Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL.

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1 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL – UNIDAD DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015

2 Proceso para la Radicación de informes mensuales de actividades y Trámite de Pago
Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales El Contratista prepara el informe mensual de actividades en formato WORD, EXCEL o PDF Ingresa a la Página Web del Ministerio – Atención al Ciudadano – Consultas Quejas y Reclamos en línea (Desde cualquier PC) VER INSTRUCTIVO DETALLADO

3 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales 1. INGRESO A LA PÁGINA WEB DEL MINISTERIO Ingrese a la Página Web desde su navegador Haga clic sobre la opción “Atención al Ciudadano” ubicado en la parte superior derecha de la página

4 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales 2. ACCEDA A LA PÁGINA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En la página desplegada haga clic en la opción “Consultas, quejas y reclamos en línea”

5 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales Nuevamente haga clic en la opción “Consultas, quejas y reclamos en línea”

6 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales 3. REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL CONTRATISTA EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En la página asociada usted se encuentra ubicado en el Sistema de Gestión Documental del Ministerio Diligencia cada uno de los campos solicitados de acuerdo con las siguientes descripciones

7 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales APROBACIÓN DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Usted permite respuesta a través de medios electrónicos: Seleccione la opción “ SI “ para que la persona responsable del trámite y en caso de presentarse algún inconveniente con el trámite que va a realizar, se podrá comunicar con usted por medio del que usted registre.

8 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales b. INFORMACIÓN REMITENTE Entidad (Remitente): Digite el (los) Nombre(s) y apellido(s) del Contratista Tipo de identificación: Seleccione un tipo de acuerdo con la lista desplegable Identificación: Digite el Número del tipo de identificación Firmante: Nuevamente digite el (los) Nombre(s) y apellido(s) del Contratista Cargo: Escriba CONTRATISTA Digite el correo institucional asignado Dirección de respuesta: Digite el nombre de la Dependencia en la cual desempeña sus funciones Teléfono: Digite el número de la extensión donde lo pueden ubicar en el Ministerio o en su defecto su número celular de contacto País: Por defecto aparece COLOMBIA Departamento: Seleccione la opción “ √ Bogotá D.C. “ haciendo clic sobre el símbolo de mano izquierda, como se muestra en la imagen de la siguiente diapositiva Ciudad: Haga clic sobre la Lupa y automáticamente el Sistema le seleccionará la opción “ Bogotá D.C. “

9 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales

10 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales c. DETALLE DE LA SOLICITUD Tipo de requerimiento: Seleccione la opción de “ INFORMES “ de la lista desplegable

11 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales d. DATOS DEPENDENCIA MINISTERIO Descripción solicitud: Digitar el nombre completo del contratista, número del contrato y nombre de la dependencia a la que pertenece el contrato Adjuntar documento: De la lista desplegable seleccionar la opción “SI” para que se despliegue la opción de cargue de documentos

12 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales e. DOCUMENTOS ADJUNTOS El (Los) documento(s) adjunto (s) pueden estar, preferiblemente en alguno de los siguientes formatos: WORD, EXCEL, PDF o formato de IMAGEN, para adjuntarlos haga clic sobre el clip ( ) donde se desplegará una ventana para ubique el archivo a adjuntar y un vez seleccionado hacer clic sobre la opción “ Abrir “ Si en el PC en el cual está trabajando tiene asociado un escáner, seleccione la figura del escáner ( ) y siga las instrucciones Si desea adjuntar un documento adicional haga clic sobre el símbolo más ( ) y repita alguno de los pasos anteriores El tamaño de los archivos adjuntos no puede superar los 15 Mb en total

13 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales Una vez adjuntado el documento al lado del nombre del archivo cargado aparecen dos iconos nuevos: una Hoja con una Lupa para visualizar y verificar que el documento que se adjuntó es el correcto y una Hoja con una X roja para eliminar el documento adjuntado

14 Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales Una vez verifique que toda la información consignada en el formulario es la correcta proceda a hacer clic sobre la opción de “ Aprobar “ ubicada en la parte superior central del formulario para que el Sistema de Gestión Documental radique el documento y genere el número de radicado

15 HAGA CLIC PARA REGRESAR AL FLUJO DE RADICACIÓN
Instructivo para la Radicación de Informes Mensuales de Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales 4. REGISTRO DE LA SOLICITUD Una vez el Sistema de Gestión Documental acepte la comunicación en el encabezado del formulario mostrará los campos Número de Radicado: – ER – Fecha y Hora: 2015 – 11 – :04:23 PM El informe es remitido inicialmente a la Unidad de Atención al Ciudadano para ser asignado a la Dependencia correspondiente. Y con el número de radicado que le generó el Sistema puede proceder a diligenciar los formatos requeridos para el trámite de pago de la cuenta de cobro. HAGA CLIC PARA REGRESAR AL FLUJO DE RADICACIÓN

16 Proceso para la Radicación de informes mensuales de actividades y Trámite de Pago
Contratista prepara el informe mensual de actividades en formato WORD, EXCEL o PDF Recordando El contratista elabora e imprime los documentos de pago Ingresa a la Página Web del Ministerio – Atención al Ciudadano – Consultas Quejas y Reclamos en línea (Desde cualquier PC) VER INSTRUCTIVO DETALLADO El contratista entrega los documentos de pago al Supervisor del Contrato El Supervisor del Contrato revisa la documentación, elabora el formato «Certificado de Cumplimiento y Trámite de Pago», firma el Certificado y el «Acta de seguimiento a la ejecución» Registra información de contacto, datos solicitados y adjunta archivo del informe (WORD, EXCEL O PDF) El SGD le genera un número de radicado

17 Proceso para la Radicación de informes mensuales de actividades y Trámite de Pago
El Supervisor entrega los documentos al Administrador Documental El Administrador documental radica en el SGD e imprime sticker de radicación en la documentación El Administrador Documental diligencia plantilla en Excel para remisión de la documentación a Central de Cuentas y ubica en la tula VERDE de la Dependencia El Patinador recoge el contenido de la carpeta VERDE y lo entrega en CENTRAL DE CUENTAS durante el mismo recorrido El Administrador Documental de Central de Cuentas recibe la documentación

18 Proceso para la Radicación de informes mensuales de actividades y Trámite de Pago
El Administrador Documental de Central de Cuentas verifica la documentación y firma las planillas de entrega como constancia de recibo a completitud El Patinador en el siguiente recorrido recoge las planillas de recibido en Central de Cuentas Posteriormente distribuye la documentación en la Dependencia El Patinador ubica las planillas firmadas en cada una de las casillas correspondiente a cada dependencia Los Documentos empiezan el trámite interno en la dependencia de acuerdo con la Ficha Técnica «Ejecutar Recursos» El Patinador en el siguiente recorrido entrega en cada Dependencia las planillas firmadas

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