Bogotá D.C., 2015 www.car.gov.co.

Presentación del tema: "Bogotá D.C., 2015 www.car.gov.co."— Transcripción de la presentación:

1 Bogotá D.C., 2015

2 Antecedentes La CAR no contaba con un sistema administración e información documental y de tramites (internos y externos) estándar. Plantea la necesidad de mejorar la forma en que se lleva control de los trámites y la documentación. Se requiere cumplir con normatividad vigente. Se utilizaban demasiados insumos y tiempos de tramites. Contribuir con política CERO PAPEL, Gobierno en Línea, Ley Anti-trámites.

3 CONTENIDO ¿Qué es SIDCAR? Resultados Flujo de procesos Acceso
Usuario y contraseña ¿Cómo responder tramites? ¿Como elaborar documentos Digitales ? Ahorros de papel

4 ¿QUE ES Y PARA QUE? Controlar, elaborar y agilizar eficazmente los trámites que realiza la entidad (Internos y externos) Incrementa sustancialmente la productividad: Controlando los tiempos de respuesta y las tareas especificas de cada trámite. Alarmas, reportes para el control de los tiempos y trámites Estadísticas parametrizables para medir el comportamiento de la gestión por cada dependencia, por municipio (veredas) y tipo de tramite. Documentos digitales que ayudan a disminuir el consumo de papel, tintas, etiquetas, mensajería, etc. (Memorandos , Circulares y oficios) Sistema de Administración Documental de la Corporación Autónoma Regional CAR

5 Resultados Indicadores tangibles y cuantificables de Gestión
Modelo de trabajo Inmediatez Economía suministros, mensajería (papel, tintas, etiquetas) Seguimiento, compromiso. Nuevos desarrollos (oficios digitales, PQR, radicación de correos electrónicos, uso de firmas digitales, interacción con otros software)

6 CICLO DE LOS DOCUMENTOS
Nueva Dependencia Asignación Llegada de Correspondencia Dependencia Asignación Radicación Asignación Inicial Salida de Correspondencia Contestada Funcionario Responsable Respuesta Salida y Descarga De correspondencia Documento Original - Archivo

7 Elaboración de Documentos Digitales
Pre-radicación Correcciones, observaciones Firma y Radicación CERO PAPEL Trámite

8 ACCESO La dirección WEB de entrada directa al SIDCAR  es: Acceso en red CAR Navegador : Mozilla Firefox / Google Chrome

9 USUARIO Y CONTRASEÑA La clave es enviada a su e-mail.
“¿Olvidaste tu contraseña?” en la página de pedirá usuario y mail. Mantén actualizado directorio interno CAR y asegura tu SIDCAR, cambiando continuamente tu contraseña. Ingresa a "Mi perfil" , edita tus datos y clic en aceptar

10 PAGINA DE INCIO

11 PAGINA PRINCIPAL

12 RESPONDER TRAMITES SIDCAR utiliza un buzón donde encontrará los trámites que le son asignados, cada uno tiene iconos de color rojo, amarillo o verde, indican el estado actual de gestión del trámite.

13 RESPONDER TRAMITES Priorice sus tareas (por tiempo de respuesta, fecha de vencimiento, etc...) Visualice el tramite que le asignaron para determinar la respuesta a dar, verifique el historial y adjuntos. Haga clic en responder

14 RESPONDER TRAMITES Cada trámite cuenta con distintas opciones como: Descargar con documento, Respuesta parcial, No requieren respuesta, Se reasigna para continuar y Ejecución cumplida. Una vez seleccionada la opción deberá indicar al sistema: Números de documentos, fechas y justificación del tramite dado

15 RESPONDER CON DOC. DIGITAL

16 RESPONDER CON DOC. DIGITAL

17 ELABORAR DOCUMENTOS DIGITALES
Desde el aplicativo en el vínculo de documentos digitales seleccionamos que tipo OFICIO MEMORANDO O CIRCULAR incorporamos los datos básicos como destinatario, asunto, contenido, adjuntos y firmante visualizamos y enviamos para firma.

18 SI ES OFICIO EXTERNO

19 ENVIAR EL OFICIO

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21 REPORTES

22 REPORTE – GESTIÓN

23 DIGITALES GENERADOS EN SIDCAR
TOTAL DE DOCUMENTOS DIGITALES GENERADOS EN SIDCAR POR AÑO AHORRO DE PAPEL, TINTA, CARPETAS, ESTIQUER DE RADICACIÓN, SOBRES, COSTOS DE MENSAJERÍA, TIEMPOS.

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