ARCHIVO DE TRAMITE EN EL I.P.N..

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1 ARCHIVO DE TRAMITE EN EL I.P.N.

2 ARCHIVO DE TRAMITE Esta conformado por expedientes o documentos de asuntos que no han sido concluidos, se realiza cuando el asunto aun se esta activo y requiere determinado tiempo para su termino. Son todos aquellos que se encuentran adscritos a las dependencias e instalaciones, contienen expedientes de asuntos cuya consulta es constante, teniendo a su cargo la recepción de documentos, clasificación, catalogación y transferencia de expedientes a los archivos de concentración

3 OBJETIVOS: asesoría técnica que les permita identificar series
Proporcionar a las áreas de archivo del Instituto, la asesoría técnica que les permita identificar series documentales de acuerdo a la estructura orgánica de la Institución. Proporcionar a las áreas responsables del INSTITUTO los instrumentos archivísticos y técnicos administrativos que contenga los principales procedimientos, para un mejor control documental dentro de la unidad generadora.

4 que realicen de manera expedita y eficiente los
Contribuir con las áreas responsables del INSTITUTO; para que realicen de manera expedita y eficiente los procedimientos archivísticos, evitando demoras en los trámites de su competencia. Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario y efectivo sobre los documentos recibidos por las áreas responsables para su tramite, apoyando el seguimiento de la gestión a que den lugar los documentos. Clasificar, catalogar e integrar los expedientes de la documentación del área responsable para agilizar su localización, seguimiento y archivación.

5 las áreas responsables de la Institución.
Llevar un efectivo seguimiento y control de la documentación de las áreas responsables de la Institución. Organizar y preservar en forma ordenada los antecedentes documentales de las gestiones realizadas por las áreas responsables para aprovechar su efectiva consulta.

6 CARACTERISTICAS Trámite actual
Expediente en formación Trámite actual Almacenamiento cerca de la oficina tramitadora Sistema de recuperación rápida Archiveros Consulta: expedientes concretos Sistema de clasificación

7 ACTIVIDADES QUE HAN DE NORMARSE
Recepción y despacho de correspondencia Seguimiento y control de documentos de trámite Despacho de correspondencia Organización y control de expedientes Control y préstamo de expedientes Vigencias de documentos

8 RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA U R
ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL DEL ARCHIVO DE TRAMITE RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA U R TRANSPARENCIA RECEPCIÓN EXPURGO

9 VIDA DE UN DOCUMENTO ACTIVO
ORGANISMO ACTO ADMINISTRATIVO GENERA DOCUMENTOS TRAMITE ADMINISTRATIVO RESOLUCIÓN FIN DEL TRAMITE CONSERVA PARA FUNCIONES POSTERIORES CONSERVACION PERMANENTE A. HISTORICO DESTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO (DEPURACIÓN)

10 BASE LEGAL

11 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Capitulo I Finalidad (Art. 1) Proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal. Objetivos (Art. 2) Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información. Transparentar la gestión pública… Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados; Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de derecho.

12 Articulo 2.- Son bienes del dominio publico
LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES Capitulo I. Articulo 2.- Son bienes del dominio publico IX: los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y Expedientes de las oficinas ; los manuscritos , incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas, los especimenes tipo de la flora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas, filatélicas; los archivos, las fono grabaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos”.

13 LEY DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA FEDERAL
Articulo 20: Las secretarias de Estado y los Departamentos Administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, presupuesto, informática, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización. Archivos y los demás que sean necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal. Articulo 27: A la secretaria de gobernación corresponde el Despacho de Los siguientes asuntos: XVIII.- Manejar el Archivo General de la Nación En estas dos leyes citadas, observamos que sus artículos anuncian lo concerniente a documentos y expedientes de archivo, así como los archivos especiales (fotográficos, mapotecas, planotecas, etc.) que forman parte del sector público.

14 POLITICAS DEL ARCHIVO DE TRAMITE

15 POLITICAS DEL SERVICIO
Las políticas de servicio están encaminadas al usuario de la documentación activa con el fin de destinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposición. Proporcionar el servicio de préstamo y consulta únicamente a las áreas que estén involucradas en el asunto y su trámite.

