EMOCIONAL CRE EN CIAS Hay que controlar a toda costa el mayor nº de cosas en el menor tiempo posible. El trabajo es lo primero y único. Las cosas son “blancas o negras”. Si no eres agresivo, no te respetan. No hay que perder el tiempo haciendo las cosas con lentitud. No tener tiempo es signo de éxito. Mostrar estrés es signo de debilidad. Estar sin hacer nada es perder el tiempo. No hay que ser fantasioso. La autoestima se basa en la demostración de la valía a través del trabajo. Pensar “esto es lo mejor que puedo estar haciendo en este momento”. Conviene equilibrar la energía dedicada al trabajo, familia y uno mismo. Saborear las cosas y los momentos. Darse buena marcha sin triturarse. Saber disfrutar por el trabajo bien hecho. Desconectar al salir del trabajo. La autoestima se basa sobre todo en la posibilidad de querer y ser querido. VA LO RES Rapidez, puntualidad, acción constante. Energía al hablar, trabajar, etc. Alta implicación en el trabajo, logro y dinero. Signos de elevado estatus social

35 34 CON DUC TAS ESTRESANTE, QUE PREDISPONE A LA FALTA DE CONTROL Y A LA ENFERMEDAD FAVORECEDORA DE SALUD, BIENESTAR Y ESTABILIDAD EMOCIONAL CRE EN CIAS Hay que controlar a toda costa el mayor nº de cosas en el menor tiempo posible. El trabajo es lo primero y único. Las cosas son “blancas o negras”. Si no eres agresivo, no te respetan. No hay que perder el tiempo haciendo las cosas con lentitud. No tener tiempo es signo de éxito. Mostrar estrés es signo de debilidad. Estar sin hacer nada es perder el tiempo. No hay que ser fantasioso. La autoestima se basa en la demostración de la valía a través del trabajo. Pensar “esto es lo mejor que puedo estar haciendo en este momento”. Conviene equilibrar la energía dedicada al trabajo, familia y uno mismo. Saborear las cosas y los momentos. Darse buena marcha sin triturarse. Saber disfrutar por el trabajo bien hecho. Desconectar al salir del trabajo. La autoestima se basa sobre todo en la posibilidad de querer y ser querido. VA LO RES Rapidez, puntualidad, acción constante. Energía al hablar, trabajar, etc. Alta implicación en el trabajo, logro y dinero. Signos de elevado estatus social Buen ambiente y disfrutar del trabajo. Amabilidad, amistad, empatía. Tiempo dedicado a familia, ocio, cultura. Sexualidad y forma física satisfactorias.

36 35 RESULTADOS CONDUCTAS NORMAS ACTITUDES VALORES CREENCIAS EXPERIENCIAS DE APRENDIZAJE

37 36 PRINCIPIOS GENERALES PARA EVITAR EL INSOMNIO VISTA Alcoba bien decorada. Colores pastel suaves son buenos para los ojos. No ver TV al menos 1 hora antes de acostarse, ya que ésta no permite un descanso profundo. Imaginar animales queridos y pacíficos, como corderitos. Pensar en flores agradables. OÍDO Sonidos suaves: música clásica tipo barroco o andina. Sonido de agua. GUSTO Una taza de leche caliente media hora antes de acostarse produce efecto calmante. Añadir clavo o canela.

38 37 PRINCIPIOS GENERALES PARA EVITAR EL INSOMNIO (Cont...) OLFATO Aceite de lavanda. Distintos olores (ej.: naranja + canela + manzana). Mezclar olores agridulces. TACTO Quizá la piel es el órgano más importante. Dar masaje con aceite de ajonjolí, curado y caliente. Hervir con un poco de agua. Es muyrelajante. Masaje en las palmas de los pies. Masajear la frente con aceite de lavanda. --------------------- Dejar todo listo por la noche para levantarse, vestirse y desayunar....Da tranquilidad psicológica, porque parece que ya tienes algo hecho para mañana, algo adelantado. Acostarse y no preocuparse de dormir o no...

39 38 RECOMENDACIONES Y TÉCNICAS PARA CONTROLAR LA TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS La respiración. Hacer al menos 3-4 veces al día unas cuantas respiraciones conscientes y profundas, marcando las 4 fases del ciclo: Inhalación: unos 6 segundos. Sentir conscientemente la entrada de aire. Retención: puede llegarse, con práctica, a 24 segundos. Es la fase de mayor concentración y ahondamiento en nuestra conciencia, nuestra sangre se oxigena y purifica mejor en esta fase. Exhalación: unos 12 segundos. Sentir como se elimina la tensión acumulada. Vacío: son unos breves instantes sin aire que ayudan a obtener una mayor comprensión de cualquier asunto, porque en este momento descienden las defensas psicológicas y fisiológicas. El mejor momento para entender a los demás y afinar la sensibilidad. Aunque no se haga tan completo el ciclo, es conveniente hacer un par de respiraciones conscientes y profundas cuando nos sintamos tensos. Coger el hábito, es utilísimo y equilibrante. El mejor instrumento y el más sencillo.

40 39 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...) Concentrarse bien en lo que estamos haciendo, mantener la mente en el "aquí y ahora". La concentración en lo que se hace, la vivencia de lo que está ocurriendo, la entrega en el hecho que acontece, lejos de tensionar más, relaja, hace vivir la experiencia y crecer. Esto es válido para los momentos de trabajo y también para los de relación social, ocio y disfrute, etc. Por ejemplo: Mirar un árbol, una flor, algo o a alguien que nos guste. Tocar algo y sentir su tacto. Escuchar a un pajarito cantar. Oler algo grato. Gustar un sabor agradable.

41 40 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...) En un momento de aislamiento, crear un presente imaginativo placentero. Por ejemplo, imaginar la escena de la naturaleza que a uno más le agrade, un cuadro ideal: Un amanecer o atardecer en el campo. Idem en la playa. Una escena de montaña verde y bucólica, incluso con el tintineo de las ovejas. Tumbado en el prado junto a un riachuelo corriendo suave. Una escena esquiando o simplemente admirando las montañas nevadas, etc..

42 41 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...) Potenciarse y también destensarse psicológicamente: Sé hacer bien mi trabajo y lo hago. Tampoco soy perfecto, me puedo permitir fallar. Si sale mal algo, no pasa nada, no se hundirá el mundo. Estoy dispuesto a mejorar siempre, y sé que va a depender de mí. ¿Qué es lo peor que puede pasar si fallo?. Seguramente nada importante. Pero sé que puedo enfrentar bien y manejar la mayoría de las situaciones sin dejarme afectar por posibles negatividades ajenas. Nadie me puede herir psicológicamente porque no me dejo. Hoy también he aprendido algo. Sigo creciendo y mejorando. Dar al trabajo la importancia que tiene, o sea mucha. Pero no más. Soy estupendo.

43 42 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...) Controles mecánicos: –Distender músculos. –Estirarse. –Bostezar. –Un breve paseíto Hacer un ciclo de relajación sencillo. Otras sugerencias : –Hábito de ejercicio físico moderado: tabla de gimnasia diaria de 15 a 20 minutos. Andar una hora al día. Natación, etc.. –Dieta adecuada: verduras frutas, mucha agua (del orden de 2 litros/día). –Aficiones relajantes, ayudan mucho a desconectar. –Oír música grata.

44 43 Cómo definir e implantar el PAP (plan de acción personal) OBJETIVO DE MEJORA CÓMO LO VOY A CONSEGUIR SEGUIMIENTO (CUÁNDO) 1. 2. 3. 4.