Secretaría de Administración y Finanzas

Presentación del tema: "Secretaría de Administración y Finanzas"— Transcripción de la presentación:

1 Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto

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1. Desempeño del Proyecto Fecha de Reporte Martes 14 de Junio 2011 Periodo Reportado Mayo 2011 Avances del Proyecto Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios Informe al: 30/04/2011 30/05/2011 Administración de Recursos Humanos (10 Trámites) 10% 40.5% 20% 42.% Administración de Recursos Financieros (24 Trámites) 19.3% 50.4% 23.6% 60% Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites) 57.7% 68.3% 66.3% 70.7% Total 29.2% 53.1% 36.6% 57.6%

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1. Desempeño del Proyecto Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo Requisitos Proyecto Programa Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA Pruebas Capacitación -Revisión cargas académicas y Movimientos de personal académico Solicitud de constancias Pago de sueldos y prestaciones Préstamo personal Autorización de condonación Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina Entrega de la nomina para pago 30% 30% 30% 60% 30% 52.5% 52.5%

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1. Desempeño del Proyecto Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo Requisitos Proyecto Programa Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA Pruebas Capacitación Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud) Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición) (Comprobación ) Pago directo a proveedores Transferencias y reprogramación presupuestal 60% 60% 60% 60% 88.5%

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1. Desempeño del Proyecto Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo Requisitos Proyecto Programa Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA Pruebas Capacitación -Autorización de cuotas para eventos autofinanciables -Patronatos y Fideicomisos Cobro de cuotas y aranceles Expedición de recibos oficiales Constancia de sueldos y salarios Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos 31% 40% 20% 40% 20%

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1. Desempeño del Proyecto Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo Requisitos Proyecto Programa Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA Pruebas Capacitación Requisiciones Registro de Bienes Muebles Levantamiento Físico del Inventario Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso 67.6% 87.5% 60% 62% 62%

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2. Resumen del Proyecto 1 Los trámites: Revisión de Cargas Académicas, Movimientos de Personal Académico, Solicitud de constancias, Pago de sueldos y Prestaciones y Autorización de Condonación, revisan requisitos. Trámite: Préstamo Personal, presenta propuesta de simplificación. 2 Tramites: Fondo Rotatorio, Viáticos, Vales, en sus modalidades de solicitud, comprobación y reposición y Pago a proveedores, presentan propuesta de simplificación. 3 Tramite: Transferencias y Reprogramación Presupuestal continua etapa de prueba. Se llevaron a cabo reuniones con representantes de varias UR´s para explicarles el funcionamiento y solicitarles hacer pruebas de funcionamiento. 4 Trámite: Requisiciones.- Se replanteó y reprogramó su automatización. Elabora propuesta del catálogo de bienes. Los trámites de las Direcciones de Ingresos y Contabilidad se encuentran en etapa de revisión de la situación actual (mapeo y revisión de requisitos, análisis de normas) 5 Se incorpora Al Proyecto de Simplificación Administrativa el Departamento de Servicios Generales a la simplificación. Se capacitó al personal que apoyará esta tarea. 6 Los coordinadores de proceso supervisan y apoyan a los comandos. Cómo vamos Qué se está trabajando a la fecha

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3. Problemas Hallados Problemas SAF Todos los comandos están trabajando, sin embargo algunos no han entregado programa con fechas compromiso. Es necesario insistir a los comandos se integren con personal de otras áreas involucrados en el trámite, para que se trabaje de manera transversal. Falta reforzar el enfoque sistémico ya que en la revisión de los trámites en algunos casos no se logra ubicar el tramite dentro de un proceso o su impacto en los procesos sustantivos. SIIU Se enfrentan situaciones de saturación de tiempos de desarrollo en las áreas del SIIU y la DGTI para las propuestas de simplificación de forma automatizada. Es necesario priorizar los trámites y las aplicaciones que ya están en la DGT (DSIA)-DPI (USIIU). Lista de pendientes y en desarrollo en DGT (DSIA) y DPI (USIIU)

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4. Tareas planeadas para el siguiente periodo Seguimiento Junio En proceso Continuar con los trabajos de simplificación. En los trámites: Transferencias y Reprogramación Presupuestal y el Registro de Bienes Muebles continuar y concluir la etapa de prueba y planificar la capacitación. Seguimiento a los trabajos realizados por los comandos. Pendiente Priorizar los trámites que van a automatizarse, y presentar propuestas de simplificación Realizar una reunión con DPI (SIIU) y DGTI (DSIA) para elaborar un programa calendarizado con fechas compromiso de cumplimiento, y Solicitar un procedimiento para presentar proyectos de automatización.

