Proteger y compartir documentos

Proteger y compartir documentos
Microsoft Word 2013 Lección 13 Proteger y compartir documentos © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013
Objetivos © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Establecer una contraseña de acceso para un documento
ABRA el documento Peer review de la carpeta de la lección. GUARDE el documento como Peer review Draft en la carpeta de la lección en la unidad flash. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Herramientas tal como se muestra a la derecha. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Seleccione Opciones generales en el menú. Aparece el cuadro de diálogo Opciones generales. Una vez que se introduce una contraseña para abrir y modificar el documento, el archivo se cifrará. Cuando un archivo está cifrado, los datos se convierten en un código. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro Contraseña para abrir (abajo). Word le permite especificar dos contra señas diferentes: una para abrir un documento y otra para modificarlo. Ambas son opcionales. Puede especificar contraseñas para ambas acciones o especificar una contraseña diferente para cada acción. Las contraseñas distinguen mayúsculas de minúsculas. En este ejercicio, usará la misma contraseña para abrir y para modificar. En el cuadro Contraseña de escritura, escriba Formulario%RRHH$#. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en Aceptar. Aparece el mensaje Confirmar contraseña. Aparece una advertencia que indica que, si pierde u olvida la contraseña, no podrá recuperar el documento. Mantenga todas las contraseñas en un lugar seguro por si necesita consultarlas posteriormente. Vuelva a escribir la contraseña para abrir el documento. Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro Vuelva a escribir la contraseña para abrir y haga clic en Aceptar. Se abre el mensaje Confirmar contraseña. Vuelva a escribir la misma contraseña para modificar el documento. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Al introducir las contraseñas, se recomienda escribir una contraseña que tenga caracteres y símbolos mezclados. Haga clic en Guardar en el cuadro de diálogo Guardar como y CIERRE el archivo. Cuando abra el documento, aparecerá un mensaje que le pide la contraseña para abrirlo, como se muestra a continuación. Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro y haga clic en Aceptar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Se abre de nuevo el mensaje que pide la contraseña, pero esta vez volverá a escribir la misma contraseña para permitir modificaciones. Solo a aquellas personas que reciban la contraseña se les permitirá editar el documento (a continuación). HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Quitar una contraseña
Haga clic en la pestaña Archivo y observe que el botón Proteger documento está resaltado en color amarillo claro. Debajo de Proteger documento, un mensaje indica que “Se necesita una contraseña para abrir este documento”. Seleccione Guardar como y seleccione el botón Examinar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como. Haga clic en el botón Herramientas y seleccione Opciones generales en el menú. Quite la protección con contraseña seleccionando las contraseñas ocultas y presione Eliminar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Quitar una contraseña
Haga clic en Aceptar. GUARDE el documento como Peer Review1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. Ahora tiene dos copias del mismo documento: una con y otra sin contraseña. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. Nota: Es importante que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Grabe y almacene la contraseña en un lugar seguro, por ejemplo, colóquela en su caja fuerte o en un lugar seguro en el hogar. Use contraseñas seguras que combinen mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras, no se combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura es W5!dk8aG; una contraseña segura es AUTO381. Las contraseñas deben tener una longitud de 8 o más caracteres. Una frase de contraseña que use 14 caracteres o más es mejor. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Proteger un documento para solo lectura
USE el documento abierto en el ejercicio anterior. ABRA Backstage y haga clic en Proteger documento para mostrar el menú. Haga clic en Restringir edición como se muestra a la derecha. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

