GESTION DE COMPRAS EN CONVENIO MARCO Mayo de 2014 Sandro Caro Cubillos División Servicio al Cliente.

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1 GESTION DE COMPRAS EN CONVENIO MARCO Mayo de 2014 Sandro Caro Cubillos División Servicio al Cliente

2 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra 1. ¿Qué es un Convenio Marco? 2. Ciclo de Vida de un Convenio Marco 3. ¿Por qué Usar Convenio Marco? 4. Planificar la Compra 5. Aspectos destacados de las Bases de Convenio Marco 6. Condiciones mas Ventajosas 7. Grandes Compras 8. Gestión Comercial 9. Recomendaciones Finales TEMARIO TALLER

3 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones particulares de compra, para la adquisición de bienes y prestación de servicios, por medio de una licitación pública realizada por la DCCP. Los bienes y servicios adjudicados en el proceso de licitación, se disponen en un Catálogo Electrónico (Tienda ChileCompra- Express) mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden de compra a los proveedores, simplificando con ello los procesos de compra. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Que es un Convenio Marco?

4 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra 1.Estrategia del Convenio Marco (Modelo de Negocio) 2.Elaboración de bases 3.Toma de Razón de Contraloría de la Propuesta Pública 4.Publicación – Consultas y Respuestas - Recepción de Ofertas 5.Evaluación de Ofertas Recibidas 6.Toma de Razón de Contraloría de la Propuesta de Adjudicación 7.Recepción de Antecedentes para contratar 8.Puesta en marcha en Catálogo del Convenio Marco 9.Gestión y Administración del Convenio Marco (Gestión Comercial) Tiempo mínimo aproximado del ciclo completo: 9 meses Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Cuál es el Ciclo de Vida de un Convenio Marco?

5 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra 1. Exigencia Legal El Art. N° 30, letra d, de la ley 19.886 de Compras Públicas, establece que los organismos públicos estarán obligados a usar como primera opción de compra los convenios marco, es decir, se debe consultar la Tienda Electrónica (MercadoPublico) antes de realizar una licitación pública, privada o contratación directa como mecanismo de compra. El Art. N°8 del Reglamento, establece que «Las entidades celebrarán directamente sus contratos de suministro o servicio por medio de los convenios marco, licitados y adjudicados por la DCCP, sin importar el monto de las contrataciones, los que serán publicados a través de un Catálogo de Convenios Marco en el sistema de información. ¿Por qué utilizar Convenio Marco al comprar?

6 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra 2. Ventajas de la Modalidad de Compra Se consiguen Precios y Condiciones ofrecidas y adjudicadas mediante una licitación pública (bajo los principios legales de las compras públicas). Cuenta con un escenario claro para la gestión comercial de los productos adjudicados. Facilita el proceso de compra. El ahorro trasciende a la gestión y no sólo se enfoca en el precio. La posibilidad de agregar nuevos proveedores en el transcurso del Convenio Marco, por medio de “los nuevos llamados”. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Por qué utilizar Convenio Marco al comprar?

7 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Por qué utilizar Convenio Marco al comprar?

8 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Qué hacer para comprar en Convenio Marco? Si el producto o servicio que desea compra esta en Convenio Marco: Reúnase con el cliente interno, traduzca lo que requiere para satisfacer su necesidad y para cuando lo requiere, defina tareas y prioridades Si el producto o servicio que desea compra esta en Convenio Marco: Reúnase con el cliente interno, traduzca lo que requiere para satisfacer su necesidad y para cuando lo requiere, defina tareas y prioridades 1.Definición de requerimiento. 2.Buscar el bien o servicio en Tienda Electrónica. 3.Elaborar cuadro comparativo de ofertas. 4.Envíe Orden de Compra. 5.Gestione la aceptación de orden de compra con Proveedor. 6.Preocúpese de la entrega del bien o prestación del servicio. 7. Antes de realizar el pago a proveedor, recuerde que se debe proceder con la recepción conforme en el sistema. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

9 1. Precio: Los precios publicados en tienda son vigentes. Los precios están expresados en valores NETOS y en la moneda en que trabaja la respectiva industria (Unidad de Fomento, Peso, Dólar, etc.) El valor final del producto está dado por: Neto + − (OBS: Descuento sobre el Monto de la orden de compra, de acuerdo al tramo en que se ubique ésta). El producto puede traer servicios adicionales o condiciones comerciales adicionales. Algunos productos catalogados tienen más descuentos adicionales. Algunos productos catalogados tienen un configurador de valores (Atributos Variables) o adicionales como Atributos Extendidos (tercera pestaña). Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco

10 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco

11 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra 2. Acuerdos Complementarios (cláusula tipo) Por acuerdo entre las entidades y el proveedor adjudicado, podrá suscribirse un acuerdo complementario, en el cual se consigne el monto de la garantía de Fiel Cumplimiento de acuerdo a lo establecido en artículo 68, del Reglamento de Compras, que en este caso corresponde a un 5% del monto total del mencionado acuerdo, y se especifiquen las condiciones particulares de la adquisición, tales como condiciones y oportunidad de entrega, entre otros. El plazo de vigencia del acuerdo complementario no podrá ser superior a 2 años y no podrá exceder el plazo de un año, luego del vencimiento de la vigencia del Convenio Marco. Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco

12 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco 2. Acuerdos Complementarios (esquema) Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

13 Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco 3. Bloqueo e Incorporación de Productos Es deber del proveedor… … y es derecho del proveedor… Por falta de stock de producto o servicio Por encontrarse discontinuado producto o servicio Por necesidades especiales de los compradores Por aparición de nuevos productos en el mercado Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

14 4. Ofertas Especiales (destaca el producto) El Adjudicatario, cuando lo estime conveniente, podrá otorgar descuentos para todas las Entidades sobre los precios vigentes en el convenio. Independiente del monto de la compra que se trate. Con todo, estos precios con descuentos especiales tendrán carácter de oferta y deberán mantenerse por el plazo mínimo indicado en las bases desde su publicación en el Catálogo. La DCCP publicará en el Catálogo los descuentos especiales, al día siguiente desde la recepción de la solicitud del adjudicatario. Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

15 Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco 5. ¿Puede el proveedor rechazar órdenes de compra? Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las órdenes de Compra válidamente emitidas, salvo las siguientes excepciones: Exista una deuda vencida de la Entidad compradora que emite la Orden de Compra con el proveedor destinatario de la misma (**otro proveedor del CM**). El valor de la OC recibida por proveedor sea inferior al valor mínimo declarado por el oferente en su oferta. Comprador no adjunta certificado de «Disponibilidad Presupuestaria» a la orden de compra. Que la OC no cumpla con condiciones especiales definidas para cada Convenio Marco. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

16 Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco 6. Multas – Proceso de Cobro Cláusula tipo en Bases de Licitación El o los Adjudicatarios podrán ser sancionados por las Entidades con el pago de multa por atraso en la entrega, la cual se aplicará por cada día hábil de atraso, con un tope de 10 días, y se calculará como un 3% (puede variar según bases) del valor del producto solicitado y aplicable a las cantidades que se entreguen atrasadas, por cada día hábil de atraso, respecto del Plazo de Entrega acordado. La multa podrá hacerse efectiva a través de descuentos en el respectivo pago. El proveedor tendrá un plazo de 5 días desde que se le notifique de la aplicación de la multa para pagarla. Recuerde que: dependerá de lo que esté establecido en las bases de licitación de cada CM y las multas las aplica directamente el comprador. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

17 Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco 7. Sanciones – Tipos de sanciones Amonestación (se ingresa como reclamo) Cobro de Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato Suspensión temporal del proveedor en el catálogo Término anticipado del Convenio Marco Las aplica la DCCP a solicitud de organismo público (vía oficio) o a iniciativa propia. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

18 Aspectos Destacados Bases de Licitación Convenio Marco 8. Condiciones más Ventajosas Según Art. N° 15 del Reglamento, las condiciones más ventajosas deberán referirse a situaciones objetivas, demostrables y sustanciales para la Entidad, tales como, plazo de entrega, condiciones de garantías, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a adquirir. Si la Entidad obtuviera condiciones, deberá informarlo a la DCCP vía oficio, indicando: la descripción del producto o servicio, la cantidad, el precio, las condiciones comerciales del proveedor, entre otras. Para determinar condiciones mas ventajosas deben evaluarse todos los costos asociados al producto o servicio que se requiere comprar (precio, flete, descuentos, plazos de entrega, mínimo de despacho), sólo de esta manera pueden ser comparables las ofertas y determinadas las condiciones mas ventajosas. Importante: Un proveedor en CM no debe ofertar condiciones mas ventajosas Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

19 Grandes Compras Según Art. N° 14 bis, en relación a adquisiciones vía convenio marco, establece lo siguiente: “En las adquisiciones vía convenio marco superiores a 1.000 UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema, la intención de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco el tipo de producto requerido. Esta comunicación será realizada con la debida antelación, considerando los tiempos estándares necesarios para la entrega de la cantidad de bienes o servicios solicitados, plazo que en ningún caso será inferior a los 10 días corridos antes de la emisión de la orden de compra. En ella se indicará, al menos, la fecha de decisión de compra, el producto o servicio requerido, la cantidad y las condiciones de entrega. La entidad deberá seleccionar la oferta más conveniente según resultado del cuadro comparativo que deberá confeccionar sobre la base de los criterios de evaluación y ponderaciones definidas en las bases de licitación del convenio marco respectivo, en lo que les sean aplicables, cuadro que será adjuntado a la orden de compra que se emita y servirá de fundamento de la resolución que apruebe la adquisición”. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

