Ing. Sanchez Castillo Eddye Arturo Escuela Académica Profesional de Ingeniería de Sistemas.

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1 Ing. Sanchez Castillo Eddye Arturo Escuela Académica Profesional de Ingeniería de Sistemas

2  Distribuir la información  Procesos, E/S, Herramientas y Técnicas,  Ejemplos  Guía Práctica: Caso de Empresa con Gestión del Comunicación Escuela Académica Profesional de Ingeniería de Sistemas

3 GESTION DE LAS COMUNICACIONES La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecución o resultado del proyecto.

4 Escuela Académica Profesional de Ingeniería de Sistemas GESTION DE LAS COMUNICACIONES Las actividades de comunicación incluidas en estos procesos a menudo pueden presentar numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta, incluyendo, entre otras: Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el público); Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrónicos, memorandos, discusiones ad hoc); Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y horizontal (entre pares); Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales); y Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).

5 Escuela Académica Profesional de Ingeniería de Sistemas GESTION DE LAS COMUNICACIONES La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección general y a la dirección de proyectos. Éstas incluyen: Escuchar de manera activa y eficaz; Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión; Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que éste pueda ser más eficaz; Investigar los hechos para identificar o confirmar información; Investigar y gestionar expectativas; Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a cabo una acción; Motivar para proporcionar estímulo y confianza; Orientar para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados; Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes; Resolver conflictos para prevenir impactos negativos; y Resumir, recapitular e identificar los próximos pasos.

6 Gestión de las Comunicaciones Los procesos de la Gestión de las Comunicaciones, se divide en: 1.Planificar la Gestión de las Comunicaciones 2.Gestionar las Comunicaciones 3.Controlar las Comunicaciones Escuela Académica Profesional de Ingeniería de Sistemas

7 La Gestión de las comunicaciones del proyecto incluye todos los procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación, y destino final de la información del proyecto. Gerencia de las Comunicaciones

8 Planificación de las Comunicaciones: Determinar las necesidades de información y comunicación de los interesados del proyecto. Planificación Distribución de Información : Poner la información necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna. Ejecución

9 Informar el rendimiento : Recopilar y distribuir información sobre el rendimiento. Control Gestionar a los interesados : Gestionar las comunicaciones para satisfacer los requerimientos y resolver temas polémicos con los interesados del proyecto.

10 Modelos emisor-receptor. Selección del medio. Estilos de redacción. Técnicas de presentación. Técnicas de gestión de reuniones. El arte de las comunicaciones involucra... Gestión de las Comunicaciones

11 El modelo básico de comunicaciones describe como las ideas o la información es enviada y recibida entre dos partes. ruido Gestión de las Comunicaciones

12 Acuse de recibo Gestión de las Comunicaciones El modelo básico de comunicaciones describe como las ideas o la información es enviada y recibida entre dos partes.

13 Respuesta al mensaje Gestión de las Comunicaciones El modelo básico de comunicaciones describe como las ideas o la información es enviada y recibida entre dos partes.

14 Proceso 10.1: Planificar la Gestión de las Comunicaciones

15 ¿Quién necesita cual información? ¿Cuando la necesita? ¿Cómo se le dará la información? ¿Quién le dará la información? Planificar la Gestión de las Comunicaciones Determina las necesidades de información y comunicaciones de los interesados del proyecto.

16 Entradas:  Plan de la Dirección del proyecto  Registro de Interesados  Factores ambientales de la empresa.  Activos de los procesos de la organización. Planificar la Gestión de las Comunicaciones

17  Provee información base sobre el proyecto, incluyendo fechas y restricciones que pueden ser relevantes para el planeamiento de las comunicaciones. Entradas: Plan de la Dirección del Proyecto

18  proporciona la información necesaria para planificar la comunicación con los interesados del proyecto.  Identificar a todos los interesados potenciales del proyecto y toda la información relevante, como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, conocimientos, expectativas y niveles de influencia. Entradas: Registro de Interesados

19  Cultura y estructura de la organización o empresa.  Normas gubernamentales e industriales  Infraestructura.  Recursos humanos existentes.  Administración de personal.  Sistema de autorización de trabajo de la compañía.  Condiciones del mercado.  Tolerancia al riesgo de los interesados.  Bases de datos comerciales.  Sistemas de información de la gestión de proyectos. Entradas: Factores Ambientales de la Empresa

20  Son de particular importancia para la planificación de las comunicaciones: o Lecciones aprendidas. o Información histórica. Entradas: Activos de los Procesos de la Organización

21 Herramientas y técnicas:  Análisis de requisitos de comunicaciones.  Tecnología de la comunicación.  Modelos de comunicación  Métodos de comunicación  Reuniones Planificar la Gestión de las Comunicaciones

22  Da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados.  Los requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información requerida, con un análisis del valor de dicha información.  Los recursos del proyecto sólo deben emplearse en comunicar información que contribuya al éxito, o cuando la falta de comunicación puede llevar al fracaso. Herramientas y Técnicas: Análisis de requisitos de Comunicaciones

23  Las metodologías usadas para transferir información pueden variar significativamente.  Los factores de la tecnología de comunicaciones que pueden afectar el proyecto son: o Urgencia de la necesidad. o Disponibilidad de la tecnología. o Personal previsto para el proyecto. o Duración del proyecto. o Ambiente del proyecto. Herramientas y Técnicas: Tecnología de las Comunicaciones

24 SALIDAS :  Plan de gestión de las comunicaciones. Planificar la Gestión de las Comunicaciones

25  Proporciona: o Requisitos de comunicación. o Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. o Responsable de comunicar. o Persona o grupo receptor. o Métodos o tecnología usada. o Frecuencia de la comunicación. o Método de escalamiento para temas polémicos no resueltos. o Método de actualización y refinamiento del plan. o Glosario de terminología común. Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

26  También puede incluir guías para las reuniones de estado del proyecto, reuniones del equipo de proyecto, reuniones virtuales, y correo electrónico.  El plan puede ser formal o informal, altamente detallado o esbozado ampliamente, dependiendo de las necesidades del proyecto.  El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creación de entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional. Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

27 Cuadro de Evaluación de Stakeholder

28 Matriz de Reporte a Stakeholders

29 Información requerida por tipo de Stakeholders

30 Tipos de necesidades de Información Newsletter con sesgo positivo Intercambios uno-a- uno con los stakeholders clave en forma permanente Road shows para explicar el proyecto y sus beneficios Testimoniales de terceros respecto al valor recibido Sesiones para poner en conocimiento Entregables impresos colocados en un repositorio común Información disponible en un website Status: Informes y actualizaciones Reuniones con el Comité Directivo Conferencias telefónicas y video conferencias con stakeholders remotos Informes requeridos por la autoridad Informes requeridos por la gerencia De ventaInformativasObligatorias

31 Newsletter con sesgo positivo

32 Proceso 10.2: Gestionar las Comunicaciones

33 El proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

34 Gestionar las Comunicaciones

35 Entradas:  Plan de gestión de las comunicaciones  Informes de desempeño del trabajo  Factores ambientales de la empresa  Activos de los procesos de la organización. Gestionar las Comunicaciones

36  Proporciona: o Requisitos de comunicación. o Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. o Responsable de comunicar. o Persona o grupo receptor. o Métodos o tecnología usada. o Frecuencia de la comunicación. o Método de escalamiento para temas polémicos no resueltos. o Método de actualización y refinamiento del plan. o Glosario de terminología común. Entradas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

37 son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusión y crear comunicaciones. Para optimizar este proceso, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estén disponibles de manera oportuna. Entradas: Informes del Desempeño del Trabajo

38 Herramientas y técnicas:  Tecnología de la comunicación  Modelos de comunicación  Métodos de comunicación  Sistemas de gestión de la información  Informar el desempeño Gestionar las Comunicaciones

39 La selección de la tecnología de la comunicación es una consideración importante del proceso Gestionar las Comunicaciones. Dado que esto puede variar considerablemente de un proyecto a otro y también a lo largo de la vida de un proyecto, el foco se centra en asegurar que la elección sea adecuada para la información que está siendo comunicada. Herramientas y Técnicas: Tecnología de la Comunicación

40 Debemos conocer y dominar : 1.¿Cómo funciona la comunicación interpersonal? 2.¿Cómo funciona la comunicación en el ambiente de un proyecto? 3.¿Cómo usar la comunicación para lograr una alta performance? 4.¿Cómo aprender a escuchar? 5.¿Cuáles son los diferentes estilos de comunicación y como se usan en el ciclo de vida de un proyecto? Habilidades de Comunicación: ¡Clave para el éxito del Proyecto!