El panel Restringir edición aparece en el panel derecho de la pantalla, tal como se muestra a la derecha. El primer elemento es Restricciones de formato, que es donde se determina qué tipo de cambios de formato se permiten. El segundo elemento es Restricciones de edición, Sin cambios (solo lectura). Puede controlar las limitaciones sobre la edición. Alternativa: hay otras dos maneras de abrir el panel Restringir edición: en la pestaña Proteger, seleccione Restringir edición; en la pestaña Revisar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Agregue una marca de verificación al lado de Permitir sólo este tipo de edición en el documento. De forma predeterminada, Sin cambios (solo lectura) está seleccionada como primera opción. En el tercer elemento, Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Se abre el cuadro de diálogo Comenzar a aplicar protección como se muestra a la derecha. El cuadro Comenzar a aplicar protección se convierte en la restricción configurada de empezar a restringir el documento como un tipo de documento Solo lectura. La primera opción muestra que al agregar una contraseña, el documento no se cifrará. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Autenticación de usuario agrega un cifrado al documento con el acceso restringido habilitado que evita que se impriman, reenvíen o copien documentos confidenciales. Antes de que se pueda usar Autenticación de usuario, el equipo debe configurarse para Information Rights Management (IRM). Escriba BYA$%DeptoRRHH en los cuadros Escriba la nueva contraseña (opcional) y Vuelva a escribir la contraseña para confirmar y haga clic en Aceptar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

El documento está ahora protegido de cualquier modificación y solo se puede ver esta área. Un área es el lugar del documento que se puede editar. El panel Restringir edición presenta dos opciones disponibles: Encontrar la siguiente área que puedo editar y Mostrar todas las áreas que puedo editar. Muestra las áreas del documento en las que le han otorgado permiso de edición. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en el primer botón y observe que Word indica que ha terminado de buscar en el documento y no había áreas resaltadas. Haga clic en el segundo botón y no se resalta ningún área. Este es un documento de solo lectura, por lo que no se permite editar. Haga clic en el botón Suspender la protección en la parte inferior del panel. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Para desproteger el documento, en el cuadro de diálogo Desproteger documento, escriba la contraseña BYA$%DeptoRRHH y haga clic en Aceptar. Haga clic en el cuadro Permitir sólo este tipo de edición en el documento para quitar la marca de verificación. Cierre el panel Restringir edición. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Restringir un documento con solo comentarios
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. En la pestaña Programador del grupo Revisar, haga clic en el botón Restringir edición. Se abre el panel Restringir edición. Agregue una marca de verificación al lado de Permitir sólo este tipo de edición en el documento. Haga clic en la flecha desplegable y seleccione Comentarios. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Puede practicar este ejercicio por su cuenta o escoger a alguien en clase para editar el documento. Si escoge a alguien en la clase, haga clic en el vínculo Más usuarios… y escriba la dirección de correo electrónico de la persona (por ejemplo, nombre de en el cuadro de diálogo Agregar usuarios). Consulte a continuación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Puede agregar más de un usuario en el cuadro de diálogo siempre que separe la dirección de correo electrónico con un punto y coma. Haga clic en Aceptar. Agregue una marca de verificación al lado de la dirección de correo electrónico. Una vez que el destinatario recibe el correo electrónico, podrá editar el documento y agregar comentarios. Ninguna otra función de edición estará habilitada. En la sección Comenzar a aplicar, haga clic en el botón Sí, aplicar la protección. Se abre el cuadro de diálogo Comenzar a aplicar protección, que se convierte en la restricción configurada de solo comentarios. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Escriba BYA$%DeptoRRHH en los cuadros Escriba la nueva contraseña (opcional) y Vuelva a escribir la contraseña para confirmar y haga clic en Aceptar. Solo se pueden agregar comentarios al área. Como se mencionó anteriormente, un área es el lugar del documento donde se permite realizar cambios. Haga clic en Mostrar todas las áreas que puedo editar; el punto de inserción se mueve al título. A continuación, seleccione Jill A. Williams, inserte un comentario y escriba La inicial central de Jill es E. El comentario aparece al lado del documento. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en el botón Suspender la protección en la parte inferior del panel Restringir edición. Aparece el cuadro de diálogo Desproteger documento. Escriba BYA$%DeptoRRHH y haga clic en Aceptar. Haga clic en el cuadro Permitir sólo este tipo de edición en el documento para quitar la marca de verificación. GUARDE el documento como Peer Review2 en la carpeta de la lección en la unidad flash. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. Referencias cruzadas: en la lección 9, aprendió sobre la inserción, edición y eliminación de comentarios. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Limitar estilos de formato en un documento
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. En la sección Restricciones de formato, haga clic en la casilla Limitar el formato a una selección de estilos. Seleccionar esta opción le permite establecer restricciones de formato para este documento. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en el vínculo Configuración. Se abre el cuadro de diálogo Restricciones de formato, como se muestra a continuación. La marca de verificación indica que los estilos se permiten. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

