Administrador Chilecompra Administrador Comprador en www.mercadopublico.cl.

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1 Administrador Chilecompra Administrador Comprador en www.mercadopublico.cl

2 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Cuál es el objetivo del Administrador Chilecompra? ¿Cómo ingresar como Administrador Chilecompra en www.mercadopublico.cl? ¿Qué necesita para poder administrar datos? ¿Qué facultades tiene el administrador? Para Recordar ADMINISTRADOR CHILECOMPRA Salir Efectúe un clic en cada ícono para acceder a la información.

3 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Cuál es el objetivo del Administrador Chilecompra en www.mercadopublico.cl? El Administrador Chilecompra, es la persona, que el jefe de servicios, define como responsable de un organismo público de crear y activar, desactivar y asignar roles a los usuarios, unidades, contactos y direcciones de compra de una entidad. Inicio

4 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Cómo se obtiene el perfil de Administrador Chilecompra en www.mercadopublico.cl Lo primero que debe constatar es que no se encuentre bloqueado en el sistema, esto puede ocurrir por no estar acreditado. Los jefes de servicios deben solicitar a la Dirección de Chilecompra que se le asigne ese rol vía oficio. Inicio

5 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Qué se necesita para poder administrar datos? En MercadoPublico.cl se requiere que el Usuario Administrador se encuentre creado en todas las unidades de Compra para realizar dicha gestión. Para ello usted, primero debe seleccionar la Unidad de Compradora en la que desea trabajar. De este modo se desplegará el listado de usuarios, correspondiente a cada unidad, mostrando los siguientes datos: Nombre, Usuario, Mail, Estado, Acciones. Inicio

6 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Qué facultades tiene el administrador? El Administrador Chilecompra, tiene la facultad de cambiar el Estado de cada usuario indicando si se encuentra Activo o No Activo. Si selecciona la opción de No Activo, la información correspondiente al usuario se encontrará destacada color de letra rojo.

7 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra FACULTADES DEL ADMINISTRADOR Un usuario Activo es un usuario habilitado para operar en el sistema, en tanto, un usuario No Activo es un usuario deshabilitado que no podrá ingresar ni operar en el sistema, en ningún caso estará eliminado. Recuerde que el Administrador es responsable de un organismo público de crear y activar, desactivar y asignar roles a los usuarios, unidades, contactos y direcciones de compra de una entidad.

8 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra FACULTADES DEL ADMINISTRADOR Ingrese con su nombre de usuario y contraseña al Sistema

9 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra La funcionalidad de Administración le permite realizar las siguientes acciones: Administrar Usuarios. Administrar Unidades. Administrar Direcciones. Administrar Contactos. FACULTADES DEL ADMINISTRADOR

10 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Administrar Usuarios Vista de Usuarios Datos de Usuarios Roles de Usuarios Unidades de Usuarios Crear Nuevos Usuarios Administrar Unidades de Compra Ver unidades de compra Crear unidades de compra Editar unidades de compra Editar direcciones de unidades de compra Editar contactos de unidades de compra Inicio Efectúe un clic en cada ícono para acceder a la información. Facultades del Administrador

11 Administrar Usuarios

12 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Para administrar los usuarios, puede acceder de dos formas: La primera es a través del menú de Administración.

13 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS La otra opción es a través del ícono Administrador que está en su escritorio. La diferencia radica en que este ícono lo llevará a otro menú y desde ahí, podrá ingresar a la opción de administrar usuarios.

14 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra VISTA DE USUARIOS En la ventana donde se visualizan los usuarios, es posible verificar quienes están Activos y quienes están Inactivos (destacado con color rojo).

15 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Puedo ver más detalles de los usuarios? El sistema permite visualizar otros datos de los usuarios: Datos generales del usuario. Roles que cumple en cada unidad. Unidades con las que está vinculado.

16 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra DATOS Haciendo clic en Datos, se despliega la información correspondiente a cada usuario, es decir: Usuario, Nombre, Apellido, Rut, gestión de clave, cargo, Email, Email alternativo, Zona horaria (si aplica o no horario de verano), género, teléfono, celular, fax, formato de email, aceptar email, y estado del usuario. Aquellos datos que se encuentran con asterisco rojo corresponden a datos obligatorios. A su vez la información de nombre de usuario no puede ser modificada por el Administrador. En relación a la clave, el Administrador puede realizar la acción de cambio de clave actual al usuario definido. Recuerde que el correo electrónico ingresado corresponde al e-mail donde el usuario recibirá su clave.

