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© 2004 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice BPR Business Planning & Reporting.

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1 © 2004 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice BPR Business Planning & Reporting Maria Fernanda Benavides BPR Training and Audit Specialist MDF Team HP Costa Rica

2 Page 2 Agenda Qué es BPR? Cuáles son los beneficios? Flujo de Operaciones - Roles & Responsabilidades Pantallas Principales & Funcionalidades (Step by Step) Contactos de Soporte

3 Page 3 Qué es BPR? …. Business Planning & Reporting Business Planning and Reporting (BPR) es una aplicación a nivel mundial, por lo que está configurado con la hora mundial (GMT). BPR está diseñado para facilitar la Planeación y Control de Fondos que son ejecutados contra un plan de inversión colaborativa, y que son otorgados al Canal como beneficio del programa PartnerONE. Interfase On-line para usuarios [Partners e Internos] compartiendo la misma base de datos, reflejada en tiempo real. Acceso a Partners por el Portal de Partner Portal.

4 Page 4 Beneficios B E N E F I C I O S Visibilidad On-line de Fondos, Claim Status, Notas de Crédito y Fechas de Expiración. Planeación en tiempo real entre HP & Partners. Visibilidad en Tiempo Real de Actividades Planeadas y Utilización de Fondos. Visibilidad On-Line del proceso de aprobación por parte de HP. Documentación de Soporte On-Line para el manejo de Claims. Equipo de Soporte bilingüe dedicado a BPR. Incremento en la disciplina y la propiedad de la utilización de los fondos y tiempos críticos.

5 Page 5 Entrenamiento Canales Flujo de Operaciones: Roles & Responsabilidades BPR

6 Page 6 GBS (Global Business Services) Asignación de Fondos a Canales Sales Specialist (Especialista de Vendas) El representante de Ventas de HP quien tiene relación directa con el Partner. DM (District Manager) Director de grupo de Sales Specialists / PSS. Representante de HP en cada país. Channel Mktg Responsable de Supervisión del plan. Usuario de Partner Manager Usuario del canal que planea y maneja las actividades. Partner crea el Claim, anexa los comprobantes y somete para aprobación Final GBS Publica los Fondos PDF e IB- PDF para los Partners GBS Publica los Fondos PDF e IB- PDF para los Partners Crea los Planes, Objetivos, Actividades y FR por cada fondo. Inicia proceso de pago Partner recibe comunicado de aprobación Partner recibe comunicado de aprobación El equipo de Auditoría de CR aprueba el Claim. El equipo de Auditoría de CR aprueba el Claim. Ejecuta las actividades Inicio Sales Specialist aprueba las Planeaciones. Sales Specialist aprueba las Planeaciones. BPR – Roles & Responsabilidades

7 Page 7 Estructura del QBA en BPR 1 Plan por Q y BU 1 Objetivo por Q y BU Actividad 1 Fund Request 1 Claim 1 Actividad 2 Fund Request 2 Claim 2 Actividad 3 Fund Request 3 Claim 3

8 Page 8 Tópicos del Entrenamiento

9 Page 9 Tópicos del Entrenamiento E s c e n a r i o 1.1 Acceso a Partner Portal por GPP 1.2 Crear el Plan 1.3 Crear el Objetivo 1.4 Ingresar una actividad relacionada al objetivo 1.6 Ingresar un Fund Request relacionado a una Actividad 1.7 Crear un Claim 1.8 Adjuntar una POP a un Claim 1.9 Enviar un Claim a Aprobación

10 Page 10 Acceso a través de HP PARTNER PORTAL

11 Page Acceso a BPR a través de GPP Partner Portal Haga click en el link correspondiente a su país.

12 Page 12 Ingrese su usuario y contraseña Acceso a BPR a través de GPP Partner Portal

13 Page 13 Acceso a BPR a través de GPP Partner Portal Se puede ingresar por: Programas o Aplicaciones Se puede ingresar por: Programas o Aplicaciones

14 Page 14 Acceso a BPR a través de: A p l i c a c i o n e s Hacer click en el link de Business Planning Hacer click en el link de Business Planning

15 Page 15 Acceso a BPR a través de: P r o g r a m a s Hacer click en el link de Business Planning and Reporting Hacer click en el link de Business Planning and Reporting

16 Page 16 Partner Portal Menú Principal & Información de la Compañía Menú Principal & Información de la Compañía

17 Page 17 Partner Portal - Fondos Hacer click en el link de Funds Para ver los fondos disponibles. Vemos los detalles de cada fondo. Escogemos el fondo con el que vamos a trabajar. Hacer click en el link de Funds Para ver los fondos disponibles. Vemos los detalles de cada fondo. Escogemos el fondo con el que vamos a trabajar.

