Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,

Presentación del tema: "Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,"— Transcripción de la presentación:

1 Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2009 1

2  Instalación física de los expedientes de los archivos de trámite de la SCT a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística.  Asegurar en los archivos de concentración, la disponibilidad y localización de los documentos y expedientes de los archivos resguardados, evitando la saturación documental provocada por expedientes que han perdido sus valores administrativos, legales y contables.  Valoración del archivo de concentración estableciendo una estructura documental que permita la formación del archivo histórico de la SCT. Objetivos 2

3 Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos.. Fases del proyecto 3

4 Actividades realizadas en el 2008  Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación.  Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental.  Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. 4

5 Actividades realizadas en el 2008  En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental.  Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. 5

6 Resultados Generales Archivo de Trámite  Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite.  Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA).  Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado.  Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA.  Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

7 AVANCES EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA SUBSECRETARIA DE TRANSPORTE UNIDAD TOTAL DE SERIES SERIES CON REGISTROS EXPEDIENTES CAPTURADOS SERIES SIN REGISTRO 3 DE NOV 200812 DE ENE 20093 DE NOV 200812 DE ENE 2009 Subsecretaría de Transporte2714152112912 D.G. de Aeronáutica Civil371213254724 D.G. de Autotransporte Federal 5612 16 44 D. G. Transp. Ferroviario Multimodal54713831841 D. G. de Medicina Preventiva en el Transporte37556632 FUENTE: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO

8 Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

9 Unidades Administrativas Centrales visitadas SECRETARIO Coordinador General del Sist. e-México Unidad de Apoyo al Cambio Estructural Subsecretaria de Transporte Subsecretaria de Infraestructura Subsecretaria de Comunicaciones Coordinación General de Planeación y Centros SCT Coordinación General Puertos y Marina Mercante Oficialia Mayor Dirección General de Planeación Dirección General de Evaluación Dirección General de Carreteras Federales Dirección General de Conservación de Carreteras Dirección General de Servicios Técnicos Dirección General de Desarrollo Carretero Dirección General de Aeronáutica Civil Dirección General de Autotransporte Federal Dirección General de Transporte Ferroviario y Multimodal Dirección General de Protección y Medicina Preventiva en el Transporte Dirección General de Políticas de Telecomunicaciones Red Privada del Gobierno Federal Dirección General de Puertos Dirección General de Marina Mercante Dirección General de Fomento y Administración Portuaria Dirección General de Programación, Organización y Presupuestos Dirección General de Recursos Humanos Dirección General de Recursos Materiales Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Dirección General de Asuntos Jurídicos Dirección General de Comunicación Social Acciones 2009

10 3.- SUBSECRETARIA DE TRANSPORTE ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 1 Adquisiciones2 Control de cuentas1 Subdirección de Administración Documentación de la Subsecretaría11 Cuentas por Liquidar Cuenta pública1 Coordinadores de asesores2 Nómina de Pago de Personal1 Control vehicular1 Expedientes de Personal105 Inventarios4 Control Vehicular1 Mantenimiento1 Incidencias de Personal2 Nomina de pago del personal2 Inventarios Prestaciones de personal2 Mantenimiento1 Resguardo del equipo de computo 4 Seguimiento de Gestión6 Servicio profesional de carrera1 Solicitud de Pago2 Servicio social2 Control de cuentas2 Solicitudes de pago1 Cuenta pública3 Mantenimiento del equipo de cómputo 2 Servicio profesional de carrera 1 Servicio social1 TOTAL14TOTAL129TOTAL20 Es importante señalar que de 27 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 15 Series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS SUBSECRETARIA DE TRANSPORTE

11 15.- DIRECCIÓN GENERAL DE AERONÁUTICA CIVIL ÄREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración2 Aeródromos, Aeropuertos, Construcciones y Modificaciones1 Captación de Ingresos 2 Mexicano1 Resguardo Equipo de5 Depto. de Talleres1 Sanciones Aeronáuticas1 Aeronáuticos1 Seguimiento de Gestión1 Ingeniería de Operaciones1 Servicios de Búsqueda1 Redes1 Verificaciones1 Seguimiento de Asuntos Jurídicos1 Capacitación de Ingresos2 Departamento de Avios1 Mantenimiento5 Dirección de Verificación Aeroportuaria1 Trámites de Servicios Prestados a Aeronaútica Civil1 Comandancia ALCN1 Expedientes de1 Investigación de Accidentes1 Inventarios2 Inspección Aérea1 Mantenimiento de3 Control vehicular23 TOTAL13TOTAL47TOTAL2 Es importante señalar que de 37 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 13 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DIRECCIÓN GENERAL DE AERONÁUTICA CIVIL

12 16.- DIRECCIÓN GENERAL DE AUTOTRANSPORTE FEDERAL ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Carga 6Captación de ingresos1Control vehicular Estadística 1Control vehicular2 Sociedades de Carga y Pasaje 1Cuenta pública1 Departamento de Tarifas 1Expediente de personal3 Subdirección Administrativa 18 Mantenimiento del equipo de computo1 Transporte Privado y Carga 1 Resguardo del equipo de computo1 Licencias 1 Cédulas de corridas y pasajeros de terminales2 Subdirección de Asuntos Internacionales 1Cuentas por liquidar1 Expedientes de control de centros de1 Exámenes prácticos de pericia y experiencia1 Nómina del pago de personal1 Visitas de supervisión a centros de1 TOTAL30TOTAL16TOTAL2 Es importante señalar que de 56 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 12 series documentales. DIRECCIÓN GENERAL DE AUTOTRANSPORTE FEDERAL PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 2

13 17.- DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTE FERROVIARIO Y MULTIMODAL ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Dirección de Administración6Convenios1 Licencia Federal Ferroviaria Control de Gestión1Proyectos Ejecutivos1 Pólizas de Seguro Dirección de Tarifas5Verificaciones1 Dirección de Asuntos Legales2Expedientes de Personal156 DirecciónGeneralAdjuntade Transporte Multimodal2Incidencias de Personal156 DirecciónGeneralAdjuntadeR. Transporte Ferroviario2Registro de Tarifas2 DirecciónGeneralAdjuntade Regulación Económica4Licencia Federal Ferroviaria1 Solicitudes de Inmuebles1 Servicio Social3 Capacitación4 Servicio Profesional de carrera10 Prestaciones de Personal28 Nómina de Pago de Personal80 TOTAL22TOTAL318TOTAL3 Es importante señalar que de 54 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 13 series documentales. 2 1 DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTE FERROVIARIO Y MULTIMODAL PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

14 18.- DIRECCIÓN GENERAL DE PROTECCIÓN Y MEDICINA PREVENTIVA EN EL TRANSPORTE

15 Acciones a desarrollar para el 2009 1

16 1  Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite.  Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios.  Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración.  Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG.

17 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos.  Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero.  Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT.

18 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT.  Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas.  Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos.