1. Así se custodiaban los expedientes judiciales Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General 2.

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2 Así se custodiaban los expedientes judiciales Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General 2

3 Archivos judiciales mayo 2013 – Fuente: Secretaría General 3

4 Archivos judiciales junio 2013 – Fuente: Secretaría General 4

5 Archivos judiciales julio 2013 – Fuente: Secretaría General 5

6 CREACIÓN DEL PROYECTO DE INTERVENCIONES Visitas técnicas a nivel nacional Intervenciones archivísticas Estandarización de los procesos con el “Protocolo genérico de manejo documental y archivístico en unidades judiciales” Descongestionó la acumulación de causas pasivas en los archivos activos jurisdiccionales

7 CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Visitas técnicas a nivel nacional Intervenciones archivísticas Estandarización de los procesos con el “Protocolo genérico de manejo documental y archivístico en unidades judiciales” Descongestionó la acumulación de causas pasivas en los archivos activos jurisdiccionales

8 VISITAS TÉCNICAS 2013 2014 La visita técnica es un reconocimiento in situ de las instalaciones y condiciones de los archivos judiciales que permiten evaluar su funcionamiento y detectar sus necesidades, para establecer soluciones y optimizar el servicio a la ciudadanía. 8

9 INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS La intervención archivística es un proceso técnico que permite centralizar y organizar los expedientes judiciales, con el objeto de agilitar los procesos que se llevan a cabo en los archivos, y de esta manera brindar un servicio mas eficiente, eficaz y oportuno. 388 Intervenciones archivísticas en 24 provincias Se intervino: 5´936.889 De causas a nivel nacional equivalentes a 317´287.430 fojas Esto representa el 84 % del total de judicaturas a nivel que son actualmente 463 Las 24 provincias, ya cuentan con judicaturas que aplican el nuevo sistema archivístico 9

10 INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS 2014 Se realizó Intervenciones archivísticas en 9 provincias Bolívar 2 Cañar 1 Chimborazo 1 Esmeraldas 2 Guayas 10 Manabí 1 Morona Santiago 1 Pastaza 1 Pichincha 6 63,42 % del total de carga procesal nacional 2015 Se intervino 304 intervenciones archivísticas a nivel nacional en 24 provincias 80 % del total de carga procesal nacional

11 CAJAS Y ESTANTERÍAS 11

12 CAPACITACIÓN DEL MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO La capacitación es un proceso de formación continua y permanente que utiliza procedimientos sistemáticos de un asunto específico, en este caso el protocolo genérico del manejo documental y archivístico, con el objetivo de adquirir conocimientos y habilidades técnicas necesarias para una correcta administración documental, dentro de las unidades judiciales. 2013 2014 2015 Se realizó capacitaciones virtuales en coordinación con la Escuela de la Función Judicial al 100% de servidores. Se capacitó a 120 servidores judiciales en la provincia de Pichincha. Se capacitó a 3.915 servidores judiciales en 23 provincias, equivalente al 44.35% de un total de 8.827 servidores. 12

13 NÚMERO DE ARCHIVOS QUE IMPLEMENTAN EL PROTOCOLO A NIVEL NACIONAL Las acciones tomadas para cumplir con el objetivo estratégico 3: “Impulsar la mejora permanente y modernización de los servicios” son: Visitas técnicas Intervenciones archivísticas Capacitación sobre protocolo de manejo documental y archivístico Transferencias documentales 150 archivos jurisdiccionales implementaron el protocolo de manejo documental 150 archivos jurisdiccionales implementaron el protocolo de manejo documental 12 archivos jurisdiccionales implementaron el protocolo de manejo documental. 12 archivos jurisdiccionales implementaron el protocolo de manejo documental. -------------- ------------------ En junio del 2014A finales del 2014 13

14 NÚMERO DE ARCHIVOS QUE UTILIZAN EL PROTOCOLO A NIVEL NACIONAL Las acciones tomadas para cumplir con el objetivo estratégico 3: “Impulsar la mejora permanente y modernización de los servicios” son:  Intervenciones archivísticas:  Capacitación sobre el protocolo de manejo documental y archivístico: se realizó a 3.915 servidores Con el trabajo realizado se ha obtenido: 150 Archivos jurisdiccionales que implementaron el protocolo de manejo documental, después de las capacitaciones en el 2014 Estanterías Cajas de conservación Talento Humano Levantamiento de inventarios  Visitas técnicas: Identificación de necesidades