18 Page Partner Portal – Crear el Plan Regresamos al menú principal y seleccionamos Plans para empezar a cargar la planeación.

19 Page 19 Partner Portal – Crear el Plan En la sección de Plans encontraremos: Listado de los planes previamente cargados O Sección vacía en el caso de ser la primera carga de planes. En la sección de Plans encontraremos: Listado de los planes previamente cargados O Sección vacía en el caso de ser la primera carga de planes. Podemos hacer click en el botón de New, para cargar un nuevo plan.

20 Page 20 Partner Portal - Planes Los campos con asterisco rojo * son obligatorios. Ingresar los datos requeridos. Crear solamente un plan por Q y por BU: Ejemplo: Plan Q2FY11 PDF PSG Ingresar los datos requeridos. Crear solamente un plan por Q y por BU: Ejemplo: Plan Q2FY11 PDF PSG Seleccionar el Período

21 Page 21 Partner Portal - Planes Aparecerá una ventana (pop up) donde se podrá seleccionar el período al que pertenece el Plan. Se debe hacer una búsqueda o query para seleccionar el período. Aparecerá una ventana (pop up) donde se podrá seleccionar el período al que pertenece el Plan. Se debe hacer una búsqueda o query para seleccionar el período.

22 Page 22 Partner Portal - Planes Seleccionar el período y luego hacer click en OK

23 Page 23 Partner Portal - Planes Importante: El status del Plan debe de quedar en In Progress. Una vez que todo esté listo, hacer click en el botón de Save para guardar el registro. Importante: El status del Plan debe de quedar en In Progress. Una vez que todo esté listo, hacer click en el botón de Save para guardar el registro.

24 Page 24 Partner Portal - Planes El nuevo plan aparece en la sección de Plans. El siguiente paso es cargar los Objetivos. Hacer click en el texto de la descripción de nuestro plan, que es un hipervínculo. El siguiente paso es cargar los Objetivos. Hacer click en el texto de la descripción de nuestro plan, que es un hipervínculo.

25 Page Partner Portal – Crear el Objetivo Debajo del Plan aparecerá Plan Objectives. Para crear el objetivo hacemos click en el botón de New. Debajo del Plan aparecerá Plan Objectives. Para crear el objetivo hacemos click en el botón de New.

26 Page 26 Partner Portal – Crear el Objetivo Importante: El status del Plan Objetivo debe de quedar en In Progress. Una vez que todo esté listo, hacer click en el botón de Save para guardar el registro. Importante: El status del Plan Objetivo debe de quedar en In Progress. Una vez que todo esté listo, hacer click en el botón de Save para guardar el registro. Ingresar los datos requeridos. Crear solamente un Objetivo por Q y por BU: Ejemplo: Objetivo Q2FY11 PDF PSG Ingresar los datos requeridos. Crear solamente un Objetivo por Q y por BU: Ejemplo: Objetivo Q2FY11 PDF PSG Los campos con asterisco rojo * son obligatorios.

27 Page 27 Partner Portal – Crear el Objetivo El nuevo objetivo aparece en la sección de Plan Objectives. El nuevo objetivo aparece en la sección de Plan Objectives. El siguiente paso es establecer la Actividad Hacer click en el texto de la descripción de nuestro objetivo, que es un hipervínculo. El siguiente paso es establecer la Actividad Hacer click en el texto de la descripción de nuestro objetivo, que es un hipervínculo.

28 Page Partner Portal – Crear una Actividad En la parte superior se podrá ver el objetivo recién creado. Debajo aparece la sección de Plan Activities. Para crear la actividad, hacer click en el botón de New. En la parte superior se podrá ver el objetivo recién creado. Debajo aparece la sección de Plan Activities. Para crear la actividad, hacer click en el botón de New.

29 Page 29 Partner Portal – Crear una Actividad Los campos con asterisco rojo * son obligatorios. Ingresar la información obligatoria.

30 Page 30 Partner Portal – Crear una Actividad Elegir el Activity Type que corresponda con la actividad realizada.

31 Page 31 Partner Portal – Crear una Actividad Seleccionar uno de las opciones que aparecen en Metric dependiendo del tipo de actividad seleccionado anteriormente.