En la sección Formato, haga clic en la casilla Bloquear el cambio de esquema o tema y haga clic en Aceptar. Al seleccionar esta opción, se bloquea que el usuario de realice cambios en la estructura, el diseño o el tema del documento. Aparece un mensaje en la pantalla que indica que Este documento puede contener formato o estilos que no se admiten. ¿Desea quitarlos? Haga clic en Sí. En la pestaña Diseño, en el grupo Formato del documento, observe que Temas está sombreado en gris, por lo que no está disponible. En el panel Restringir edición, haga clic en Configuración otra vez para abrir el cuadro de diálogo Restricciones de formato. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Quite la marca de verificación que está al lado de Bloquear el cambio de esquema o tema. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Sí para quitar el mensaje. Observe que el grupo Temas ya está disponible. Ahora puede usar los comandos de Temas en el grupo. En la sección Restricciones de formato del panel Restringir edición, haga clic en la casilla Limitar el formato a una selección de estilos para quitar la marca de verificación. Cierre el panel Restringir edición. GUARDE el documento con el nombre de archivo Peer Review3 en la carpeta de la lección en la unidad flash. En el grupo Formato del documento de la pestaña Diseño, cambie el Conjunto de estilos a Líneas (sencillo). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Los títulos, Información del empleado, Directrices de revisión y Evaluación, no se muestran correctamente en la tabla. Cambie el alto de celda a 0,76 cm para acomodar el contenido en esas celdas. Cambie el color de fuente para el título y seleccione Blanco, Fondo 1 y Negrita. Mantenga el documento abierto durante diez minutos. Más adelante en esta lección, aprenderá sobre la administración de versiones. Minimice el documento para colocarlo en la barra de tareas. Usará este documento más adelante en esta lección. HAGA UNA PAUSA. DEJE el programa abierto para el siguiente ejercicio. Nota: La restricción de comentarios se puede aplicar a todo el documento o puede seleccionar partes del documento donde se permiten los cambios de edición. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Marcar un documento como final
ABRA el documento Review Form de la carpeta de la lección. GUARDE el documento como Review Form1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Proteger documento y haga clic en Marcar como final. Aparecerá un cuadro de diálogo que indica que el documento se marcará como final y luego se guardará. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en Aceptar. Aparece un mensaje de Microsoft Word como el que se muestra a continuación. La marca de final impide que los destinatarios realicen cambios en el documento, el documento se convierte en un documento de solo lectura y se muestra en la barra de título. Cuando un documento está marcado como final, la propiedad de estado se establece en Marcado como final, los comandos de escritura y edición, y las marcas de corrección se desactivan. Observe el icono Marcado como final en la barra de estado. Haga clic en Aceptar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

El documento está Marcado como final y se muestra en la sección Proteger documento resaltado en color amarillo claro para desaconsejar la edición. Vuelva al documento y observe la barra amarilla debajo de la cinta, que indica que Un autor ha marcado el documento como final para que no se pueda editar. Si necesita editar el documento, haga clic en el botón Editar de todas formas. Haga clic en cualquiera de las pestañas de la cinta y observe que estas están sombreadas en gris para indicar que los comandos no están disponibles. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Continúe haciendo clic en las otras pestañas para ver que los comandos no están activados. Seleccione el título del documento e intente eliminarlo. Cuando un documento está marcado como final, los comandos de escritura y edición, y las marcas de corrección están deshabilitados porque el documento se convierte en un documento de solo lectura. Observe que la barra de título también muestra el documento como (Solo lectura). En la pestaña Archivo, haga clic en el botón Proteger documento, seleccione Marcar como final para devolver el documento a su estado original y, a continuación, regrese al documento. Alternativa: En la pantalla del documento, haga clic en Editar de todas formas para devolver el documento a su estado original. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Seleccione la B de Blue Yonder Airlines y presione la tecla Suprimir. Ahora puede hacer cambios al documento. Haga clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. Nota: Los documentos que se han marcado como finales en un programa de Microsoft Office 2013 no serán de solo lectura si se abren en versiones anteriores de programas de Microsoft Office. Es importante reconocer que el comando Marcar como final no es una función de seguridad, ya que cualquiera que reciba una copia electrónica de un documento marcado como final puede editar ese documento si quita el estado Marcar como final del documento. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Cifrar un documento
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. Vaya a Backstage, haga clic en el botón Proteger documento y seleccione Cifrar con contraseña. Se abre el cuadro de diálogo Cifrar documento, como se muestra a la derecha. El cifrado protege el documento y lo hace ilegible porque cifra la información en un código. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Cifrar un documento
En el cuadro Cifrar el contenido de este archivo, escriba DeptoRRHH&%3. Vuelva a escribir la contraseña y haga clic en Aceptar. Observe que Proteger documento está resaltado e indica que se requiere una contraseña para abrir este documento. CIERRE el documento. Haga clic en Guardar cuando aparezca el mensaje ¿Desea guardar los cambios realizados en Review Form1? Vuelva a abrir el documento y escriba DeptoRRHH&%3 para abrir el documento. No elimine la contraseña en este momento. GUARDE el documento como Review Form2 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio. Nota: Para desproteger el documento, ya debe estar dentro del documento (con la contraseña correcta). Desde el documento, seleccione la pestaña Backstage, haga clic en el botón Proteger documento, seleccione Cifrar con contraseña, elimine la contraseña en el cuadro de diálogo y seleccione Guardar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Administrar versiones de documento
En la barra de tareas, haga clic en el documento Peer review3 para convertirlo en el documento activo. Recuerde que ha minimizado el documento anteriormente en esta lección. El documento debería haber estado abierto durante aproximadamente 10 minutos o más. Seleccione Archivo para ir a la vista Backstage. En la pantalla Información, debajo de la pantalla Administrar versiones, debería mostrarse cuántas veces se guardó el documento. Haga clic en Cerrar sin guardar y mantenga Word abierto. Al cerrar el programa Word, se pierden las versiones del documento Peer Review3. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

ABRA el documento Peer Review3 de la carpeta de la lección en la unidad flash. Vaya a la pantalla Información de Backstage; observe que Administrar versiones muestra Hoy, hora (cuando se cerró sin guardar). Vea la figura de la derecha. La pantalla no coincidirá con la figura. En la vista Backstage, seleccione Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Word. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

