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Flujos de trabajo en la gestión de un repositorio institucional Antonio Juan Prieto Jiménez Jordi Serrano-Muñoz Universitat Politècnica de Catalunya.

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Presentación del tema: "Flujos de trabajo en la gestión de un repositorio institucional Antonio Juan Prieto Jiménez Jordi Serrano-Muñoz Universitat Politècnica de Catalunya."— Transcripción de la presentación:

1 Flujos de trabajo en la gestión de un repositorio institucional Antonio Juan Prieto Jiménez Jordi Serrano-Muñoz Universitat Politècnica de Catalunya

2 ¿Quiénes somos?

3 Sumario Razón de ser ¿Biblioteca? Agentes ¿Empezamos? Check-list Como organizarlo Interoperabilidad e integración Sostenibilidad Soporte Infraestructura TIC Mas tareas La UPC en cifras Repositorios en la UPC

4 Repositorios: Razón de ser (I) Ofrecer a nuestra comunidad una herramienta o aplicación para publicar sus trabajos académicos, en acceso abierto y en texto completo en Internet Garantizar el acceso perpetuo a los trabajos archivados mediante su almacenamiento en servidores seguros mantenidos y gestionados por la ¿Biblioteca? Mejorar la visibilidad de la organización y sus autores en la red.

5 Repositorios: Razón de ser (II) ¿De verdad necesitamos crear, gestionar y mantener un repositorio? Analicemos las implicaciones: ¿Está la organización madura? Dimensiones Capacidades Recursos: personas, infraestructura, económicos, ….

6 Repositorios: Razón de ser (y III) No lo necesitamos: Esperamos la oportunidad Creamos las condiciones Preparamos el terreno No hacemos nada Si lo necesitamos ¿Podemos hacerlo? Lo tenemos claro Alianzas / Colaboraciones

7 Repositorios: ¿Biblioteca? (I) La implementación, gestión, organización no es solo una responsabilidad de la biblioteca Es de toda la institución Requiere un compromiso institucional Si no hay compromiso…. ¿Para que queremos un repositorio?

8 Repositorios: ¿Biblioteca? (y II) La institución debe comprometerse con el control y la protección de su producción intelectual en soporte digital Alicia López Medina (UNED)

9 Repositorios: Agentes (I) Implicación a diferentes niveles: Órganos de gobierno Gestores / administradores Docentes / investigadores, … Oficina de apoyo a la investigación y transferencia de tecnología Sistemas de información ….. Y también biblioteca

10 Repositorios: Agentes (y II) Necesitamos la complicidad y el compromiso de nuestro entorno No debemos lanzarnos a la piscina solos, en ese caso lo mas probable es que fracasemos Cada uno de los agentes tiene su responsabilidad, su tarea y evidentemente diferentes niveles de implicación

11 Repositorios: ¿Empezamos? Habrá que hacer pasillos y cafés Crear complicidades Explicar cuales son los beneficios para el investigador / docente y para la organización también para la sociedad Implicará un cambio cultural Pensemos en la lista de tareas e implicaciones Y naturalmente en asignarle un presupuesto Atención: ¡esto no es un proyecto!

12 Repositorios: Check-list (I) / / Visión, misión, objetivo del repositorio ¿Qué representa el repositorio para la organización? ¿Qué contenidos? ¿Hemos identificado a los agentes? ¿La organización tiene una política sobre la propiedad intelectual? ¿Se han analizado los riesgos?

13 Repositorios: Check-list (II) ¿No habrá ya por ahí algún repositorio? ¿Tenemos el soporte institucional? ¿Está la institución madura? La organización y los agentes, ¿Están preparados? ¿Están capacitados? ¿Tenemos algún champion como cómplice? ¿Hemos definido roles, responsabilidades, etc.. para el desarrollo del repositorio?

14 Repositorios: Check-list (y III) ¿Hay financiación? ¿Qué estadísticas, datos e informes facilitaremos del repositorio? ¿Y el ROI? Fuente: JISC: Planning Checklist - Before You Start Repositories Support ProjectJISC: Planning Checklist - Before You Start Repositories Support Project

15 Repositorios: Como organizarlo (I) Identificar comunidades, usuarios, contenidos,… Quien deposita o almacena Procedimientos: Flujos y roles: aceptación, moderador/validador, revisor Mandato Licencias

16 Repositorios: Como organizarlo (II) Metadatos, normalización, … Políticas de preservación migración de formatos Dominio, hosting, backup/copias de seguridad, actualizaciones, migraciones … No estamos solos en esto

17 Repositorios: Como organizarlo (III) Diferentes implicaciones = diferentes niveles: Políticos Tecnológicos Gestión Se trata de una carrera de fondo: ¿Empezamos por un piloto? …. pero …. ….. ¿De verdad que necesitamos el repositorio?

18 Repositorios: Como organizarlo (IV) Modelo centralizado único repositorio para todos los contenidos Modelo diversificado: Ajustar los modelos de metadatos. Adaptarse a la naturaleza de los contenidos. Trabajar las particularidades de los documentos. Facilitar su integración con otros sistemas de información. Adaptarlos a la organización de la biblioteca Desarrollo tecnológico mas flexible

19 Repositorios: Como organizarlo (y V) Modelo centralizado: Fácil de gestionar Incidencias con las "excepciones" Modelo diversificado: Incremento en los costes de mantenimiento. Dispersión de contenidos y posible confusión en la comunidad de usuarios Conocer la organización la decisión es de todas las partes

20 Interoperabilidad e integración (I) Con otros sistemas de información: De la organización Externos Podemos compartir / reusar información Se pueden generar nuevas aplicaciones / utilidades Mejoramos tareas / flujos de trabajo Todos ponen / Todos ganan Disponemos de estándares No inventemos la rueda

21 Interoperabilidad e integración (y II) OAI-PMH Dublin Core SWORD SOA IMS SCORM ….incluso el MARC

22 Sostenibilidad Estamos preparados respecto a: Crecimiento de repositorio Infraestructura TIC Presupuesto asignado Personal y su gestión Updates / Migraciones Preservación Calculemos a medio / largo plazo

23 Soporte Legal, TIC, Gestión ….. Modelo(s) de metadatos Plataforma(s) Políticas de colecciones y de acceso Gestión usuarios roles, flujos … Interacción con los agentes Capacidad de respuesta (compromiso)

24 Infraestructura TIC In house / externalizado Cloud Compartido Atención a los SLA (la letra pequeña) Backup Evaluar costes…….

25 Más tareas Mandato ¿Work in progress? Autores ¿Están dispuestos a colaborar? Algún tipo de incentivo Difusión interna / externa Alta directorios / Google Scholar ¿de verdad que necesitamos un repositorio?

26 La UPC en cifras (I) Titulaciones 69 titulaciones de grado 19 dobles titulaciones 85 convenios internacionales de doble titulación 61 programas de máster 46 programas de doctorado 363 programas de formación continua (másteres UPC y cursos de posgrado) Comunidad estudiantes personal docente e investigador personal de administración y servicios Distribuida en 11 campus y centros territoriales 23 escuelas y facultades 13 bibliotecas +/-100 personas

27 La UPC en cifras (II) Investigación Ingresos por proyectos I+D+i y transferencia tecnológica 101 Distinciones científico- técnicas recibidas 843 nuevos convenios y proyectos de investigación artículos publicados en revistas científicas 78 patentes Departamentos, institutos y centros de investigación 42 departamentos 6 institutos de investigación 183 grupos de investigación 17 centros específicos de investigación 19 Centros de investigación en la red TECNIO 19 Centros de investigación vinculados Universidad y Empresa empresas y entidades con convenio de colaboración 14 empresas creadas y participadas (Programa Innova y Innova 31) 21 cátedras y aulas de empresa

28 La UPC en cifras (y III) 13 bibliotecas +/-120 personas Modelo diversificado 2 TB. Contenidos +/ documentos Desde CRIS documentos revisados / año 47% personal implicado en estas tareas En algunos casos representa el 25% de su tarea

29 Repositorios en la UPC Modelo diversificado: 2001: TDX 2002: Archivo Gráfico de la ETSAB 2003: Videoteca Digital de la UPC 2004: Trabajos académicos 2005: Revistas y congresos 2006: E-prints 2007: OCW Materiales docentes 2010: Fondo histórico bibliotecas UPC 2011: Nuevo OCW 2012: Depósito de exámenes

30 Integración Recuperar la información donde se genera o introduce por primera vez Evitar duplicar tareas Actualizaciones => Estándares (SWORD, OAI, RSS, etc.) Importancia en el crecimiento repositorio

31 Estándares: extraer información OAI-PMH – Nuevos formatos de metadatos añadidos – Módulo OAIExtended: sets específicos (driver, OpenAIRE, etc.) RSS – Ampliado para casos específicos (ItunesU, Universia, etc.)

32 Estándares: Carga de datos Simple Web-services Offering Repository Deposit Un protocolo para depositar en repositorios entre aplicaciones Proyecto financiado por JISC iniciado en 2007 Implementado para diversas plataformas (DSpace, Eprints, Fedora, IntraLibrary) Creado por encima del protocolo Atom Publishing Protocol (APP o ATOMPUB) Dos operaciones básicas Servicedocument Deposit

33 SWORD: formato METS (I) Llamada HTTP en la que se envía un archivo ZIP comprimido en formato estándar METS que contiene: -Archivo xml con las datos del recurso (archivo mets.xml) -Documentos propios del recurso Memoria.pdf Annex.pdf … … Mets.xml (datos del recurso: -Autor -Tutor -Titulo -Fechas -Palabras clave… )

34 SWORD: formato METS (II) Cabecera Metadatos descriptivos en formato MODS/SWAP/etc. Licencia Creative Commons Lista archivos Mapa estructural --

35 SWORD – Llamada deposit RESP HTTP 201 CREATED HTTP POST Cliente Servidor SWORD UPCommons Servidor SWORD UPCommons POST /deposit/ /18 HTTP/1.1 Host:eprints.upc.es/pfc-sword Content-Type: application/zip Authorization: Basic ZGFmZnk6c2VjZJldA== Content-length: nnn Content-MD5: md5-digest Content-Disposition: filename=mydeposit.zip X-Format-Namespace: METS info:something:1 …