16 POLITICAS DE RECEPCION
Constituye un acto jurídico-administrativo que compromete a la dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional. Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación desde el momento de su ingreso; Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su trámite;

17 MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 3º. Fracciones I, II y VII, D.O.F. 05-II Reformas y adiciones D.O.F. 20-III Última modificación D.O.F I -2006

18 MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 6º. Última modificación D.O.F I -2006 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 7º. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 8º.

19 CODÍGOS: Código Civil Federal.
D.O.F. 26-V Reformas y adiciones D.O.F. 29-V-2002. Código Penal Federal. D.O.F. 14-III Reformas y adiciones D.O.F. 6-II-2002 y 12-XII-2002. Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 31-XII Reformas y adiciones. Código Federal de Procedimientos Civiles. C.O.F. 24-II-1943. Código Federal de Procedimientos Penales. C.O.F. 28-VIII-1934.

20 LEYES: Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
D.O.F. 29-XII Reformas y adiciones D.O.F. 24-XII-1966; ; 30-XI-2000 y 13-III-2002. Ley General de Educación. D.O.F. 13-VII Reformas y adiciones D.O.F. 12-VI-2000. Ley Orgánica del Instituto Politécnico Nacional. D.O.F. 29-XII Reformas y adiciones D.O.F. 28-V-1982. Ley de la Información Estadística y Geográfica. D.O.F. 30-XII-1980.

21 LEYES: Ley de Planeación.
D.O.F. 05-I Reformas D.O.F. 23-V-2002; y 13-VI-2003. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. D.O.F. 31-XII Reformas y adiciones D.O.F. 26-XII-1986; 21-XII-1995; y 20-VIII-1996. Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación. D.O.F. 31-XII-1985. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04-I-2000.

22 LEYES: Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
D.O.F. 01-I Reformas y adiciones D.O.F. 01-I-2000. Ley General de Bienes Nacionales. D.O.F. 08-I Reformas y adiciones D.O.F. 4-III-1998 (fe de erratas); 29-VII-1994 y 31-XII-2000. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. D.O.F. 4-VIII Reformas y adiciones D.O.F. 30-V-2000. Ley Federal del Trabajo. D.O.F. 01-IV Reforma y Adiciones D.O.F Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado “B” del Art. 123 Constitucional. D.O.F. 28-XII Reformas y adiciones D.O.F. 24-XII-1986; y 01-VI-2001.

23 LEYES: Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servicios Públicos. D.O.F. 13-III-2002. Ley de Ingresos de la Federación Ley de Impuesto sobre la Renta. D.O.F. 30-XII Reformas y adiciones D.O.F. 31-XII-1986 y 01-I-2002. Ley de Impuesto al Valor Agregado. D.O.F. 29-XII Reformas y adiciones D.O.F. 09-XII-2002. Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda. D.O.F. 29-XII Reformas y adiciones D.O.F. 15-IX-1994.

24 LEYES: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. 11-VI-2002. Reglamento de la “Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental”. D.O.F. 11-VI-2003. Ley de Caminos, Puentes y Auto-transporte Federal. D.O.F. 22-XII-1993. Ley de Comercio Exterior. D. O. F. 27-XII-1993. Ley de la Propiedad Industrial. D.O.F. 27-VI Reformas y adiciones D.O.F. 17-V-1999 y 04-0I-2000.

25 LEYES: Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. D.O.F. 19-XII-2002. Ley General de Protección Civil. D.O.F. 12-V-2000. Ley Reglamentaria del Artículo 5º Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal. (Ley de Profesiones). D.O.F. 26-V Reformas y adiciones D.O.F. 23-XII-1974. Ley General de Bienes Nacionales. D.O.F. 20-VIII-2004 Ley Federal de Procedimientos Administrativos.

26 REGLAMENTOS EXTERNOS. Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
D.O.F. 29-II-1984. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública. D.O.F. 20-XII-2002. Reglamento de la Ley de Información Estadística y Geográfica. D.O.F. 03-XI-1982. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. D.O.F. 18-XI-1981. Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación. D.O.F. 4-V-2000.

27 REGLAMENTOS EXTERNOS. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.D.O.F. 20-VIII-2001. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. D.O.F. 20-VIII-2001. Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 29-II-1984. Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado. Reglamento de la Ley de Propiedad Industrial. D.O.F. 23-XII-1994. Reglamento del Registro Público de la Propiedad Federal. D.O.F. 30-VIII-1980. Reglamento de la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales. D.O.F. 14-I-1983.

28 REGLAMENTOS INTERNOS Reglamento Interno del Instituto Politécnico Nacional. Gaceta Politécnica del 30 de Noviembre de 1998. Reglamento Orgánico del Instituto Politécnico Nacional. Gaceta Politécnica del 30 de Agosto de 1999. Reglamento de las Condiciones Interiores de Trabajo del Personal Académico del Instituto Politécnico Nacional. Gaceta Politécnica, Edición Especial de Noviembre de 1988. Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal No Docente del Instituto Politécnico Nacional. Sin fecha de publicación.

29 ACUERDOS. Acuerdo por el que se expide el Manual de Percepciones para la Administración pública Federal. D.O.F. 31-V-2002. Acuerdo por el que se establece el Sistema Integral de Administración Pública Federal. D.O.F. 27-I-1998. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. D.O.F. 13-X Reformas y adiciones. Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública de las dependencias y entidades de la Administración pública Federal deberán remitir a la Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que estos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública. D.O.F. 11-V-1997.

30 ACUERDOS. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendataria. D.O.F. 03-II-1997. Acuerdo para la adopción y uso por la Administración Pública Federal de la Clave Única del Registro de Población. D.O.F. 23-X-1996. Acuerdo que establece los Lineamientos para la Contratación de los Servicios de Telefonía de Larga Distancia por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 07-V-1997. Acuerdo que establece la Integración y Funcionamiento de los Comités de Enajenación de Bienes Muebles e Inmuebles de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 05-VIII-1996. Acuerdo que dispone que los titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, con la intervención de los respectivos sindicatos, establecerán el sistema de vacaciones escalonadas, en función de las necesidades del servicio.D.O.F. 08-VIII-1978.

31 ACUERDOS. Acuerdo por el que se establece la semana laboral de cinco días de duración, para los trabajadores de las Secretarías y Departamentos de Estado. Dependencias del Ejecutivo Federal y demás organismos públicos e instituciones que se rijan por la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. D.O.F. 28-XII-1972. Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de la documentación contable, consistente en libros de contabilidad, registro contable y documentación comprobatoria o justificatoria del ingreso del Gasto Público de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, constituyen el Archivo Contable Gubernamental que deberá guardarse, conservarse y custodiarse. D.O.F. 12-XI-1982. Acuerdo que establece las Bases de Integración y Funcionamiento de los Comités de Adquisiciones. Arrendamientos y Servicios y de las Comisiones Consultivas Mixtas de Abastecimiento de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 05-VIII Acuerdo por el que se establecen las reglas para la determinación y acreditación del grado de contenido nacional, tratándose de procedimientos de contratación de carácter nacional. D.O.F. 03-III-2000.

32 ACUERDOS. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los Archivos Administrativos, Históricos de la Administración Pública Federal. D.O.F. 14-VII-1980. Acuerdo por el que se dispone que los programas de computación podrán inscribirse en el Registro Público de Derechos de Autor. D.O.F. 08-X-1984. Acuerdo mediante el cual se establecen las disposiciones que se aplicarán en la entrega y recepción del despacho de los asuntos a cargo de los titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y de los Servidores Públicos hasta el nivel de Director General en el sector centralizado, gerente o sus equivalentes en el Sector Paraestatal. D.O.F. 05-IX-1988. Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del sector público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas para las reservas del Tratado de Libre Comercio de América del Norte y para la determinación del grado de integración nacional. D.O.F. 05-IX-1994.

33 DECRETOS. Decreto por el que se establece el Sistema de Inventarios de Bienes Muebles del Sector Público que será coordinado por la Secretaría de Comercio. D.O.F. 24-IX-1981. Manual para la desincorporación patrimonial y baja de Bienes Muebles de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 02-X-2002.

34 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 03-IX-2002. Normas para la administración y baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal. D.O.F. 03-IX-2001. Lineamientos sobre la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales, a cargo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 15-VIII-1995. Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de Bienes Patrimoniales y de Personas. D.O.F. 15-VIII-1995. Lineamientos Generales que regulan el Sistema de Administración de Personas de la Secretaria de Educación Pública

35 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Lineamientos y Criterios Generales para la enajenación de Vehículos Terrestres de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 14-IV-1997. Lineamientos para el oportuno y estricto cumplimiento del Régimen Jurídico de las Adquisiciones, Arrendamientos, Prestación de Servicios de cualquier naturaleza, obras públicas y servicios relacionados con estás. D.O.F. 15-III-1996. Lineamientos para la Organización y Descripción Documental en los Archivos. A.G.N. D.O.F. 04 – II Normas a que se sujetara la Administración de los Bienes Muebles y el Manejo de Almacenes. D.O.F. 21-VI-1988. Normas y Procedimientos Generales para la afectación, baja y destino final de Bienes Muebles. D.O.F. 21-VI-1988.