En la lista del panel izquierdo, seleccione Guardar. De forma predeterminada, Guardar información de autorrecuperación está establecido en cada 10 minutos. También está habilitado Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar. En el paso 3, cerró el documento sin guardar los cambios y, cuando lo abrió de nuevo y revisó las Versiones administradas, mostraba cuándo se guardó el documento por última vez en Autoguardar. El tiempo predeterminado para Guardar información de autorrecuperación puede cambiarse en el cuadro de diálogo Opciones de Word. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Debajo de la sección Guardar documentos, seleccione el valor predeterminado 10 y escriba 3 minutos o haga clic en la flecha hacia abajo que está al lado de Guardar información de autorrecuperación como se muestra a la derecha. Haga clic en Aceptar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Cree un nuevo documento en blanco y escriba El trabajo con documentos no guardados puede encontrarse en Backstage en la pantalla Información. Mantenga este documento abierto hasta que se le pida que trabaje en el paso siguiente. En la pestaña Vista, haga clic en Cambiar ventanas y seleccione el documento Peer Review3. Vuelva a Backstage y, debajo de Versiones, debería ver al menos una o dos versiones del documento guardado. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para el siguiente ejercicio. Nota: Hacer clic en la tecla de flecha abajo en Administrar versiones le permite recuperar documentos sin guardar; el cuadro de diálogo Abrir abre los archivos específicamente desde la ubicación donde se guardan los archivos no guardados. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Restaurar una versión anterior del documento
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. Seleccione el título Blue Yonder Airlines. Cambie el color de la fuente a Azul oscuro, Texto 2. Aumente el tamaño de fuente a 28 pto. Donde aparece el nombre de Jill A. Williams, reemplace la A por E. Cambie el período de revisión de Dic de 20XX a Abr de 20XX. Debe modificar el documento para que Autoguardar guarde los cambios actualizados. Vaya a Backstage y debajo de Versiones, haga clic en la versión donde se indica (autoguardar). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Se abre una nueva ventana con una barra amarilla debajo de la cinta que muestra Autoguardar versión. Está disponible una nueva versión con dos opciones. Una es Comparar y la otra es Restaurar. Si el documento contiene solamente una versión de autoguardado, asegúrese de cambiar la configuración de guardar y modificar después el documento (vea a continuación). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Al hacer clic en Comparar, se muestra en una pantalla un resumen en el que se compara el documento original con el documento revisado. El botón Restaurar solicita que sobrescriba el documento anterior. Haga clic en Restaurar para sobrescribir el documento anterior. Comparar versiones es una de las funciones avanzadas de Word; para obtener más información, use la Ayuda. Se le pedirá que sobrescriba la última versión guardada con la versión seleccionada. Haga clic en Aceptar. CIERRE el documento. HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Recuperar documentos sin guardar
Antes usted escribió, El trabajo con documentos no guardados puede encontrarse en Backstage en la pantalla Información. Y en un paso anterior, cambió Guardar información de autorrecuperación del valor predeterminado a tres minutos. CIERRE el documento que escribió. Aparece un mensaje en la pantalla para guardar los cambios. El mensaje le indica que Si hace clic en “No guardar”, una copia reciente de este archivo estará temporalmente disponible. También indica que se guardará un archivo temporal. Si no aparece este mensaje, revise la información en la barra lateral de solución de problemas a continuación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en No guardar. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. En la parte inferior izquierda de la pantalla, haga clic en Recuperar documentos sin guardar (arriba). La pantalla no coincidirá con la figura. Solución de problemas: si no aparece en la pantalla un mensaje para guardar el documento, puede cambiar las preferencias de autorrecuperación desde el valor predeterminado. El valor predeterminado de autorrecuperación es guardar cada diez minutos; puede encontrarse en Backstage, comando Opciones, en la categoría de configuración Guardar. Para fines didácticos, tal vez necesite cambiar la configuración a tres o cinco minutos. Cierre el documento sin guardar los cambios y el mensaje indicará que el archivo se guardará temporalmente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo por la fecha y hora en que cerró el documento o programa, o busque El trabajo con documento no guardados puede... (abajo). El documento se cerró sin guardarlo con un nombre de archivo; por lo tanto, el nombre mostrará la primera parte del texto que escribió. Los documentos sin guardar están temporalmente en una ubicación en el disco duro y se identifican por la extensión de archivo .ASD. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Seleccione el documento sin guardar y haga clic en Abrir. El documento se abre con el mensaje Archivo no guardado recuperado en color amarillo sobre el documento que indica: Este es un archivo recuperado que se almacena temporalmente en el equipo. Haga clic en Guardar como (abajo). GUARDE el documento como Documento sin guardar en la carpeta de la lección en la unidad flash. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Eliminar todas las versiones de borrador
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en el botón Administrar versiones y en Recupera documentos sin guardar. Se abre el cuadro de diálogo Abrir de Archivos no guardados. Deberían mostrarse las primeras palabras del documento en el cuadro de diálogo Abrir. Haga clic en El trabajo con documentos no guardados puede ser. . . y haga clic con el botón secundario y seleccione Eliminar. Haga clic en Sí en el mensaje ¿Está seguro de que desea mover este archivo a la Papelera de reciclaje? Seleccione Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Abrir. CIERRE el Documento no guardado. HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio. Alternativa: En el cuadro de diálogo Abrir de Archivos no guardados, haga clic en el botón Organizar y en Eliminar. En el mensaje ¿Está seguro de que desea mover este archivo a la Papelera de reciclaje, haga clic en Sí. Nota: los documentos no guardados se encuentran en una ubicación específica en el disco duro. Una extensión de archivo de ASD se ha asignado a los documentos no guardados. Los archivos ubicados en Recuperando archivos no guardados son archivos temporales hasta que se guardan. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Usar el Inspector de documentos
ABRA el documento Emplyment Offer Letter de la carpeta de la lección. ¿Ha observado que el documento se abre en modo de compatibilidad? Téngalo en cuenta más adelante. Abra Backstage, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas y haga clic en Inspeccionar documento. Aparece el cuadro de diálogo Inspector de documentos. Este comando comprueba si hay propiedades ocultas e información personal. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en el botón Inspeccionar (a la derecha). Word inspecciona el documento y muestra los resultados en la ventana Inspector de documentos. Aparecen tres advertencias en el Inspector de documentos. En la sección Propiedades del documento e información personal, haga clic en Quitar todo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Se quita la información personal de las propiedades y el documento está listo para compartirlo. Se actualiza el cuadro de diálogo. No realice cambios en Aplicaciones de panel de tareas ni en Encabezados, pies de página y marcas de agua. Haga clic en Cerrar. En la sección Inspeccionar documento, haga clic en el vínculo Permita que esta información se guarde en el archivo. GUARDE el documento como Employment Offer Letter1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. Microsoft Word mostrará un mensaje que indica “El documento se actualizará al formato de archivo más reciente”. Haga clic en Aceptar. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Usar el Comprobador de accesibilidad
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. Abra Backstage, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas y haga clic en Comprobar accesibilidad. El panel Comprobador de accesibilidad aparece en el panel derecho, como se muestra a la derecha. Si hay errores en el documento, la Comprobación de accesibilidad muestra problemas, advertencias o sugerencias. En este caso, aparece una advertencia que muestra Los objetos no están alineados. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Vuelva a Backstage; debajo de Inspeccionar documento se indica que hay Contenido difícil de leer para las personas con discapacidades. Word marca el documento para que sepa que hay problemas potenciales en el documento, que no todo el mundo será capaz de leer. Vuelva al documento. En el panel Comprobador de accesibilidad, haga clic en Text Box1 para seleccionarlo. Observe que aparece un cuadro de texto en la pantalla del documento con Blue Yonder Airlines en color muy claro en el fondo. Las personas con discapacidad tendrían dificultades para leerlo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Con el cuadro de texto seleccionado, cambie el color de fuente a Verde, Énfasis 1, oscuro 50 %. Ahora que el color del encabezado ha cambiado, repita el paso 2. Aparece la misma advertencia porque el objeto no está alineado con el texto y una persona con discapacidad podría experimentar problemas para leerlo. Para corregir este problema, elimine el título Blue Yonder Airlines. Seleccione Text Box 1 y presione Eliminar. Observe que el panel Comprobador de accesibilidad muestra ahora que No se encontraron problemas de accesibilidad. CIERRE el Comprobador de accesibilidad. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Usar el Comprobador de compatibilidad
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. Cuando los documentos se crean en una versión anterior de Word y se abren en versiones más recientes de Word, se abren en Modo de compatibilidad, lo cual se muestra en la barra de título. Anteriormente, abrió la Carta de oferta de empleo en Modo de compatibilidad. Aunque no se muestre Modo de compatibilidad en la barra de título, este documento contiene aún las funciones de una versión anterior que ya no son compatibles con la última versión de Word. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Se recomienda que ejecute el Comprobador de compatibilidad para identificar las funciones que son compatibles con versiones anteriores. Vaya a Backstage, haga clic en Comprobar si hay problemas y haga clic en Comprobar compatibilidad. El cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Word se muestra a la derecha. Cuando comparta documentos de Word 2013 con personas que usen versiones anteriores de Word, el documento se deberá guardar en el formato de Word © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Es una buena práctica usar el Comprobador de compatibilidad para asegurarse de que las funciones incluidas en el documento no se quitarán ni se cambiarán al guardarlo en el formato de Word El Comprobador de compatibilidad muestra el mensaje, Las versiones anteriores de Word no admiten las siguientes funciones de este documento. Es posible que se pierdan o degraden si abre este documento en una versión anterior de Word o si lo guarda en un formato de archivo anterior. Haga clic en Aceptar. GUARDE el documento como Employment offer 20XX (reemplace XX por el año en curso) y asegúrese de que el tipo de archivo se muestra como Documento de Word. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Enviar documentos por correo electrónico con Outlook
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. Abra Backstage y haga clic en Compartir para mostrar las opciones sobre la forma en que se compartirá el documento con otras personas. Haga clic en Correo electrónico; el panel de la derecha le muestra varias opciones para enviar el documento. El documento se puede enviar por correo electrónico como archivo adjunto, lo puede enviar como archivo PDF o XPS, o como fax de Internet. También cuenta con una nueva opción para enviar el documento como un vínculo, pero debe guardarlo primero en una ubicación compartida. Nota: Para este ejercicio, debe usar Microsoft Outlook Si no está seguro, consulte al instructor para determinar si tiene acceso a Microsoft Outlook 2013 en su equipo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Seleccione la primera opción para Enviar como datos adjuntos. El documento abierto se adjunta automáticamente al mensaje de correo electrónico y está listo para enviarlo. Escriba la [dirección de correo electrónico] de un amigo, compañero de clase o colega en el cuadro Para y escriba un mensaje corto; a continuación, haga clic en el botón Enviar. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. Windows Live OneDrive es un servicio en línea proporcionado por Microsoft. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

