ADMINISTRACION DE COMPRAS ACOØ

ADMINISTRACION DE COMPRAS ACOØ
Catedrático: EDUARDO PAEZ COLORADO 1

ADMINISTRACION DE COMPRAS
- 1er. PARCIAL 2

-LOGÍSTICA - ORIGEN DE LA LOGÍSTICA. En sus principios la logística no era más que tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible. En la actualidad este conjunto de actividades han sido redefinidas y hoy en día son todo un proceso. La palabra logística del francés “logistique” deriva del griego “logos” = razón y significa la manipulación del los detalles de una operación. Se utiliza en el área militar, desde hace muchos años, para representar la adquisición, manutención y transporte de materiales, facilidades y personal. A partir de la década de los 50’s, el concepto pasó a ser también utilizado para operaciones empresariales. Veamos tres diferentes conceptos de Logística empresarial de tres diferentes autores: 3

“La logística es la planificación y operación de los sistemas físicos, informativos y gerenciales necesarios para que los insumos y productos cubran las exigencias de espacio y tiempo de forma económica” (Novaes, 1989) “Logística es el arte de administrar el flujo de materiales y productos desde la fuente hasta el usuario” (Ballou, 1993) -“La logística moderna es “el proceso que permite el gerenciamiento estratégico de compras, manejo y almacenamiento de materiales, partes y reservas de productos terminados (y los flujos de información relacionados) a través de la organización y sus canales de marketing, de tal manera que los lucros presentes y futuros sean maximizados a través de una eficaz atención de pedidos.” (Cristopher, 1994) 4

Logística se ha considerado como la actividad de obtener recursos materiales, ya sea para Producción o Venta, es decir se procura conseguir los materiales o mercadería, de buena calidad, a buen precio y que se encuentre en el lugar indicado, en el momento en que se necesita. El concepto de Logística ha ido evolucionando de conformidad como han ido evolucionando los negocios. Su evolución fue dada desde mediados de los años cincuenta. A continuación presentamos un pequeño resumen de las características mas relevantes desde sus inicios hasta la actualidad. 5

Época Características Relevantes. Una Década de Conceptualización de la Logística. · Desarrollo del análisis de costo total de las operaciones logísticas. · Enfoque de sistemas al análisis de las interrelaciones del sistema logístico. · Mayor preocupación por el servicio al consumidor al mínimo costo logístico. · Atención a canales de distribución. Prueba del Concepto de Logística. · Desarrollo fragmentado; Administración. de Materiales / Distribución Física. · Los sistemas de medición del desempeño fomentaban la optimización local, evitando la integración. Un Período con Cambio de Prioridades. · Crisis energética impulsó el movimiento hacia la mejora del transporte y almacenamiento. · Preocupación ambiental/ecológica impacta las operaciones logísticas. · Altos costos de capital y recesión. · Fuerte orientación hacia la administración de materiales por la incertidumbre en la obtención de los insumos. · La computación impulsó el desarrollo de modelos logísticos.

1980´s Impacto Tecnológico. · Liberación del transporte fomentó el incremento de la productividad a través de una mejor coordinación de la distribución, manufactura y abastecimientos. · La tecnología de la microcomputación fomentó la descentralización e intercambio de información, acercando los clientes a la empresa. · Revolución de la tecnología de la comunicación y código de barras, impulsa la coordinación e integración de los elementos del sistema logístico. 1990´s Hacia el Futuro: Fuerzas Integradoras de la Logística. · Ciclos de productos cada vez más cortos. · Incremento en la Segmentación del mercado y variedad de opciones. · Mayores expectativas en el nivel de servicio al cliente. · Avances en tecnología de proceso, producto e informativa. · Globalización de los mercados. · Procesos de manufactura y administración. · El balance de poder está cambiando del productor al distribuidor. · Incremento en competitividad en todas las dimensiones y de presión sobre los márgenes de utilidad.

También, se incluye la actividad de abastecer de productos a todas las salas que se dedican a la venta o distribución de los mismos, de la forma Justo a Tiempo. --GRANDES FASES: Administración de Materiales Distribución Física PROVEEDORES FABRICAS CLIENTES -Transporte -Transporte -Administración de stocks -Administración de stocks -Proceso de pedidos -Programación de Producción -Desarrollo de Proveedores/ -Embalaje Planeamiento de materiales -Almacenamiento -Embalaje -Movimiento de materiales -Almacenamiento -Administración de -Movimiento de materiales Información -Administración de Informaciones 8

IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA. La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible, algunas de las actividades que puede derivarse de la gerencia logística en una empresa son las siguientes: Aumento en líneas de producción. La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos. La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios. Desarrollo de sistemas de información.Estas pequeñas mejoras en una organización traerán los siguientes beneficios. Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para acometer el reto de la globalización. 9

Optimizar la gerencia y la gestión logística comercial nacional e internacional. Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra: calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribución, protección, servicio. Ampliación de la visión Gerencial para convertir a la logística en un modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades internas y externas de la empresa. La definición tradicional de logística afirma que el producto adquiere su valor cuando el cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible. 10

DESCRIPCIÓN DE LAS DIFERENTES FUNCIONES DE LA LOGÍSTICA. En todo proceso logístico existen 5 funciones básicas relacionadas al buen desempeño de un plan logístico. La gestión del tráfico y transportes se ocupa del movimiento físico de los materiales. La gestión del inventario conlleva la responsabilidad de la cantidad y surtido de materiales de que se ha de disponer para cubrir las necesidades de producción y demanda de los clientes. La gestión de la estructura de la planta consiste en una planificación estratégica del número, ubicación, tipo y tamaño de las instalaciones de distribución (almacén, centros de distribución e incluso de las plantas) 11

