Dar formato a hojas de cálculoDar formato a hojas de cálculo Lección 7 © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel.

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1 Dar formato a hojas de cálculoDar formato a hojas de cálculo Lección 7 © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20131 Microsoft Excel 2013

2 Objetivos © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20132

3 Orientación de software Excel 2013 ofrece muchas herramientas para mejorar la apariencia de sus hojas de cálculo al verlas en pantalla o impresas. Para mejorar cómo muestra una hoja de cálculo se muestra en el monitor de un equipo o para preparar una hoja de cálculo para su impresión, usará comandos principalmente en la pestaña INICIO y en la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, que se muestra a continuación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20133

4 Paso a paso: insertar y borrar filas y columnas PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Excel. 1.Abra el libro llamado 07 Messenger Row-Column. 2.Haga clic en el encabezado de la fila 14 para seleccionar la fila completa. 3.En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en el botón Insertar y seleccione Insertar filas de hoja, como se muestra a continuación. Una nueva fila en blanco aparece como fila 14. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20134

5 Paso a paso: insertar y borrar filas y columnas 4.Para insertar varias filas a continuación, haga clic en el encabezado de la fila 25, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en los encabezados de las filas 34 y 43. Haga clic en cualquiera de las filas seleccionadas con el botón derecho y seleccione Insertar en el menú contextual. Las filas en blanco aparecen sobre las filas seleccionadas, de modo que los datos para cada mensajero están separados por una fila en blanco. 5.Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. Esta columna contiene la zona de entrega. 6.En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar y seleccione Eliminar columnas de hoja. Desaparecerá la columna Zona. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20135

6 Paso a paso: insertar y borrar filas y columnas 7.Haga clic en el encabezado de la fila 3 con el botón derecho y seleccione Insertar en el menú contextual. En la A3, escriba Zona 1. 8.Seleccione A3:I3. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Combinar y centrar. El texto "Zona 1" se centra en las columnas de datos. 9. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20136

7 Paso a paso: ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1.Haga doble clic en el límite a la derecha del encabezado de la columna G (a continuación), lo que ajusta el ancho de la columna para mostrar todo el contenido de la columna G. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20137

8 Paso a paso: ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas 2.Haga clic en cualquier lugar de la columna H. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione Ancho de columna. En el cuadro de diálogo Ancho de columna (consulte a continuación), escriba 16 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en Aceptar. Aparecerá todo el contenido de la columna H. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20138

9 Paso a paso: ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas 3.Haga clic y mantenga presionado el límite bajo el encabezado de la fila 3. Arrastre la línea hacia arriba para disminuir la altura de la fila 3 hasta 18, según se muestra a continuación. Observe que cuando arrastra la línea de límite aparece información en pantalla que muestra la altura de la fila en puntos (el primer número) y píxeles. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20139

10 Paso a paso: ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas 4.Seleccione la fila 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione Autoajustar alto de fila. Mantenga seleccionada la fila, haga clic nuevamente en la flecha del botón Formato y seleccione Alto de fila. La cuadro de diálogo de altura de fila indica que la fila es de 18,75 puntos de altura. Haga clic en Aceptar. 5.GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201310

11 Paso a paso: ocultar o mostrar filas o columnas PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1.Seleccione las columnas D y E. Las columnas para Fecha y Hora están seleccionadas. 2.Haga clic y seleccione Ocultar desde el menú contextual. Las columnas Fecha y Hora están ocultas y aparece una línea verde para indicar el contenido oculto, como se muestra a continuación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201311

12 Paso a paso: ocultar o mostrar filas o columnas 3.Haga clic en cualquier celda. La línea verde desaparece y el límite entre las columnas C y F es una línea vertical doble (ver a continuación), que indica columnas ocultas. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201312

13 Paso a paso: ocultar o mostrar filas o columnas 4.Seleccione la fila 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato, apunte a Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar filas, como se muestra a continuación. Ahora, la fila 3 está oculta. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201313

14 Paso a paso: ocultar o mostrar filas o columnas 5.Seleccione las filas 2 y 4. Haga clic en la selección y seleccione Mostrar desde el menú contextual. La fila 3 es ahora visible. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201314

15 Paso a paso: transponer filas o columnas USE el libro del ejercicio anterior. 1.Haga clic en la pestaña Hoja2. 2.Seleccione las filas 2 a la 7 y presione Ctrl + C para copiar los datos al Portapapeles. Aparece un borde de marquesina verde. 3.Haga clic en la celda A10. 4.En la pestaña INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botón Pegar y seleccione Pegar especial. Se abre el cuadro de diálogo Pegado especial. 5.Active la casilla Transponer, como se muestra anteriormente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201315

16 Paso a paso: transponer filas o columnas 6.Haga clic en Aceptar. Los datos aparecen con los datos de fila en las columnas y los datos de columna en filas, como se muestra a continuación. 7.Haga clic en la pestaña Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal. 8.Guarde el libro 07 Messenger Row-Column Solution y CIERRE el archivo. HAGA UNA PAUSA. Deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201316

17 Paso a paso: seleccionar un tema para un libro PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA el archivo de datos 07 Messenger Theme para esta lección. 2.Con la Hoja1 activa, haga clic en la celda A3 para activarla. 3.En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha del botón Estilos de celda y seleccione 20% - Énfasis 4. Se aplica un fondo púrpura claro al rango de celdas, se reduce el tamaño de fuente y el color de la fuente cambia a negro. 4.En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Temas, haga clic en la flecha del botón Temas para abrir la galería Temas. En la galería aparecen varios temas integrados. Mueva el puntero del mouse sobre cada tema para ver su efecto en la hoja de cálculo subyacente, lo que se denomina Vista previa dinámica. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201317

18 Paso a paso: seleccionar un tema para un libro 5.Busque y seleccione el tema Faceta, como se muestra a continuación. Acaba de cambiar el tema predeterminado del documento al tema Faceta. La fuente para los subencabezados y los datos generales cambió de Calibri a Trebuchet MS y el fondo de las celdas A3:I3 ahora es de color rosa claro. 6.Haga clic en Hoja2. Observe que la fuente también cambió en esa hoja. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201318

19 Paso a paso: seleccionar un tema para un libro 7.Haga clic en la Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha del botón Estilos de celda para visualizar la galería Estilos. Observe que las combinaciones de color para los diversos grupos cambiaron. Esto es porque se aplicó un nuevo tema de documento, y varios estilos de celda integrados se crearon usando colores y fuentes del tema. 8.GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201319

20 Paso a paso: ver e imprimir las cuadrículas de hoja de cálculo PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1.Asegúrese de que la Hoja1 esté activa. 2.En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Opciones de hoja, desactive la casilla Vista de cuadrícula. Las líneas de cuadrícula desaparecen de la hoja de cálculo. 3.Active la casilla Vista de cuadrícula para restaurar las líneas de cuadrícula visibles. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201320

21 Paso a paso: ver e imprimir las cuadrículas de hoja de cálculo 4.Active la casilla Imprimir cuadrícula, como se muestra a continuación. Esta acción hará que aparezcan líneas de cuadrícula en la hoja de cálculo impresa. 5.Haga clic en el Selector de cuadro de diálogo en el grupo Opciones de hoja para abrir el cuadro de diálogo Configuración de página. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201321

22 Paso a paso: ver e imprimir las cuadrículas de hoja de cálculo 6.En la pestaña Hoja, observe que está activada la casilla Líneas de cuadrícula. Haga clic en el botón Vista previa de impresión. Las líneas de cuadrícula aparecen en la vista previa, como se muestra a continuación. 7.Haga clic en botón Atrás situado en la esquina superior izquierda de la ventana Imprimir para volver a la hoja de cálculo. 8. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201322

23 Paso a paso: inserte un encabezado o pie de página predefinido PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1.Asegúrese de que la Hoja1 esté activa. Haga clic en la celda A1. 2.En la pestaña VISTA, en el grupo Vistas de libro, haga clic en el botón de vista Diseño de página para ver los encabezados o pies de página. 3.Haga clic en el cuadro de texto del encabezado central (donde apacere el texto temporal “Haga clic para agregar encabezado”). Haga clic en la pestaña DISEÑO de herramientas de encabezado y pie de página ahora que está activa. En el grupo Elementos de encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja &[Tab] aparece en el cuadro de texto. 4.En el grupo Navegación, haga clic en Ir al pie de página. Haga clic en el cuadro de texto de pie de página derecho. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201323

24 Paso a paso: inserte un encabezado o pie de página predefinido 5.En el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en la flecha del botón Pie de página y haga clic en la última opción en la lista, lo que combina Preparado por nombre de usuario, Fecha actual y Número de página. Ya que el pie de página es más ancho que el cuadro de texto derecho, la mayoría del pie de página se mueve hacia el cuadro de texto central y el número de página aparece en el cuadro de texto derecho, como se muestra a continuación. 6. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201324

25 Paso a paso: inserte una marca de agua PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1.Asegúrese de que la Hoja1 esté activa y en la vista Diseño de página. 2.Haga clic en el cuadro de texto de encabezado izquierdo. 3.En la pestaña DISEÑO en el grupo Elementos de encabezado y pie de página, haga clic en Imagen. Haga clic en el botón Examinar, navegue la carpeta de datos de alumnos, seleccione 07 watermark.gif y luego haga clic en Insertar. Excel inserta un código &[Imagen] en el cuadro de texto del encabezado izquierdo. 4.Haga clic en el área del encabezado y luego haga clic en el icono de la vista Normal en la barra de estado. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201325

26 Paso a paso: inserte una marca de agua 5.Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Imprimir. La vista previa muestra la marca de agua en su hoja de cálculo, como se muestra a continuación. Haga clic en el botón Atrás para salir de la Vista previa de impresión. 6. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201326

27 Paso a paso: repetir los encabezados y pies de página PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1.Asegúrese de que la Hoja1 esté activa y en la vista Normal. 2.En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Configuración de página, haga clic en el botón Imprimir títulos. El cuadro de diálogo Configuración de página se abre en la pestaña Hoja. 3.Escriba A1:I54 en el cuadro de texto Área de impresión. Este es el rango de todos los datos que se imprimirán en la Hoja1. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201327

28 Paso a paso: repetir los encabezados y pies de página 4.En las Filas a repetir en el cuadro de texto superior, escriba 1:4, como se muestra a continuación. De este modo se repetirán las cuatro primeras filas de la hoja de cálculo, lo que incluye encabezados de columnas, en cada página. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201328

29 Paso a paso: repetir los encabezados y pies de página 5.Haga clic en Vista previa de impresión. Aparece la ventana Vista previa de impresión. Haga clic en la flecha derecha en la parte inferior de la pantalla para avanzar a la segunda página. Las primeras cuatro filas de la hoja de cálculo aparecen en la segunda página (a continuación). Haga clic en la flecha izquierda para volver a la vista previa de la página 1. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201329

30 Paso a paso: repetir los encabezados y pies de página 6.Haga clic en el botón Atrás para volver a la hoja de cálculo. 7. GUARDE el libro como 07 Messenger Header-Footer Solution y CIERRE el archivo. HAGA UNA PAUSA. Deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201330

31 Paso a paso: escalar una hoja de cálculo para ajustarla en una Página impresa PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1.Asegúrese de que Sheet1 esté activa y en la vista Normal. 2.En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Configuración de página, haga clic en el botón Orientación y compruebe que esté seleccionado Retrato. 3.En el grupo Ajustar área de impresión para ajustar, haga clic en la flecha Altura y seleccione 1 página. Se reduce la escala de la hoja de cálculo para que todas las celdas quepan en la misma página. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201331

32 Paso a paso: escalar una hoja de cálculo para ajustarla en una Página impresa 4.Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Imprimir. Observe que todas las filas aparezcan en la página y que el contenido sea mayor de lo que era previamente, como se muestra a continuación. Cuando se reduce el resultado, se contraen la altura y el ancho proporcionalmente. 5. GUARDE el libro como 07 Messenger Print Solution y CIERRE el archivo. CIERRE Excel. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201332