Aspectos a tenerse en cuenta en la Presentación de Informes a la Contraloría Departamental Oficina de Control Interno Octubre de 2009.

Presentación del tema: "Aspectos a tenerse en cuenta en la Presentación de Informes a la Contraloría Departamental Oficina de Control Interno Octubre de 2009."— Transcripción de la presentación:

1 Aspectos a tenerse en cuenta en la Presentación de Informes a la Contraloría Departamental Oficina de Control Interno Octubre de 2009

2 Entidades y Mecanismo de Control Rendición de Cuentas Los procesos de rendición de cuenta de las entidades publicas son de ley y como tal de estricto cumplimiento. Tomados de la constitución nacional y otras leyes, a continuación se indican las siguientes: En la Ley 489 del año 1998 Artículo 3. Establece que "La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. De igual forma en el Artículo 37 se establece que los sistemas de información de los organismos y entidades de la administración pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior, así como a la ciudadanía en general.

3 Entidades y Mecanismo de Control Rendición de Cuentas De conformidad con los artículos 267 y siguientes de la Constitución Nacional, los organismos de control del Estado son la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación, quienes realizan funciones de control y vigilancia de la actividad de la Administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. La Contraloría General de República, está destinada a la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación. Está relacionado con la obligación que tienen los servidores públicos y el gobierno de rendir cuentas sobre su gestión.

4 Entidades y Mecanismo de Control Rendición de Cuentas Los numerales 4 y 11 del artículo 268 de la Constitución Política, determinan, que son atribuciones del Contralor General de la República, exigir informes sobre su gestión fiscal a los Empleados Oficiales de cualquier orden y a toda persona o Entidad Pública o Privada que administre fondos o bienes de la Nación. Que de conformidad con el inciso 6º del Artículo 272 de la Constitución Política, los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales, ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas en el Artículo 268 ibídem, al Contralor General de la República. Periódicamente las Contraloría Departamentales emiten resoluciones en relación con la entrega de Informes por los entes públicos cualquiera sea su denominación, en la diapositiva siguientes se detalla la ultima resolución.

5 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental CAPITULO III – CUENTAS TRIMESTRALES ARTICULO 5º. RESPONSABLES: Para efectos del presente Capítulo están obligados a rendir cuentas trimestrales La Gobernación, las Alcaldías Municipales, … Universidad del Magdalena, ………. Entidades en Liquidación en concordancia con el artículo 4° de la presente Resolución. ARTÍCULO 6º. TERMINOS: Los informes de que trata el presente capítulo deberán ser presentados en el siguiente corte trimestral así: PARAGRAFO: El trimestre de octubre – diciembre se incluirá en la cuenta consolidada anual PeríodoFecha de Entrega Enero-marzoHasta abril 30 Abril- junioHasta julio 30 Julio- septiembreHasta octubre 30

6 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental CAPITULO III – CUENTAS TRIMESTRALES Como se aprecia en la tabla anterior, las fechas de entregas máximas son los 30 de los meses allí detallados, sin embargo la Oficina de Control Interno debe revisar antes los atributos inherentes a la calidad de la información, previo al procedimientos de entrega oficial de la Información solicitada. ARTICULO 7º. DEL CONTENIDO Y LA FORMA: Los entes mencionados en el artículo 5 deberán presentar la siguiente información en los términos establecidos por el artículo anterior:

