GIDT-PTI-RCA / OPLAN / VIMEP OP5 - GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL Andrés Ernesto Salinas Duarte Bogotá, diciembre 18 de 2013.

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1 GIDT-PTI-RCA / OPLAN / VIMEP OP5 - GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL Andrés Ernesto Salinas Duarte Bogotá, diciembre 18 de 2013

2 Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional – 93.4% Sistema de Información Gerencial - Se llevó a cabo la implementación Sistema de administración WEB para egresados. - Se realizó la contratación de la nueva aplicación para el sistema de RCA que integra el nivel académico - Se elaboró el levantamiento inicial de variables para el Sistema Integrado de Información - Se llevó a cabo el inventario de información de los procesos de la GIDT-PTI con la valoración inicial de riesgos, identificando las vulnerabilidades y amenazas que afecten los principios de seguridad de la información y definiendo los controles iniciales para el tratamiento de los mismos

3 Sistema Integrado de Información - Se contrató soporte, mantenimiento y desarrollo de requerimientos del SII 2013-2014. - Se llevó a cabo el levantamiento de información de requerimientos técnicos y funcionales y diagnóstico de la integración del SII con RCA, GTHUM y nuevas funcionalidades de los módulos administrativos y financieros. -Se implementó la integración con GTHUM, y nuevas funcionalidades de los módulos administrativos y financieros correspondientes al 60% de requerimientos. Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional – 93.4%

4 Comunicación Organizacional Propuesta de política de comunicación organizacional el cual se elaboró colaborativamente entre unidades misionales y de gestión documento sobre política de comunicación publica, (versión uno). -Actividades de producción en radio, televisión y comunicación informativa a través de boletines virtuales Unadistas. -Primera fase comunicación estratégica digital. Hangouts, Youtbe, Analytics. - SEO- SEM- CRM. - Avance fase Uno Archivo audiovisual institucional. Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional – 93.4%

5 META %ESTRATEGIAALCANCEEVIDENCIA COMUNICACIÓN DIGITAL 95Google adwords SEO SEM CRM Canal You Tube UNAD Search, Display youtube, Social Media hangouts Accesibilidad Closed Caption Estrategia activa SEM - 2 semanas con 2200 prospectos You Tube, 640.610 visitas Ranking Escenario Digital al puesto 34 EDUCAMPO (Fase uno) 100Concepto creativo, diseño, adaptabilidad móvil, estructura inicial Tablet, Celular, Portatil Sector Primario - Campesinado ARCHIVO AUDIOVISUAL (fase uno) 100Adaptación recurso tecnológico. Inicio de incorporación de archivos para productos terminados Almacenamiento digital de contenidos audiovisuales de productos terminados. POLITICA DE COMUNICACIÓN PUBLICA 100Matriz de construcción colectiva Alineación con normatividad estatal Documento versión 1 Política de Comunicación Publica UNAD Estamentos Institucionales UNAD Cliente externo ( estudiantes, Instituciones publicas privadas) Comunicación organizacional Comunicación informativa Medios de comunicación https://docs.google.c om/a/unad.edu.co/d ocument/d/13e- uRczKQ5nhMSKnji UXZcZkCUZkTpgZ mhDCM-RlxkU/edit Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional – 93.4%

6 2012 Diez y seis (16) buenas prácticas registradas Se llevó a cabo el registro de 5 aplicaciones producidas por la UNAD en la Dirección Nacional de Derechos de Autor. Se diseño el modelo de notificación electrónica de actos administrativos. Se implementó una herramienta que permite generar certificaciones digitales a personal de Planta. 2013 Diez y ocho (18) buenas prácticas registradas Se llevó a cabo el registro de 5 aplicaciones y 60 registros de propiedad intelectual de la UNAD en la Dirección Nacional de Derechos de Autor. Se autorizó el uso de firma digital mediante resolución. Se implementó firma digital por medio de Token P12. Se adquirió el servidor de la aplicación web para la firma digital de Certicámaras. Se implementó el sistema e-título y Diploma Digital. Fortalecer a la UNAD como Metasistema Viable 100% Buenas Prácticas 100% Firma Digital 100% Proyecto 8. Buen Gobierno – 90%

7 MICROFILMACIONES 2002 A 2005 (100%) 2012 2013 Sistema de Gestión Documental DIGITALIZACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 1991 AL 2001 (100%) Proyecto 8. Buen Gobierno – 90%

8 Sistema de Gestión Documental Reingeniería del Sistema de Gestión Documental ( Res.156 de 2013) Realización de 17 Auditorias Zonales y 49 diagnósticos. Estandarización del Procedimiento Gestión Documental Diseño Instructivos para el buen desarrollo del procedimiento de Gestión Documental Actualización reglamento de Gestión Documental (RES. 4375 DE 2013) Elaboración de la Política de Seguridad de la Información y Gestión Documental con GIDT. Avance 50% para la planeación, adquisición, parametrización e implementación del Gestor Documental. Proyecto 8. Buen Gobierno – 90%

9 Estrategia Gobierno en Línea 2012 Cumplimiento del 100% del nivel inicial de la estrategia Gobierno en línea del Manual 3.0. Cuatro (4) fases de Gobierno en Línea –GEL- implementadas. 2013 Se ajustó el funcionamiento del portal institucional acorde con las políticas de gobierno en línea GEL Manual 3.1. Se llevaron a cabo las fases de Capacitación, Planeación, Transición y monitoreo de la adopción de protocolo IPv6 en 11 sedes de la UNAD. Cumplimiento de un 70% promedio de los 6 componentes de Manual GEL 3,1, fortaleciendo la UNAD en temas de Gobierno Electrónico: (Institucionalización GEL, IPV6, SGSI, GreenIT, Caracterización de Usuarios, Espacios para interacción, Trámites y servicios en Línea, Uso de Medios Electrónicos, Construcción Participativa, entre otros) Proyecto 8. Buen Gobierno – 90%

10 Renovar la red por tres años y Fortalecimiento de los enlaces en la red MPLS (100%) Proyecto 9. Infraestructura de comunicación y tecnología – 96,1%

11 Se encuentran funcionando 3 sedes (JAG, B/MANGA, JCM) Implementar el proyecto piloto VoIP sedes JCM y JAG (100%) 14 auditores internos 6 auditores lideres 595 personas capacitadas en seguridad de información. Establecer el modelo del SGSI (100%) Se Contaban con: 8 Blade, una SAN de 2 TERAS de Capacidad y FW configurados en alta disponibilidad Fortalecer la PTI en Miami y de elementos de trabajo (100%) Se encuentran en proceso de instalación 9 sedes más Política de Seguridad de la Información, Res. 4793 del 22 de Agosto de 2013. Política de Backups, Resolución 5602 del 22 de Noviembre de 2012. Envío de hitos Seguridad de la Información en redes sociales (Facebook y twitter). Certificado SSL en el campus https://campus.unadvirtual.org/campus/index.php Capacitación y certificación de 49 personas en curso de Primero Respondientes en manejo de incidentes de seguridad Matriz de riesgo. Inventario activos de Información Se Cuentan 11 Blade, SAN de 50 TERAS de Capacidad y FW de última generación configurados en alta disponibilidad 20122014 Proyecto 9. Infraestructura de comunicación y tecnología – 96,1%

12 Fortalecer la PTI en Miami y elementos de trabajo para el grupo de administración en Colombia. HITOS PLATAFORMA TECNOLÓGICA INTEGRADA 2013. Centralización de acceso a todos los servicios desde mis cursos virtuales. Autenticación sobre base de datos del Moodle 1.9, Cifrado en MD5. Autenticación sobre base de datos Secundaria tabla edu_users Se creó jaula con 3 Rack. Conectividad de 56Mbps con burst limit. Automatización de la generación de usuario de campus al momento de realizar Acta de Matrícula Generación de Aplicación para reporte de notas del 60% por parte del Director del Curso de Campus Virtual y Recepción automática de RCA Reducción significativa de PQRs en SAU a nombre del campus virtual Proyecto 9. Infraestructura de comunicación y tecnología – 96,1% Porcentaje de operación 2013 97.7%, ultimo trimestre 99.9%

13 FI-GQ-GCMU-004-015 V. 001-17-04-2013 Se estandarizan los bloques laterales, PROCTORING principal Configuración de la estructura empleada en la NUBE UNAD Disponibilidad anual promedio de 97.7%. Proyecto 9. Infraestructura de comunicación y tecnología – 96,1%

14 2012 2013 - 2014 Dotar con equipos de cómputo a través del sistema leasing (100%) Generar la Propuesta, para implementar Proctoring (100 %) Conectar 3 nuevas sedes a la red MPLS UNAD (100%) No contaba con sistemas Proctoring. Cuenta con sistema de rastreo de IP en Campus virtual. Se va implementar un sistema Proctering 21 centros 66 salas Proyecto 9. Infraestructura de comunicación y tecnología – 96,1%

15 Análisis e interpretación del comportamiento de los logros OP5  93,8 % PR7  93,4 % PR8  90 % PR9  96,1 %

16 Metas No Logradas PR7 Integrar los sistemas de RCA y THUM con el SIUNAD. Realizar la adquisición de una Herramienta Informática que permita implementar el programa de Gestión Documental Electrónica en la Universidad PR8 Implementación del modulo de contratación SICO en Línea. Digitalización del cuaderno de copias en el 100% de las actuaciones disciplinarias que se inicien en la vigencia 2013 Implementación de mecanismos motivacionales preventivos para obtener la alta calidad en el desempeño de las funciones de los funcionarios públicos y generar estrategias que minimicen los riesgos o debilidades en la aplicación de los procesos de conformidad con las conductas objeto de actuación disciplinaria. PR 9 Implementar Active Directory en los centros que componen la zona, incrementando el nivel de seguridad Implementar Telefonía IP en el nodo de la zona, simplificando la infraestructura de comunicaciones de la misma e integrando en una misma red las comunicaciones de voz y datos.

17 Conclusiones y propuestas de mejoramiento para el 2014. PR7 Se desarrollara el 50% restante en la vigencia 2014 con la adquisición de la herramienta Gestor Documental y su implementación. PR8 Microfilmación: Comprobantes de 2005 – 2007, Actos Administrativos de 2011 – 2012. Digitalización: Actos Administrativos de 2002 – 2011. Oferta y puesta en marcha del Diplomado Gerencia en Gestión de Documentos y Administración de Archivo. Implementación del 100% de Manual GEL 3.1. PR9 Para la implementación de soluciones de tecnología que involucren la infraestructura de comunicación, se propone como una opción de mejora, establecer políticas que garanticen la realización de acciones que van alineadas con el crecimiento de la institución, un ejemplo, es establecer una política que determine el porcentaje de crecimiento en capacidad de ancho de banda que debe tener la UNAD anualmente. FI-GQ-GCMU-004-015 V. 001-17-04-2013

18 Unidad/Zona/grupo o equipo funcional