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5. Programa de trabajo Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos Seguimiento Propuesta (1) Automatización (2) Liberación Revisión de cargas académicas 01/07/2011 Movimientos de personal académico (SISPER) Solicitud de constancias 20/06/2011 Pago de sueldos y prestaciones 07/07/2011 Préstamo personal 14/06/2011 Autorización de condonación Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina 21/06/2011 Entrega de la nomina para pago 28/06/2011 Cumplimiento de fecha Incumplimiento de fecha (1) Reprogramación de fechas compromiso (2) Plan de trabajo que presente la DGTI-SIIU

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5. Programa de trabajo Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros Seguimiento Propuesta Automatización (2) Liberación Solicitud Fondo rotatorio, Viáticos y Vales 26/05/2011 Comprobación Fondo Rotatorio, Viáticos y Vales Reposición Fondo rotatorio y Viáticos Pago directo a proveedores Transferencias y reprogramación presupuestal 04/05/2010 30/06/2011 Autorización de cuotas eventos autofinanciables Patronatos y Fideicomisos Cobro de cuotas y aranceles Expedición de recibos oficiales Constancia de sueldos y salarios Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos Entrega y reposición de cheques Cumplimiento de fecha Incumplimiento de fecha (2) Plan de trabajo que presente la DGTI-SIIU

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5. Programa de trabajo Avances del Proceso: Administración de Bienes y Servicios Seguimiento Propuesta Automatización (2) Liberación Requisiciones 22/08/2011 Registro de bienes muebles 16/02/2011 Levantamiento físico del inventario 11/01/2011 Transferencias de bienes muebles 04/02/2011 Retiro de bienes en desuso Mantenimiento de vehículos 01/07/2011 Renta de vehículos 23/08/2011 Renta de autobuses 31/08/2011 Control y pago de servicios básicos 29/09/2011 Cumplimiento de fecha Incumplimiento de fecha (2) Plan de trabajo que presente la DGTI-SIIU

13 Proceso: Administración de Recursos Humanos
Aplicaciones en desarrollo (SIIU-DGTI Proyectos por presentar de Simplificación No. Requerimiento Área Trámite Personal Revisión cargas académicas 1 Nueva forma de captura de movimientos de personal, dentro del módulo de control de documentos. Nóminas Movimientos de personal  Movimientos de personal académico Solicitud de constancias Pago de sueldos y prestaciones Préstamo personal Autorización de condonación Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina Entrega de la nomina para pago

14 Proceso: Administración de Recursos Financieros
Aplicaciones en desarrollo (SIIU-DGTI Proyectos por presentar de Simplificación No. Requerimiento Área Trámite 1 Automatización de la Disponibilidad Financiera en el SIIU Presupuestos Presupuestos, Egresos, Rec. Materiales, Serv. Grales. 2 Factura electrónica y captura en las órdenes de pago. Egresos Reposiciones y Comprobaciones (Fondo Rotatorio, Viáticos, Vale de Gastos, Pago Directo a Proveedores) Automatizar (Banner o en Línea) Solicitudes de Fondo Rotatorio, Vale, Viáticos, Pago Directo a Proveedores) Solicitudes de Fondo Rotatorio, Viáticos, Vales, Pago Directo a Proveedores. 3 Recordatorios de vales vencidos Reposiciones y Comprobaciones (Fondo Rotatorio, Viáticos, Vale de Gastos, Pago Directo a Proveedores) Solicitud de Vales y Viáticos Adecuar la forma de desglose de Proveedores (Reposiciones y Comprobaciones) 4 Reserva del presupuesto - Transferencias y Reprogramaciones Modificaciones Presupuestales Transferencias y Reprogramaciones Transferencias y reprogramación presupuestal 5 Actualización del proyecto durante las Transferencias y Reprogramaciones. 6 Revisión del proceso FWPPCPM, de transferencia de las modificaciones del POA al SIIU, ya que para reprogramaciones solo debe tomar en cuenta los periodos que cambian. 7 Modificación de algunos reportes relacionados con el POA - Modificaciones. 8 Ampliaciones presupuestales e integración de la Modificación a la Plantilla de personal de apoyo desde el POA 9 Adecuaciones para el siguiente periodo (2012)

15 Proceso: Administración de Recursos Financieros
Aplicaciones en desarrollo (SIIU-DGTI Proyectos por presentar de Simplificación No. Requerimiento Área Trámite 10 Requieren un reporte de códigos de detalle, que jale información de estudiantes, para monitorear la configuración que corresponda antes de ejecutar el TWPCPRF. Ingresos Cobro de cuotas y aranceles Realizar en forma automática el registro contable de los depósitos en la cuenta Banamex No para dependencias que no correspondan a inscripción en línea. (ya se envío solicitud) Solicitud/Autorización en línea o en Banner. Autorización de cuotas para eventos autofinanciables, Patronatos y Fideicomisos Realizar en forma automática el registro contable . Expedición de recibos oficiales 12 Forma de captura de recibos para la declaración anual. Contabilidad Emisión de constancias Constancia de sueldos y salarios Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos

16 Aplicaciones en desarrollo (SIIU-DGTI
No Requerimiento Área 13 Proyecto de Armonización Contable DGRF / DRM / USIIU Armonización contable 14 Solicita modificación a los informes ejecutivos FWRCPIN, FWRCIEB Y FWRSUPR. Presupuestos (ya los probaron, pero la base de datos es al mes de febrero) 15 Algunas modificaciones al reporte FWRCOMC Resumen Comparativo Presupuestal por Partida Nivel Mayor. 16 Identificación del Presupuesto Inicial, del Modificado y Remanente. Como parte de la LGCG. Observación del ORFIS 17 Modificar reportes, agregarle parámetro de partida a incluir, en referencia a la 6019. 18 Modificación de TODOS LOS REPORTES DEL SIIU, CALIDAD URGENTE, para que no muestre los registros de partidas que se encuentran en "ceros". Junta de Gobierno 19 Modificación al módulo de control de documentos, para que se configuren las dependencias a las que sí se enviarán correos electrónicos. Operación interna 20 Conciliación bancaria en el SIIU Contabilidad Mejora del control interno 21 Modificar reporte FWRCTCO. Facilitar la presentación de información en auditorías

17 Proceso: Administración de Bienes y Servicios
Aplicaciones en desarrollo (SIIU-DGTI Proyectos por presentar de Simplificación No. Requerimiento Área Trámite 1 Requisiciones WEB DRM Requisiciones Inventarios Registro de Bienes Muebles Solicitud de movimientos de activo fijo y reporte. Levantamiento Físico del Inventario, Accesos al módulo financiero Levantamiento Físico del Inventario Transferencias de bienes muebles, Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso

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Fin

19 Descripción del Requerimiento.
Prioridad P-SAF Trámite Módulo Descripción del Requerimiento. Situación actual Atendiéndose por: Comentarios. Área solicitante 10 1 General (impacta en todos los trámites a simplificar) SIIU-PPTO Automatización de la Disponibilidad Financiera en el SIIU Pendiente USIIU/PRESUPUESTOS/DSIA Es un pendiente de alta importancia en virtud del sobregiro en la disponibilidad financiera de algunas dependencias Se requiere trabajo conjunto de análisis por parte de USIIU/Pptos/DSIA PRESUPUESTOS 11 2 Reposiciones y Comprobaciones (fondo rotatorio, viáticos, vale de gastos, pago director a proveedores) Factura electrónica Factura electrónica y captura en las órdenes de pago. En proceso DSIA/USIIU Se requiere el apoyo de la USIIU para comentar dudas al respecto. (tiempo aprox. 3 semanas de tiempo completo) EGRESOS 3 SIIU-Egresos Recordatorios de vales vencidos DSIA Falta análisis técnico para determinar si es el único objeto que se debe crear. 4 Transferencias y Reprogramaciones (Módulo de Modificaciones) POA Reserva del presupuesto - Transferencias y Reprogramaciones PRESUPUESTOS / USIIU / DSIA Es una funcionalidad pendiente para el módulo de modificaciones presupuestales. 5 Actualización del proyecto durante las Transferencias y Reprogramaciones. Es una funcionalidad pendiente de afinar en el módulo de modificaciones presupuestales. 6 Revisión del proceso FWPPCPM, de transferencia de las modificaciones del POA al SIIU, ya que para reprogramaciones solo debe tomar en cuenta los periodos que cambian. Actualmente, está considerando todos los meses del año; para transferencias funciona correctamente. Esto tiene que ver también con Web y actualmetne se tiene pendiente concluir cuàl va a ser el seguimiento que se de al respecto.