7 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental 1Estados contables 1.1Formato CGN-2005-001, 1.2Informe final de saneamiento contable. 2Información Presupuestal 2.1Ejecuciones presupuéstales de ingresos 2.2Ejecuciones presupuéstales de gastos 3Información contractual: 3.1 Informe de contratos Formato 3.3.6 (Suministro, Obras Públicas, Concesión de Servicios Públicos, Consultorías, Prestación de servicios, Administración de Recursos, Venta de servicios). Ver Instructivo No. 5Formato 3.3.6 4Informe de Control Interno: Evaluaciones, Recomendaciones y Hallazgos, Seguimiento al Plan de Mejoramiento. 5Informe de Tesorería: 5.1Movimiento de Efectivo ( Formato 3.6.3-1) 5.2Fondos en Bancos (Cuentas. Corrientes.) (Formato 3,6,3-2) 5.3Fondos en Bancos (Cuentas de Ahorro) (Formato 3,6,3-3) 5.4Inversiones Financieras a Corto y Largo Plazo (Formato 3,6,3-4) 5.5Relación de Ingresos (Formato 3.6.1) 5.6Relación de Egresos (Formato 3.6.2). 6.1Información de Medio Ambiente 6.1.1Formato 4.3.1 Inversión Ambiental 6.1.2Formato 4.3.2 Gasto Ambiental 6.1.3Formato 4.3.3 Ejecución Presupuestal Ambiental 6.1.4Acciones que requieren trámite de Licencia Ambiental

8 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Formato 3.3.6

9 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Formato 3.3.6 Explicación Campos del Formato No. CONTRATO Y FECHA Numero de contrato u orden y fecha de suscripción de los mismos, en este campo se debe indicar solo aquellos contratos u ordenes suscritos dentro del periodo reportado. Y debe ser una relación numérica continua. OBJETO Debe ser tomado textualmente del contrato u orden. Sin cambiar o abreviar el contenido. CONTRATISTA Se debe indicar nombre del contratista, según lo establecido en el contrato u orden. C.C. / NIT Se debe indicar cedula o NIT teniendo en cuenta lo estipulado en el contrato u orden.

10 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Formato 3.3.6 Explicación Campos del Formato CLASE DE CONTRATO Hace referencia a si es un contrato u orden de Servicio, Compra, Suministro, Obra, Arrendamiento, Consultoría, Comodato, Seguro, Edición, y todos los demás que se celebren en cumplimiento de la función. REGISTRO PRESUPUESTAL APROPIACIÓN Rubro presupuestal que se encuentra indicado en el respectivo Registro Presupuestal. No Indica numero del registro presupuestal. FECHA Indica la fecha en que se elaboró el registro presupuestal. VALOR Indica el valor por el cual fue emitido el registro presupuestal

11 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Formato 3.3.6 Explicación Campos del Formato FECHA DE APROBACIÓN DE POLIZA En caso que aplique se debe indicar la fecha en que fue aprobada la respectiva póliza por la Secretaria General, eta información se encuentra en la respectiva resolución de aprobación de póliza. De lo contrario de debe indicar que no aplica (NA). FECHA DE INICIO Hace referencia a la fecha en que se da comienzo al contrato u orden, la cual se encuentra establecida en dicho acto administrativo en la clausula o ítem de duración y/o plazo de ejecución según el caso. PLAZO DE EJECUCIÓN Es el tiempo que demora el contratista en darle cumplimiento al objeto del contrato, este se encuentra establecido en la clausula o ítem de duración y/o plazo del acto administrativo.

12 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Formato 3.3.6 Explicación Campos del Formato VALOR Se debe indicar la cuantía del contrato u orden, este valor se encuentra en la clausula o ítem de valor y forma de pago del acto administrativo. FORMA DE PAGO Hace referencia a como se va ha efectuar el pago al contratista, y se encuentra establecida en dicho acto administrativo en la clausula o ítem de valor y forma de pago. INTERVENTORIA Se debe indicar el cargo y dependencia del que realiza esta función, este se encuentra establecido en la clausula o ítem de interventoría del acto administrativo.

13 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Formato 3.3.6 Explicación Campos del Formato Para indicar la información que contendrán los siguientes dos campos (Fecha de Terminación y % de ejecución), hay que tener en cuenta que: Un contrato u orden se ha terminado cuando se ha cumplido con el objeto contratado, y por lo tanto la ejecución hace referencia al grado de avance o cumplimiento de dicho objeto.

14 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Formato 3.3.6 Explicación Campos del Formato FECHA DE TERMINACIÓN Se debe tener en cuenta lo siguiente: Contrato u orden Sin Terminar o En Ejecución Se debe indicar la fecha según lo establecido en la clausula o ítem de Duración o Plazo de Ejecución del contrato u orden. En algunos actos administrativos la fecha de terminación esta indicada explícitamente, pero en otros casos se debe establecer teniendo en cuenta la fecha de inicio más su plazo de ejecución. Ejemplos: según clausula o ítem de Duración o Plazo de Ejecución 1.“El término de duración de la presente orden es desde la suscripción de la misma hasta el 15 de octubre” fecha de terminación: 15 de octubre 2.“El terminó de duración de la presente orden es de quince (15) días contados a partir de la fecha de suscripción de la misma” fecha de terminación: fecha de suscripción + 15 días

15 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Formato 3.3.6 Explicación Campos del Formato Contrato u orden Terminada o Ejecutada Se debe indicar la fecha en la cual se termino el contrato u orden, para lo cual hay que tener en cuenta la fecha de suscripción del recibo a satisfacción del interventor. % DE EJECUCIÓN Este se debe establecer teniendo en cuenta el grado de avance o cumplimiento del objeto del contrato u orden. Por lo tanto no se puede indicar que se encuentra en 100% cuando no se ha cumplido con el objeto, así como tampoco se puede indicar un % mayor que cero (0) cuando no se ha dado inicio al objeto.

16 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Instructivo No. 5 INFORMACIÓN CONTRACTUAL Este anexo requiere la información sobre los contratos suscritos durante la vigencia, por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta; contratos y órdenes de trabajo de prestación de servicios personales, la relación de contratos liquidados durante la vigencia; la relación de licitaciones programadas y la relación de licitaciones declaradas desiertas. Los contratos y órdenes de trabajo de prestación de servicios personales deben relacionarse en su totalidad, sin importar su cuantía.

17 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Instructivo No. 5 1. Relación de contratos suscritos durante la vigencia por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta. Relación numérica continúa de los contratos informados. Nombre o razón social del contratista y su identificación o Nit. Objeto del contrato. Clase de contrato (Servicios, suministro, mantenimiento y/o reparación, obras, fiduciarios, consultoría, concesión, asociación, Administración de recursos Otros). Registro presupuestal inicial Valor inicial del contrato Valor del reajuste (Si lo hay) Registro presupuestal y Reajustes. Término inicial del contrato Prorroga o renovación en tiempo (Si lo hay) Establecer quien efectúa la Interventoría de los contratos Porcentaje de ejecución Fecha de terminación A

18 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Instructivo No. 5 a Para dar respuesta a este instructivo, es necesario que en un documento Word, se presente un informe que contenga mínimo los datos que se encuentran en letra roja de la diapositiva anterior, esto debido a la demás información fue relacionada en el formato 3.3.6. es decir el Informe debe contener lo siguiente:  Relación de los contratos u ordenes por clase que se están entregando mediante formato 3.3.6, ejemplo: Orden de servicios de la N° 30 a la N° 54.  Indicar los Números de los contratos u ordenes que sufrieron reajustes en su valor, e indicar las causas.  Indicar los registros presupuestales a que se le hicieron reajustes, su motivación, y a que contratos u ordenes corresponden dichos registros presupuestales.

19 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Instructivo No. 5 A  Indicar los contratos u ordenes a los cuales se les realizo una prorroga o renovación en el tiempo.  Indicar los contratos u ordenes que presentan retrasos en su ejecución y que situación lo ocasiono.  Indicar aquellos contratos u ordenes que fueron anulados o se encuentran en blanco y la motivación de dicha situación. Tenga presente que para todo lo indicado o informado se debe contar en el archivo de gestión de la dependencia con la respectiva evidencia. Lo que usted indique a la Contraloría mediante el formato y en el informe, lo tomara el ente de control como base para la realización de auditorias, por lo tanto es de gran importancia contar con las evidencias que soporten lo informado.

20 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental CAPITULO IV – CUENTA ANUAL DE LA FORMA, PERIODO, TERMINO Y CONTENIDO. ARTICULO 8º.FORMA. Las entidades, Corporaciones públicas y Particulares sujetos a la vigilancia y control fiscal por la Contraloría General del Departamento, a través de los responsables de que trata el artículo 4º. (cuarto) de la presente Resolución, presentarán una cuenta anual consolidada ( 1 de Enero – 31 de diciembre ) por Entidad, que refleje en los estados financieros, el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera; que muestre que las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, se hayan realizado conforme a las normas vigentes y ofrecen razonabilidad; que de a conocer que los recursos del estado se administraron con eficiencia y eficacia, que se lograron los objetivos, cumpliendo los planes, programas y proyectos de la administración en el período; que muestre que la calidad del Control Interno, es confiable y que fue eficiente y eficaz en el logro de sus objetivos; y que la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los recursos naturales y el medio ambiente tuvo un impacto positivo.

21 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental CAPITULO IV – CUENTA ANUAL DE LA FORMA, PERIODO, TERMINO Y CONTENIDO ARTICULO 10º. TERMINOS. El término máximo para la presentación de la cuenta consolidada a 31 de diciembre de los Municipios, será hasta el día 15 de febrero del año siguiente. Para las entidades restantes de acuerdo con el parágrafo 1, dependiendo la vigencia fiscal. Así por ejemplo, Para Facilitar el Trámite de Rendición de cuenta de la vigencia 2006, en el año 2007 esta fue la programación:

22 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental CAPITULO IV – CUENTA ANUAL DE LA FORMA, PERIODO, TERMINO Y CONTENIDO. La fechas indicadas en el cuadro anterior se han venido reafirmando por parte de la Contraloría General del Departamento en las vigencias posteriores, entendiéndose que cambia el año de presentación, pero los días y meses se mantienen fijos. ARTICULO 15º. UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA: La Universidad del Magdalena, como ente que presta un servicio público específico en la Educación Superior y ligado a la autonomía universitaria (Ley 30 de 1992), rendirá cuenta, con los documentos, informes y formatos debidamente diligenciados tal y como a continuación se relacionan:

23 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental II.ADMINISTRATIVA 2.2 INFORMES 2.2.1Ajustes a la organización (Reestructuración administrativa) 2.2.2Informe de Control Interno 2.2.4Informe de Contratación. Ver Instructivo No. 5. 2.2.5 informes de Contratación, Seguimiento, Interventoría y liquidación de Contratos (Obras, Concesión, Prestación de Servicios y suministros) 2.3FORMATOS 2.3.1Recurso Humano de Nómina (Formato 2.3.1). 2.3.2Recurso Humano diferente a la nómina (Formato 2.3.3) 2.3.3Entrada y Salida de Almacén (Formato 2.3.4) 2.3.4 Ejecución Plan de Capacitación formato (Formato 2,3,8) 2.3.5 Ejecución Plan de Compras formato (Formato 2,3,9) 2.3.6Relación de contratos Formato (Formato 3.3.6) Ver Instructivo No. 5 2.3.7Procesos jurídicos (Formato 2.3.5) 2.3.8 Formato estadístico (Formato 2.3.10) 2.3.9 Formato estadístico (Formato 2.3.11) 2.3.10 Formato estadístico (Formato 2.3.12) 2.3.11 Formato estadístico (Formato 2.3.13) 2.3.12 Formato estadístico (Formato 2.3.14)

24 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Informes de Contratación, Seguimiento, Interventoría y liquidación de Contratos (Obras, Concesión, Prestación de Servicios y suministros) A parte de la presentación del formato 3.3.6 y del informe según instructivo N° 5, se debe adicionar los informes de seguimientos, interventoría y liquidación de contratos u ordenes. Los informes de seguimiento e interventoría hacen referencia a los recibos a satisfacción, pero en ocasiones algunos contratos u ordenes en su ítem de interventoría y vigilancia indican que el interventor debe elaborar además un informe, este ultimo también debe hacer parte del material a entregar. Ejemplo: Ítem de interventoría y Vigilancia: La vigilancia de la presente orden estará a cargo de …, el cual deberá presentar informe y recibo a satisfacción al supervisor sobre el cumplimiento de la orden”

25 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental Informes de Contratación, Seguimiento, Interventoría y liquidación de Contratos (Obras, Concesión, Prestación de Servicios y suministros) Los informes de liquidación hacen referencia a las Actas de Liquidación que se elaboran para aquellos contratos u ordenes de ejecución sucesiva o tracto sucesivo. Esta documentación a entregar debe ir debidamente relacionada en un documento Word.

26 Resolución 022 del 24 de Enero de 2007 Emitido por la Contraloría Departamental RESUMEN Información a Entregar Cuentas Trimestrales  Informe en Word según Instructivo N° 5  Formato 3.3.6 debidamente diligenciado Cuenta Anual  Informe en Word según Instructivo N° 5  Documento Word donde relacione los informes de seguimiento, interventoría y liquidación a entregar por contrato u orden  Documentación que soporte el seguimiento, interventoría y liquidación  Formato 3.3.6 debidamente diligenciado

27 DEBILIDADES MAS FRECUENTES EN INFORMES PASADOS Informe Contraloría Departamental DEBILIDADES EN LAS QUE NO DEBEN CAER AL ELABORAR Y ENTREGAR EL INFORME Falta documento que relacione lo que esta entregando según lo establecido en el instructivo N° 5, el cual indique que ordenes están en blanco, cuales fueron anuladas, o por que motivo no se reporta información completa sobre algunas ordenes y especificar cuales, así como los posibles inconvenientes o retrasos en la ejecución de ellas El formato entregado no es el establecido por la Contraloría Departamental Los campos del formato no son diligenciados en su totalidad No reportan fecha de terminación y/o plazo de ejecución, encontrándose el % de ejecución en 100% Indican % de ejecución al 100% siendo la fecha de finalización en días o meses posteriores a la fecha de reporte del informe Lo reportado en el campo de objeto no se encuentra de forma textual como lo indican los contratos Inicio del contrato antes de su perfeccionamiento Indican un % de ejecución mayor al 0% cuando la fecha de iniciación del contrato es en días o meses posteriores a la fecha de reporte del informe No entrega de la totalidad de la información solicitada por la Oficina de Control Interno

28 DEL INFORME La Información a Entregar debe ser:  Oportuna Entregada en los tiempos y términos establecidos o indicados.  Suficiente Adecuada para lo necesitado o el fin solicitado.  De Calidad Elaborada y consolidada de la mejor manera posible. Cumplimiento en los términos, Oportunidad, Contenido y Forma Compromiso Institucional Aplicación de políticas y directrices para el cumplimiento normativo Transparencia

29 DEL INFORME Incumplimiento de términos, Oportunidad, Contenido y Forma  La no presentación oportuna de la cuenta trimestral o Consolidada anual, será causal expresa y directa de sanción pecuniaria que va de 1 a 5 salarios devengados por el infractor.  El diligenciamiento incompleto o errores metodológicos en los formatos reportados, generará un requerimiento por parte de la Contraloría y se convierten en causales para imponer sanciones contempladas en el artículo 101de la Ley 42 de 1993.  Imposición de sanciones, de conformidad con los procedimientos, causales, términos y competencias establecidas por la ley y por la Contraloría para tal fin. Código Contencioso-Administrativo, Decreto-ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifique, o adicionen y de conformidad con el Artículo 101 de la ley 42 de 1993 o el acto administrativo vigente en materia sancionatoria. Resolución 022 de 2007 Artículos 37 y 38