Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,

Presentación del tema: "Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,"— Transcripción de la presentación:

1 Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2009 1

2  Instalación física de los expedientes de los archivos de trámite de la SCT a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística.  Asegurar en los archivos de concentración, la disponibilidad y localización de los documentos y expedientes de los archivos resguardados, evitando la saturación documental provocada por expedientes que han perdido sus valores administrativos, legales y contables.  Valoración del archivo de concentración estableciendo una estructura documental que permita la formación del archivo histórico de la SCT. Objetivos 2

3 Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos.. Fases del proyecto 3

4 Actividades realizadas en el 2008  A finales del mes de julio se llevó a cabo la contratación del Instituto de Estudios Históricos Carlos Sigüenza y Góngora para el desarrollo del proyecto. A finales del mes de julio se llevó a cabo la contratación del Instituto de Estudios Históricos Carlos Sigüenza y Góngora para el desarrollo del proyecto.  Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación.  Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. 4

5 Actividades realizadas en el 2008  Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias.  En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental.  Se realizó la baja definitiva de la documentación contaminada, producto de los siniestros naturales en el Centro SCT Tabasco, de acuerdo al procedimiento normativo del Archivo General de la Nación. Se realizó la baja definitiva de la documentación contaminada, producto de los siniestros naturales en el Centro SCT Tabasco, de acuerdo al procedimiento normativo del Archivo General de la Nación. 5

6 Actividades realizadas en el 2008  Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo.  Se identificaron 52 cajas que se tenían resguardadas desde 1996, pertenecientes al Órgano Interno de Control, en el archivo de concentración del Centro SCT de Querétaro, misma que se encuentran en proceso de transferencia al área responsable. Se identificaron 52 cajas que se tenían resguardadas desde 1996, pertenecientes al Órgano Interno de Control, en el archivo de concentración del Centro SCT de Querétaro, misma que se encuentran en proceso de transferencia al área responsable. 5

7 Resultados Generales Archivo de Trámite  Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite.  Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA).  Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado.  Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA.  Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

8 Resultados Generales Archivo de Concentración  Se llevó a cabo la capacitación del personal del Archivo de Concentración de las Bombas y de los 31 Archivos de Concentración de los Centros SCT. Se llevó a cabo la capacitación del personal del Archivo de Concentración de las Bombas y de los 31 Archivos de Concentración de los Centros SCT.  Se lograron instalar e identificar 24,504 expedientes, contenidos en 1,702 cajas. Se lograron instalar e identificar 24,504 expedientes, contenidos en 1,702 cajas.  Se identificaron y prepararon para el proceso de baja documental a 2,425 expedientes contenidos en 180 cajas. Se identificaron y prepararon para el proceso de baja documental a 2,425 expedientes contenidos en 180 cajas.  Se identificaron un total de 238 series documentales resguardadas en los Archivos de Concentración. Se identificaron un total de 238 series documentales resguardadas en los Archivos de Concentración. 5

9 AVANCES EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA CENTROS SCT REGION SUR-SURESTE ESTADO TOTAL DE SERIES SERIES CON REGISTROS EXPEDIENTES CAPTURADOS SERIES SIN REGISTRO 3 DE NOV 2008 12 DE ENE 2009 3 DE NOV 2008 12 DE ENE 2009 VERACRUZ5711 13 15 44 TABASCO5718 19 249 358 38 CAMPECHE5711 10 19 128 47 YUCATAN5712 16 18 28 41 QUINTANA ROO5715 19 23 28 38 CHIAPAS5712 38 58 45 OAXACA5714 17 25 28 40 GUERRERO5720 22 29 30 35 FUENTE: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO

10 Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

11 Acciones 2009

12 49.- CENTRO SCT OAXACA ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Comunicaciones1 Adquisicionesde bienes, serviciosy arrendamientos1Cuentas por Liquidar10 Departamento de Autotransporte5Bienes inmuebles1 Mantenimientodelequipode computo15 Unidad de Asuntos Jurídicos2Capacitación2 informática3Captación de ingresos2 Informática1 Cuentasporliquidarde bienes,muebleseinmuebles obra pública y exportaciones1 Servicios Técnicos2Estudios1 Subdirección Administrativa15Expediente clínico1 UnidaddeProtecciónyMedicina Preventiva2 Expedientedepersonal interno3 Juicios de amparos2 Licencias de operadores1 Mantenimientodelequipode cómputo7 Nómina de pago de personal1 Servicioprofesionalde carrera1 Servicio social1 Cuentasporliquidardepago deserviciosycompras menores1 Permisosyconcesionesal autotransporte federal1 Prestaciones de personal1 TOTAL31TOTAL28TOTAL25 CENTRO SCT OAXACA Es importante señalar que de 57 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 17 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

13 49.- CENTRO SCT OAXACA Avances en la elaboración del Inventario General del Archivo de Concentración ContableAdministrativoLegal Cuentas por liquidar de bienes muebles e inmuebles, obra pública y expropiaciones 2920016XX Cuentas por liquidar de bienes muebles e inmuebles, obra pública y expropiaciones 89200018XX Programa de empleo temporal 6920009X Programa de empleo temporal 88200111X Cuentas por liquidar de pagos de servicios y cuentas menores 60200212XX TOTAL 233524 CENTRO SCT OAXACA INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Series documentales Valor documental # CajasAño# Expedientes

14 49.- CENTRO SCT OAXACA Avance en el Inventario de Baja Documental ContableAdministrativoLegal Cuentas por liquidar de bienes, muebles e inmuebles, obra pública y exportaciones 4019988XX TOTAL 1408 CENTRO SCT OAXACA INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL Series documentales# ExpedientesAño# Cajas Valor documental

15 Acciones a desarrollar para el 2009 1

16 1  Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite.  Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios.  Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración.  Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG.

17 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos.  Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero.  Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT.

18 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT.  Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas.  Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos.