1 ADMINISTRACION PROYECTOS.. 2 Objetivo general Al terminar el curso, el participante conocerá y desarrollará las habilidades necesarias para la identificación.

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1 1 ADMINISTRACION PROYECTOS.

2 2 Objetivo general Al terminar el curso, el participante conocerá y desarrollará las habilidades necesarias para la identificación de áreas de oportunidad, justificación, desarrollo y seguimiento de proyectos de inversión, incluyendo el manejo del cambio y conflicto.

3 3 Contenido 1. Introducción 2. Selección de proyectos 3. Estructura organizacional y desglose de actividades 4. Estudio económico 5. Programación, control y terminación del proyecto

4 4 1. Introducción Objetivo: Reconocer la importancia que tiene la administración de proyectos para llevar a buen término los proyectos incluyendo su justificación, planeación, organización y control

5 5 2. Análisis económico Objetivo: Reconocer la importancia que tiene la justificación económica de los proyectos, de manera que las inversiones sean redituables en términos económicos o de beneficios sociales.

6 6 3. Estructura organizacional y desglose de actividades Objetivo: Reconocer la importancia que tiene la estructura organizacional matricial para realizar los proyectos, contar con una lista detallada de actividades a desarrollar y la participación del factor humano.

7 7 4. Programación Objetivo: Manejar los diferentes métodos utilizados para la planeación y programación de un proyecto, incluyendo la carta de Gantt, diagrama PERT y esquema 5W – 1H, considerando los presupuestos.

8 8 5. Control y terminación del proyecto Objetivo: Manejar los diferentes métodos utilizados para el control de costos y seguimiento de un proyecto reconociendo el momento de cierre del mismo.

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10 10 Definición de proyecto Es un proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de terminación, realizadas para alcanzar un objetivo, con apego a requerimientos específicos de tiempo, costos y recursos

11 11 CUMPLIMIENTO DE LA META 64.3% 0 25% 50% 75% 100% No. de accidentes ANTESMETA

12 12 Otras definiciones Es el proceso completo para producir un nuevo producto, instalar una planta nueva, instalar un nuevo sistema u otros resultados especificados Es una actividad muy definida planeada con una duración determinada y con una meta específica a alcanzar

13 13 Antecedentes de los proyectos Los proyectos de alguna manera se han realizado desde la antigüedad: Pirámides de Egipto Conquista del imperio Persa por Alejandro Magno El proyecto Manhattan de la Bomba atómica El proyecto Apollo Etc.

14 14 Características de los proyectos Proyectos con enfoque a negocios son: Seleccionar un paquete de software Desarrollar un nuevo producto o servic¡o Abrir una nueva tienda Construir un puente, presa, carretera o edificio Producir y dirigir una película Etc.

15 15 Características de los proyectos Proyectos con enfoque social son los siguientes: Proveer servicios a la sociedad Crear polos de desarrollo Aprovechar de mejor manera los recursos naturales Sustituir producción artesanal por industria Etc.

16 16 Procesos principales en admón. de proyectos Identificar una necesidad Definir las metas y su Importancia reelativa Seleccionar las métricas de desempeño adecuadas Desarrollar un programa Desarrollar un presupuesto Desarrollar el concepto Tecnológico o metodología Integrar un plan Implementar el plan Monitorear y controlar el proyecto Evaluar el éxito del proyecto

17 17 Riesgos e incertidumbres Incertidumbre en la programación Incertidumbre en los costos Incertidumbre en la tecnología Otros riesgos de naturaleza política y organizacional

18 18 Ciclo de vida del proyecto

19 19 Administración de proyectos Metodología para: Identificar en forma clara la necesidad a cubrir y su impacto Identificar la alternativa de solución más eficiente Planeación y programación de actividades Asignar en forma racional los recursos escasos Dar seguimiento Comprobar efectividad y terminación

20 20 Relación entre planeación, programación y control de un proyecto

21 21 Descripción de un plan de proyecto Planeación EDT (paquete de subproyectos) Programación del proyecto Supervisión y control del proyecto Terminación del proyecto

22 22 Importancia del estudio de los proyectos Conseguir que se disponga de los antecedentes y la información necesarios que permitan asignar en forma racional los recursos escasos a la alternativa de solución más eficiente y viable frente a una necesidad humana percibida.

23 23 Importancia del estudio de los proyectos En un estudio de 23,000 proyectos de aplicación sólo 26% tuvieron éxito total. 46% fueron cuestionables se terminaron pero con tiempo y/o presupuesto mayores.

24 24 Importancia del estudio de proyectos Busca recopilar, crear y analizar en forma sistemática un conjunto de antecedentes económicos que permitan juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a una determinada iniciativa.

25 25 Características de los proyectos Trabajar por proyectos data de épocas muy remotas a lo largo de la historia ha habido proyectos relevantes y famosos como son: Las pirámides de Egipto El Templo de Jerusalén Proyecto Manhatan El viaje a la Luna

26 26 Características de los proyectos Otros ejemplos de proyectos de naturaleza más rutinaria son: Desarrollar un software Un nuevo producto Abrir una tienda Hacer una película

27 27 Características de los proyectos Otros ejemplos de proyectos con una naturaleza más social serían: Proveer servicios Crear polos de desarrollo Aprovechar los recursos naturales Sustituir producción artesanal por fabril

28 28 PROYECTO Búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre muchas, una necesidad humana.

29 29 PROYECTO Una serie de planteamientos encaminados a la producción de un bien o la prestación de un servicio, con el empleo de una cierta metodología o técnica y con miras a obtener un determinado resultado, desarrollo económico o beneficio social.

30 30 PROYECTO Proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y terminación, que se llevan a cabo para alcanzar un objetivo, apegándose a requerimientos específicos, incluyendo restricciones en tiempo, costos y recursos. ISO/FDIS 10006 Su gestión se enfoca a lograr: Las metas y objetivos específicos En el desempeño o tecnología deseados Dentro de las restricciones de tiempo y costo Con los recursos asignados

31 31 PROYECTO Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de proyectos mayor. En algunos proyectos, se perfeccionan el o los objetivos y las caracterísiticas del producto se definen progresivamente a medida que avanza el proyecto. El resultado del proyecto puede ser una o varias unidades de producto. La organización es temporal y se establece por la duración del proyecto. Las interacciones sobre las actividades del proyecto pueden ser complejas.

32 32 Mediciones para el éxito de un proyecto Porque la película Titanic es un éxito

33 33 Mediciones de un proyecto Progreso y resultado de los proyectos Tecnología Tiempo Recursos Política Normatividades Demanda

34 34 Temas a reflexionar Autores como Kleustorin mencionan que a veces hay proyectos que van más allá de su tiempo y gastan mucho más y son un éxito. Otros proyectos se terminan a tiempo y son un fracaso.

35 35 Ciclo de un proyecto Fase I. Definición del problema. Fase II. Generación de soluciones alternativas. Fase III. Selección de mejor alternativa. Fase IV. Diseño del Proyecto Fase V. Ejecución del Proyecto: Administración, Seguimiento, Evaluación

36 36 Ciclo de vida de un proyecto

37 37 Ciclo de vida de un proyecto

38 38 Ciclo de vida de un proyecto Formulación y selección. Se define el proyecto su alcance y su impacto Planeación. Se definen las tareas específicas que constituirán el proyecto y estiman los recursos Programación y control es el trabajo más intenso Implantación y terminación. Se entrega al usuario el proyecto.