15 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES COMISARÍAS DE LA MUJER En el 2014 se realizó las transferencias documentales desde las Comisarías de la Mujer hacia el archivo general de la Función Judicial, cumpliendo con la Resolución del Pleno 057-2013. Se realizaron 35 transferencias documentales, de las 36 Comisarías de la Mujer El volumen documental total transferido es 663.349 expedientes Esto equivale a 6’412.163 fojas Porcentaje de causas transferidas Copias certificadas de causas transferidas CIUDADCAUSAS TOTAL FOJAS CERTIFICADAS Guaranda2 3.121 Cuenca11 Azogues1 Riobamba28 Otaválo4 Ambato5 Quito37 Ibarra Rumiñahui 2121 TOTAL91 Abiertas 3% 19.470 Cerradas 97% 663.349 15

16 CICLO DEL DOCUMENTO Fase 1 / Período de actividad Archivos activos centrales judiciales Fase 2 / Período de semiactividad Archivo general provincial Fase 3 / Período de inactividad Condición permanente / Archivos históricos

17 ARCHIVO GENERAL E HISTORICO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de una manera técnica y sistematizada, todos los documentos calificados por la “Comisión Valoradora de Documentos” para su conservación permanente, constituyen el patrimonio histórico judicial, con el fin de promover la memoria colectiva jurisdiccional y estar disponibles para la investigación, la ciencia y la cultura. Se transferirá desde el archivo general provincial hasta el Archivo General e Histórico de la Función Judicial, la documentación que deba conservarse permanentemente, luego de un análisis e informe favorable de la “Comisión Valoradora de Documentos” y conforme a lo dispuesto en la Ley Nacional de Archivos y/o normas relacionadas a este tema, se analizarán los fondos que tengan relevancia para el patrimonio documental del Estado, la investigación histórica y social del Ecuador.. ARCHIVO ACTIVO CENTRAL JUDICIAL Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentación generada en una judicatura, de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos que permiten administrar las causas activas. Volumen documental del archivo General de la Función Judicial ExpedientesFojas Cajas de conservación R3 reformadas Estanterí as Área de custodia de expedientes 1.531.175127.770.39045.5272.313 5.000 m² (3.992 +440) Penal Civil Laboral Tránsito Comisarías de la mujer Penal Civil Laboral Tránsito Comisarías de la mujer Materias

18 PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS 1. Acopio de documentos 2. Recepción de transferencias 3. Clasiicación 4. Distribución y organización de espacios físicos. El proceso se lo realiza con el apoyo de las FF.AA. y Policía Nacional 3. Clasificación

19 PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS 7. Digitalización de documentos 5. Codificación y rotulación 8.Capacitación 6. Ubicación topográfica de documentos y elaboración de inventarios

20 INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS 2015 De las 35 Intervenciones archivísticas planificadas para el año 2015 Se han realizado 7 intervenciones archivísticas en 3 provincias Galápagos, Los Ríos y Manabí Se intervino en: 76.450 expedientes equivalentes a 4´587.000 fojas 20

21 2015 2.787 requerimientos 2014 4.374 requerimientos Búsqueda, consulta, sorteo y copias simples 9 requerimientos 50 requerimientos Estudiantes Búsqueda, consulta, sorteo y copias simples REGISTRO DE SERVICIOS A LOS USUARIOS EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Enero a diciembre Enero y febrero

22 RED DE ARCHIVOS ARCHIVO GENERAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL PUNTOS DE BÚSQUEDA UNIDADES JUDICIALES TRIBUNALES CORTES PROVINCIALES Wilson y Reina Victoria ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA Lizardo García y 6 de Diciembre 22

23 El usuario externo solicita el documento. El archivo general solicita la búsqueda a diferentes unidades judiciales, y recibe la respuesta de búsqueda. Se entrega la documentación o respuesta correspondiente al usuario externo. FLUJOGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 23

24 Archivo General de la Función Judicial Unidades judiciales intervenidas

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