Propedéutico Facultad de Ingeniería Universidad autónoma de querétaro

Presentación del tema: "Propedéutico Facultad de Ingeniería Universidad autónoma de querétaro"— Transcripción de la presentación:

1 Propedéutico Facultad de Ingeniería Universidad autónoma de querétaro
Computación Aplicada Propedéutico Facultad de Ingeniería Universidad autónoma de querétaro Ma. Teresa García Ramírez

2 Instructor Ma. Teresa García Ramírez
Doctorado en Tecnología Avanzada en el área de imágenes y optimización. (IPN CICATA-QRO) Maestría en Ciencias Computacionales (UAQ). Ingeniería Química en Procesos Industriales (ITP) Experiencia académica: desde 1989 a la fecha, en ITZ, IT de la Paz y UAQ. Experiencia Laboral: industria química, tratamiento de hidrocarburos. CONTACTO:

3 Computación Aplicada Contenido El Núcleo de Excel.
Fórmulas y Funciones. Introducción al uso de Controles.

4 Objetivos Familiarice con el uso de fórmulas y funciones en Excel.
Obtener la habilidad para crear macros y poder identificar la mayoría de los controles disponibles para la entrada de datos a la hoja de cálculo.

5 Bibliografía Básica Walkenbach, Jhon. Microsoft Excel 2000 Power Programming with VBA. Ed. Hungry Minds Inc. Algunas Referencias en internet:

6 Evaluación La evaluación consta de dos partes.
Actividades por sesión. Proyecto final. La calificación mínima aprobatoria es 8 (ocho). El curso “Computación Aplicada” estará disponible en , en la plataforma educativa moodle.

7 ¿DUDAS y COMENTARIOS?

8 INICIAMOS…!!!

9 1. El núcleo de Excel 1.1 Libros de trabajo. 1.2 Interface de usuario.
1.3 Personalizar la pantalla. 1.4 Entrada de datos. 1.5 Gráficas. 1.6 Macros.

10 Qué es Excel Excel es una planilla de cálculo o un programa que permite manejar datos de diferente tipo, realizar cálculos, hacer gráficos y tablas; Una herramienta para analizar, compartir y administrar información, que ayuda a tomar decisiones mejor fundadas. Se pueden realizar desde cosas muy sencillas como una lista de alumnos y sus calificaciones hasta algo tan complejo como una tabla dinámica y un gráfico para la representación de las ventas de una organización.

11 Qué es Excel Los datos se encuentran organizados en filas y en columnas. Todas estas celdas se encontran dentro de hojas de cálculo.

12 El Núcleo de Excel Libro de Trabajo.
Es un archivo que puede contener varias hojas de cálculo. Hojas de Cálculo

13 Interfaz de Usuario En la interfaz de usuario de Office, los menús y las barras de herramientas tradicionales se han sustituido por la cinta de opciones, en donde se presentan los comandos organizados en un conjunto de fichas. Las fichas de la cinta de opciones muestran los comandos más importantes de cada una de las áreas de tareas de las aplicaciones. En excel, que incluye fichas para trabajar con fórmulas, administrar datos y revisar. Estas fichas simplifican el acceso a las características de las aplicaciones.

14 Interfaz de Usuario El botón de Microsoft Office Fichas Contextuales
Ofrece dos ventajas fundamentales: en primer lugar, ayuda a los usuarios a encontrar estas características tan útiles. En segundo lugar, simplifica los principales escenarios de creación permitiendo que la cinta de opciones se centre en la creación de documentos. Fichas Contextuales Determinados conjuntos de comandos sólo son relevantes cuando se editan objetos de un determinado tipo. En Office Excel 2007, al hacer clic en un gráfico aparece una ficha contextual que contiene comandos utilizados para la edición de gráficos. Las fichas contextuales sólo aparecen cuando son necesarias y facilitan mucho la búsqueda y uso de los comandos necesarios para la operación que se va a realizar.

15 Interfaz de Usuario Galerías
Al presentar un conjunto sencillo de posibles resultados en lugar de un cuadro de diálogo complejo con muchas opciones, las galerías simplifican el proceso de producción de trabajos con aspecto profesional.

