Contabilidad Electrónica www.zavi.com.mx. Marco Jurídico Artículos: 28 del Código Fiscal de la Federación, 33 y 34 del Reglamento del CFF Reglas.

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1 Contabilidad Electrónica 2014 1www.zavi.com.mx

2 Marco Jurídico Artículos: 28 del Código Fiscal de la Federación, 33 y 34 del Reglamento del CFF Reglas I.2.8.6.; I.2.8.7.; I.2.8.8 de la segunda Resolución de modificaciones a la RMF para 2014 Artículo Decimo Tercero Transitorio de la segunda Resolución de modificaciones a la RMF para 2014 ANEXO 24 de la Segunda Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, publicada el 4 de julio de 2014. 2www.zavi.com.mx

3 Obligación de llevar contabilidad Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente: Alcance del concepto de contabilidad I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento del CFF se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad. Artículo 28 del CFF 3www.zavi.com.mx

4 Integran la contabilidad 4www.zavi.com.mx II.

5 Obligación de llevar contabilidad Asientos contables en medios electrónicos III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento del CFF y las disposiciones de carácter general que emita el SAT. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Ingreso de la contabilidad a la página del SAT IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto. Artículo 28 del CFF 5www.zavi.com.mx

6 Documentos e información que integran la contabilidad Los documentos e información que integran la contabilidad son: Los registros o asientos contables, auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas, y pólizas de dichos registros y asientos; Los avisos o solicitudes de inscripción al RFC, y su documentación soporte; Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, Los estados de cuenta bancarios, las conciliaciones bancarias, los estados de cuenta de las inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa, Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente; Artículo 33 del CFF 6www.zavi.com.mx

7 Documentos e información que integran la contabilidad La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior; La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables. Artículo 33 del CFF 7www.zavi.com.mx

8 Requisitos de los registros o asientos contables Los registros o asientos contables deberán: Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades respectivas. Para considerar que el asiento contable se hizo de manera oportuna, la diferencia entre la fecha de emisión del CFDI y la del registro no debe exceder de un mes. Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva todas las operaciones, en orden cronológico, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente; Artículo 33 del CFF 8www.zavi.com.mx

9 Requisitos de los registros o asientos contables Permitir la identificación de cada operación y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, Permitir la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso, así como la fecha de inicio de su deducción; Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas; Artículo 33 del CFF 9www.zavi.com.mx

10 Requisitos de los registros o asientos contables Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados; Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación; Identificar las contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales; Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios; Identificar los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semi- terminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción; Artículo 33 del CFF 10www.zavi.com.mx

11 Requisitos de los registros o asientos contables Plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad estén en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación; Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquéllos que se localicen en el extranjero; Artículo 33 del CFF 11www.zavi.com.mx

12 Requisitos de los registros o asientos contables Señalar la fecha de realización de la operación, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida, la forma de pago de la operación,, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda. Tratándose de operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche según corresponda, deberán registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, deberá indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor; Artículo 33 del CFF 12www.zavi.com.mx

13 Requisitos de los registros o asientos contables Permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras; Los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se llevará el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos. En el control de inventarios deberá identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o detallista según corresponda; Artículo 33 del CFF 13www.zavi.com.mx

14 Requisitos de los registros o asientos contables Los registros relativos a la opción de diferimiento de la causación de contribuciones conforme a las disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero. Dichos registros deberán permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio fiscal, inclusive mediante cuentas de orden; El control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en términos de la Ley del ISR, deberá permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperación que obtengan por los bienes recibidos en donación y el registro de la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en el que se efectúen, y Contener el IVA que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones, conforme a los supuestos siguientes: Artículo 33 del CFF 14www.zavi.com.mx

15 Requisitos de los registros o asientos contables a).- La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que deban pagar el impuesto; b).- La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que no deban pagar el impuesto, y c).- La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen indistintamente para realizar tanto actividades por las que se deba pagar el impuesto, como aquéllas por las que no se está obligado al pago del mismo. Cuando el destino de los bienes o servicios varíe y se deba efectuar el ajuste del acreditamiento previsto en el artículo 5o.-A de la Ley del IVA, se deberá registrar su efecto en la contabilidad. Artículo 33 del CFF 15www.zavi.com.mx