32 Page 32 Partner Portal – Crear una Actividad Establecer una meta para la métrica seleccionada. Ejemplo: Actividad: Partner Show Métrica: Attendance PSE Meta: 25 asistentes Establecer una meta para la métrica seleccionada. Ejemplo: Actividad: Partner Show Métrica: Attendance PSE Meta: 25 asistentes Importante: El status permanece en In Progres Importante: El status permanece en In Progres En el espacio Target Customer Segment, se escoge a quién va dirigida nuestra actividad.

33 Page 33 Partner Portal – Crear una Actividad Aparecerá una ventana que estará vacía. Los datos se agregan haciendo click en el botón de Add. Aparecerá una ventana que estará vacía. Los datos se agregan haciendo click en el botón de Add.

34 Page 34 Partner Portal – Crear una Actividad Otra ventana aparecerá. Es obligatorio marcar el Target Customer Segment. Seleccionar el segmento al cual va dirigida la actividad. Hacer en click en el botón de Save. Otra ventana aparecerá. Es obligatorio marcar el Target Customer Segment. Seleccionar el segmento al cual va dirigida la actividad. Hacer en click en el botón de Save.

35 Page 35 Partner Portal – Crear una Actividad La ventana que había aparecido en un principio ahora tiene los datos de Target Costumer Segment que seleccionamos Si hay más de un segmento de mercado se puede seguir agregándolos. Finalmente hacemos click en Ok.

36 Page 36 Partner Portal – Crear una Actividad El Target Costumer Segment aparecerá debajo del nombre del campo. En Estimated Total Activity Cost se ingresa el costo total que tendrá la actividad.

37 Page 37 Partner Portal – Crear una Actividad Seleccionar la BU relacionada a la actividad Importante: El currency code SIEMPRE tiene que quedar en USD. De aparecer otro código, cambiarlo a USD. Importante: El currency code SIEMPRE tiene que quedar en USD. De aparecer otro código, cambiarlo a USD.

38 Page 38 Partner Portal – Crear una Actividad Aparecerá una ventara que estará vacía. Hacer click en New para agregar la BU. Aparecerá una ventara que estará vacía. Hacer click en New para agregar la BU.

39 Page 39 Partner Portal – Crear una Actividad Aparecerá una ventana donde se seleccionará la Business Unit. Aparecerá una ventana donde se seleccionará la Business Unit.

40 Page 40 Partner Portal – Crear una Actividad Una vez seleccionada la BU, hacer click en el botón de Ok.

41 Page 41 Partner Portal – Crear una Actividad Una vez listo, aparece la BU seleccionada. Hacer click en Save.

42 Page 42 Partner Portal – Crear una Actividad La nueva actividad aparecerá debajo de Plan Activities. Para crear otra actividad ligada al mismo plan y objetivo del trimestre, hacer click en New y seguir los pasos mencionados anteriormente. La nueva actividad aparecerá debajo de Plan Activities. Para crear otra actividad ligada al mismo plan y objetivo del trimestre, hacer click en New y seguir los pasos mencionados anteriormente.

43 Page Partner Portal – Crear un Fund Request Seleccionar la actividad para la cual crearemos el Fund Request. Seleccionar la actividad para la cual crearemos el Fund Request. Ahora se creará el Fund Request. Hacer click en el botón de New Ahora se creará el Fund Request. Hacer click en el botón de New

44 Page 44 Partner Portal – Crear un Fund Request Los campos con asterisco rojo * son obligatorios. Importante: El texto del campo Description Debe ser muy breve. Importante: El texto del campo Description Debe ser muy breve. Al hacer click en Fund se seleccionará el Fondo del cual reservaremos el dinero para nuestra actividad.

45 Page 45 Partner Portal – Crear un Fund Request La ventana mostrará un listado de todos los fondos asignados a nuestro canal. Para ver el resto del listado, hacer click en la flecha. Seleccionar el fondo del cual reservaremos el dinero para la actividad.

46 Page 46 Partner Portal – Crear un Fund Request Hacer click en Ok

47 Page 47 Partner Portal – Crear un Fund Request Importante: El status permanece en In Progres Importante: El status permanece en In Progres Aparece el fondo que se seleccionó. Importante: Allocated Budget no está marcado como obligatorio pero es necesario ingresar el monto que reclamaremos a HP. Sino la planeación no será aprobada. Importante: Allocated Budget no está marcado como obligatorio pero es necesario ingresar el monto que reclamaremos a HP. Sino la planeación no será aprobada.

48 Page 48 Para crear el Fund Request de la otra actividad, se debe seleccionar y luego hacer click en New Fund Request El nuevo Fund Request aparecerá en la sección de Fund Request. Partner Portal – Crear un Fund Request

49 Page 49 Partner Portal – Planeación Aprobada Hacer click en el link de Plans. Una vez que HP haya notificado al Canal que su planeación ha sido aprobada, se debe regresar al Partner Portal.

50 Page 50 Partner Portal – Planeación Aprobada En la lista de Plans encontraremos el Plan en status Approved. Para revisar la planeación, hacer click en la descripción del plan. Este link nos lleva a la sección de Plan Objectives Para revisar la planeación, hacer click en la descripción del plan. Este link nos lleva a la sección de Plan Objectives

51 Page 51 Partner Portal – Planeación Aprobada En la sección de Plan Objectives veremos el status Approved. Para seguir resvisando la planeación se hace click en la descripción del Plan Objective

52 Page 52 Partner Portal – Planeación Aprobada Plan Activities & Fund Request en status Approved. Una vez que se haya realizado la actividad y tengamos la documentación para soportar la actividad. Hacer click en la descripción del Fund Request. Una vez que se haya realizado la actividad y tengamos la documentación para soportar la actividad. Hacer click en la descripción del Fund Request.

53 Page Partner Portal – Crear un Claim En la parte superior aparecerá el detalle del Fund Request aprobado. Justo debajo veremos la sección de Claims. Para crear un claim, hacer click en New. Justo debajo veremos la sección de Claims. Para crear un claim, hacer click en New.

54 Page 54 Partner Portal – Crear un claim Se creará un número de referencia: Claim Id. Se creará un número de referencia: Claim Id. El Status queda en In Progress El Status queda en In Progress Importante: Aunque el campo de Claimed Budget no está marcado como obligatorio. Es importante ingresar en monto que reclamaremos a HP. Importante: Aunque el campo de Claimed Budget no está marcado como obligatorio. Es importante ingresar en monto que reclamaremos a HP. Hacer click en Save

55 Page 55 Partner Portal – Planeación Aprobada En la sección de Claims aparecerá nuestro nuevo Claim.

56 Page Como adjuntar los POPs a la herramienta? Para adjuntar la POP, hacer click en el link de Proof of Performance. Para adjuntar la POP, hacer click en el link de Proof of Performance.

57 Page 57 Como adjuntar los POPs a la herramienta? En la sección de POP Attachments Hacer click en New. En la sección de POP Attachments Hacer click en New.

58 Page 58 Como adjuntar los POPs a la herramienta? Es necesario hacer click en el vínculo.

59 Page 59 Como adjuntar los POPs a la herramienta? Hacer click en Browse y una vez localizado el archivo Hacer click en Add Hacer click en Browse y una vez localizado el archivo Hacer click en Add Cuando ya se haya subido el documento, debe dejar un comentario. Hacer click en Save Cuando ya se haya subido el documento, debe dejar un comentario. Hacer click en Save

60 Page 60 Como adjuntar los POPs a la herramienta?

61 Page Partner Portal – Enviar el claim a Auditoría Una vez que los documentos estén cargados, seleccionamos el claim y hacemos click en Edit.

62 Page 62 Partner Portal – Enviar el claim a Auditoría Importante: Cambiar el status del claim a Submitted para poder enviarlo a auditoría. Hacer click en Save. Importante: Cambiar el status del claim a Submitted para poder enviarlo a auditoría. Hacer click en Save. Si un claim se cambia a Submitted pero no se adjuntan POPs, el claim es rechazado. Si un claim se deja en In Progress aunque tenga POPs adjuntos no será auditado.

63 Page 63 Partner Portal – Enviar claim a Auditoría Importante: Revisar que el claim aparezca con status Submitted. Importante: Revisar que el claim aparezca con status Submitted. El Equipo de Auditoría de Costa Rica audita los Claims a la semana siguiente de haber ingresado. Cada claim podrá ser auditado solo DOS veces. Al ser rechazado la segunda vez, esto será definitivo.

64 Page 64 BPR Support Teams : Contact Details BPR Training Team Preguntas relacionadas al proceso de entrenamiento. Preguntas acerca de aprobaciones en BPR, la matriz. Problemas de usuarios. BPR Audit Team - Team de Auditoría- Envío de POP en caso que no logren subirlas, dudas de auditoría de claims y aprobaciones.

65 Page 65

66 Page 66 Muchas Gracias !

67 Page 67 Creado por el equipo: Marketing Development Funds, Costa Rica Material confidencial de Hewlett-Packard por favor no distribuir el mismo.


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