4 La gestión del almacenamiento y manipulación de materiales se ocupa de la utilización eficaz del terreno destinado a inventario y de los medios manuales, mecánicos y/o automatizados para la manipulación física de los materiales. 5 La gestión de las comunicaciones y de la información conlleva la acumulación, análisis, almacenamiento y difusión de datos puntuales y precisos relevantes de las necesidades de toma de decisiones logísticas con eficiencia y eficacia. Las comunicaciones y la información integran las áreas operacionales logísticas y las actividades de apoyo en un sistema y permiten que éste sea eficaz. 12

LOGÍSTICA Y SU RELACIÓN CON LAS DEMÁS FUNCIONES DE UNA ORGANIZACIÓN. La misión del sistema de logística de la empresa es proporcionar un buen servicio al cliente, apoyando los esfuerzos de producción y marketing de la empresa. El sistema logístico, por consiguiente, está funcionalmente subordinado a los departamentos de producción y marketing, ya que dicho sistema debe responder con eficacia y eficiencia a las necesidades operacionales y estratégicas de estas funciones. Cuanto mayor sea la empresa y la importancia estratégica del servicio al cliente para la naturaleza de ésta, más importante se hará colocar la función de logística dentro de la organización, a la par de otras áreas funcionales importantes en términos de rango. 13

El resultado del sistema logístico es la prestación de un nivel o niveles, claramente especificados, de servicio al cliente con el costo total mínimo posible. La aplicación práctica del concepto de costo total estimula la introducción de cambios en el sistema para mejorar los resultados de dos formas. Una mejora puede provocar un aumento del costo que supone la realización de una o más actividades logísticas, siempre que el costo que supone la realización de una o más del resto de las actividades logísticas se reduzca en una cantidad igual o superior, de manera que el costo total siga siendo el mismo o disminuya. Como alternativa, puede permitirse que aumente el costo total del sistema, con la condición de que mejore y sea más consecuente el servicio al cliente, de manera que pueda utilizarse como un arma estratégica de competencia para lograr una mayor rentabilidad global. 14

CADENA DE ABASTECIMIENTO Proveedores Fabricantes Distribución Detallista Consumidor

LA CADENA DE ABASTECIMIENTO (SUPPLY CHAIN) La modalidad que se ha puesto en boga para ejercer una Logística de una manera eficiente es la conocida Supply Chain (Cadena de Abastecimiento) Concepto Está constituida por el conjunto de organizaciones que mantienen relaciones mutuas del inicio al final de la cadena logística (Desde los proveedores hasta el consumidor final), que actúan en los diferentes procesos y actividades empresariales que crean valor en la forma de productos y servicios para el usuario final. 16

INNOVACION ESTIMADO DE VENTAS ABASTECI MIENTO PLANEA CION CONVER SION DISTRIBU CION CONSU MIDOR CLIENTE INFORMATION MANAGEMENT PERSONAL MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENT FASES DE LA SUPPLY CHAIN Y LA INTEGRACION CON LA INNOVATION CHAIN

Importancia de la función de compras Compras es un término utilizado en la industria para identificar las actividades destinadas a obtener materiales, suministros y servicios. En sentido estricto, las metas de compras implican definir la necesidad, seleccionar el proveedor, acordar un precio aceptable, elaborar el contrato y dar curso para asegurar una entrega adecuada. De tal modo los objetivos en materia de compra pueden ser definidas como: - Proveer un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operación. . Mantener el mínimo nivel de inversión en materia de inventarios. - Maximizar los niveles de calidad. - Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros. - Estandarizar. 18

- Comprar materiales al más bajo coste total de adquisición. - Fomentar las relaciones interfuncionales. Las adquisiciones contribuyen directamente a los resultados operativos y a las utilidades de una empresa. El hecho de que compras sea responsable de gastar más del 60% de los ingresos de ventas de una empresa manufacturera, hace resaltar el potencial que esta función representa para aumentar las utilidades. El dinero que se ahorre al comprar es dinero que se acumula en utilidades. 19

20 PRODUCCION ALMACEN (BODEGA) FINANZAS (TESORERIA) CONTROL DE CALIDAD COMPRAS TRANSPORTE MERCADEO AGENTE ADUANAL PROVEEDORES ADUANAS

1 - GENERALIDADES DE LAS COMPRAS Concepto e importancia económica Compra: uno o más actos que se relacionan con la planeación, la adquisición y la utilización de los materiales en el proceso productivo; dichos actos, coordinados por un dirigente encargado de los materiales. Palabras claves: Planeación Adquisición Utilización Implica un proceso donde se incluye: Surgimiento de una necesidad Su ubicación Elección de un proveedor Servicio 21

Al obtener bienes y servicios se deben contemplar los puntos siguientes puntos: Justificación de la necesidad Evaluación de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega y tipos de financiamiento. El acto de Comprar: es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una organización. Situaciones que originan las compras: 1 – Generalmente, la existencia de una requisición de compra debidamente autorizada origina la acción de comprar. 2 – La existencia de un Plan de Compras, es el que da la pauta para la función del Depto. de Compras. 3 – La emisión de un Pedido o de Orden de Compra Importancia Económica: La importancia de la Administración de Compras está 22

íntimamente ligada a las necesidades de las empresas de hacer una buena utilización de sus recursos, es decir, la eficiencia en sus operaciones. El departamento de Compras es una de las unidades que puede ayudar a alcanzar los objetivos económicos de la organización. Eso se logra a través de obtener ahorros, buena calidad de materiales o servicios, compras Justo a Tiempo, buenos precios, buenos proveedores, etc. OBJETIVOS: a) Reducción de costos y obtención de utilidades En primer lugar debemos entender que costos tienen todas las empresas, ya sean públicas o privadas, pero la obtención de utilidades es propia de las privadas. Así también, existen otras entidades que son sin fines de lucro, tales como ONG´s, universidades, organizaciones de servicio público tales como la Cruz Roja, Hogares de huérfanos, de minusválidos, etc. 23

Al hablar de búsqueda de utilidades, se encuentra implícita la obtención de materiales apropiados a un precio y cantidades adecuados, además de que deben ser recibidos en forma oportuna. b) Servicio Un Depto. de Compras debe estar suficientemente bien capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos, en todas las actividades operativas. El costo del servicio debe estar plenamente justificado, en función del beneficio obtenido. Las funciones de servicio del Depto. de Compras se pueden dividir en 3 aspectos: i) Las que son su responsabilidad, tales como cotizar, elegir proveedores y la relación con los mismos, la mejora continua de su personal, la emisión de Pedidos y Ordenes de Compra, seguimiento de pedidos, asegurar los embarques, etc. 24

ii) Las compartidas con otros departamentos, tales como tener informes y asesoramiento, procedimientos para realizar inventarios, control de existencias, control de calidad, almacenaje, acciones legales (Depto. Legal), agentes aduanales, aseguramiento (Cías. de seguros), Bancos (Cartas de crédito), Artículos promocionales (Mercadeo),etc. iii) Las actividades que necesita estar informado: Ingreso de materiales y condiciones en que llegó el producto, lugar del almacenaje, pago de facturas, llegadas a las aduanas (arrivals) c) Control de Convenios efectuados Muchas veces, algunos departamentos celebran contratos de compra con terceros, como ejemplo podemos citar el Depto. de Mercadeo, en los que se establecen ciertas condiciones especiales sobre calidades, cantidades y entregas. Esos compromisos son de interés especial en el sentido de conocerlos bien para darles seguimiento y ver que se cumpla lo estipulado. 25

d) Control de tratos comerciales con los proveedores Siempre se deben de respetar los tratos comerciales, sobre todo los que se tienen con los proveedores por los motivos siguientes: Mantener buenas relaciones con ellos ya que puede servir para hacer negocios. Con el respeto a los tratos se pueden obtener precios por volúmenes, entregas, plazos de pago, descuentos y otras cosas, favorables para nuestra empresa. Sobre todo, las condiciones obtenidas mantenerlas en confidencialidad. El manejo de esa información debe ser exclusiva del Depto. de Compras, para evitar que personas ajenas malinterpreten lo que se ha hecho o que arruinen esas negociaciones. 26

e) Obtención de información y asesoramiento El personal del Depto. de Compras debe asesorar y mantener informado a todo el personal de le empresa, relacionado con las operaciones que realiza para que todos estén actualizados de lo que está pasando en el mercado. Clasificación de las compras Normalmente se acostumbra clasificar las compras en dos grandes rubros: Bienes Materias primas o materiales. Pueden ser de procedencia agrícola, minera o de otras industrias, por medio de las cuales tendrán su primer grado de transformación. Mercancías Productos terminados que se destinan a la venta de quienes lo necesitan Suministros varios Bienes o servicios que se proveen en forma periódica o 27

continua a una empresa, a fin de que pueda realizar adecuadamente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabón, papelería, energía eléctrica, gas, diesel, teléfono, agua entre otros). Servicios Los servicios pueden ser: - Personales - Financieros (Bancos, seguros) -Transportes (Terrestre, aéreo, marítimo) -Turísticos Por su ámbito territorial, también se pueden clasificar en: Compras nacionales: -Sector privado -Sector público Compras internacionales 28

Otros tipos de compra pueden ser: Compras anticipadas De emergencia Especulativas Corporativas Consolidadas Etc. Principios básicos de las compras Ya hemos dicho que el comprador debe buscar siempre, utilizar los recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la empresa, y para ello deberá observar con toda atención los siguientes principios: Las prácticas en el mundo de las compras deberán sujetarse a las necesidades particulares de la empresa, sea ésta comercial, industrial o de servicios. 29

Las compras deberán hacerse basándose en un examen minucioso de las características de las mercancías y los servicios ofrecidos por los proveedores. El acuerdo de lo que se haya de comprar y cuál sea el momento de hacerlo, lo toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado, así como del estado de la oferta y la demanda. Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios postventa. El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolución futura del mercado. Todo eso que se ha detallado, se puede resumir en 3 elementos fundamentales: 1 – Fijar claramente lo que la empresa necesita. 2 – Localizar a los proveedores que tienen los materiales que necesita, dentro o fuera del pais. 30

3 – Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago así como servicios de postventa. Existen aspectos básicos, correctos y tradicionales que se deben de considerar en la compra, y esos son: - Calidad - Cantidad - Precio - Financiamiento - Servicio Respecto a la calidad tenemos: Conveniencia: Determinar la calidad mínima aceptable. Esto es desde el punto de vista del departamento que lo va a usar. Disponibilidad: O sea adquirirlos con facilidad en las condiciones ya mencionadas anteriormente. O sea que se 31

puede contar con el material dentro de un período razonable. Costo: Otro factor importante, ligado a los anteriores de manera muy fuerte. Es importante que el precio no exceda a lo que se ha estado comprando porque influye directamente en el costo. Sistematización: Es importante que se relacionen los distintos factores mencionados para tomar la mejor decisión y hacer una buena compra. Control de Calidad: Se refiere a revisar que los artículos, los materiales o los servicios, sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones, y considerar ciertos parámetros determinados. Respecto a la Cantidad: La cantidad a comprar es una decisión que toma el Depto. de Compras y podría aprovecharse las compras al mayoreo y procurando algunas reservas. 32

Respecto a la cantidad a comprar, se debe relacionar el tiempo para comprar, tiempo para buscar y con el volumen económicamente justificable, tanto al comprar como al almacenar. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, está regulada por algunos factores que se deben considerar: Tipo de Artículo Tiempo de entrega Necesidad del Pedido Precio unitario del material o servicio Promedio de compras del Inventario Emisión de pedidos Costo de transacción Período de compra Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos) 33

Este último factor implica otros factores, tales como Inversiones en el mismo, espacio en el Almacén, sueldo de los trabajadores del Almacén, aseguramiento, financiamiento, etc. Factores que influyen en la cantidad: Tiempo adecuado de entrega, recepción y producción: Esto es con relación al proveedor. Eso toma en cuenta desde que se realiza el pedido, hasta que se reciben los artículos en la empresa compradora. Aquí tiene que ver el tiempo de tránsito, la producción del artículo por parte del proveedor. Embarque (Tradición comercial): Esto se relaciona con que el producto esté listo, empacado para transportarlo y con la cantidad despachada. Aquí puede variar la cantidad, de acuerdo con lo que el proveedor produjo. El costo del transporte es otro valor que se suma al costo total de adquisición que paga el comprador. El costo de transporte se relaciona con espacio, peso, riesgo y distancia. 34

Almacenaje y mantenimiento: Esto será de acuerdo a máximos y mínimos establecidos de los cuales ya se mencionó antes. Mercado, condiciones y tendencias: Hay una tendencia de muchas empresas de que si el mercado eleva precios, se compra en mayor cantidad y si es lo contrario, entonces baja. Respecto al precio: El precio que se paga es responsabilidad del Encargado de Compras. La administración de una empresa confía que el Depto. de Compras adquiera mercancías a precios favorables, que pueden dar una buena calificación al Depto. o al Encargado Factores que influyen en el precio: Proveedor adecuado: Es ideal tratar con un proveedor competente y eficiente, para llegar a un trato inteligente, sobre los factores de calidad y servicio (Trato a los clientes) y el mejor precio (esos factores son difíciles de controlar) 35

Al proveedor habrá que buscarlo o el proveedor envía a su representante para presentarnos sus productos. Elegir al mejor proveedor es responsabilidad del Jefe del Depto. Y debe escoger aquel que puede darnos muchas ventajas y facilidades. Entre los factores que nos pueden interesar para elegir un suplidor, debemos conseguir los siguientes: Averiguar todos los futuros y posibles lugares de suministro. Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores. Tratar y elegir quien surtirá un pedido. Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. Duración del proceso. Tiempos de entrega. 36

Elegir un proveedor no significa que nos vamos a comprometer con él toda la vida, por el contrario, debemos buscar más oportunidades de obtener los mismos productos con otros suplidores tratando siempre de conseguir mejores precios, pero manteniendo calidad, tanto en el producto como en el servicio y condiciones de pago. Financiamiento Este es un factor que debe tenerse presente, para ayudar a la liquidez de la empresa o también por la necesidad de efectivo para determinadas operaciones importantes. Servicio La entrega a tiempo, en nuestro domicilio que no signifique costo adicional, son algunos de los factores que pueden determinar elegir a determinado proveedor. 37

La decisión de fabricar-comprar-Rentar (Leasing-outsourcing) Fabricar en vez de comprar: Puede ser para garantizar el volumen y la calidad deseados, seguridad y oportunidad en el abastecimiento, reducir costos y otras razones semejantes. Comprar en vez de fabricar: En razón de no tener la infraestructura adecuada para hacerlo, no tener la experiencia técnica necesaria, poder abatir costos, además de otros factores. Rentar en vez de comprar: Para evitar gastos de mantenimiento; no descapitalizar la empresa; evitar riesgos en la inversión y problemas de capacitación, entre varias razones. Como puede verse, la decisión estará supeditada a las ventajas financieras y económicas que brinde la opción que se presente, por tanto el análisis costo/beneficio debe hacerse en cada caso. Aquí pueden entrar las ventajas que pueden ofrecer el outsourcing y el leasing, dos modalidades de obtener lo que se necesita. 38

Razones para fabricar 1. Menor costo de producción. 2. Proveedores no adecuados. 3. Asegurar el suministro adecuado (en cantidad o instante de entrega). 4. Utilizar los excedentes de mano de obra e instalaciones y hacer una contribución marginal. 5. Obtener la calidad deseada. 6. Evitar la connivencia entre proveedores. 7. Obtener un producto único que acarreará un compromiso prohibitivo para el proveedor. Mantener las capacidades de la organización y proteger al personal de un despido. 9. Proteger el diseño patentado o la calidad 10. Incrementar o mantener el tamaño de la compañía (preferencia de la dirección). 39

Razones para comprar 1. Menor costo de adquisición 2. Mantener el compromiso con el proveedor 3. Obtener habilidad técnica o de gestión 4. Porque tenemos una capacidad inadecuada. 5. Reducir costos de inventario. 6. Asegurar fuentes alternativas. 7. Evitar utilizar recursos de gestión o porque tenemos técnicos inadecuados 8. Reciprocidad. Le compro al proveedor y él me compra a mí. 9. El artículo está protegido por una patente o secreto industrial, por lo que no lo podemos fabricar. 10. Libera a la dirección para ocuparse de su negocio principal. 40

7 - Outsourcing Se dice que Outsourcing significa permitir que otras organizaciones presten un servicio o manufacturen partes de un producto. En todo el mundo, han habido decisiones, por parte de empresas multinacionales, acerca de la conveniencia de producir sus productos en sus instalaciones o hacer contratos con otros fabricantes para que les produzcan sus artículos para la venta. También es el caso de que empresas transnacionales han cerrado fábricas en países que estaban produciendo lo mismo y concentran en una sola, estratégicamente situada, y estos se encargan de abastecer la región predeterminada. La facilidad que ha traído la apertura por parte de los países, 41

al reducir los aranceles, ha permitido que empresas que antes eran productoras, se conviertan ahora en importadoras. Tenemos ejemplos de empresas, como las productoras de cigarrillos en Centro América; las de calzado, etc. Podemos ver entonces que el abastecimiento que se puede lograr es nacional e internacional. El análisis que hacen los empresarios para la toma de decisiones relacionada con el outsourcing, está relacionado con el costo/beneficio. Es decir, se hace una comparación financiera acerca de los costos que se incurren en la fabricación propia contra el valor que se tiene que pagar a un fabricante que haga el producto, tomándose en cuenta gastos adicionales como podría ser el transporte del producto a las bodegas, a menos que se haga una estrategia de despacho a clientes desde las instalaciones del fabricante, siempre que el outsourcing sea en territorio 42

nacional. Los controles estarán determinados previamente. Están los casos de que resulta más beneficioso importar el producto terminado que fabricarlo en sus propias instalaciones, porque su costo es más bajo comparativamente. Parte de los costos que no se tienen con esta modalidad son: -No se tiene personal fijo de producción, ni eventual, con el consiguiente ahorro de sueldos y salarios y las respectivas prestaciones laborales. -Disminución de existencias y sus gastos adicionales, tales como menor pago de seguros, espacio de almacenaje, etc. y será responsabilidad del Departamento de Abastecimiento Logística) que las existencias que se tengan sean suficientes para atender la demanda de los clientes. 43

-El ahorro principal, muchas veces, estriba en que el costo de la mano de obra, directa e indirecta, y el overhead que tiene la empresa contratada, es más bajo que los que tiene la empresa contratante. -Muchas empresas nacionales, cuya calidad de sus productos es controlada con altos estándares y que deciden hacer outsorcing con empresas también nacionales, acostumbran hacer contratos de manufactura, proporcionando las materias primas y los ingredientes adicionales y pueden incluir el material de empaque, si se estima conveniente. Esto hace que se disminuya el espacio necesario para almacenar materias primas y materiales, así como el seguro de protección y otros riesgos. 44

Otros aspectos ventajosos son: -Evitar obsolescencia, por la baja rotación de productos. -Facilidad de control de existencias. -Montos bajos de inventarios, -Disminución de pérdidas por sustracción indebida. -Daños por manejos. -etc. La recomendación es que antes de contratar otra empresa se debe conocer su situación financiera, su prestigio e imagen comercial, para evitar cualquier problema posterior que venga a complicar el abastecimiento del producto y la consecuencia de perder mercado. A nivel internacional tenemos algunas empresas que hacen outsourcing: NIKE, REEBOK, IBM, TEXAS INSTRUMENTS, HEWLETT PACKARD, PROCTER & GAMBLE, UNILEVER, ETC. 45

El Outsourcing es un tema de actualidad en el que el objetivo principal de la empresa es la reducción de gastos directos, basados en la subcontratación de servicios que no afectan la actividad principal de la empresa. Es una mega tendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio. Hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas. 46

VENTAJAS DESVENTAJAS -No se tiene personal fijo de producción, ni eventual, con el consiguiente ahorro de sueldos y salarios y las respectivas prestaciones laborales. -Evitar obsolescencia, por la baja rotación de productos. -Facilidad de control de existencias. -Montos bajos de inventarios, -Disminución de pérdidas por sustracción indebida. -Daños por manejos. -Disminuye el espacio necesario para almacenar materias primas y materiales -Disminuye el seguro de protección y otros riesgos. -Dar a conocer el Know How para hacer el producto con buena calidad. -Dar a conocer la fórmula del producto nuestro, la cual puede ser copiada por la empresa contratada para el servicio. 47

Arrendamiento-Venta (Leasing) Es un convenio que da al arrendador utilidades o pérdidas características de los fabricantes o comerciantes de este tipo de activo. Este contrato transfiere al arrendatario esencialmente todos los beneficios y riesgos inherentes al derecho de propiedad sobre el activo arrendado. Además, a) no se espera tener problemas en la cobranza de los pagos mínimos establecidos por el contrato y b) se conocen todos los elementos importantes del costo a incurrirse por el arrendador según las estipulaciones del contrato. En un arrendamiento-venta, a la fecha del contrato el valor razonable del bien arrendado difiere del costo o valor en libros porque existen utilidades o pérdidas características de fabricantes o comerciantes. El valor razonable es, usualmente, el precio normal de venta del bien. 48

Leasing financiero consiste en el arrendamiento de un bien de capital por un tiempo previamente acordado, durante el cual el cliente (arrendatario) paga periódicamente una renta de arrendamiento a la compañía de leasing (arrendador), lo que le da derecho a usar el bien. Al término del periodo de arriendo, se puede optar por comprar el bien, renovar el contrato o devolverlo. La novedad es que lo que se había estado pagando como renta, se puede abonar al valor del bien. En la negociación se puede estimar que el mantenimiento del equipo correrá por cuenta del arrendador, durante el período del arrendamiento. 49

VENTAJAS DESVENTAJAS -No se descapitaliza la empresa pues el bien no se paga de una sola vez. -Las cuotas pagadas mensualmente como renta, se pueden abonar al valor del bien, al finalizar el plazo contratado, si es que se decide comprarlo. -Como los pagos mensuales se registran como gastos, pues el bien no se ha incluido como Activo Fijo, sirve para deducir Impuesto sobre la Renta. -La compra que se hace al final del contrato, hace que el registro financiero de la inversión sea menor porque se compra un bien usado. Al decidir comprarlo se obtiene un bien usado. No puede ser nuevo, porque entonces sería otro contrato. Puede que el arrendador estime una cuota que contemple gastos por el hecho de que se corre el riesgo de que al finalizar el plazo, el arrendador no lo compre. O sea que la cuota de alquiler sea alta que la que se tendría si se hace una compra directa. 50

Las compras nacionales e internacionales Las compras pueden clasificarse por su ámbito territorial en: Nacionales: Existen compradores que prefieren hacer sus adquisiciones a proveedores locales y no importa si tienen que pagar un poco más y en muchos casos sacrifican algo de la calidad de los productos o del servicio. Las razones para hacer eso son las siguientes: Una fuente local puede, frecuentemente ofrecer un servicio más confiable que otra que se encuentra a grandes distancias. El resultado es que se tienen entregas a tiempo; en caso de emergencia la respuesta del proveedor puede ser más pronta que la que pueda tener uno del exterior. Hay aspectos muy razonables pero poco evidentes, tales como el social. Es decir la empresa trata de que la comunidad donde se encuentra operando prospere económicamente hablando. 51

Eso hace que la empresa goce de buena imagen pues contribuye al desarrollo local, comprando a otros que ofrecen trabajo a la comunidad. Sin embargo, esto no tiene mayor relevancia cuando se trata de alcanzar los objetivos de un departamento de Compras. Internacionales: Situaciones que dan origen a las compras en el extranjero: La obtención de mercancías, maquinaria y equipo de países extranjeros, que no se producen en el país. La calidad El precio La adquisición de mercancías en un país extranjero, para usarlas en otro Los convenios y los tratados de libre comercio y producción. 52

Algunas formas de comprar en el extranjero: Directamente con un fabricante Por medio de un representante local Por medio de un representante en el exterior Una transnacional tiene un Depto. de Compras que negocia para todas las afiliadas o sucursales y es donde se centralizan los presupuestos de compras de todas sus diferentes empresas en todo el mundo. Algunos factores a tomar en cuenta para comprar al extranjero: Localización del proveedor El conocimiento de la capacidad técnica del proveedor Capacidad de producción y reacción del proveedor Aspectos políticos y laborales del país donde está el proveedor Tipo de cambio de la moneda en que se debe trabajar y la forma de pago Idioma y costumbres de cada país. 53

La negociación de muchos aspectos es determinante sobre todo en los costos de la importación. Esos aspectos son medio de transporte, seguros de riesgos de la mercadería, formas de pago, honorarios del arbitraje en caso de siniestros o incumplimientos en la entrega, etc. Algunas veces se negocia bajo que leyes, de cual país se van a dirimir los conflictos que surjan. Esto es parte de lo que al Derecho Internacional le compete. LAS COMPRAS EN EL SECTOR PÚBLICO Y EN EL SECTOR PRIVADO Sector público Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (Sistema de Adquisiciones y Contrataciones ( SIAC), que le dio vida a las Unidades de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) Presupuesto Programas 54

Algunos de los objetivos de las compras dentro del gobierno son básicamente los mismos que las compras del Sector Privado, e incluyen: Asegurar la continuidad de abastecimiento, para poder satisfacer las necesidades del servicio Evitar duplicación y despilfarro Poder mantener los estándares de calidad requeridos en las compras de bienes y servicios. Desarrollar un ambiente de colaboración entre el Depto. de Compras, respecto de todas las dependencias y departamentos a quienes se les brinda servicio. Obtener el máximo de ahorros, a través de innovaciones en compras, mediante la aplicación de técnicas de análisis de valor. Administración de la función de compras, con una eficiencia interna Efectuar las compras al precio más bajo, con buena calidad y todos los requerimientos necesarios. 55

MODALIDADES DE ADQUISICION (Art. 40 LACAP) LIBRE GESTION: Compras menores a 80 salarios mínimos urbanos (de $0-01 hasta $14,639.99) LICITACION PUBLICA POR INVITACION: Compras desde 80 hasta 635 salarios mínimos urbanos. (de $14, hasta $116,205.00) CONTRATACION DIRECTA: Compras mayores a 635 salarios mínimos urbanos (de $116, en adelante) CONCURSO PUBLICO POR INVITACION: Compras desde 80 hasta 200 salarios mínimos urbanos (de $14, hasta $36,600.00) CONCURSO PUBLICO: Compras desde mayores a 200 salarios mínimos urbanos (de $ $36, en adelante) 56

Formas de Contratación. Libre Gestión Licitación pública por invitación. Licitación pública. Contratación directa. La Libre Gestión La Libre Gestión es el procedimiento por el que las instituciones adquieren bienes o servicios relativos a sus necesidades ordinarias, disponibles al público en almacenes, fábricas o centros comerciales, nacionales o internacionales. Licitación pública por invitación La licitación y el concurso público por invitación son la forma de selección de contratistas en la que se elabora una lista de ofertantes, con un mínimo de cuatro invitaciones a personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, a los que se invita públicamente a participar a fin de asegurar precios competitivos. 57

Esta lista podrá formarse con base al banco de datos que llevará la UACI. Salvo casos especiales debidamente justificados, el número de participantes podrá reducirse hasta un mínimo de dos. Licitación Pública La Licitación Pública es el procedimiento por cuyo medio se promueve competencia, invitando públicamente a todas las personas naturales o jurídicas interesadas en proporcionar obras, bienes y servicios que no fueren los de consultoría. La Contratación Directa La Contratación Directa es la forma por la que una institución contrata directamente con una persona natural o jurídica sin seguir el procedimiento establecido en esta Ley LACAP, pero manteniendo los criterios de competencia y tomando en cuenta las condiciones y especificaciones técnicas previamente definidas. 58

Sector Privado La empresa privada conforma diferentes sectores económicos tales como Industrial, Comercial, Servicios, etc. y en cada uno de ellos hay diversidad de negocios que necesitan adquirir los insumos necesarios para sus operaciones. La operación de compra en este sector está direccionado por presupuestos establecidos según las necesidades de cada una de las organizaciones mencionadas y su forma de operar es orientado a lograr la mayor eficiencia posible, pues uno de los objetivos de la empresa privada es obtener ganancias financieras y económicas, ya que se tiene que rendir cuentas a los accionistas o propietarios de las mismas. El departamento de Compras es muy importante para este sector, en vista de que puede originar ahorros y también costos, que se pudieran evitar si se hace una labor eficiente y productiva. 59

Diferencias 60 SECTOR PUBLICO SECTOR PRIVADO Existen leyes, reglamentos que regulan las compras. Se hacen licitaciones públicas y pueden participar todos los que estén interesados. Se compra para programas, proyectos y operaciones que están incluidos en el Presupuesto de la nación. La flexibilidad puede que exista pero se procede con gran burocracia. No existen leyes, pero sí hay procedimientos y autorizaciones. Se hacen cotizaciones que son confidenciales. Se compra según el presupuesto de operación establecido, pero existe gran flexibilidad según las necesidades.

LA ORGANIZACIÓN DEL DEPTO DE COMPRAS ADMINISTRACION DE COMPRAS 61 Depto. Compras como centro de utilidades AGOSTO 2005

LA ORGANIZACIÓN DEL DEPTO DE COMPRAS ADMINISTRACION DE COMPRAS EMPRESA XYZ S. A. DE C. V. PRESIDENTE GERENTE GENERAL GERENTE COMERCIAL GERENTE PRODUCCION GERENTE CONTRALORIA PRODUCCION ESTDISTICA CONTABILIDAD VENTAS COMPRAS GENERALES PUBLICIDAD CONTROL DE CALIDAD PERSONAL DESPACHO ALMACEN Estrecha relación con proceso productivo DICIEMBRE 2005

Organización interna del Depto. de Compras 63 GERENTE DE COMPRAS AG. ADUANAL ASISTENTE SECRETARIA COMPRADOR 1 COMPRADOR 2 COMPRADOR 3 MENSAJERO

Para la organización de un departamento de compras se debe de tener presente las siguientes consideraciones: El tamaño de una empresa determinará si se debe tener un departamento de esta naturaleza. En la pequeña empresa: Se puede encontrar que el propietario es el encargado de las compras y no hay mayor organización pues él lo hace todo. En la mediana empresa: Puede que exista un pequeño Depto., pero en muchas de estas empresas encontraremos un encargado de compras que cuenta con una secretaria que le ayuda en la elaboración de órdenes de compras que el encargado ha contratado. Por tanto solo habrá una persona dedicada a esa labor o lo más, serán dos personas. En la empresa grande: Si vamos a encontrar que la mayoría tiene un departamento responsable de las compras y que le dan mucha importancia a esta labor, porque por su medio se pueden lograr muchos ahorros, lo que genera utilidades. 64

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO 1 - Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios necesarios a la empresa. 2 – Cotizar precio, determinar puntos de entrega, forma de transporte, etc. 3 – Escoger el proveedor que más convenga a los intereses de la compañía y efectuar la adjudicación del pedido. 4 – Mantener un contacto constante y directo con los proveedores. 5 – Colocar los pedidos en forma oportuna 6 – Darle seguimiento a las entregas de mercadería solicitada, para evitar atrasos en la llegada a los puntos establecidos. 7 – Respetar las disposiciones legales relacionadas con la actuación del departamento. 8 – Actuar de manera ética en las relaciones comerciales que se establezcan. 65

9 - Establecer cual será el tratamiento que se dará a los rechazos de productos y su reposición. 10 – Asegurar los embarques nacionales o del exterior, para lo cual debe existir una póliza contratada con una compañía aseguradora, que cubra daños, pérdidas u otro siniestro. 11 – Colaborar con el Depto. de Investigación y Desarrollo para obtener materiales o productos que necesiten para sus investigaciones. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL INTEGRANTE DEL DEPARTAMENTO Puesto: Gerente del Departamento Además de velar por lo detallado como responsabilidades del departamento, tenemos las siguientes: 1 – Negociar precios, términos y condiciones para el recibimiento del producto y para el pago de lo recibido. 2 – Recibir las visitas de los proveedores con el fin de comprar y conocer lo que hace el proveedor en su negocio, y sobre lo que está sucediendo en el medio. 66

3 – Conocer de los procesos para los cuales estará comprando materias primas y materiales. 4 – Conocer de los procedimientos de almacenaje y protección de las mercancías que se compran. 5 – Mantener una base de datos de los proveedores que tienen, y han tenido operaciones comerciales con la empresa. 6 – Conocer de las calidades o especificaciones técnicas que se requieren que tengan los productos comprados, o sea la calidad apropiada esperada por los usuarios de esos productos. 7 – Autorizar para pago de las facturas de los proveedores. 8 – Presentar los reclamos, en forma oportuna, a las empresas aseguradora por los daños sufridos en la mercancía comprada. 9 – Mantenerse informado de los mercados, la oferta y la demanda, tendencia de precios, etc. 67

10 – Conocer de los materiales obsoletos o producto descontinuado, para buscar la forma de venderlos a terceras personas. Esto de acuerdo con la política de la empresa. 11 – Supervisar la labor de sus subordinados y ver de que se cumpla con las metas del departamento. 12 – Autorizar las órdenes de compra y pedidos al exterior. 13 – Visitar las instalaciones de los proveedores actuales y potenciales, a fin de estimar su capacidad de producción y cumplimiento de compromisos para nuestras compras. 14 – Mantener comunicación con los proveedores que han confirmado que atenderán nuestros pedidos, a fin de darle seguimiento a esos pedidos y que no resulten atrasos. 15 – Mantener al día los registros necesarios para hacer una buena gestión en lo relacionado a las funciones de compras. 16 – Mantener una buena comunicación con los departamentos de la empresa para conocer cual es la situación operacional que pueda afectar las compras. 68

17 – Mantener los contactos necesarios con empresas de transporte, ya sea terrestre, marítimo o aéreo, a fin de negociar fletes para los productos comprados. 18 – Solicitar al Depto. de Tesorería la apertura de Cartas de Crédito o pago de cobranzas, cuando el caso lo amerite. 19 – Estar pendiente y agilizar el ingreso de productos o materiales urgentes para continuar la producción o para la atención del mercado. Lo detallado anteriormente es parte de lo que hace un Gerente de Compras, todo depende, en forma específica, de la empresa que se trate, como para que se tengan tales o cuales responsabilidades. Perfil de la persona que va a ocupar el puesto: - Deberá poseer grado académico (Ingeniero Industrial, Lic. en Administración de Empresas, Economista.) Debe tener experiencia en puesto similar (3 o 5 años, dependerá de la empresa lo que se establezca) 69

Conocimientos sobre Administración de Inventarios, Control de Inventarios, Asuntos aduaneros, de Almacenaje, Financieros, Planificación y Control. Debe poseer características personales de creatividad, inteligencia, imaginación, buena comunicación y facilidad para interpretar reportes. Así como buenas relaciones humanas, educado, honesto. Deberá tener un avanzado dominio del idioma inglés o un dominio total. Debe poseer habilidades para planificar y la toma de decisiones. Acostumbrado a trabajar bajo presión. Puesto: Comprador Los compradores son auxiliares asistentes del Gerente de Compras. Según el tamaño de la empresa así habrán uno o varios compradores. 70

La asignación de productos o mercaderías a comprar, dependerá del giro de la empresa y así podríamos pensar que en una empresa industrial, se pueden asignar productos según las líneas de producción que se tengan. Entre más compleja una industria, la distribución se puede hacer por familias o grupos de productos. Por otro lado, en una empresa comercial, será el tipo de comercio a que se dediquen lo que va determinar como distribuir las compras. Por ejemplo tenemos los supermercados donde se nombran compradores distintos para mercadería distinta, tales como compras de abarrotes, vegetales, carnes y mariscos, etc. Sea cual fuere la asignación que tenga un comprador, las funciones y responsabilidades, de manera general, que deben atender son las siguientes: 71

Función básica: Adquirir los productos, materiales o la mercancía, a los mejores precios y condiciones de calidad, servicio y pago, para las operaciones de la empresa, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos. Responsabilidades: 1 – Cotizar y seleccionar proveedores para los pedidos que se encuentran dentro del grupo de productos asignados. Cotizar con los proveedores o el proveedor establecido, los productos a comprar. Elaborar las órdenes de compra para proveedores locales o del exterior y pedir la autorización de las mismas a su jefe inmediato. Darle seguimiento a los pedidos colocados, a fin de que los proveedores cumplan con las fechas de entrega. Conocer del ingreso de productos a los almacenes o bodegas e informarse del estado en que han sido recibidos (Daños, derrames, cantidades, etc.) 72

Mantener contacto con los proveedores para conocer sobre la normalidad de entrega o problemas para no entregar a tiempo. Conocer de las existencias de los productos de su atención, para saber cuando hay que colocar nuevos pedidos o solicitar entregas anticipadas o detener las entregas. Mantener contacto con los agentes aduanales para saber sobre la situación de los productos en aduanas. Solicitar al Departamento de Tesorería la emisión de los cheques para pagos de impuestos de importación y otros. Solicitar el aseguramiento de los pedidos locales y al exterior. Preparar la documentación necesaria para efectuar los reclamos a las compañías aseguradoras cuando hayan daños de los productos comprados. 73

-Llevar los archivos respectivos de los pedidos efectuados y por recibir, junto con toda la documentación que los ampara, tales como Facturas, Conocimientos de Embarque, Permisos, Pólizas de Importación, Ingresos de Bodega, Reportes del Depto. de Control de Calidad, Recibos de pago de fletes, pagos a los Ag. Aduanales, etc. 74

ADMINISTRACION DE COMPRAS ACOØ

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