41  La comunicación interpersonal adquiere tres formas:  Verbal.  No verbal.  Escrita (o gráfica). Formas de Comunicación

42  La información se puede distribuir a través de distintos métodos:  Reuniones de proyecto, distribución de documentos impresos, sistema de archivo manual, y bases de datos electrónicas de acceso compartido. Herramientas y Técnicas: Métodos de Comunicación

43 Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunas están maduras y otras son conceptos novedosos, podemos mencionar : 1.Lotus Notes u otro groupware equivalente. 2.Revisar la plataforma Share Point de Microsoft. 3.Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets. 4.Collaboration/project-support websites : eroom.net, one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July 2000 o e-Business Application Delivery, April 2000). 5.Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie. Herramientas de colaboración y distribución de información

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49  La información se puede recolectar y recuperar a través de una gran variedad de medios, incluyendo:  Sistemas de archivo manual.  Bases de datos electrónicas.  Software de gestión de proyectos.  Sistemas que permiten acceso a documentación técnica tal como diagramas de ingeniería, especificaciones de diseño, y planes de prueba. Herramientas y Técnicas: Sistemas de Gestión de la información

50  Una sesión de lecciones aprendidas se enfoca en identificar éxitos y fracasos del proyecto e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.  Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de gestión, y de procesos.  Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a través de toda la duración del proyecto. Herramientas y Técnicas: Informar

51  implica recopilar y analizar de manera periódica datos reales y compararlos.  Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de gestión, y de procesos.  Los informes más elaborados pueden incluir:  el análisis del desempeño pasado,  el análisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y costos),  el estado actual de los riesgos e incidentes,  El trabajo completado durante el período,  El trabajo a completar en el siguiente período,  El resumen de los cambios aprobados en el período, y  Otra información relevante que debe ser revisada y analizada. Herramientas y Técnicas: Informar Desempeño

52 Salidas:  Comunicaciones del proyecto  Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto  Actualizaciones a los documentos del proyecto  Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Distribución de la Información

53  El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades requeridas para:  crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la información.  Las comunicaciones del proyecto incluyen, entre otras:  Los informes de desempeño, el estado de los entregables, el avance del cronograma y los costos incurridos.  Las comunicaciones del proyecto pueden variar considerablemente y son influenciadas por factores como la urgencia y el impacto del mensaje, su método de entrega y el nivel de confidencialidad, entre otros. Salidas: Comunicaciones del Proyecto

54 El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre las líneas base del proyecto, la gestión las comunicaciones y la gestión de los interesados. Cada una de estas áreas puede requerir actualizaciones sobre la base del desempeño actual del proyecto frente a la línea base para la medición del desempeño (PMB). El PMB es un plan aprobado del trabajo del proyecto, con respecto al que se compara la ejecución del proyecto y se miden las desviaciones para el control de la gestión. La línea base para la medición del desempeño integra generalmente los parámetros relativos al alcance, al cronograma y a los costos del proyecto, también incluye parámetros técnicos y de calidad. Salidas:Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

55  Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros:  Registro de incidentes,  Cronograma del proyecto, y  Requisitos de financiamiento del proyecto. Salidas:Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

56  Documentación de lecciones aprendidas:  Causas.  Razonamiento detrás de la acción correctiva.  Otros tipos de información relacionada a la distribución de información. Salidas: Activos de los procesos de la organización

57 Proceso 10.3: Controlar las Comunicacones

58 Controlar las Comunicaciones Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de información entre todos los participantes de la comunicación.

