Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,

Presentación del tema: "Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,"— Transcripción de la presentación:

1 Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2009 1

2  Instalación física de los expedientes de los archivos de trámite de la SCT a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística.  Asegurar en los archivos de concentración, la disponibilidad y localización de los documentos y expedientes de los archivos resguardados, evitando la saturación documental provocada por expedientes que han perdido sus valores administrativos, legales y contables.  Valoración del archivo de concentración estableciendo una estructura documental que permita la formación del archivo histórico de la SCT. Objetivos 2

3 Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos.. Fases del proyecto 3

4 Actividades realizadas en el 2008  Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación.  Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental.  Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. 4

5 Actividades realizadas en el 2008  En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental.  Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. 5

6 Resultados Generales Archivo de Trámite  Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite.  Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA).  Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado.  Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA.  Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

7 FUENTE: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO 211141712 33 D. G. de Fomento y Admón. Portuaria 4028 17 57 D.G. de Marina Mercante 2341710118 41 Dirección General de Puertos 10138212152025 Coordinación General de Puertos y Marina Mercante 12 DE ENE 2009 3 DE NOV 200812 DE ENE 2009 3 DE NOV 2008 SERIES SIN REGISTRO EXPEDIENTES CAPTURADOS SERIES CON REGISTROS TOTAL DE SERIESUNIDAD COORDINACIÓN GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE AVANCES EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA

8 Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

9 Unidades Administrativas Centrales visitadas SECRETARIO Coordinador General del Sist. e-México Unidad de Apoyo al Cambio Estructural Subsecretaria de Transporte Subsecretaria de Infraestructura Subsecretaria de Comunicaciones Coordinación General de Planeación y Centros SCT Coordinación General Puertos y Marina Mercante Oficialia Mayor Dirección General de Planeación Dirección General de Evaluación Dirección General de Carreteras Federales Dirección General de Conservación de Carreteras Dirección General de Servicios Técnicos Dirección General de Desarrollo Carretero Dirección General de Aeronáutica Civil Dirección General de Autotransporte Federal Dirección General de Transporte Ferroviario y Multimodal Dirección General de Protección y Medicina Preventiva en el Transporte Dirección General de Políticas de Telecomunicaciones Red Privada del Gobierno Federal Dirección General de Puertos Dirección General de Marina Mercante Dirección General de Fomento y Administración Portuaria Dirección General de Programación, Organización y Presupuestos Dirección General de Recursos Humanos Dirección General de Recursos Materiales Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Dirección General de Asuntos Jurídicos Dirección General de Comunicación Social Acciones 2009

10 6.- COORDINACIÓN GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración8Adquisiciones3Incidencias de personal4 Control de Gestión1Control de Cuentas6Informe de labores3 UnidaddePlaneaciónEstratégica Marítima Portuaria2Control de Presupuesto21 Programa de trabajo3 Control Vehicular6Programa sectorial4 Cuenta Pública2 Expediente de Personal77 Inventarios3 Mantenimiento1 delequipode computo1 Nómina de Pago1 Prestaciones del Personal2 Programa del Trabajo1 Protección Civil3 ResguardodelEquipode Computo1 Seguimiento de Gestión10 TOTAL11TOTAL138TOTAL14 Es importante señalar que de 25 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 15 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS COORDINACIÓN GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE

11 20.- DIRECCIÓN GENERAL DE PUERTOS ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración5Concesiones1 Capacitación1 Desarrollo Portuario3 Concesiones de Administración Portuaria3 Cuenta Pública 1 Subdirección de Tarifas4Control de Cuentas2 Estudios y Proyectos 1 Subdirección de Embarcaciones y Puertos1Desarrollo Portuario Nacional51 Informes Institucionales 1 Subdirección de Procedimientos1Mantenimiento de Cómputo1 Mantenimiento del Equipo de Cómputo 5 Subdirección de Supervisión1Obra Pública Portuaria57 Seguimiento de Títulos de Concesiones APIS 2 Dirección de Obras Marítimas3Registro de Tarifas Portuarias251 1 Concesión Permisos y Autorizaciones1 Adquisiciones1 Dragado1 Cuenta Pública1 Subdirección de Administración Portuaria1 Juicios de D.G. de Puertos 2 Subdirección de Control y Seguimiento1 Registro del Programa Operativo Anual de la Apis 47 Autorización de Programas Maestros 32 Capacitación1 Opciones de Reglas de Operación 15 Nómina de Pago de Personal 1 Permisos1 Verificación a los Concesionarios 1 Expedientes de Personal 1 TOTAL22TOTAL417TOTAL12 Es importante señalar que de 41 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 18 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DIRECCIÓN GENERAL DE PUERTOS

12 21.- DIRECCIÓN GENERAL DE MARINA MERCANTE ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección Administrativa12 Accidentes Marítimos1Certificados de competencia 1 Ingeniería Naval2 Adquisiciones4Expediente de personal1 Subdirección de Inspección1 Certificados de Competencia Especial 1Incidencias de personal2 Dirección de Supervisión3 Certificados de Competencia1Adquisiciones2 Departamento de Certificación del Personal Naval Mercante4 Control de Cuentas1 Autorización de artefactos navales 1 Departamento de Control de Navegación3 Control de Presupuesto2Control de cuentas2 Departamento de Regulación Pública Marítima1 Control Vehicular1Solicitudes de pagos2 Departamento de Matriculas y Permisos1 Cuenta Pública1Documentos técnica1 Dirección General de Marina Mercante5 Documentos Técnicos4Ingreso de carga peligrosa1 Departamento de Embarcaciones y Transportes1 Expedientes de Personal3Inventarios2 Departamento de Ayuda a la Navegación2 Inventarios1Matriculación y abanderamiento1 Subdirección de Señalamiento Marítimo1 Matriculación y Abanderamiento 1Permisos de navegación2 Departamento de Asuntos Contenciosos1 Permisos y Autorizaciones3Permisos y autorizaciones3 Refrendo de Títulos1Refrendo de títulos2 Seguimiento de Gestión1Seguimiento de gestión2 Servicio Social1Títulos profesionales2 Vistas Operacionales y Científicas 1 TOTAL 37TOTAL28TOTAL27 Es importante señalar que de 57 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 17 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DIRECCIÓN GENERAL DE MARINA MERCANTE

13 27.- DIRECCIÓN GENERAL DE FOMENTO Y ADMINISTRACIÓN PORTUARIA ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración8Auditorias Internas1Inventarios 1 Oficialía de Partes1Capacitación 1 Juicios y Amparos1Expedientes de Personal93Control de presupuesto 1 Normatividad y Control1Incidencias de Personal1Expediente de personal 168 Auditorias Internas y Externas Certificaciones de Sistema de Calidad Ambiental1 Juicios 5 1 Reportes Cambio Climático1Protección Civil1Amparos 1 Resguardo Equipo de Cómputo1 Mantenimiento del equipo de cómputo 1 Seguimiento de Gestión1Nómina de pago de personal 2 Prestaciones de Personal1 Prestaciones de personal 1 Control de Presupuesto1 Protección civil 1 Inventarios8 Reporte de registro de plantilla 1 Reporte de Registro de Plantilla 1 Reportes de cambio climático 1 Servicio social 1 TOTAL13TOTAL114TOTAL181 Es importante señalar que de 33 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 12 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DIRECCIÒN GENERAL DE FOMENTO Y ADMINISTRACIÓN PORTUARIA

14 Acciones a desarrollar para el 2009 1

15 1  Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite.  Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios.  Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración.  Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG.

16 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos.  Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero.  Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT.

17 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT.  Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas.  Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos.