Seminario: Elaboración de Papeles de Trabajo para Auditoría de Obras Públicas Expositor: CPC Rolando Pingo Flores.

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1 Seminario: Elaboración de Papeles de Trabajo para Auditoría de Obras Públicas Expositor: CPC Rolando Pingo Flores

2 Definición de Auditoría de Obras Públicas
Se define como el conjunto de acciones que establece el Sistema Nacional de Control a través de la Auditoría Gubernamental, ejecutadas por profesionales cuya especialidad esté de acuerdo al tipo de obra o proyecto, con la colaboración de otros profesionales en campos específicos, para determinar la adecuada utilización de los recursos humanos, materiales y financieros, en cuanto se refiere a los procesos de ejecución de proyectos en cada una de sus fases (prefactibilidad, factibilidad, estudios de ingeniería de detalle, ejecución del proyecto – construcción de la obra y, puesta en servicio o puesta en marcha del proyecto). Comience la presentación con un caso que despierte interés. Elija un caso que tenga alguna relación con la audiencia. El caso que describa será la prueba que respaldará el plan de acción y demostrará la posibilidad de que se produzca el beneficio. Empezar la presentación con un caso sugerente le permitirá preparar a la audiencia para las acciones que recomendará más adelante.

3 Evaluación Técnica de los procesos:
Orientándose el trabajo del: Técnicos Evaluación y control de los Estados Financieros Las JEFE DE COMISIÓN OBRAS Legales Tienen componentes: Evaluación Técnica de los procesos: Financieros ESPECIALISTA De ejecución de la obra en sus etapas de formulación de expedientes técnicos, procesos licitarios, contratación, ejecución y supervisión de las obras proyecto contando con el asesoramiento legal en los aspectos pertinentes Para completar la fórmula “Pruebas, acción y beneficios” de Dale Carnegie Training®, continúe exponiendo los beneficios que puede obtener la audiencia al llevar a cabo la acción propuesta. Tenga en cuenta sus intereses, necesidades y preferencias. Complemente la exposición de los beneficios con pruebas, i.e., estadísticas, demostraciones, testimonios, casos, analogías y exposiciones que le permitirán aumentar su credibilidad. significa ello que al realizar la auditoría a proyectos de inversión también se contempla las evaluaciones de cada una de las fases de su ejecución. Es decir: Pre Inversión, Inversión y Post Inversión IAOM

4 FASES DE LA AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
Las fases para llevar a cabo una auditoría son: Planeamiento, fase de ejecución (o de campo) y finalmente la fase de la elaboración de informe. FIN INICIO Para completar la fórmula “Pruebas, acción y beneficios” de Dale Carnegie Training®, continúe exponiendo los beneficios que puede obtener la audiencia al llevar a cabo la acción propuesta. Tenga en cuenta sus intereses, necesidades y preferencias. Complemente la exposición de los beneficios con pruebas, i.e., estadísticas, demostraciones, testimonios, casos, analogías y exposiciones que le permitirán aumentar su credibilidad. FASE DE EJECUCIÓN (O DE CAMPO) ELABORA-CIÓN DEL INFORME PLANEA-MIENTO IAOM

5 Memorándum de Planificación y el Programa de Procedimientos
AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS FASE DE PLANEAMIENTO Se plantea el: Memorándum de Planificación y el Programa de Procedimientos En el se consignan todos los aspectos importantes de la entidad y está referida a documentos legales, normativos y técnicos que son los que rigen la ejecución de un proyecto. Se formulan para los aspectos que son competencia de la comisión auditora y aspectos especificos del rubro de Obras Para completar la fórmula “Pruebas, acción y beneficios” de Dale Carnegie Training®, continúe exponiendo los beneficios que puede obtener la audiencia al llevar a cabo la acción propuesta. Tenga en cuenta sus intereses, necesidades y preferencias. Complemente la exposición de los beneficios con pruebas, i.e., estadísticas, demostraciones, testimonios, casos, analogías y exposiciones que le permitirán aumentar su credibilidad.

6 AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
FASE DE EJECUCIÓN (o de campo) Evaluación de la document. materia del examen Acciones de carácter técnico, por parte de los especialistas Revisión del sistema de control interno establecido en las diversas áreas de operación Comuni- cación de hallazgos de auditoría Evaluación de comentarios y/o aclaraciones Sustentación en los papeles de trabajo IAOM

7 Emisión del Informe de Auditoría
AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME Contiene entre otros: Surge como resultado del proceso de elaboración de los papeles de trabajo, la comunicación de hallazgos y la correspondiente evaluación de descargos Observaciones Emisión del Informe de Auditoría Conclusiones Recomendaciones Éstas últimas constituyen los resultados más importantes que posibilitan mejorar las operaciones de la entidad u organismo en los aspectos administrativos, financieros y de control interno. Cuyo objetivo es promover la mejora en la ejecución de las operaciones de la entidad auditada, adoptando las medidas correctivas para evitar la ocurrencia de las deficiencias en el futuro. (NAGU 4.40) IAOM

8 CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del auditor y están constituidos por el conjunto de cédulas y documentos que contienen información obtenida y elaborada por el auditor, desde la etapa de planificación hasta la emisión del informe de auditoría.   En los papeles de trabajo el auditor muestra los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido. Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional correspondiente. IAOM

9 CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO
Los especialistas, como es el caso de los ingenieros civiles en la Auditoría de Obras Públicas, con mayor razón, deben elaborar los papeles de trabajo de tal forma que puedan ser entendidos con facilidad tanto por el auditor encargado, como por el supervisor y los niveles gerenciales que los revisen; deben detallar minuciosamente cada procedimiento de auditoría evaluado de una manera objetiva y clara e incluir suficiente información y sustento sobre el asunto principal u objetivos de la auditoría. IAOM

10 OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para la elaboración de los papeles de trabajo se deben cumplir los siguientes objetivos: Contribuir a la planificación y realización de la auditoría. 2. Constituir la fuente primordial para la redacción del Informe y la evidencia del trabajo realizado, por ende el soporte y respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe.

11 OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
3. Facilitar la revisión y supervisión del trabajo de auditoría. 4. Servir como antecedente para futuras auditorias, por significar una permanente fuente de consulta proporcionando datos específicos para planificar una nueva auditoría.

12 IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La NAGU 3.50 PAPELES DE TRABAJO, destaca los propósitos al precisar que éstos constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el informe de auditoría. Del mismo modo precisa que su importancia radica necesariamente en la observancia del auditor respecto a los requisitos técnicos que tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse en elementos de indudable valor.

13 IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Independientemente de tales consideraciones, el auditor debe realizar su trabajo con el debido cuidado y esmero profesional significando la necesidad de contar con papeles de trabajo técnicamente elaborados, que contengan la debida información sistemática, así como estar documentados con evidencias suficientes, competentes y relevantes.   Los papeles de trabajo deben ser firmados por el personal encargado de su preparación, revisión y supervisión.

14 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben cumplir con los siguientes requisitos: 1. Deben ser completos y exactos.- Con el objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado.

15 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
2. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.- Para que de su lectura un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones sin requerir explicaciones adicionales. 3. Deben ser legibles y ordenados.- para demostrar su valor como evidencia. 4. Deben contener información relevante.- Esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

16 ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL
En este archivo se incluirán los papeles de trabajo y documentos relacionados con la ejecución de un Examen Especial.   El Archivo de Examen Especial se codificará con la letra E, habiéndose establecido la codificación alfanumérica para las diversas áreas de una entidad, así tenemos:

17 ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL
EA Abastecimiento EB Personal EC Tesorería ED Contabilidad EE Presupuesto EF Obras y Proyectos EG Comercialización EH Seguros E... (Donaciones, denuncias, etc), así sucesivamente.

18 PARA EFECTOS DE UNA CODIFICACIÓN ADECUADA Y ORGANIZACIÓN LÓGICA DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN UNA AUDITORÍA, SE HA ESTABLECIDO EL SIGUIENTE CUADRO: REF CONTENIDO E.F.I CONCLUSIÓN E.F.II RESUMEN DE OBSERVACIONES PARA LA EVAL. DEL AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVISOR. E.F.III PROGRAMA DE AUDITORÍA E.F DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DE LA MUESTRA E.F PRUEBAS DE AUDITORÍA E.F COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS E.F EVALUACIÓN DE ACLARACIONES E.F DETERMINACIÓN DEL TIPO DE RESONSABILIDAD.

19 DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA [ E.F.1 ]
Instrucciones.- En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que consignan la fuente, los criterios, los procedimientos utilizados para la identificación del universo, así como la determinación y selección de la muestra.

20 Modelo de una cédula de trabajo para
Selección de la muestra

21 ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO _______________________________________________________________________________ La habilidad técnica y la destreza profesional del auditor se reflejan en el diseño y elaboración de los papeles de trabajo, dependiendo de la naturaleza de la auditoría que realiza. Un auditor, que en nuestro caso sería el especialista, es competente, cuando observa en el desarrollo de su trabajo las Normas de Auditoría Gubernamental, y denota preocupación por el cumplimiento del programa de Auditoría y debida sustentación del examen, lo cual se reflejará en los papeles de trabajo. Comience la presentación con un caso que despierte interés. Elija un caso que tenga alguna relación con la audiencia. El caso que describa será la prueba que respaldará el plan de acción y demostrará la posibilidad de que se produzca el beneficio. Empezar la presentación con un caso sugerente le permitirá preparar a la audiencia para las acciones que recomendará más adelante.

22 ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ____________________________________________________________________________ Marcas de auditoría Las marcas de auditoría son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditoría ejecutados. Toda cédula de trabajo deberá servir a un propósito, por tanto debe contar con marcas del trabajo efectuado. Las marcas básicas de auditoría que utilizan en los papeles de trabajo son de dos clases: a. Con significado uniforme, son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría. b. Con leyenda a criterio del auditor, es decir sin significado convencional. Se emplearán describiendo obligatoriamente su significado en las cédulas respectivas.

23 ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ____________________________________________________________________________ Marcas de auditoría En el Manual de Auditoría Gubernamental se detalla la relación de algunas marcas de auditoría de significado uniforme, tales como:   √ : Cotejado, comprobado, correcto √√ : Verificado y revisado con documentación sustentatoria. : Suma correcta horizontal   : Cálculo verificado, entre otras marcas.

24 Marcas de auditoría Asimismo, se señalan marcas de auditoría utilizadas a criterio del auditor, como por ejemplo:   : Procedimiento de auditoría conforme   : Procedimiento de auditoría no conforme   N/A : Procedimiento de auditoría No Aplicable   ∑ : Sumatoria conforme, correcta, etc.

25 CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO _____________________________________________________________ CLASIFICACIÓN.- De acuerdo a las características particulares de los papeles de trabajo, se ha establecido una clasificación de los archivos identificándola a través de números romanos y una codificación alfabética para su contenido, siendo esta clasificación la siguiente: ARCHIVOS: I.             Permanente II.            De Planificación III.          Corriente de Auditoría Financiera IV.          Corriente de Auditoría de Gestión V.           De Examen Especial VI.          Comunicación de Hallazgos VII.        Resumen de Auditoría VIII.      De correspondencia IX.          Opcional X.           Varios

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29 CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para llevar a cabo una auditoría satisfactoria, el auditor deberá tener acceso a toda la información concerniente a las operaciones de la entidad, obligándolo a salvaguardar en todo momento los papeles de trabajo del cliente.   Confidencialidad, los papeles de trabajo son de naturaleza reservada y secreta; debiendo mantener dicha condición durante el transcurso de la auditoría gubernamental e inclusive después de realizada esta. Bajo ningún motivo o circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo. Su uso no autorizado o pérdida generará la responsabilidad correspondiente.

30 CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La condición de “Confidencialidad” es esencialmente importante debido al hecho que su contenido revela información de la entidad examinada, así como el alcance de la auditoría, la extensión y naturaleza de las pruebas aplicadas. Propiedad y custodia, los papales de trabajo son de propiedad de los órganos conformados del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditoría cuyos exámenes practicados contaran con la autorización de la Contraloría General. El auditor gubernamental cautelará la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter reservado de la información contenida en las mismas.

31 Archivo de Examen Especial
Conclusión [ E.F.I ] Esta sección contendrá los papeles de trabajo que sustentan el juicio del auditor respecto a los resultados alcanzados en el área, segmento o sección examinado, como consecuencia de la aplicación del programa de auditoría. Debe incluir en forma clara y concisa las conclusiones arribadas y relacionadas al trabajo asignado; asimismo, deberá expresar una opinión sobre el grado de solidez y confiabilidad del sistema de control interno.

32 Archivo de Examen Especial
Resumen de Observaciones para la Evaluación del Auditor Encargado y Supervisor [ E.F.II ] En esta sección se incluirán los papeles de trabajo y las evidencias suficientes que sustenten las observaciones obtenidas inicialmente, hasta su inclusión en el informe final de auditoría.   Asimismo, contendrán los comentarios del supervisor y los niveles gerenciales correspondientes sobre el proceso de selección y aprobación de las observaciones.

33 Archivo de Examen Especial
Programa de Auditoría [ E.F.III ] En esta sección se incluirá el programa de auditoría preparado en la fase de planificación, y como evidencia de su ejecución se anotarán las iniciales del auditor que efectuó el trabajo, la fecha en que se concluyó el procedimiento y la referencia de los papeles de trabajo preparados por el auditor. Asimismo de ser el caso, se adicionarán al programa de auditoría los nuevos procedimientos surgidos de acuerdo a las circunstancias.

34 Archivo de Examen Especial
Comunicación de Hallazgos de Auditoría [ E.F.100 ] En esta sección se incluirá un detalle y/o relación de los hallazgos de auditoría aprobados y que serán comunicados a los servidores y ex servidores de la entidad examinada que se encuentran comprendidos en los mismos. Asimismo, se controlarán las fechas de preparación y recepción de los oficios remitidos y de las aclaraciones recibidas.

35 EXAMEN ESPECIAL Modelo cédula de Archivo de Comunicación de Hallazgos

36 EXAMEN ESPECIAL Evaluación de las Aclaraciones (Descargos) [ E.F.200 ]
En esta sección se debe incluir un resumen de los descargos recibidos y la evaluación correspondiente. De ser necesario se deberá incluir la opinión o pronunciamiento del asesor legal y especialista del equipo de auditoría. Asimismo, el Supervisor del equipo de auditoría y los niveles de gerencia correspondientes, dejarán evidencia de sus aprobación o no, mediante un breve comentario de la evaluación realizada por el auditor encargado.

37 EXAMEN ESPECIAL Modelo de cédula de evaluación de aclaraciones y/o descargos:

38 EXAMEN ESPECIAL Determinación del Tipo de Responsabilidad [ E.F.300 ]
En esta sección se archivarán los papeles de trabajo producto de la aplicación de la guía de evaluación y determinación de responsabilidades, como resultado de as observaciones evidenciadas documentadamente. Durante el proceso de la auditoría se pueden determinar observaciones que contengan responsabilidades administrativas, civiles o penales.

39 EXAMEN ESPECIAL Modelo de cédula de determinación de responsabilidades

40 VI. ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS _______________________________________________________________________________ En este archivo se incluirán los papeles de trabajo y documentos relacionados con la ejecución de una Auditoría o Examen Especial. En este archivo se incluirán los oficios remitidos por el equipo de auditoría, respecto a los presuntos hallazgos determinados como consecuencia del trabajo de campo. Se codificarán estos documentos con las siglas OC. Asimismo, este archivo contendrá los documentos de los descargos remitidos por los servidores y ex servidores comprendidos en los hallazgos detectados por el equipo de auditoría. Estos documentos se codificarán con las siglas DR.   Comience la presentación con un caso que despierte interés. Elija un caso que tenga alguna relación con la audiencia. El caso que describa será la prueba que respaldará el plan de acción y demostrará la posibilidad de que se produzca el beneficio. Empezar la presentación con un caso sugerente le permitirá preparar a la audiencia para las acciones que recomendará más adelante.

41 VI. ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
_________________________________________________________________________________________________________________________________________ Exponga las acciones que recomienda. Describa el proceso de forma específica, clara y breve. Compruebe que es capaz de imaginarse a la audiencia emprendiendo la acción propuesta; si usted no puede hacerlo, ellos tampoco. Exponga el plan de acción con firmeza y tendrá más posibilidades de motivar a la audiencia para que lo adopte.

42 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) _______________________________________________________________________________________________________________________________________ En este Archivo se incluirán los papeles de trabajo y documentos referidos a los temas claves o aspectos importantes ocurridos durante la ejecución de la auditoría. El ARCHIVO RESUMEN de Auditoría, se codificará con la letra R. Puntos Pendientes – Superados (R1) En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que evidencien la revisión del trabajo por el equipo de auditoría, por parte del encargado y supervisor, inclusive del nivel gerencial, sobre procedimientos o situaciones que no han sido concluidas por algún motivo y que requieren ser completadas. Para completar la fórmula “Pruebas, acción y beneficios” de Dale Carnegie Training®, continúe exponiendo los beneficios que puede obtener la audiencia al llevar a cabo la acción propuesta. Tenga en cuenta sus intereses, necesidades y preferencias. Complemente la exposición de los beneficios con pruebas, i.e., estadísticas, demostraciones, testimonios, casos, analogías y exposiciones que le permitirán aumentar su credibilidad.

43 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Informe de Auditoría (R2) Esta sección incluirá copia del informe final de auditoría, emergente de la auditoría gubernamental practicada (Auditoría Financiera, Auditoría de gestión o Examen Especial), cuyo contenido observará la estructura determinada en la NAGU Contenido del Informe. Memorándum de Control Interno (R3) En esta sección se incluye copia del Memorándum de Control Interno emitido por el auditor al finalizar la evaluación del sistema de control interno, o resumen de los puntos que deben ser considerados para ser incluidos en dicho documento.

44 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ Resumen de los acontecimientos significativos durante la ejecución de la auditoría (R4) En esta sección se incluirán los papeles de trabajo que resumen en forma clara y concisa los acontecimientos mas significativos que surgieron durante la ejecución del trabajo de campo, y que hayan afectado la planificación establecida en cuanto al tiempo y el resultado del examen. La preparación de esta cédula de trabajo es de responsabilidad del auditor encargado y supervisor del Equipo de Auditoría.

45 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ________________________________________________________________________________________________________________________________________ Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la auditoría posterior a la planificación (R5) Esta situación contendrá los papeles de trabajo y documentos que consignan cualquier hecho significativo que afecta y/o modifica el alcance y los objetivos del examen previamente determinados en la etapa de planificación. Las modificaciones efectuadas a las acciones planificadas deben estar aprobadas por los niveles gerenciales correspondientes.

46 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ________________________________________________________________________________________________________________________________________ Carta de Representación (R6) En esta sección se incluirá el original de la Carta de Representación, documento que constituye una evidencia de que la gerencia y/o funcionarios de la entidad auditada, se responsabilizaron en la entrega de información requerida, por el auditor, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.

47 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ Carta de Abogados (R7) El Auditor Gubernamental debe obtener evidencia de la existencia (o no) de litigios, demandas y reclamaciones en los cuales pueda estar involucrada la entidad auditada y que podrían generarle pérdidas contingentes. En tal sentido, ésta sección incluirá las respuestas de las confirmaciones solicitadas a los abogados, a fin de evidenciar la situación real de los juicios a favor o en contra, a la fecha del examen y hasta la fecha del retiro del campo. De no obtenerse respuesta, el auditor deberá evaluar este hecho, para su correspondiente revelación en el informe de auditoría.

48 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) _______________________________________________________________________________________________________________________________________ Puntos de atención (R8) En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que resuman los hechos o eventos significativos, que a juicio del auditor encargado deben ser puestos en conocimiento del supervisor y de los niveles gerenciales correspondientes, a fin de ser adecuadamente valuados y revelados, si fuera el caso, en el informe de auditoría.

49 Comentarios sobre hechos subsecuentes (R9)
VII. ARCHIVO RESUMEN (R) _________________________________________________________________________________________________________________________________________ Comentarios sobre hechos subsecuentes (R9) En esta sección se deberán incluir los papeles de trabajo que consignen y resuman hechos subsecuentes significativos, comprendidos entre la fecha del período examinado y la finalización del trabajo de campo, a fin de determinar la existencia de situaciones que ameriten ser incluidas en el informe de auditoría.

50 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) __________________________________________________________________________________________________________________________________________ Lista de verificación de Conclusión de Auditoría (R10) Esta sección incluirá una lista de verificación de conclusión de auditoría a nivel gerencial, como mecanismo de control de calidad; utilizándose para dicho efecto, el modelo del cuestionario que se adjunta al mismo. Se codificará este documento de acuerdo con el criterio señalado en las instrucciones del Archivo Resumen.

51 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) _________________________________________________________________________________________________________________________________________ Modelo del cuestionario (R10.1) Esta lista de verificación debe ser completada por el encargado del trabajo al finalizar cada etapa de la auditoría en el campo, antes de ser revisada por el Supervisor y aprobada por el Subgerente. (Si / No / N.A) ¿Se ha elaborado o actualizado la documentación del Archivo Permanente? 2. ¿Se ha preparado la validez de un Archivo de Planificación que documento la redacción y estudio de la información relativa a la entidad auditada?

52 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ________________________________________________________________________________________________________________________________________  Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.2) 3. ¿Está documentado en el Archivo Corriente todo el trabajo de Auditoría, incluyendo? (1)   Conclusiones? (2)   Programa de Auditoría iniciados, fechados y referenciados a los papeles de trabajo?  4.  El encargado del examen, ¿ha revisado en detalle el trabajo de todos los integrantes? 5.  ¿Se ha elaborado un Memorándum de control interno con relación al examen efectuado?

53 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) _________________________________________________________________________________________________________________________________________ Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.3) 6.  Se ha tratado con el Subgerente de Auditoría aquellos cambios significativos en la planificación de la auditoría y se han preparado los memorandos sobre cambios en el alcance posteriores a la planificación para ser aprobados por el Gerente? 7.  ¿Se han documentado todos los hallazgos importantes en el archivo Resumen de Auditoría? 8.   ¿Se ha preparado cédulas de “Puntos de Atención” para el Subgerente o asesor legal?

54 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) _________________________________________________________________________________________________________________________________________  Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.4) 9. ¿Se ha completado todo el trabajo de auditoría planificado, si estuviese incompleto, se ha documentado claramente en el Archivo Resumen de Auditoría el trabajo pendiente a través de cédulas de “Puntos pendientes”? 10. ¿Se ha considerado y referenciado los papeles de trabajo con relación a lo planificado? 11. ¿Se han cotejado y referenciado los papeles de trabajo, con los estados financieros, documentos fuentes o estados presupuestarios u otros documentos relacionados con la auditoría?

55 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ____________________________________________________________________________________________________________________________________   Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.5) 12. ¿Se ha preparado el borrador de informe de auditoría en concordancia con las NAGU y otros pronunciamientos técnicos de auditoría? 13. ¿Se ha procedido a cursar la comunicación de hallazgos a cada uno de los presuntos responsables, de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente? 14.  ¿Se ha elaborado una carta de representación? 15. ¿Se ha obtenido la carta de representación solicitada debidamente firmada?

56 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________  Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.6) 16.   ¿Se ha revisado los papeles de trabajo para asegurarnos que:   (1)    Ellos no incluyen comentarios que puedan ser considerados engañosos o confusos? (2)   Los asuntos pendientes y los puntos de revisión han sido satisfactoriamente resueltos? (3)  Los resultados documentados del trabajo realizado justifican nuestro informe?

57 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ____________________________________________________________________________________________________________________________   Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.7) ¿Se han completado todos los formularios pertinentes de registro de tiempo y explicado las variaciones con el respectivo presupuesto? 18.  ¿Se han preparado y discutido con el personal los informes de evaluación de personal? Lista de verificación de conclusión:   PREPARADO _____________________________ ENCARGADO (iniciales y fecha)   REVISADO ______________________________ SUPERVISOR   APROBADO ______________________________ SUBGERENTE

58 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) ________________________________________________________________________________________________________________________________________-_ Control de Tiempo.- (R11) En esta sección se debe incluir el formato diseñado para el control de tiempo real que ha insumido el equipo de auditoría durante la auditoría. Dicho control debe incluir los tiempos insumidos durante la planificación. Ejecución y elaboración del informe, por cada integrante en función a las responsabilidades asignadas. Este formato debe mostrar las variaciones del tiempo programado con el ejecutado, explicándose las diferencias y justificaciones de las mismas.

59 VII. ARCHIVO RESUMEN (R) __________________________________________________________________________________________________________________________ Relación Total de archivos utilizados.- (R12) En esta sección se debe incluir una relación de los archivos utilizados para la auditoría. Sin embargo, es del caso anotar que los archivos implementados y codificados por la Contraloría General de la República son los siguientes:

60 VII. ARCHIVO RESUMEN (R)
_______________________________________________________________________________________________________________________________________ Referencia ción ARCHIVO Cantidad P L F G E OC R C O V ARCHIVO PERMANENTE ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA FINANCIERA ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN ARCHIVO CORRIENTE DE EXAMEN ESPECIAL ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS ARCHIVO RESUMEN ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA ARCHIVO OPCIONAL ARCHIVO VARIOS 2 1 3 TOTAL : 16

61 VIII. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA ________________________________________________________________________________________________________________________________________ En este archivo se incluirán todos los documentos administrativos (oficios, memorandos, etc.) remitidos y recibidos por el equipo de auditoría, durante el proceso de la auditoría. Al archivo de la Correspondencia se codificará con la letra C, habiéndose establecido la codificación alfanumérica para los diversos documentos. C Correspondencia Remitida C Correspondencia Recibida Es conveniente preparar un índice de toda la documentación remitida y recibida, consignándose la referencia y breve contenido de los mismos.

62 IX. ARCHIVO OPCIONAL ______________________________________________________________________________________________________________________________________ Este archivo incluirá información o documentación de la entidad la cual por su naturaleza, cantidad y variedad se relaciona con los objetivos del examen; cuya implementación se basa en un manejo práctico y eficiente para la revisión y supervisión de estos documentos por parte de los responsables de la auditoría (Listado de Inventario Físico, Listado de cuentas por Cobrar, Pagar, etc.). En el caso de Obras, puede ser: Expediente Técnico, Bases, Liquidación Final, entre otros). Se codificará con la letra O.

63 X. ARCHIVO VARIOS ________________________________________________________________________________________________________________________________________ En este archivo se incluirá los papeles de trabajo y documentos sustentatorios relacionados con temas complementarios y ampliaciones efectuadas por el auditor en el examen practicado. Se codificará este archivo con la letra V.

64 ACTA DE INSPECCIÓN FÍSICA DE OBRA
MODELO DE: ACTA DE INSPECCIÓN FÍSICA DE OBRA Siendo las horas del día de de , nos reunimos en las instalaciones de la obra , los señores (indicando el cargo de los funcionarios) en representación de la (nombre la entidad) y el(los) ingeniero(s) en representación de ....(CGR, OAI o SOA) , a fin de realizar una inspección física de la obra. Al respecto, luego de hacer un recorrido a la misma cabe indicar lo siguiente: Siendo las horas del día de de se dio por concluida la inspección física a la obra, firmando los suscritos en señal de conformidad por los comentarios contenidos en la presente acta.  POR LA ENTIDAD  POR LA (CGR, OAI o SOA) Exponga las acciones que recomienda. Describa el proceso de forma específica, clara y breve. Compruebe que es capaz de imaginarse a la audiencia emprendiendo la acción propuesta; si usted no puede hacerlo, ellos tampoco. Exponga el plan de acción con firmeza y tendrá más posibilidades de motivar a la audiencia para que lo adopte.

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