OneDrive es una ubicación de almacenamiento de archivos en línea donde puede almacenar documentos y fotografías. En el momento de esta publicación, Microsoft proporciona a los miembros de OneDrive 7 GB de espacio de almacenamiento en línea gratuito para uso personal. OneDrive está protegido por contraseña para que pueda controlar quién tiene acceso a sus archivos. Puede tener acceso a los archivos en OneDrive en cualquier lugar y en cualquier momento desde su equipo, tableta o smartphone. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

OneDrive almacena cualquier documento, pero es lo mejor para compartir documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Además, puede crear un álbum personal para compartir fotos con sus contactos o en su red social; crear y enviar mensajes de correo electrónico; administrar los contactos; agregar eventos al calendario; tener acceso a Messenger con chat en tiempo real; y mantenerse actualizado y conectado a las redes sociales, como Facebook y LinkedIn. Nota: La información acerca de Microsoft OneDrive, la información de inicio de sesión y las imágenes son las actuales en el momento de publicar este libro. Como sabe, las cosas cambian con frecuencia en la web, y OneDrive de Microsoft no es la excepción. Visite el sitio web de Microsoft OneDrive o use Bing para buscar información más actualizada. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Enviar documentos a través de OneDrive
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. Para este ejercicio, necesita una cuenta de Microsoft. Si tiene una cuenta de OneDrive, Outlook, Hotmail, Xbox Live u otra cuenta de servicio de Microsoft, ya tiene una cuenta de Microsoft y puede omitir los pasos 2 y 3. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Si necesita una cuenta de Microsoft, inicie el explorador Internet Explorer y siga los pasos indicados en el sitio web. En la barra de direcciones, escriba el sitio Consulte a continuación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Siga las instrucciones en pantalla para completar el registro en una cuenta de Microsoft. Una vez completado el proceso, cierre Internet Explorer. Iniciará sesión en la cuenta en la pantalla Cuenta de Word. Vaya a Backstage y haga clic en Cuenta. Debajo de Iniciar sesión en Office, haga clic en el botón Iniciar sesión. Haga clic en Cuenta Microsoft y, en la siguiente pantalla, escriba la cuenta de correo electrónico y contraseña que acaba de configurar para esta cuenta. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Una vez conectado, la pantalla Cuenta cambia y aparece su perfil personal. Podrá cargar, crear, editar y compartir documentos (abajo). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Seleccione la flecha desplegable que está al lado de Fondo de Office y desplácese a través de cada opción. Observe la esquina superior derecha mientras cambia el fondo de pantalla. Seleccione cualquier opción. Seleccione la flecha desplegable que está al lado de Tema de Office, seleccione Gris oscuro y observe cómo se oscurece el color del fondo. Debajo de Agregar un servicio, tiene opciones adicionales para agregar imágenes y vídeos de sus sitios favoritos. Haga clic en YouTube y vea cómo se agrega YouTube automáticamente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en Quitar para quitarlo y haga clic en Sí. Es así de fácil agregar y quitar un servicio. La segunda opción permite almacenar documentos en Office 365 SharePoint o en OneDrive. La tercera opción le permite conectar Microsoft Word a Facebook, LinkedIn o Twitter. Ahora que ha iniciado sesión, está preparado para compartir un documento a través de OneDrive. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en Compartir en el panel izquierdo y luego, debajo de Invitar a personas, haga clic en Guardar en la Nube. Cuando la pantalla cambie a Guardar como, seleccione su OneDrive. En el lado derecho de la pantalla, aparecen las carpetas de OneDrive. (Tenga en cuenta que la pantalla no coincidirá con la que se muestra en la figura de la derecha). Haga clic en Favoritos compartidos para abrir el cuadro de diálogo Guardar como. Esta es la carpeta de la ubicación de OneDrive y sus documentos compartidos están almacenados aquí. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en Guardar. La pantalla Compartir cambia y ahora puede compartir la carta Employment Offer 20XX con cualquier otra persona si le envía una invitación para editar o ver el documento (abajo). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Elija a alguien de la clase y escriba su [dirección de correo electrónico] junto con un mensaje breve. También puede crear otra cuenta propia para practicar por sí solo. Cuando haga clic en el botón Compartir, se enviará automáticamente un mensaje de correo electrónico a su compañero. Cuando se abre el mensaje de correo electrónico, aparece un vínculo al documento. El documento se abre en Microsoft Word Web App y debe parecerse a la figura anterior. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