59 Entradas: 1.Plan para la dirección del proyecto 2.Comunicaciones del proyecto 3.Registro de incidentes 4.Datos de desempeño del trabajo 5.Activos de los procesos de la organización Controlar las Comunicaciones

60  Describe el modo en que se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.  Proporciona información valiosa para el proceso Controlar las Comunicaciones, entre la que se encuentra: Los requisitos de comunicación de los interesados, El motivo de la distribución de la información, El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida, El individuo o grupo responsable de la comunicación de la información, y El individuo o grupo que recibe la información. Entradas:Plan para la Dirección del Proyecto

61  El proceso Controlar las Comunicaciones incluye las actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la información y las comunicaciones, así como para liberarlas a los interesados.  Las comunicaciones del proyecto provienen de múltiples fuentes y pueden variar considerablemente en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado de formalidad y confidencialidad. Las comunicaciones del proyecto pueden incluir, entre otras: El estado de los entregables, El avance del cronograma, y Los costos incurridos. Entradas: Comunicaciones del Proyecto

62  Se utiliza para documentar y monitorear la resolución de incidentes.  Se puede utilizar para facilitar la comunicación y asegurar una comprensión común de los incidentes.  Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quién es responsable de la resolución de los incidentes específicos antes de una fecha límite.  Durante la resolución de incidentes se abordan los obstáculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos.  Esta información es importante para el proceso Controlar las Comunicaciones ya que proporciona tanto un repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto, como una plataforma para la entrega de comunicaciones subsiguientes. Entradas: Registro de Incidentes

63 Los datos de desempeño del trabajo pueden incluir detalles sobre las comunicaciones que se han distribuido realmente, realimentación sobre las comunicaciones, resultados de encuestas de eficacia de la comunicación u otras observaciones identificadas a lo largo de las actividades de comunicación. Entradas: Datos del Desempeño del Trabajo

64  Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Controlar las Comunicaciones incluyen, entre otros:  Plantillas de informes;  Políticas, estándares y procedimientos que definen las comunicaciones;  Tecnologías específicas de comunicación disponibles;  Medios de comunicación permitidos;  Políticas de conservación de registros; y  Requisitos de seguridad. Entradas:Activos de los Procesos de la organización

65 Herramientas y técnicas: 1.Sistemas de gestión de la información 2.Juicio de expertos 3.Reuniones Controlar las Comunicaciones

66 Un sistema de gestión de la información proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto. Algunos paquetes de software permiten al director del proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitan la distribución de informes a los interesados del proyecto. Como por ejemplos, los informes mediante tablas, análisis en hojas de cálculo y las presentaciones. Las herramientas gráficas se pueden utilizar para crear representaciones visuales de la información sobre el desempeño del proyecto. Herramientas y Técnicas: Sistema de Gestión de la Información

67 Salidas:  Información de Desempeño del Trabajo.  Solicitudes de Cambio.  Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto  Actualizaciones a los Documentos del Proyecto  Acciones correctivas recomendadas.  Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Controlar las Comunicaciones

68  La información de desempeño del trabajo organiza y resume los datos de desempeño recopilados.  Estos datos de desempeño normalmente proporcionan información sobre el estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes interesados.  Esta información luego se comunica a los interesados adecuados. Salidas: Información de desempeño del trabajo

69 GRAFICA DE VALOR GANADO

70  El análisis del rendimiento del proyecto frecuentemente genera cambios solicitados para algún aspecto del proyecto.  Estos cambios solicitados son procesados y dispuestos a través del proceso de control integrado de cambios. Salidas: Solicitudes de Cambio

71  El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar actualizaciones al plan de gestión de las comunicaciones así como a otros componentes del plan para la dirección del proyecto (p.ej. los planes de gestión de los interesados y de gestión de los recursos humanos).  Se actualiza el plan de gestión del proyecto para reflejar los cambios hechos al plan de comunicaciones. Salidas:Actualizaciones al Plan de para la Dirección del Proyecto

72  Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del proceso Controlar las Comunicaciones.  Estas actualizaciones incluyen, entre otras:  Pronósticos,  Informes de desempeño, y  Registro de incidentes. Salidas:Actualizaciones a los documentos del Proyecto

73  Incluyen las lecciones aprendidas. + Salidas:Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización

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