SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO SECRETARIA GENERAL GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO FEBRERO 2013 NELLY ESPERANZA ALVAREZ SUAREZ.

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1 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO SECRETARIA GENERAL GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO FEBRERO 2013 NELLY ESPERANZA ALVAREZ SUAREZ JOSE UHIA SARMIENTO

2 REQUERIMIENTOS ATENDIDOS POR EL GCSAC. El número de requerimientos atendidos durante el mes de febrero 2013 fue de 2359. El porcentaje de las consultas informativas de primer nivel, se redujo en 8%, respecto del mes anterior, sin embargo este tipo de consulta sigue ocupando el primer lugar. Las consultas informativas más recurrentes durante este mes fueron las referentes a tarifas notariales y registrales, direcciones y horarios de atención de oficinas de registro y notarias a nivel nacional. El segundo lugar lo ocuparon las consultas a través del Chat, por el cual se atendió el 25%; en enero se atendió un 20% del total, es decir se incrementó en 5%. Los reclamos, con un 25% se incrementaron en un 2%, respecto al mes de enero. Se recibieron 74 peticiones no competentes, que representan un porcentaje del 3%, del total atendido, las cuales, en cumplimiento de la Ley 1437 de 2011 se enviaron a las entidades correspondientes.

3 Telefónicamente se atendieron 1098 que representan el 52% del total general atendido. El Chat sigue ocupando el segundo lugar el Chat con un porcentaje del 25%. En tercer lugar se encuentra la atención telefónica a través de la línea gratuita, por la cual se atendió el 11% representado en 238 llamadas. Personalmente se atendieron 153 ciudadanos que constituye el 7%. Los canales por los que ingresaron menos requerimientos son el correo electrónico, (E-MAIL) respondiendo un total de 93, con un 4% y 4 recibidos a través de la ventanilla de Gestión Documental que representa un 0%. CANALES DE COMUNICACIÓN

4 ATENDIDAS POR EL GRUPO CSAC. Del total de 2132 solicitudes de información o requerimientos recibidos en el GCSAC, 104 (5%), se enviaron por competencia a otras dependencias del Nivel Central, oficinas de registro, notarías u otras entidades, según su competencia. En el Grupo se atendieron 2.028, es decir el 95%.

5 GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DEL 5% ENVIADAS A OTRAS DEPENDENCIAS O ENTIDADES El 5% enviado por competencia a otras dependencias, oficinas de registro, notarías u otras entidades, se distribuyó de la forma como se observa en la tabla, que porcentualmente representan las cifras del gráfico.

6 GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 32 QUEJAS CONTRA NOTARÍAS 6 QUEJAS CONTRA OFICINAS DE REGISTRO Las quejas se incrementaron significativamente respecto al mes de enero, en el que recibieron 9. Las quejas más recurrentes son las relacionadas con el cobro excesivo en los trámites notariales, incumplimiento de horario de los notarios, costos generados por errores cometidos en las escrituras. Las quejas disminuyeron en relación con el mes anterior en el cual se recibieron 14. Las quejas frecuentes están relacionadas con los errores y la demora en el proceso de registro.

7 GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO CONSULTA, RECLAMO O REQUERIMIENTO FRECUENTES El requerimiento que presenta mayor demanda y que se atiende por todos los canales de comunicación, es el relacionado con los problemas que se les presenta a los ciudadanos en el trámite de solicitud del certificado en línea, representado en el 70%. En segundo lugar se atienden las consultas relacionadas con información sobre temas registrales, como son los procedimientos para el registro de las escrituras, requisitos para cancelación de patrimonio de familia, cancelación de hipoteca, constitución de usufructo, tarifas. Sobre el estado civil de las personas se atienden múltiples consultas, debido a que en otras entidades, no brindan la información acertada a los ciudadanos.