La persona que recibe el correo electrónico debe haber iniciado sesión en la cuenta de Microsoft antes de editar el documento. En el panel izquierdo aparece Obtener un vínculo de uso para compartir. Esto es conveniente para grandes grupos de personas o cuando no sabe la dirección de correo electrónico de alguien, ya que puede crear un vínculo para ver o editar. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Paso a paso: Presentar en línea
USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. Compartir un documento de Word mediante la función Presentar en línea es fácil porque no hay que configurar nada. La función Presentar en línea le permite crear un vínculo al documento y presentarlo a otras personas aunque no tengan Word instalado en sus equipos. El vínculo que crea se abrirá en un explorador. En este ejercicio, se creará un vínculo que puede compartir con otros para que vean el documento en un explorador web. Para usar esta función, debe tener una cuenta de Microsoft para iniciar la presentación en línea. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

En Backstage, seleccione el grupo Compartir. Si hace clic en el botón Presentar en línea, significa que acepta los términos. Lea el Acuerdo de servicio. Agregue una marca de verificación al lado de Permitir a los espectadores remotos descargar el documento. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Después de aceptar el acuerdo, haga clic en Presentar en línea para empezar a conectarse a Servicios de presentaciones de Office (se muestra a continuación). Tiene dos opciones disponibles sobre cómo presentar. Puede seleccionar Copiar vínculo o Enviar por correo electrónico, y enviar una invitación que vincule a su presentación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en Iniciar presentación. El documento debe coincidir con la figura que se encuentra a la derecha. Puede enviar invitaciones e invitar a otras personas a ver la presentación y, si necesita editar el documento, puede hacerlo en la misma pantalla. Haga clic en Finalizar presentación en línea. Aparece un mensaje de advertencia que indica: Todos los usuarios se desconectarán si continúa. ¿Desea finalizar esta presentación en línea? © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Haga clic en Finalizar presentación en línea. CIERRE el archivo. Cuando cierre el archivo, se le pedirá que guarde y el archivo se guardará en la cuenta de OneDrive. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 2013

Proteger y compartir documentos

Presentaciones similares

Presentación del tema: "Proteger y compartir documentos"— Transcripción de la presentación:

Presentaciones similares

Sobre el proyecto

Feedback

Iniciar la sesión

Autorizarse a través de una red social:

Proteger y compartir documentos

Presentaciones similares

Presentación del tema: "Proteger y compartir documentos"— Transcripción de la presentación:

Presentaciones similares

Sobre el proyecto

Feedback