17 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra DATOS Realizado los cambios de usuarios debe hacer clic en guardar. Al presionar volver podrá regresar al menú de acciones y los cambios serán guardados también.

18 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ROLES En esta sección usted puede seleccionar los roles para cada usuario al interior de la Organización. De este modo, se desplegará por defecto la Información correspondiente a Usuario, Nombre de Usuario y Unidad de Compra (u Organización) a la que pertenece. Los roles a los cuales puede ser asignado son los siguientes: Ver órdenes de compra comprador: Corresponde a la facultad de visualizar todas las Órdenes de Compra generadas por la Institución. Administrar órdenes de compra: corresponde a la facultad de realizar gestión de las todas las Órdenes de Compra de mi Unidad Compradora. Comprador base: rol que se genera por defecto para cada usuario creado en el sistema con rol de comprador y supervisor.

19 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Mini admin comprador: corresponde a la facultad de Administrador de Usuarios. Gestionar documentos tributarios electrónicos: corresponde a la facultad de gestionar DTE, tanto para los cambios de estado como para dar respuesta al proveedor. Visualizar documentos tributarios electrónicos: facultad en la cual sólo puede visualizar DTE. ROLES Comprador supervisor: corresponde a la facultad de supervisar procesos de compra. Autorizar adquisiciones: corresponde a la facultad de adquisiciones al interior de la Unidad de Compra a la cual pertenece. Gestión de reclamos: corresponde a la facultad de realizar acción plataforma de Reclamos. Este rol debe ser designado por el jefe de servicios.

20 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Catálogo electrónico comprador: corresponde a la facultad de realizar gestión en el Catálogo Electrónico ChileCompra Express. Crea licitaciones y OC: corresponde a la facultad de creación de licitaciones y órdenes de Compra en MercadoPublico.cl. Indicadores resúmenes: funcionalidad que gráfica el resumen de licitaciones y Órdenes de Compra. ROLES Después de asignar los roles al usuario, realice la acción Guardar. Al hacer clic en Volver, podrá regresar al menú de acciones. Tenga presente que: Los roles una vez asignados, no se pueden eliminar, pero si deshabilitar.

21 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra UNIDADES En esta sección será posible ver la o las unidades en que el usuario tiene acceso. Volver a Facultades del Administrador Volver a Facultades del Administrador

22 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra CREAR NUEVO USUARIO El Administrador tiene la facultad de crear nuevos usuarios al interior de su Organización. Para ello, debe seleccionar la unidad de compra en la cual desea crear al usuario y luego seleccionar la opción de Crear nuevo usuario.

23 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra CREAR NUEVO USUARIO De este modo, el sistema confirma la acción realizada, respecto a unidad de Compra Seleccionada.

24 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Luego debe completar la información correspondiente al usuario nuevo registrado. Aquellos datos que se encuentran con asterisco rojo son campos obligatorios. La información que debe ingresar es la siguiente: Usuario, Nombre, Apellido, Rut, clave, cargo, Email, Email alternativo, Zona horaria (si aplica o no horario de verano), género, teléfono, celular, fax, formato de email, aceptar email, y estado del usuario. Recuerde que al momento de crear un nuevo usuario, el dato nombre no debe tener espacio en sus caracteres. CREAR NUEVO USUARIO

25 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Completados los datos generales del usuario, se señala por defecto la Unidad de Compra en la cual el usuario se está creando. De este modo, debe proceder a indicar los roles a los cuales tendrá acceso. Por ejemplo, si usted está creando un usuario nuevo con perfil comprador, se sugiere que al menos debe tener asignado los roles de: Ver órdenes de Compra compradores. Administrar órdenes de compra. Comprador base. Catálogo electrónico comprador. Crear licitación y orden de compra. O bien, si usted está creando un usuario nuevo con perfil supervisor, se sugiere que al menos debe tener asignado los roles de: Ver órdenes de compra comprador. Administrar órdenes de compra. Comprador base. Comprador supervisor. Autorizar adquisiciones. Catálogo electrónico comprador. Crea licitaciones y orden de compra. CREAR NUEVO USUARIO Volver a Facultades del Administrador Volver a Facultades del Administrador

26 Administrar Unidades de Compra

27 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra VER UNIDADES DE COMPRA Para acceder a las unidades de compras, debe hacer un clic en Administrador y en el submenú seleccionar Administrar Unidades.

28 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra VER UNIDADES DE COMPRA Mostrará la ventana con todas las unidades de compra existentes en su organización y sus datos: Rut de la Unidad, Nombre Legal, Estado, N° de usuarios, N° de contactos, N° de direcciones. Además podrá editar dichas unidades, sus direcciones y contactos. Podrá cambiar el estado de las unidades de Activas a No Activas y viceversa.

29 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra CREAR UNA NUEVA UNIDAD DE COMPRA Para crear una nueva unidad de compra, deberá efectuar un clic en el ícono. Deberá completar, a lo menos, los datos que figuran con un asterisco rojo (*), ya que estos son obligatorios. Una vez completado, debe efectuar un clic en Guardar.

30 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra CREAR UNA NUEVA UNIDAD DE COMPRA Una vez creada la Unidad, aparecerá un mensaje notificando la creación de la unidad. Finalmente es necesario se cree a los usuarios de la nueva unidad compradora además de completar todos los datos de contacto a través de los 3 íconos de acción disponibles: Editar Unidad Editar Direcciones Editar Contactos

31 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra EDITAR UNIDADES Para editar las unidades, debe hacer un clic en el ícono Podrá cambiar el estado, la actividad y la URL. Recuerde siempre Guardar los Cambios, para ello deberá hacer un clic en Guardar.

32 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra EDITAR DIRECCIONES DE UNIDADES Para editar las unidades, debe hacer un clic en el ícono En la nueva ventana, podrá visualizar la unidad que desea modificar. Para continuar, debe hacer un clic en Editar Direcciones.

33 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra EDITAR DIRECCIONES DE UNIDADES En esta instancia podrá modificar: nombre de la dirección, la dirección en sí, nacionalidad, región, comuna, ciudad, estado (Activa o No Activa), teléfono, fax y Tipo de Dirección: Unidad de compra, despacho o facturación. No olvide que los datos que figuran con un asterisco rojo (*), son obligatorios. Una vez modificado, debe efectuar un clic en Guardar.

34 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra EDITAR CONTACTOS DE LAS UNIDADES Si desea editar los contactos de las unidades, debe hacer un clic en el ícono

35 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra EDITAR CONTACTOS DE LAS UNIDADES En esta ventana podrá cambiar el nombre y apellidos del contacto, indicar el cargo que tiene, la zona horaria, lenguaje, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, celular y fax. Además el Estado (Activa o No Activa) e indicar el tipo de contacto: despacho, facturación, comercial o compra. No olvide que los datos que figuran con un asterisco rojo (*), son obligatorios. Una vez modificado, debe efectuar un clic en Guardar. Volver a Facultades del Administrador Volver a Facultades del Administrador

36 Para Recordar

37 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra El Administrador Chilecompra, tiene un rol muy importante en su organización. El Administrador : Es responsable de crear, administrar y asignar roles a los usuarios. Gestiona y administra las unidades de compra. Puede activar o deshabilitar tanto a usuarios como a unidades de compra. Debe siempre mantener actualizados los datos de los usuarios, unidades y datos de contactos de la institución.

38 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra El Administrador Chilecompra, tiene un rol muy importante en su organización. 1.- El rol de Administrador se asigna en cada Unidad Compradora desde operaciones y no por institución. 2.- Independientemente de lo anterior la atribución de administrar todas las Unidades Compradoras la tiene el administrador, pero desde la Unidad en que tiene el rol de Administración, o sea si otro administrador creó una Unidad de Compra el primer Administrador puede administrarla, pero no desde esta misma unidad (puesto que al no tener el rol de Administrador en esta Unidad de Compra no tiene el menú “Administración”). Desde la Unidad de Compra en que tiene el rol de Administrador, o sea, que tiene el menú “Administración” puede gestionar todas las UC de su institución. 3.- Un Administrador no puede habilitar ni deshabilitar a otro Administrador. 4.- Cuando se deshabilita (desde operaciones) a un Administrador se le debe quitar el rol de Administrador en todas las Unidades de Compra que lo posea, puesto que si el rol queda en alguna, la persona podrá seguir ejerciendo la función de Administrador de Chilecompra en todas las Unidades de Compra de la institución, desde esta Unidad de Compra en que quedó el rol.

39 Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Recuerde que: 1.- El rol se asigna por Unidad de Compra, pero se le asigna para todas las Unidad de Compra que existan por lo que es como si quedara en toda la institución. 2.- Si el Administrador 1 crea la Unidad de Compra 2b, el Administrador 2 no puede administrarla, pero puede ir a alguna de sus Unidades de Compra, que administra y habilitarse como Administrador en la nueva Unidad de Compra 2b. Una vez habilitado, puede ingresar y administrarla. El Administrador Chilecompra, tiene un rol muy importante en su organización. Inicio