20 Grandes Compras Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

21 Grandes Compras Aspectos Importantes a Considerar: No corresponde a un nuevo procedimiento licitatorio, ya que se encuentra limitado sólo a los proveedores adjudicados en el tipo de producto requerido del Catálogo Electrónico de Convenio Marco. No existen bases de licitación y sólo es obligatorio indicar lo que la entidad pública requiere (Intención de Compra), su cantidad y condiciones particulares de entrega. No existen las formalidades propias de un proceso licitatorio. Tiene un carácter competitivo, entre los proveedores adjudicados en el convenio marco respectivo. Persigue la obtención de mejores condiciones de oferta, cuando la compra es por volúmenes importantes. Ver directiva N° 15 de Grandes Compras del 6 de Diciembre del 2012 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

22 Gestión Comercial de Convenios Marco Jefe Producto Convenios Marco Profesionales encargados de la gestión comercial de los convenios marco asignados. Principales Tareas de Jefe de Producto Convenios Marco Realizar la revisión de solicitudes ingresadas por proveedor, las cuales consideran la incorporación de nuevos productos a paleta de proveedores, modificación de condiciones comerciales ofertadas, reajuste y rebaja de precios, etc. Evaluar según lo establecido en bases de licitación los productos nuevos solicitados de incorporar por proveedores y determinar aceptación o rechazo de estos, según se ajusten o no a bases. Determinar si la reajustabilidad solicitada se ajusta o no con factores establecidos en bases de licitación para aceptar o rechazar solicitud. Revisar solicitudes de Sanción de compradores a proveedores, obteniendo descargos del proveedor, desarrollando informe detallado, determinando sanción final en conjunto con abogado de División Jurídica. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

23 Gestión Comercial de Convenios Marco Principales Tareas de Jefe de Producto Convenios Marco Relación directa con proveedores, atendiendo necesidades de incorporación de productos, asesorando en lo referente a convenios marco asignados. Atención presencial de proveedores y compradores, asesorando en la gestión de compra y venta de productos requeridos por comprador. Revisión de Alertas de Precio Caro de productos, contactando a proveedores con el objeto de mantener mejores precios en tienda electrónica. Análisis de Dispersión de precios en productos del convenio marco asignado, gestionando revisión de precios o modificación en descripción de productos ofertados. Gestión de creación de fichas especiales para procesos de gran compra solicitados por comprador. Importante: La creación de nuevos productos tiene según bases de licitación por lo general un plazo de 10 días hábiles para su aceptación e incorporación a catálogo electrónico desde envío de solicitud del proveedor, siempre y cuando cumpla con todo lo establecido en las bases. Se deben revisar bases de licitación para establecer el plazo exacto según cada convenio marco (**Grandes Compras). Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

24 Recomendaciones Finales 1. Siempre confeccione cuadros comparativos de las ofertas disponibles en las Tiendas Virtuales. 2. Interactúe con los proveedores. Resuelva sus dudas respecto a los productos que esta adquiriendo, de las condiciones comerciales y regionales o si no ha recibido una buena atención. 3. Ante productos similares, prefiera productos sustentables. 4. Verifique los montos mínimos de despacho y plazos de entrega ofertados. 5. Verifique siempre el valor de Flete o costo de despacho de un bien e incorpórelo al momento de confeccionar la orden de compra. 6. Si el producto o servicio que requiere no está en la tienda electrónica, y corresponde a categorías o tipos de producto de un convenio marco, solicite su incorporación al proveedor. Considere los tiempos establecidos en las bases de licitación. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

25 Recomendaciones Finales 7. Cobre multas por atraso en la entrega de productos o en la realización de un servicio cuando corresponda. 8. Informe oportuna y formalmente a la DCCP del incumplimiento de un oferente, de algunas de las causales contempladas en bases de licitación y solicite la aplicación de sanciones. 9. Si en su región, los Convenios Marco, hasta el momento no son una alternativa útil, por inexistencia de proveedores locales, informe a potenciales oferentes de Convenio Marco de los llamados que realice la DCCP, como los “nuevos llamados”. 10. Pague según los plazos establecidos a los proveedores. El comprador debe cumplir con lo establecido en bases de licitación en relación a los plazos de pagos. Así como existen derechos del comprador de exigir la entrega adecuada y en plazo de productos y/o servicios contratados, también existe la obligación de pagar según plazos establecidos. IMPORTANTE: CUIDAR RELACION CON BUENOS PROVEEDORES DEL ESTADO Y SOLICITAR SANCION A AQUELLOS QUE NO CUMPLEN CORRECTAMENTE. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

26 Gracias

27 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra GESTION DE COMPRAS EN CONVENIO MARCO Mayo de 2014 Sandro Caro Cubillos Gestión Comercial División Servicio al Cliente Dirección de Compras y Contratación Pública