#SPSMX Como aprovechar SharePoint Online y Office 365 para gestión de registros empresariales Haaron Gonzalez Consultor Asociado, B-Logic IT Services.

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2 #SPSMX Como aprovechar SharePoint Online y Office 365 para gestión de registros empresariales Haaron Gonzalez Consultor Asociado, B-Logic IT Services Office Server and Services MVP @haarongonzalez http://blogs.msmvps.com/haarongonzalez https://www.youtube.com/user/haarongo

3 #SPSMX Adopción de Office 365 Planea utilizar Office 365 ahora o en el próximo año? 63% de las empresas planean Planea utilizar ambiente híbridos ya sea indefinida o permanentemente? 76% de las empresas no tienen planes de dejar de utilizar SharePoint on- premise Fuente: Cryptzone Office 365 Security Survey https://www.cryptzone.com/forms/cryptzone-office-365-security- survey https://www.cryptzone.com/forms/cryptzone-office-365-security- survey

4 99.99% Historia de la disponibilidad los últimos 4 meses Office 365: El banco para sus datos 1PB Tenants 1TB Colección de sitios Almacenamiento atractivo

5 #SPSMX Arquitectura de la información típica en SharePoint GranjaAplicación WebColección de sitiosSitiosBibliotecas Tipos de contenido Base de datos de contenido

6 #SPSMX ProducciónIntranetColección de sitios VentasDocumentos Presentaciones (Fecha, Cliente, Producto) Correspondencia del cliente Recursos HumanosDocumentos Política (Fecha, Tópico, Aprobador) Formas (Tema, fecha efectiva) ITDocumentos Contrato (Proveedor, Fecha de vencimiento) Política (Fecha, Tópico, Aprobador) LegalDocumentos Contrato (Proveedor, Fecha de vencimiento) Política (Fecha, Tópico, Aprobador) Base de datos de contenido

7 Que es la gestión registros Es la practica de identificar, clasificar, archivar, preservar y destruir registros de acuerdo a un conjunto de estándares pre definidos

8 Porque administrar registros Crece la presión por gestionar posible riesgos de manera efectiva mediante cumplimiento basado en regulaciones y políticas Regulaciones de gobierno e industria U.S. Sarbanes-Oxley Act (SOX) SEC 17-a/b DOD 5015.2, MoReq, ISO, and HIPAA

9 #SPSMX Estrategia de solución para gestión de registros Reglas de organización Centro de Registros A Centro de Registros B Biblioteca de Registros A1 Biblioteca de registros A2 Biblioteca de registros B2 Biblioteca de registros B1 Sitio de colaboración A Biblioteca de Doc A1 Concentrador de tipo de contenido Publica los tipos de registros

10 Paso 1: Estandarizar la taxonomía Paso 2: Aplicar políticas de administración de la información Paso 3: Configura los tipos de contenidos Paso 4: Aplicar reglas de organización del contenido Pasos para la Gestión de Registros Almacén de términos Concentra dor de tipos de contenido Reglas de organizació n de contenido Bibliotecas de registros y temporales

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