16 Opciones Guardar Como: OpenDocument
Cuando guarda un archivo de Microsoft Office Excel 2007 con el formato Hoja de cálculo de OpenDocument (.ods) que usan algunas aplicaciones como Google Docs y OpenOffice.org y después lo vuelve a abrir en Excel 2007, es posible que note algunas diferencias de formato entre la versión de Excel 2007 y la versión de OpenDocument.

17 Opciones Guardar Como: Archivos xml
Archivos compactos    Los archivos se comprimen automáticamente y pueden llegar a ser un 75 por ciento menores en algunos casos. Mejoras en la recuperación de archivos dañados    Permite abrir los archivos aunque algún componente del archivo (un gráfico o una tabla, por ejemplo) esté dañado o alterado. Mayor facilidad para la detección de documentos que contienen macros. Mayor privacidad y más control sobre la información personal    Los documentos se pueden compartir confidencialmente, porque la información identificable relativa a personas y negocios, como nombres de autor, comentarios, marcas de revisión y rutas de acceso a archivos puede identificarse y eliminarse fácilmente con el Inspector de documento. Mejor integración e interoperabilidad de los datos profesionales    El uso de formatos XML de Office como marco de trabajo de interoperabilidad para el conjunto de productos de Versión de Office.

18 Opciones Guardar Como: Archivos Binarios y XPS
Los archivos binarios se usan para reducir el tamaño de archivos grandes. Los archivos XML (XPS) son archivos electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente.

19 Interfaz de Usuario En la siguiente imagen se aprecian las fichas incluidas en el menú de inicio.

20 Interfaz de Usuario Gráficos
La interfaz de Excel 2007 tiene las opciones mas expuestas, ya que al momento de seleccionar un opción, se queda abierto, mostrando todas las opciones que posee.

21 Personalizar Pantalla
Personalizar pantalla excel: existen 7 menús que no se pueden modificar

22 Personalizar Pantalla
Minimizar la barra de menú: se hace doble click sobre el submenú que se desea minimizar, y se selecciona minimizar cinta de opciones.

23 Personalizar Pantalla
Barra de Herramientas de acceso rápido. Se ponen los iconos que se utilizan con mayor frecuencia.

24 Personalizar Pantalla
Seleccionar o eliminar los elementos de las herramientas de acceso rápido.

25 Personalizar Pantalla
La barra de herramientas puede aparecer.

26 Personalizar Pantalla
Existen otros submenús que se activan al seleccionar alguna opción. Excel 2007 nos permite añadir alguna más, se trata de una ficha para el uso opciones avanzadas dentro de la aplicación, y que por lo tanto son superfluas para la mayor parte de los usuarios del programa. Se trata de la ficha de Programador.

27 Personalizar Pantalla
Para activarla se hace desde el botón de Office y después opciones de excel.

28 Acceso desde teclado Presionar la tecla /, después aparecen letras y números para seleccionar.

29 Formato de las hojas de cálculo
Para obtener hojas de cálculo más fáciles de leer se formatean.

30 Formato a hojas de cálculo
Orientación de la página Márgenes de la página Formato de Texto y Celdas Ajustar el ancho de columnas Ajustar el alto de filas Bordes de las celdas Ref:

31 Formato a hojas de cálculo
Orientación y Márgenes de páginas En menú Diseño de Página se tienen las opciones. Ref:

32 Formato a hojas de cálculo
Formato de Texto y Celdas Dar color a las filas y columnas. No es aconsejable convertirlo a Tabla, aunque quede muy bonito. Sino hacerlo manualmente para que las fórmulas no varíen. Los pasos a seguir serán: - Seleccionar las celdas a colorear - Rellenarlas de color - Dar color al texto y ponerle negrita si hace falta - Marcar los bordes con el color que deseemos. Ref:

33 Formato a hojas de cálculo
Formato de Texto y Celdas Botones para el Texto: negrita, cursiva, subrayado. Y en la línea superior el tipo de fuente (Calibri) y el tamaño (12 pt). La A grande agranda el texto y la pequeña lo hace más pequeño. Botón para rellenar de color las celdas seleccionadas. Botón para dar color al texto Botón para colocar el texto respecto a la altura de la celda. Ref:

34 Formato a hojas de cálculo
Formato de Texto y Celdas Botón para colocar el texto respecto al ancho de la celda. Botón para ajustar el texto respecto a la celda. Hace que quepa el texto en una celda aunque para ello tenga que mostrarlo en varias líneas. Botón para unir varias celdas (primero se seleccionan las celdas a unir y luego se hace clic en el botón). Botón para marcar los bordes de las celdas. Ref:

35 Formato a hoja de cálculo
Submenú de Alineación Probar cada una de las opciones, observando que efecto tiene en las celdas afectadas.

36 Formato a hoja de cálculo
Copiar Formato de celdas Si damos el color a dos filas y luego seleccionamos esas dos filas y damos al botón copiar o Ctrl+C. A continuación seleccionamos el resto de las filas y desplegamos el menú del botón Pegar, seleccionamos "Pegado especial" y dentro seleccionamos "Formato" para que sólo nos pegue el formato. Entonces veremos que el formato (color, tipo de texto, etc.) de esas dos filas se copia al resto de las filas de la tabla. Ref:

37 Formato a hoja de cálculo
Menú de Formato Especial

38 Formato a hoja de cálculo
Ajustar ancho y alto de filas y columnas

39 Formato a hoja de cálculo
Formato de Celdas Botón 1 para que nos muestre los bordes externos de las celdas seleccionadas. Botón para mostrar bordes internos. Desplegable para seleccionar el color de la línea de los bordes. Estilo de la línea del borde de las celdas. Al finalizar, hacer clic en Aceptar. Ref:

40 Insertar Filas y Columnas
Seleccionar de menú inicio la opción insertar.

41 Plantillas Cuándo se requiere de un formato fijo para ciertas actividades en la empresa o institución

42 Plantillas Si, por ejemplo, siempre utilizamos determinados encabezados y pies de página, márgenes de impresión, estilos de celdas, etc., se puede establecer una plantilla que se emplee por defecto para el libro que aparece al abrir Excel. La plantilla se debe guardar en: C:\Documents and Settings\NombreUsuario\Datos de programa\Microsoft\Templates . También se pueden establecer las opciones por defecto para las nuevas hojas que se inserten en un libro existente.

43 Para crear una plantilla
Se crea un libro en blanco, Se realiza el diseño, agregando colores, nombres de columnas, márgenes, imágenes, etc. Se selecciona guardar cómo.

44 Uso de mis plantillas Seleccionar nuevo libro.
En el tipo de plantilla seleccionar mis plantillas.

45 Uso de mis plantillas Seleccionar la plantilla deseada.

46 Uso de plantillas predefinidas
Obtener el pago amortizado de un préstamo

47 Actividad AUTOEVALUACIÓN
Personalice la barra de herramientas de acceso rápido, agregando los iconos que sirven para crear un nuevo libro de Excel y para abrir los ya existentes. Agregue la ficha de opciones Programador, utilizando el Botón de Office. Incluya, dentro de la barra de estado, los indicadores que muestran cuándo se encuentran activos el teclado numérico y las mayúsculas. Ingrese a cada una de las fichas disponibles y haga un repaso de los grupos para comenzar a familiarizarse con esta nueva interfaz de Excel.

48 Entrada De Datos En una celda se pueden introducir diferentes tipos de datos cómo texto, números o fórmulas.

49 Entrada de Datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas: Barra de Fórmula

50 Entrada de Datos Para modificar un dato de una celda, se posiciona en la celda y se presiona F2 o doble click hasta que se active la edición. La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

51 Entrada de Datos Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

52 Entrada de Datos En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones. Para validad se selecciona del menú datos la opción validar y se llenan los campos según se requiera.

53 Validación de datos La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda.

54 Validación de datos de entrada
La validación de datos permite tener un mejor control cuando se comparten o varios usuarios tienen acceso al mismo documento, excel permite validar: Datos numéricos: rango, valor mínimo, máximo, decimales, etc. Datos tipo Fecha: rango, formato, etc. Datos tipo Texto: número de caracteres. Seleccionar a partir de una lista.

55 Validación Para validar los datos de una celda o conjunto de celdas seleccionar datos del menú de inicio, posteriormente validación de datos y validación de datos.

56 Validación Para validar datos enteros se selecciona Número entero de la lista, posteriormente se indica el rango, el mensaje de entrada si se desea y el mensaje de error.

57 Validación Cuando se validan los datos de entrada a una celda es importante mostrar un mensaje que oriente al usuario. Para ello excel maneja: Mensaje de Entrada: se muestra cuando se posiciona el cursor en la celda. Mensaje de error: cuando se introduce un dato que no cumple con la especificación requerida.

58 Validación Tipos de mensajes de error. Grave

59 Validación Tipos de mensajes de error. Grave Advertencia

60 Validación Tipos de mensajes de error. Grave Advertencia Informativo

61 Validación Validar la longitud del texto en celdas.

62 Validación Validar a partir de listas, se debe considerar que exista la lista de datos que pueden ir en las celdas a validar.

63 Ejercicio Validación Generar una hoja nueva para introducir los nombres de artículos o alumnos y 3 columnas más para indicar 3 variables ya sea costos, calificaciones, etc. Validar los datos de entrada para cada conjunto de celdas.

64 Formato condicional El formato condicional permite de forma fácil validar celdas o simplemente resaltar información. Para dar formato condicional seleccionar inicio->formato condicional.

65 Formato Condicional Resaltar Reglas de Celdas

66 Formato Condicional Resaltar Reglas superiores e inferiores

67 Formato condicional Barras de Datos: ayudan a ver los valores de una celda relativa a otra. Escalas de Color: son guías visuales que ayudan a entender la distribución y variación de datos. Conjunto de Iconos: marca y clasifica datos dentro de 3 o 5 categorías separadas por un valor límite. Reglas: para usar formulas lógicas para especificar el criterio del formato.

68 Ejercicio Trabajar con los datos introducidos en la primer práctica y probar cada uno de los formatos condicionales seleccionando los que mejor te parezcan.

69 Gráficos Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

70 Gráficos La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

71 Gráficos Para insertar un gráfico se tienen varias opciones, utilizando la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

72 Gráficos Señalar las celdas a graficar, deben ser tipo numérico.
Posteriormente señalar el tipo de gráfico a insertar. Ajustar datos del gráfico.

73 Gráficos, Ejemplo

74 Gráficos Gráficos como objetos o como hoja de gráfico.
Por default se crean como objetos si se desea cambiar a hoja de gráfico seleccionar mover y posteriormente seleccionar hoja nueva.

75 Ejercicio Gráfico Graficar la relación de obesidad entre el nivel socioeconómico de hombres y mujeres. Presentar una gráfica que muestre el porcentaje de obesidad en hombres. Presentar una gráfica que muestre el porcentaje de obesidad en mujeres. Obtener el total de incremento en el porcentaje de obesidad de hombres y mujeres.

76 Macros

77 Macros Las macros permiten automatizar procesos en excel.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en el libro que al pulsar sobre él realice todas tareas asignadas.

78 Crear Macros Existen dos formas para crear macros De manera automática
De manera manual utilizando Visual Basic

79 Archivos con macros Para guardar un archivo que contenga macros se utiliza la opción de “Libro de excel habilitado para macros”, ya que si se guarda como archivo normal se pierden las macros. La extensión del archivo es *.XLSM

80 Creación de Macros Automáticamente
Mediante el grabador de macros del que dispone Excel. El grabador de macros permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales se pueden modificar posteriormente. Para grabar una macro acceder a la pestaña Vista y despliega el submenu Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro...

81 Creación de Macros Automáticamente
Al seleccionar la opción Grabar macro..., aparece el cuadro de dialogo Grabar macro donde se da un nombre a la macro (no esta permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Se Puede asignar un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: se puede seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

82 Creación de Macros Automáticamente
En Descripción: se describe cual es el cometido de la macro o cualquier otro dato. Para comenzar la grabación de la macro se pulsa el botón Aceptar.

83 Creación de Macros Automáticamente
Al iniciar la grabación de macros aparecen los siguientes botones en la barra de estado. A partir de entonces realizar las acciones que se quieran grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si se selecciona alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro, la selección puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones a grabar, se presiona sobre el botón Detener de la barra de estado. Botón Detener

84 Ejemplo Macro Automática
Dar formato a una cabecera de datos de una hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos (antes iniciar grabación de macro): Presionar sobre el botón Negrita de la sección Fuente, en la pestaña Inicio. Presionar sobre el botón Cursiva de la sección Fuente. Escoger el tipo de fuente Cambria. Escoger el tamaño de la fuente en 14 puntos. Por último concluir la grabación de la macro. Presionar sobre el botón “detener” de la barra de herramientas.

85 Prueba Funcionamiento de la Macro
Escribe en la celda D3 Encabezado. Escribe en la celda E3 de. Escribe en la celda F3 prueba. Selecciona las celdas anteriores D3, E3 y F3. Ve a la pestaña Vista. Abre el submenú Macro. Elige Ver Macros. Selecciona la macro creada MacroPrueba y pulsa sobre Ejecutar.

86 Ejercicio Macro Hacer una macro para un encabezado que incluya una imagen o logo, el tipo y tamaño de letra para el encabezado que quede centrado y utilice combinación de celdas, así como para el eslogan.

87 Crear Macros Manualmente
Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. Para poder hacer uso de visual basic, es necesario activar la ficha o menú del programador.

88 Crear Macros Manualmente
Para activar la ficha del programador ir a botón de office y seleccionar opciones de excel. Ya dentro seleccionar casilla.

89 Crear Macros Manualmente
Con la ficha Programador podremos acceder a funciones específicas, que encontraremos divididas en tres grupos principales: Código, Controles y XML.

90 Crear Macros Manualmente
Dentro de las opciones de código están: Visual Basic: que permite insertar código directamente. Macros: visualizar las macros existentes. Y grabar macros. Referencias Relativas: permite indicar desde dónde y a qué lugar debemos movernos. Opciones XML: facilita el intercambio de cualquier tipo de información a través de un lenguaje de etiquetas.

91 Crear Macros Manualmente
Las opciones de control permiten agregar elementos como cuadros de texto, botones, etc. También elementos de ActiveX (componentes de software reutilizables). Solo se pueden usar en web.

92 Editor Visual Basic Primero se debe abrir el editor Visual Basic presionando las teclas Alt + F11. Una vez abierto el editor de Visual Basic se debe insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros.

93 Crear Macros Manualmente
Para insertar un módulo se accede al menú Insertar → Modulo. A continuación se debe plantear si se crea una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor). Una vez concretado que es lo que se va a crear, se accede al menú Insertar → Procedimiento...

94 Insertar Módulo Un módulo sirve para agrupar procedimientos y funciones. El procedimiento y la función son entidades de programación que sirven para agrupar instrucciones de código que realizan una acción concreta. Para insertar un módulo active opción del menú Insertar/ Módulo. Se activará una nueva ventana, si aparece demasiado pequeña, maximícela.

95 Insertar un procedimiento
Un procedimiento es un bloque de instrucciones de código que sirven para llevar a cabo alguna tarea específica. Un procedimiento empieza siempre con la instrucción SubNombre_Procedimiento Y termina con la instrucción End Sub.

96 Ejemplo Procedimiento
Escribe la Palabra Nombre en la Casilla A1. SubPrimero Range("A1").Value= “Nombre" End Sub En la línea Range("A1").Value="Hola" se indica que se trabaja con un objeto Range. Para indicar que se refiere a la casilla A1, se encierra entre paréntesis esta referencia. De este objeto, se indica un nuevo valor para la propiedadValue, observar que para separar el objeto de su propiedad se utiliza la notación punto.

97 Ejecutar Ejemplo Se puede ejecutar desde el editor de visual basic con el boton de play. Desde la hoja de cálculo seleccionando la macro a ejecutar.