39 39 EVALUACIÓN DEL PROYECTO Un proyecto debe formularse cuidadosamente considerando todos los aspectos y riesgos. Para tomar la decisión de emprender o no un proyecto, debe realizarse un análisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos, esto es la Evaluación del Proyecto

40 40 EVALUACIÓN DEL PROYECTO Punto de vista de los proyectos Privado Social

41 41 ESTUDIO GENERAL DE GRAN VISIÓN Consiste en identificar el objetivo que se quiere alcanzar, con la finalidad de planear en forma acertada cualquier detalle que pueda ayudarnos a perfeccionar dicho proyecto. Se elabora a partir de la información existente, el juicio común y la opinión de expertos. Solo presenta cálculos globales en términos monetarios

42 42 ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD Se lleva a cabo con el objeto de obtener información sobre el proyecto a realizar sin hacer investigaciones de campo. Se toma en cuenta: Antecedentes del Proyecto Aspectos del mercado Aspectos Técnicos Aspectos financieros Evaluación del Proyecto

43 43 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD En esta etapa se elabora el documento del Proyecto, que se integra por los análisis económicos, financieros, etc. Estableciendo los elementos cuantificables, considerando los siguientes aspectos: Estudio del mercado Estudio de disponibilidad de insumos Localización y tamaño Ingeniería del proyecto Inversión y financiamiento Proyecciones financieras Evaluación financiera Evaluación económica – social Organización del Proyecto

44 44 Proceso en la formulación y evaluación de Proyectos.

45 45 Elementos del proyecto Las etapas de la gestión de proyectos son: Planeación – decidir que hacer Programación – decidir cuando hacerlo Control - Asegurar que se obtienen los resultados planeados

46 46 Elementos del proyecto Identificar una necesidad Definir las metas y su importancia Seleccionar apropiadamente las medidas de desempeño Desarrollar un calendario Desarrollar un presupuesto Desarrollar la tecnologia o metodología Integrar un plan Implementar el plan Monitorear y controlar el proyecto Evaluar el éxito del proyecto

47 47 Elementos del proyecto Los elementos clave del proyecto son: Identificar límites de programación Asignación de responsabilidades funcionales Establecer reportes periódicos Seleccionar metodologías aplicables de negociación Medir logros contra planes Identificación temprana de problemas Aplicar acciones correctivas a problemas Conocer cuando se alcanzarán o excederán los objetivos Mejorar las habilidades para proyectos futuros

48 48 Dr. Primitivo Reyes Aguilar mail: primitivo_reyes@yahoo.comprimitivo_reyes@yahoo.com Tel. Cel. 044 55 52 17 49 12

49 49 Filtraje y selección de proyectos La selección de proyectos es un proceso complejo que depende de muchas decisiones relacionadas Entre los métodos de selección se tienen: Matriz de selección Matriz de selección ponderada Análisis de costo beneficio

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51 51 Diagrama polar para evaluar proyectos Éxito comercial Riesgo de desarrollo Utilidad Oportunidad en El mercado Utilidad Otra característica

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53 53 Análisis de costo beneficio Convencional B/C = Valor de beneficio al usuario/ Costo total del proveedor B/C = B / [CR + (O + M)] B = Beneficio anual al usuario CR= Costo de Recuperación de capital (anualidad equivalente de la inversión inicial considerando el valor de salvamento) O = Costo de operación uniforme anual M = Costo de mantenimiento uniforme equivalente

54 54 Análisis de costo beneficio Modificado (uso por agencias gubernamentales B/C = valor de (B – (O + M) / Valor de CR B/C = (B – (O + M) ) / CR Se busca que sea mayor a uno

55 55 Análisis de costo beneficio Ejemplo: Nuevo sistema de control de inventarios Costo inicial $20,000 Vida útil5 años Valor de rescate$4,000 Ahorros anuales$10,000 Gasto Oper. Y Mantto.$4,400 TREMA 15%

56 56 Definiciones i = Interés efectivo por periodo (TREMA) – 12%=0.12 n = Número de periodos de interés compuesto P = Valor presente de una suma (valor equivalente de uno o más flujos de caja en un punto en el tiempo llamado presente) F = Valor futuro de una suma (valor equivalente de uno o más flujos de caja en un punto en el tiempo llamado futuro) A = Flujo de efectivo al final del periodo (o valor equivalente al final del periodo) de una serie uniforme continua para n periodos (denominada “Anualidad”) G = Incremento o decremento uniforme de montos o flujos de efectivo al final del periodo (gradiente aritmético)

57 57 Ejemplo: Nuevo sistema de control de inventarios (B/C) Tomando los ahorros como beneficios se tiene CR = Anualidad equivalente de $20,000 – Valor anual de $4,000 en el año 5 (A/P, i%, n) = i*(1 + i) n / ((1+i) n - 1) = 0.15*1.15^5 / (1.15^5 - 1) = 0.298 = PAGO(0.15, 5, 20000) = $5,966.31 = 0.2983*20,000 (A/F,i%,n) = i / ((1+i) n - 1) = 0.15 / (1.15^5 - 1) = 0.1483 = PAGOPRINC(0.15,1,5,4000) = 593.26 = 4000 * 0.1483 CR = 5966.31 – 593.26 = 5,373 B/C Convencional = $10,000 / ($5,373 + $4,400) = 1.02 B/C Modificado = ($10,000 - $4,400) / $5,373 = 1.04

58 58 Ejemplo El gobierno decide dar un subsidio de $5,000,000 a una planta química nueva, generará 200 empleos e impulsará la economía local. Los beneficios se estiman en $1,000,000 por año. Se considera una tasa de interés de 6% y el estudio es por 20 años. Valor presente de los beneficios = $1,000,000 (P/A, 6%, 20) = $11,470,000 VNA(i,Flujos) B/C = 11,470,000/5,000,000 = 2.3 El problema es que la planta contaminó un río que daño la pesca y las aguas. La planta tuvo que cerrar

59 59 Pasos del análisis costo beneficio de la inversión 1. Identificar el problema claramente 2. Explicitar los objetivos a alcanzar 3. Generar alternativas que satisfagan los objetivos 4. Identificar las restricciones (políticas, tecnológicas, legales, sociales, financieras), eliminan alternativas

60 60 Pasos del análisis costo beneficio de la inversión 5. Determinar los costos y beneficios asociados con cada alternativa en montos económicos u otros 6. Calcular la tasa costos beneficio y otros indicadores (valor presente, tasa interna de retorno, periodo de pago) de las alternativas 7. Hacer un reporte comparando los resultados de la evaluación de cada alternativa

61 61 Ejemplo Una colonia se construyó con la mejor eficiencia de ladrillos a pesos, sin considerar los deseos y expectativas de los vecinos. El problema fue que en la colonia se genero un clima de pandillerismo y crimen, por lo que la gente no quiso vivir ahí y el proyecto fracasó

62 62 Tipos de beneficios y costos Primarios Resultado de un proyecto en particular Secundarios Construcción de aeropuertos Externos Impulso de la economía Intangibles Imagen, marca

63 63 Desventajas del método B/C Tasa de descuento en el sector público Se requieren más criterios para tomar una decisión No puede evaluar aspectos cualitativos importantes como “una buena relación laboral”, “ambiente limpio” “Juez y Parte”, la agencia de gobierno que propone los proyectos realiza su análisis

64 64 Análisis de efectividad del costo La efectividad del sistema es la medida de que tanto puede cumplir los requerimientos de su misión. Está en función de: Disponibilidad, condición del sistema al iniciar la misión Confiabilidad, condición del sistema en uno o más puntos durante la operación de la misión Capacidad, desempeño del sistema

65 65 Estudio de la efectividad del proyecto 1. Definir los objetivos 2. Identificar los requerimientos de la misión 3. Desarrollar alternativas de sistemas 4. Establecer criterios de evaluación de sistemas 5. Determinar capacidades de alternativas de sistemas 6. Analizar los méritos de cada una 7. Realizar análisis de sensibilidad 8. Documentar resultados y hacer recomendaciones