16 Conservación de la documentación relativa al diseño del sistema Los contribuyentes deberán conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos. El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el registro federal de contribuyentes y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de domicilio fiscal, en el cual deberá conservar su contabilidad durante el plazo que establece el artículo 30 del Código. Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria. Artículo 34 del CFF 16www.zavi.com.mx

17 Los contribuyentes, obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto las personas físicas con actividad empresarial cuyos ingresos en el ejercicio anterior no hayan excedido de dos millones de pesos y que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente: I. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a éste se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el Anexo 24, apartados A y B. II. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados, conforme al anexo 24, apartado C. Regla I.2.8.6. SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014 DOF 4 de julio de 2014 Contabilidad en medios electrónicos 17www.zavi.com.mx

18 III. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D. Regla I.2.8.6. SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014. DOF 4 de julio de 2014 Contabilidad en medios electrónicos Las entidades financieras sujetas a la supervisión y regulación de la Secretaría, que estén obligadas a cumplir las disposiciones de carácter general emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro, o la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, según corresponda, en lugar de utilizar el código agrupador del SAT dispuesto en la fracción I de la presente regla, deberán utilizar el catálogo de cuentas previsto en las disposiciones de carácter general referidas. 18www.zavi.com.mx

19 Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos de manera mensual Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán enviar a través del Buzón Tributario conforme a la siguiente periodicidad: I.El catálogo de cuentas como se establece en la regla I.2.8.6., fracción I por única vez en el primer envío y cada vez que dicho catálogo sea modificado (niveles 1 mayor y 2 subcuenta). De acuerdo con la Tercera Modificación a la RMISC 2014, el catálogo de cuentas también debe enviarse en enero de 2015 3 días posteriores a la fecha en que haya cambios (niveles 1 mayor y 2 subcuenta). Regla I.2.8.7. y Artículo Decimo tercero Transitorio de la SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014. DOF 4 de julio de 2014 19www.zavi.com.mx

20 Envío de información del cierre del ejercicio III.- El archivo correspondiente a la información del cierre del ejercicio, en la que se incluyen los ajustes para efectos fiscales (mes 13): Tipo de Contribuyente Plazo de envío Personas Morales A más tardar el día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior Personas FísicasA más tardar el día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior A través de disposición transitoria se establece que lo dispuesto en las reglas I.2.8.7. y I.2.8.8., resultará aplicable para las personas morales a partir del mes de julio de 2014; no obstante lo anterior, la información de la balanza de comprobación (regla I.2.8.7., fracción II) de los meses de julio a diciembre del 2014, se deberá enviar como sigue: Regla I.2.8.7. SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014. DOF 4 de julio de 2014 20www.zavi.com.mx

21 Envío de información de Balanza de Comprobación Mensual Balanza de comprobación del mes de:Mes de entrega: JulioEnero 2015 AgostoEnero 2015 Septiembre y OctubreEnero 2015 Noviembre y DiciembreEnero 2015 La información referente a las balanzas de comprobación correspondiente a los meses del ejercicio 2015, deberán ser enviados por las personas físicas y morales conforme a los plazos establecidos en la regla I.2.8.7., es decir: Regla I.2.8.7. y Artículo Decimo tercero Transitorio de la SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014. DOF 4 de julio de 2014 Tipo de contribuyentePlazo de envío Personas morales A más tardar el día 25 del mes inmediato posterior Personas físicasA más tardar el día 27 del mes inmediato posterior 21www.zavi.com.mx

22 Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos Regla I.2.8.7. SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014. DOF 4 de julio de 2014 Envío de archivos con errores informáticos La autoridad enviará un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro de 3 días hábiles el contribuyente corrija dicha situación y los envíe. En caso de no enviar los archivos corregidos dentro del citado plazo, se tendrán por no presentados. Se enviarán los nuevos archivos, dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación de la información por parte del contribuyente, éstos serán sustitutivos del original y no hay límite de correcciones enviadas Modificación de archivos previamente enviados. 22www.zavi.com.mx