36 Puesta en marcha Pasos iníciales – Ver las necesidades de datos a enviar – Explicación del protocolo y formato Preparar un entorno de desarrollo Creación de un wiki con información sobre: – Datos necesarios para el envío del recurso – Como se mapean estas datos dentro del formato METS – Como se envían (SWORD) – Enlaces a librerías en diferentes formatos de programación

37 Otras No siempre existen los estándares adecuados Debemos hacer cambios específicos para casos concretos (solo si no hay más remedio) Exportación de bases de datos, cargas manuales, etc. Cambios bien documentados

38 Trabajos académicos UPC E-prints UPC Videoteca UPC Fondo Antiguo UPC OCW UPC Revistas y congresos UPC TDX UPC Exámenes UPC PRISMA DRAC GD Escuelas OJS MediaTIC Catálogo ITunesU Doctorat MDC Portal producción científica Atenea OAI-PMH SWORD OAI-PMH RSS BD EXPORT Visión General GD Escuelas SWORD

39 E-prints UPC Integración con DRAC (CRIS de la UPC) Portal producción científica UPC Driver / OpenAIRE

40 Integración DRAC DRAC, el Descriptor de la Recerca i lActivitat Acadèmica de la UPC: Sistema que registra la actividad académica de la UPC Generación CVN Intervención del SBD en la definición del proyecto y posterior participación en los workflows de revisión de datos Integrado con UPCommons Política institucional de acceso abierto: acceso, visibilidad, impacto y preservación de la producción académica de la UPC en Internet

41 Modelo de integración Integración en dos fases: 1. Envío: Introducción metadatos básicos en DRAC Obligatoriedad de introducir enlace o archivo Si se introduce archivo, se conecta a UPCommons 2. Revisión: Revisión de metadatos básicos en DRAC Revisión de metadatos propios de UPCommons, validación de las condiciones de acceso y publicación final Autenticación simultánea en ambas aplicaciones mediante CAS

42 Integración DRAC: Pasos

43 PASO 1: Carga archivo PASO 2: Aceptación licencia

44 Integración DRAC: Pasos

45

46

47 Portal Producción científica Portal de la Producción científica de la UPC

48 Portal Producción científica

49 Evolución E-prints UPC Antes de DRAC 2262 reg. (4 años) Con DRAC 4214 reg. en abierto (2 años) 2804 reg. acceso restringido (2 años)

50 Trabajos académicos UPC Envío de los PFC/TFC desde las aplicaciones de gestión de las escuelas Proceso de carga de registros al catálogo

51 Envío de PFC/TFC Diferentes escuelas disponen de aplicaciones para la gestión de las lectura de PFC/TFC Recogen los archivos del proyecto y metadatos necesarios Nos envían a través de SWORD De momento 4 escuelas => en proyecto hacerlo con todas a través de la E- administración

52 Envío de registro al catálogo Evitar catalogar los trabajos dos veces Carga semanal de registros del repositorio al catálogo Exportación de registro MARCXML mediante OAI ¡Más en el Pecha Kucha de mañana!

53 Revistas y Congresos UPC Envío de números de revistas desde OJS Exportación/importación con RACO (Revistes Catalanes amb Acces Obert)

54 OJS (I) Proyecto de IDP: Servició de publicaciones de la UPC Soporte al sistema de revisión de revistas editadas en la UPC Gestión y asignación de DOI

55 OJS (II) DOI UPCommons Revistas y Congresos UPCommons Revistas y Congresos SWORD SWAP PAM MESSAGE REGISTROREGISTRO REGISTROREGISTRO Resolución DOI OJS OAI-PMH

56 Videoteca UPC Mediatic ItunesU

57 Mediatic Proyecto de colaboración entre Servicio informáticos del Campus de Terrassa y la Biblioteca del Campus de Terrassa Envío a través de SWORD

58 ItunesU UPC Videoteca UPC posible fuente de contenido Adaptación del RSS para hacerlo compatible con ItunesU (soportado en las últimas versiones de DSpace)

59 OCW y Exámenes UPC Desarrollados con Drupal IDP: Servicio de publicaciones de la UPC Integraciones – Integración con Sistema de Gestión Académica (PRISMA): extracciones de tablas de la base de datos – RSS Universia, MDX y OCW Consortium – Campus Virtual

60 PRISMA Información sobre asignaturas, plan docente …. mediante importación de base de datos Vía SOA, PRISMA captura datos bibliográficos del catálogo de documentos recomendados en la guía docente Re-uso de esos datos bibliográficos en el OCW

61 Futuro Trabajar en el envío de Tesis Exportación de registros de fondo Antiguo a Memoria Digital de Catalunya Aplicar el modelo de carga de PFC SWORD a más escuelas (proyecto de e-administración) Exportación al catálogo con otros repositorios …¿Datos?

62 ¡Muchas gracias por la atención! Seguimos en el Pecha Kucha ;-)


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