66 66 Efectividad relativa del sistema

67 67 El costo incluye transporte, instalación y mantenimiento

68 68 Rel. Entre efectividad y costo Límite

69 69 Aspectos relacionados con riesgo Tabular cada fase de la misión del sistema y listar sus sensibilidades al riesgo (técnicas, humana y económica). La hora de una falla es importante Relacionar los riesgos en componentes y subsistemas (AMEFs, análisis de árbol de fallas y análisis de árbol de falla) El riesgo se tolera si los beneficios son altos o críticos a la organización

70 70 Árboles de desición Permiten la descripción y análisis de problemas que involucran decisiones secuenciales y resultados variables en el tiempo Nodos de decisión (cuadros) Punto de selección de alternativas Nodos probabilísticos (círculos) Evento aleatorio a ocurrir en este punto

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79 79 Organización tradicional  Buscar culpables, Burocracia  Prioridad a procedimientos y reglas  Olvido al cliente  Alto desperdicio en tiempo, materiales, papel, etc.  Poca atención al empleado, poca seguridad  Comunicación sólo en sentido vertical

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88 88 Facilitador de Procesos de Recursos Humanos Team Gerencial R Humanos MaterialesChampionProducciónCostos Facilitador de Procesos / Proyectos Facilitador de Mantenimiento / Proyectos P a t r o c i n a d o r e s Trabajo en equipo para Mfra. Lean

89 89 El administrador del proyectos no tiene autoridad directa Sobre la asignación de recursos

90 90 Los administradores funcional y de proyecto tienen la Misma autoridad sobre las decisiones de asignación de recursos

91 91 Los administradores de proyecto tienen la autoridad directa sobre las decisiones de asignación de recursos

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93 1 Los trabajos tienen las siguientes características: Objetivos Entregables Programa de actividades Presupuesto Medidas de desempeño Un responsable

94 94 Estructura detallada de trabajo (WBS) Plan detallado que expande el proyecto (Statement Of Work) en una lista de actividades necesarias para terminar el proyecto, elaborado por el líder de proyecto Cada proyecto se divide en actividades más pequeñas y después en elementos hasta que sea identificable la responsabilidad de su realización Cada actividad es programada de acuerdo a su interrelación con otras. El programa balancea las restricciones de tiempo, recursos, restricciones y costo

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101 101 2. Análisis económico Objetivo: Reconocer la importancia que tiene la justificación económica de los proyectos, de manera que las inversiones sean redituables en términos económicos o de beneficios sociales.

102 102 Contenido El problema del análisis económico de proyectos El valor del dinero en el tiempo Comparación de alternativas Método del valor presente neto Método de la tasa interna de rendimiento Método del periodo de pago Efecto de los impuestos y la depreciación

103 103 El problema del análisis económico de proyectos La evaluación de proyectos además de aspectos económicos debe considerar el valor al cliente o usuario, incluyendo medio ambiente y seguridad La evaluación económica sirve para determinar si un proyecto o inversión es aceptable financieramente ¿Proporciona valor económico el proyecto? ¿Qué proyecto es mejor de una lista de proyectos?

104 104 El problema del análisis económico de proyectos El análisis económico cuando se realiza por personal que no tiene una visión amplia del negocio, puede basarse en supuestos no reales o inexactos

105 105 El valor del dinero en el tiempo Muchos proyectos tienen un alcance de varios periodos de tiempo (meses, años, etc.) El valor del dinero cambia con el tiempo, por lo que no solo se deben sumar los costos y beneficios, sino considerar estos cambios * Como no se puede prever el valor real en el tiempo, la evaluación del proyecto implica ciencia y arte

106 106 Comparación de alternativas La esencia de la evaluación económica es el flujo de efectivo descontado, considerando el costo del dinero Un proyecto se considera valioso si sus beneficios exceden a sus costos vs bancos Los diferentes proyectos entonces se comparan en base a sus flujos de efectivo Se tienen varios métodos para determinar el flujo de efectivo

107 107 Comparación de alternativas Pasos: Definir las alternativas Determinar el periodo de estudio Proporcionar los flujos de efectivos estimados de cada alternativa Especificar la tasa de interés (TREMA) Seleccionar los criterios de evaluación Comparar alternativas Realizar análisis de sensibilidad Seleccionar la mejor alternativa