23 Cuando se compensen saldos a favor de periodos anteriores, además del archivo de las pólizas del periodo que se compensa, se entregará por única vez, el que corresponda al periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor a compensar, siempre que se trate del mes de julio de 2014 o de meses subsecuentes y hasta que se termine de compensar el saldo remanente correspondiente a dicho periodo o éste se solicite en devolución. En caso de que el contribuyente no cuente con el acuse o acuses de entrega de información de la regla I.2.8.6., fracciones I y II o segundo párrafo, deberá entregarla por medio del Buzón Tributario. A través de Disposición Transitoria se establece que en el caso de que la autoridad solicite información contable sobre pólizas correspondiente a alguno de los meses de julio a diciembre del 2014, respecto a la solicitud o trámite de devolución o compensación, la fecha de entrega será de acuerdo a las establecidas para las balanzas de comprobación. Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad Regla I.2.8.8. y Artículo Decimo tercero Transitorio de la SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014. DOF 4 de julio de 2014 23www.zavi.com.mx

24 Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, cuando les sea requerida la información contable sobre sus pólizas dentro del ejercicio de facultades de comprobación, o cuando ésta se solicite como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensación, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico conforme a lo establecido en la regla I.2.8.6., fracción III, así como el acuse o acuses de recepción correspondientes a la entrega de la información establecida en las fracciones I y II o segundo párrafo de la misma regla, según corresponda, referentes al mismo periodo. Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad Regla I.2.8.8. SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014. DOF 04 de julio de 2014 24www.zavi.com.mx

25 A través de Disposición Transitoria se establece que las autoridades fiscales, en el ejercicio de facultades de comprobación de conformidad con el artículo 42 del CFF, solicitarán la información contable de las pólizas sólo a partir del periodo o ejercicio 2015. Artículo Decimo Tercero Transitorio de la SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014 DOF 4 de julio de 2014. Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad 25www.zavi.com.mx

26 El Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 contiene : A. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo. B. Código Agrupador de cuentas del SAT. C. Balanza de comprobación. D. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. Preguntas frecuentes al SAT Anexo 24 Preguntas frecuentes al SAT Anexo 24 Contabilidad en medios electrónicos Artículo Decimo Tercero Transitorio de la SEGUNDA Resolución de modificaciones a la RMF para 2014 DOF 4 de julio de 2014. 26www.zavi.com.mx

27 Asociar el UUID (xml) en cada operación acumulable y deducible Identificar en cada transacción (cobro o pago) los datos bancarios (origen y destino y el RFC del tercero) nodo opcional Integrar al catálogo de cuentas el código agrupador publicado por el SAT Enviar el catálogo de cuentas (2 niveles mínimo) en octubre 2014 y cada vez que haya cambios en los niveles 1 y/o 2 Enviar balanzas de comprobación (2 niveles mínimo) cada mes, aun y cuando no haya operaciones Enviar balanza de comprobación del mes 13 de ajuste (2 niveles mínimo) una vez al año Enviar las pólizas contables al solicitar devoluciones y compensaciones y a solicitud de la autoridad en revisiones 27www.zavi.com.mx Resumen de lo nuevo en contabilidad electrónica Todos los envíos deben ser en formato XML y a través del buzón tributario

28 Todas las facturas emitidas por nosotros (están relacionadas en el portal del SAT). Todas las facturas recibidas de nuestros proveedores de bienes y servicios (están relacionadas en el portal del SAT). Catálogo de cuentas. Balanzas mensuales. Pólizas contables relacionadas con el UUID Estados de cuenta bancarios y de tarjetas (proporcionados por Banxico) Servicios contratados y relacionados por el R.F.C. (teléfonos, cuentas bancarias, luz, compra de autos, etc.), con esto sabe de cualquier domicilio aunque no se encuentre registrado en el SAT. DIOT de los clientes, con la información de todas las operaciones que han realizado con nosotros. DIOT propia, donde informamos de todas las operaciones que celebramos con nuestros proveedores. 28www.zavi.com.mx Que tiene el SAT y cuanto sabe de nosotros? EN RESUMEN….. LO SABE TODO Y EN LÍNEA! análisis sobre la inconstitucionalidad de la contabilidad electrónica Toda vez que, la información señalada la tiene en formato xml, solo debe leerla con sistemas informáticos y cruzarla y analizarla de manera automatizada

29 Gracias! por su atención Cairo 233-1, Col. Clavería México, Azcapotzalco, 02080, D.F. Tel. (55) 5352-9431 zarzavillegas@zavi.com.mx www.zavi.com.mx 29www.zavi.com.mx