36 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Normas Administrativas aplicables a las adquisiciones que por la vía de importación directa efectúen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 02-V-1985. Oficio-Circular por la que se dan a conocer los modelos de contratos de obra pública a base de precios unitarios; a precio alzado y de servicios. D.O.F. 21-IV-1986. Oficio-Circular por la que se dan a conocer los lineamientos y criterios para que en los procedimientos de licitación pública e invitación restringida y en lo relacionado con al ejecución y cumplimiento de los contratos de adquisiciones, obras públicas y servicios de cualquier naturaleza, se observe estrictamente lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. D.O.F. 02-X-1996. Oficio-Circular mediante el cual se comunica a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, las modificaciones y adiciones hechas a la publicación del 19 de enero de D.O.F. 13-VI-1994. Oficio-Circular No. 005, relativo a las características que deben contener las publicaciones de los fallos de las licitaciones públicas, en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles, prestación de servicios de cualquier naturaleza, así como de obra pública a las que deberán sujetarse las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 08-IV-1994.

37 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Oficio-Circular número SP/ /95, para reforzar las medidas preventivas relativas al pago oportuno de las contrataciones que realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y de prestación de servicios de cualquier naturaleza. D.O.F. 15-VIII_1995. Presupuesto de Egresos de la Federación para cada Ejercicio Fiscal. Convenio IPN-SECCIÓN XI-SNTE. 15-XII-1980. Convenio IPN-SECCIÓN X-SNTE. 12-VII-1978. Sistema de Evaluación del Desempeño para la Promoción Horizontal del Personal de Apoyo y Asistencia a la Educación del Instituto Politécnico Nacional. 21 de Febrero de 2000. Manual de Organización General del Instituto Politécnico Nacional. Acta de Expedición de la Dirección General, 21-III-2003. Estructura Orgánica Básica 2003. Oficio DGICO/0394/2003, Oficialia Mayor de la SEP, 13-III I-2005

38 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
El Instituto Politécnico Nacional es la institución pública de educación superior tecnológica más importante en México. Su propósito principal es contribuir al desarrollo económico y social de la nación mediante la formación de recursos humanos profesionales e investigadores, en diferentes campos de la ciencia y la tecnología.

39 En la Ley Orgánica del instituto han quedado establecidas como finalidades:
Formar profesionales e investigadores en los diversos campos de la ciencia y de la tecnología; Realizar investigación científica y tecnológica conforme a los requerimientos del país: Coadyuvar a la preparación técnica de los trabajadores; Difundir la cultura y contribuir a la planeación e impulso de la educación técnica; así como realizar la función rectora de este tipo de educación en México.

40 IPN En la perspectiva del desarrollo académico institucional, el esfuerzo en materia de administración e infraestructura se orienta a mejorar la oportunidad, suficiencia, racionalidad y transparencia en la asignación y uso de los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros. Asimismo, considera una nueva visión de la gestión que incorpora las exigencias propias de la dinámica académica y el desarrollo tecnológico, por lo que la organización institucional tendrá que ser flexible, participativa y de calidad.

41 IPN La administración e infraestructura del politécnico está estrechamente ligada a los procesos y resultados académicos, además de estar atenta a sus requerimientos de corto, mediano y largo plazo, para lograr los objetivos fijados. Las actividades administrativas están orientadas hacia el cumplimiento de los compromisos institucionales. A ello se agregarán los criterios para promover una mayor participación y concurrencia de la sociedad en el desarrollo, financiamiento y evaluación de la gestión y de los servicios que proporciona la institución.

42 DADA Coadyuvar con las escuelas, centros, unidades y áreas centrales del Instituto Politécnico Nacional En la organización, ordenación, clasificación, apertura y glosa, de la documentación activa o en trámite, su transferencia primaria de los documentos con valor administrativo, legal, contable y fiscal, al archivo de concentración para su guarda precautoria, la transferencia secundaria de los documentos con valor evidencial, testimonial e informativo de las actividades sustantivas.