108 108 El valor presente en el tiempo

109 109 Método del valor presente neto CFt es el valor del dinero en el tiempo t r es la tasa de interés, f tasa de inflación Se acepta el proyecto si el VPN es positivo

110 110 Ejemplos Suponga que un equipo cuesta $15,000 dólares, su vida esperada es de 5 años, con beneficios anuales de $4,000, con un valor de rescate de $4,000. Si la tasa mínima de retorno atractiva es del 15%, determinar el Valor presente de los beneficios y el Valor presente neto y concluir.

111 111 Método de la tasa interna de rendimiento (TIR) La tasa interna de rendimiento es la tasa a la cual el Valor Presente Neto es igual a cero El proyecto se acepta si la TIR es mayor a la TREMA

112 112 Método de la TIR Cualquier alternativa donde la TIR sea menor a la TREMA se descarta automáticamente El comparar una inversión con TIR alta contra otra con TIR baja se justifica solo si la segunda tiene otras ventajas

113 113 Método del periodo de pago Es el tiempo necesario para que los ingresos o beneficios acumulados sean iguales a los costos o egresos, normalmente se ignora el valor del dinero en el tiempo. Es un método simple, y el criterio común es tener una recuperación en 1 a 2 años

114 114 Ejemplo de Periodo de Pago Proyectos P1P2 Inversión$2,000 Vida útil3 años6 años Beneficios anuales1,000800 Periodo de pago, años 22.5 NPV$4871,484 TIR23.4%32.7%

115 115 Efectos de los impuestos y la depreciación Los beneficios antes de depreciación e impuestos no representan los beneficios reales del proyecto, deben ser ajustados La depreciación es vista como un gasto y así reduce la utilidad bruta para efectos de impuestos La depreciación utilizada en México es la de línea recta, donde la depreciación anual = (costo inicial – valor de rescate) / vida útil

116 116 Efectos de los impuestos y la depreciación Ejemplo: Una máquina cuesta $10,000 con vida útil de 5 años y produce beneficios de $4,000 cada año, con depreciación en línea recta sin valor de rescate y una tasa de impuestos de 40%, determinar el flujo de efectivo: A. Beneficios anuales $4,000 B. Depreciación $2,000 ($10,000 / 5) C. Utilidad antes de impuestos$2,000 D. Impuestos (40% de C)$ 800 Flujo de efectivo anual (A - D)$3,200 Si se desea una TREMA de 10%, el VPN = $2,131 que lo hace viable

117 117 Dr. Primitivo Reyes Aguilar

118 118 4. Programación Objetivo: Manejar los diferentes métodos utilizados para la planeación y programación de un proyecto, incluyendo la carta de Gantt, diagrama PERT y esquema 5W – 1H, considerando los presupuestos.

119 119 Herramientas de planeación Después de la lista detallada de actividades, se usan técnicas como: Gráficas de Gantt Diagrama de redes PERT Diagrama de actividades CPM

120 120 Gráfica de Gantt Muestra actividades o eventos en función del tiempo, cada barra horizontal inicia en la fecha de inicio de la actividad y finaliza en su fecha de terminación Ventajas: Fáciles de entender, una barra por actividad, es fácil de cambiar, usa pocos datos, muestra los avances Desventajas, No muestra: Interdependencia de actividades, el efecto de actividades retardadas, detalles de la actividad

121 121 Gráfica de Gantt

122 122 PERT (Program evaluation review technique) Tiene los siguientes requerimientos: Todas las actividades individuales deben incluirse en la red Los eventos y actividades deben estar en secuencia en la red para permitir la determinación de la ruta crítica Se deben hacer estimados de duración para cada actividad en la red, estimados como: optimista, normal, pesimista Se calculan la ruta crítica y tiempos de holgura para el proyecto. La ruta crítica es la que tiene la mayor duración

123 123 PERT (Program evaluation review technique) Evento es cada punto de inicio o terminación de actividades, también se llama nodo Los eventos se conectan con flechas con un número que indica la duración de la actividad El tiempo estimado entre eventos es:

124 124 Ejemplo de PERT 5 4 3 3 3 3 2 2 1 1 1 1 36 9 74 852 10 21 1 ¿Cuál es la ruta crítica?

125 125 PERT (Program evaluation review technique) Ventajas: Se pueden identificar relaciones entre tareas y problemas Se puede determinar la probabilidad de alcanzar las fechas establecidas y en todo caso desarrollas planes alternos Se puede evaluar el efecto de cambios en el proyecto Representa una gran cantidad de información para tomar decisiones Se puede usar en proyectos únicos no repetitivos Desventajas Tiene un grado medio de complejidad

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128 128 CPM (Critical Path Method) Similar a PERT (orientado a eventos) y CPM está orientado a la actividad Se enfoca a las actividades Se consideran costos y duración en cada actividad Sólo se contemplan las actividades de la ruta crítica Seleccionar primero las actividades con el menor costo para acortarlas Conforme se acortan actividades, es posible encontrar una nueva ruta crítica

129 129 CPM (Critical Path Method) Para cada actividad hay un tiempo y costo requerido para su terminación Para acortar una actividad se pueden asignar más recursos Se calcula el incremento en costo para acortar cada una de las actividades en la ruta crítica, acortando primero la de menor costo y así sucesivamente hasta lograr la reducción de tiempo requerida

130 130 Ejemplo de CPM

131 131 Ejemplo de CPM TareaT. Normal T. Corto Costo Normal Costo Corto Costo/recorte / semana A432,0003,0001,000 B43 1,200200 C8612,00015,0001,500 D31500700100 E652001,000800

132 132 Ejemplo de CPM

133 133 Programa con 5Ws – 1H

134 134 Documentación del proyecto El documento inicial es la propuesta del proyecto para lograr un objetivo de mejora, incluye objetivos, plan del proyecto, presupuesto y aprobación Revisión del proyecto por un comité específico, se revisa: Si adecuado el personal, tiempo, equipo y dinero La efectividad del proyecto en base a inf. Interna y externa La efectividad de acciones correctivas El nivel real de calidad del producto o servicio generado

135 135 Monitoreo del proyecto El plan de monitoreo del proyecto debe atender: Que se va a monitorear y su propósito Frecuencia de reportes y método para reportar Procedimiento para solicitar asistencia en eventos urgentes o anormales A quienes se reportará y cómo Asignación de responsabilidades en el ciclo cerrado Acciones a tomar si el desempeño no es el esperado

136 136 Evaluación del proyecto El éxito de un proyecto da respuesta positiva a las preguntas siguientes o con beneficios relevantes: ¿Se lograron las metas y objetivos planeados? ¿Se cumplieron las fechas de terminación? ¿Dentro o por debajo de las restricciones de costo? ¿Se utilizaron los recursos asignados? El desempeño se mide en resultados no en esfuerzo

137 137 Métodos de gestión de proyectos Ventajas del método manual : Fácil uso Bajo costo Son mejor para monitorear programas en vivo Se personalizan fácilmente al proyecto y requiere mínima capacitación

138 138 Métodos de gestión de proyectos Ventajas del método computarizado: Modela escenarios “Qué pasa sí”, puede mostrar el impacto de opciones alternas Puede presentar la información de diferentes maneras Los programas se calculan automáticamente Los reportes de avance son fáciles de generar El personal puede alimentar información y consultarla desde diferentes localizaciones geográficas

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141 141 Reportes Reporte de logro de metas intermedias Permiten reenfocar prioridades para los objetivos a más largo plazo. Son puntos de decisión para continuar o no el proyecto, son visibles

142 142 Reportes Reporte final Reporte de cumplimiento de objetivos Comparación de beneficios y costos reales contra presupuesto Cumplimiento de metas intermedias Análisis “Post Mortem”, que estuvo bien y que estuvo mal como herramienta de aprendizaje