 Archivo: Conjunto orgánico de documentos, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados oficiales. 

Presentación del tema: " Archivo: Conjunto orgánico de documentos, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados oficiales. "— Transcripción de la presentación:

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2  Archivo: Conjunto orgánico de documentos, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados oficiales.  Expediente: Unidad documental constituida por una o varios documentos de archivo, ordenado y relacionado por un mismo asunto, actividad o trámite de una unidad administrativa.  Serie Documental: Agrupamiento de documentación cuya producción se deriva del ejercicio de una misma función o atribución y que generan expedientes de estructura y contenido homogéneo emanado de una misma unidad administrativa, como resultado de sus funciones específicas.

3  Archivos en trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de sus atribuciones de una unidad administrativa.  Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo en trámite al archivo de concentración (transferencia primaria).  Archivo de concentración : Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de los sujetos obligados oficiales y que permanecen en él hasta su destino final.

4  No realizar anotaciones, manchones, borrones en la documentación oficial, en caso de que se necesite hacerlo, llevarlo a cabo en hojas auto adheribles, fáciles de desprender.  Los sellos de recibido se deben de estampar al frente del documento, por si es necesario sacar copias que salgan todos los sellos.  La clasificación de la documentación deberá ser separada por series documentales.  Clasificar el documento por fecha y numero de oficio.  Ya clasificada, deberá ser separada por folder o carpetas de archivos.

5 SERIES DOCUMENTALES 2008-2011  49.13.01.01  49= COBACH  13= VILLA DE SERIS  01= DIRECCION  01= CORRESPONDENCIA ENVIADA

6 49.13.01DIRECCION 49.13.01.01CORRESPONDENCIA ENVIADA 49.13.01.02CORRESPONDENCIA RECIBIDA 49.13.01.03MINUTARIO 49.13.01.04POA 49.13.01.05VIATICOS 49.13.01.06REQUISICIONES 49.13.01.07SOLICITUD DE SERVICIOS 49.13.01.08CAJA CHICA 49.13.01.09PROGRAMA ENTREGA-RECEPCION

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8  SERIES DOCUMENTALES 2012-2014  49.PVS.13C.1  49=COBACH  PVS= PLANTEL VILLA DE SERIS  13C= GESTIÓN DE APOYO ACADÉMICO  1= ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA

9 13C. GESTIÓN DE APOYO ACADÉMICO 13C.1 ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA  oProyectos en materia de administración académica  oPlanes de organización académica  oAcreditación y certificación de programas educativos  oIngreso y promoción de personal académico  oActas y acuerdos de sesiones de comités, entre otros  oPremios anuales  oCargas y Descargas académicas  oHorarios  oAsignaciones  oTiempos complementarios  oEntrega de reportes

10 DIFERENCIAS ENTRE SERIES DOCUMENTALES:  49.13.01.01 AÑO 2008-2011  49.PVS.13C.1 AÑO 2012-2014  13C.1AÑO 2015  6C.9.3 AÑO 2015

11 SOLICITUDES DE INFORMACION 2012 FONDO 49 SECCION UAJ SERIE 12C SUBSERIE 12C.3 N/A Transparencia y Acceso a la Información Solicitudes de información 12C.3 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN 5C.3.5 VIÁTICOS SERIES DOCUMENTALES 2015

12 SOLICITUDES DE INFORMACION 2012 FONDO 49 SECCION UAJ SERIE 12C SUBSERIE 12C.3 N/A Transparencia y Acceso a la Información Solicitudes de información 12C.3 SOLICITUDES DE INFORMACION 2015

13 PUNTOS IMPORTANTES PARA CONTROL ESCOLAR: LA SERIE 13C AHORA ES PARA LAS CORRESPONDENCIAS. TODO LO ACADÉMICO AHORA ES CON SERIE 1S.

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15  Los documentos deberán estar en cajas debidamente rotuladas con la serie documental compuesta de la siguiente manera UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS AÑO 2015 CAJA 7 12C.3 SOLICITUDES DE INFORMACION 12C.5.1 ACTUALIZACION DE INFORMACION TOTAL DE EXPEDIENTES: 105

16 UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS CAJA No. 7 AÑO 2015  12C.3 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN  10C.6.1 DECLARACIONES PATRIMONIALES  2C.8.1 RECLAMOS POR PARTE DE ALUMNADO  13C.1 C. RECIBIDA  13C.2 C. ENVIADA

17 TRANSF No. 01 FECHA DE LA TRANSFERENCIA:_13/ENE/08 HOJA 1DE 1 PERÍODO TRANSFERIDO: AÑO 2003 FONDO: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE SONORA SECCION: UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS SERIE: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION SUBSERIE: SOLICITUDES DE INFORMACION CAJA No.: 07 CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL AÑO CLASIFICACIÓN CONFIDENCIAL, RESERVADA O NINGUNA TIEMPO DE CONSERVACION CLASIFICACION TOPOGRÁFICA

18  FONDO: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE SONORA 49  SECCIÓN:  CD : Consejo directivo  DG: Dirección General  CEPDII: Coordinación Estatal de Promoción, Difusión e Imagen Institucional  CEACD: Coordinación Estatal de Actividades Culturales y Deportivas  CEVI: Coordinación Estatal de Vinculación Institucional  DAF: Dirección de Administración y Finanzas  DP: Dirección de Planeación  UAJ: Unidades de Asuntos Jurídicos  UIEM: Unidad de Informática, Editorial y Medios ** Los departamentos de cada unidad administrativa deberán de especificar en la portada de la caja, el departamento en que pertenecen como se les explica en el siguiente ejemplo:

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20 CODIGOSSERIESSUBSERIES 1C LEGISLACION 1C.1 NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 2C ASUNTOS JURÍDICOS 2C.1 DISPOSICIONES EN LA MATERIA 2C.2 ASESORÍAS Y CONSULTAS JURÍDICAS 2C.3 ASUNTOS LABORALES 2C.4 JUICIOS DE LA DEPENDENCIA 2C.5 JUICIOS CONTRA LA DEPENDENCIA

21 2C.6 CONVENIOS INSTITUCIONALES 2C.7 CONTRATOS INSTITUCIONALES 2C.8 INCONFORMIDADES Y PETICIONES 2C.9 INSCRIPCIONES EN REGISTROS OFICIALES Y CERTIFICACIÓN DE FIRMAS 2C.10 COORDINACIÓN CON OTROS ORGANISMOS JURÍDICOS Y APOYO A JUZGADOS 2C.11 CONSEJO DIRECTIVO 2C.12 CITACIONES 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO 3C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE PROGRAMACIÓN 3C.2 PROYECTOS ESPECIALES 3C.3 PROGRAMA EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN 3C.4 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 3C.5 CERTIFICACIÓN DE CALIDAD DE PROCESOS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 3C.6 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE PRESUPUESTO

22 3C.7 PRESUPUESTO DE INGRESO Y EGRESO ANUAL 4C RECURSOS HUMANOS 4C.1 PROYECTOS EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS 4C.2 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS SINDICALIZADO 4C.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE CONFIANZA 4C.4 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATACIÓN Y PROMOCIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO 4C.5 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL 4C.6 CONTROL DE PLAZAS Y PLANTILLA DE PERSONAL (IDENTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN DE PERSONAL) 4C.7 CONTROL DE ASISTENCIAS 4C.8 SEGURIDAD E HIGIENE 4C.9 PRESTACIONES ECONÓMICAS 4C.10 AFILIACIÓN A SERVICIOS MÉDICOS Y SEGUROS

23 4C.11 PENSIONES Y JUBILACIONES 4C.12 CAPACITACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS 4C.13 CAPACITACION A PERSONAL ACADEMICO 4C.14 SISTEMA DE REMUNERACIONES Y PAGOS AL PERSONAL 4C.15 PRODUCTIVIDAD Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 4C.16 RELACIONES LABORALES 4C.17 COORDINACIÓN LABORAL CON OTROS ORGANISMOS 5C RECURSOS FINANCIEROS 5C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD 5C.2 INGRESOS 5C.3 GASTOS O EGRESOS

24 5C.4 BANCOS 5C.5 REGISTRO Y CONTROL CONTABLE 5C.6 GARANTIAS, FIANZAS Y SEGUROS 5C.7 PRESUPUESTO 5C.8 FONDOS REVOLVENTES 6C OBRA PÚBLICA Y RECURSOS MATERIALES 6C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES, OBRA PÚBLICA y LICITACIONES 6C.2 COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO Y SERVICIOS 6C.3 OBRA PÚBLICA 6C.4 ADQUISICIONES

25 6C.5 CONTRATOS GENERALES 6C.6 SEGUROS Y FIANZAS 6C.7 PROYECTOS EN MATERIA DE OBRA PÚBLICA 6C.8 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 6C.9 ALMACÉN 6C.10 RESGUARDOS E INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS 6C.11 PROPIEDADES Y TERRENOS 7C SERVICIOS GENERALES 7C.1 SERVICIOS BÁSICOS 7C.2 SERVICIOS DE VALIJA 7C.3 SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA 7C.4 SERVICIOS DE FUMIGACIÓN 7C.5 SERVICIOS DE TRANSPORTACIÓN Y CONTROL DE PARQUE VEHICULAR

26 7C.6 SERVICIOS DE TELEFONÍA, TELEFONÍA CELULAR 7C.7 SERVICIOS DE IMPRENTA 7C.8 ARRENDAMIENTOS 7C.9 REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 7C.10 MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E INSTALACIONES DE BIENES MUEBLES 7C.11 MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E INSTALACIONES DE BIENES INMUEBLES 7C.12 PROTECCIÓN CIVIL 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN 8C.1 DISPOSICIONES EN MATERIA DE TECNOLOGIA Y TELECOMUNICACIONES 8C.2 DESARROLLO E INFRAESTRUCTURA DE TELECOMUNICACIONES 8C.3 DESARROLLO E INFRAESTRUCTURA DEL PORTAL INTERNET DEL COLEGIO

27 8C.4 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE INFORMÁTICA 8C.5 SEGURIDAD INFORMÁTICA 8C.6 DESARROLLO DE SISTEMA SUMMUS 8C.7 SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 8C.8 ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE ARCHIVO 9C COMUNICACIÓN SOCIAL E IMAGEN PÚBLICA 9C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL 9C.2 PUBLICIDAD INSTITUCIONAL 9C.3 COMUNICACIÓN E IMAGEN 9C.4 ACTOS Y EVENTOS OFICIALES 9C.5 INVITACIONES Y FELICITACIONES 9C.6 SERVICIO DE EDECANES

28 10C AUDITORÍA Y CONTROL DE ACTIVIDADES PÚBLICAS 10C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE CONTROL Y AUDITORÍA 10C.2 AUDITORÍA INTERNA 10C.3 AUDITORIA EXTERNA 10C.4 INCONFORMIDADES, FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES 10C.5 ENTREGA-RECEPCION DE GESTION ADMINISTRATIVA 10C.6 DECLARACIONES PATRIMONIALES 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN 11C.1 PROYECTOS EN MATERIA DE PLANEACIÓN, INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN 11C.2 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 11C.3 INFORMES DE ACTIVIDADES

29 11C.4 INFORME ANUAL 11C.5 INDICADORES Y EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES 11C.6 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 12C.1 PROGRAMAS Y PROYECTOS MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 12C.2 COMITÉ DE INFORMACION 12C.3 SOLICITUDES DE INFORMACION 12C.4 INFOMEX SONORA 12C.5PORTAL DE TRANSPARENCIA 12C.6CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACION RESERVADA 12C.7SISTEMAS DE DATOS PERSONALES 12C.8INFORMES ITIES 13C CONTROL INTERNO DE CORRESPONDENCIA 13C.1 RECIBIDA 13C.2 ENVIADA 13C.3REGISTRO DE AUDIENCIA

30 1S GESTIÓN DE APOYO ACADÉMICO 1S.1 ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA 1S.2 ADMINISTRACIÓN ESCOLAR 1S.3 SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 1S.4 DESARROLLO DE PERSONAL ACADÉMICO 1S.5 EXTENSIÓN ACADÉMICA 1S.6 DIFUSIÓN CULTURAL 2S VINCULACIÓN INSTITUCIONAL 2S.1GESTIÓN INSTITUCIONAL 3S SERVICIO A LA COMUNIDAD 3S.1APOYO A LA COMUNIDAD 4S LABORATORIOS Y TALLERES 4S.1PROYECTOS Y SERVICIOS

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