20 Descripción del Requerimiento.
Prioridad P-SAF Trámite Módulo Descripción del Requerimiento. Situación actual Atendiéndose por: Comentarios. Área solicitante 1 7 Transferencias y Reprogramaciones (Módulo de Modificaciones) POA Modificación de algunos reportes relacionados con el POA - Modificaciones. Pendiente USIIU PRESUPUESTOS 12 8 Ampliaciones presupuestales e integración de la Modificación a la Plantilla de personal de apoyo desde el POA Son compromisos que se mencionaron por la Dirección de Presupuestos en la Presentación del POA - Piloto. Para este trabajo será necesario involucrar al módulo de Recursos Humanos, por lo que tuviera que ver con la actualización de la Plantilla de Personal de Apoyo. 13 9 Adecuaciones para el siguiente periodo (2012) PRESUPUESTOS/DPI Cada año se solicitan cambios al POA, es necesario que se trabaje en los requerimientos y sa planeada su incorporación con tiempo para reflejarlos en todos los apartados de POA(registro, modificaciones y avance) 3 10 Cobro de cuotas y aranceles SIIU-ingresos Requieren un reporte de códigos de detalle, que jale información de estudiantes, para monitorear la configuración que corresponda antes de ejecutar el TWPCPRF. INGRESOS 11 SIIU-Ingresos Modificación al proceso, TWPCPRF, para que identifique varios periodos o facilite su carga. En proceso Este se combina con la modificación para el pago de intersemestrales. La versión que considera el pago de intesemestrales esta en ambiente de producción. Emisión de constancias (funcionalidades adicionales del módulo que ya esta propuesto) Declaración anual Forma de captura de recibos para la declaración anual. DSIA/USIIU/CONTABILIDAD Hace falta un análisis integral con la Dir. de Contabilidad para determinar los productos que aún faltan por desarrollarse. CONTABILIDAD

21 Descripción del Requerimiento.
Prioridad P-SAF Trámite Módulo Descripción del Requerimiento. Situación actual Atendiéndose por: Comentarios. Área solicitante 7 13 Armonización contable LGCG Proyecto de Armonización Contable En proceso DGRF / DRM / USIIU /DSIA Durante el trabajo del equipo, se van identificando objetos que se deben ir modificando a fin de cumplir con lo que se va requiriendo de este proyecto. Se estima continuar con este proyecto por el resto del año. DGRF / DRM / USIIU 5 14 (ya los probaron, pero la base de datos es al mes de febrero) SIIU-PPTO Solicita modificación a los informes ejecutivos FWRCPIN, FWRCIEB Y FWRSUPR. DSIA-USIIU Xóchitl dio equivalencias en dvlpac; estamos esperando notificación de Vero. En revisión técnica. Se requiere la definición del trato al devengado (USIIU) PRESUPUESTOS 2 15 Algunas modificaciones al reporte FWRCOMC Resumen Comparativo Presupuestal por Partida Nivel Mayor. Pendiente USIIU 1 16 Observación del ORFIS Identificación del Presupuesto Inicial, del Modificado y Remanente. Como parte de la LGCG. Validar USIIU, recientemente notificaron que están listos los procesos. 4 17 Modificar reportes, agregarle parámetro de partida a incluir, en referencia a la 6019. 3 18 Junta de Gobierno Modificación de TODOS LOS REPORTES DEL SIIU, CALIDAD URGENTE, para que no muestre los registros de partidas que se encuentran en "ceros". A la Dirección de Presupuestos le solicitó que indicara el nombre de todos los reportes a modificar y su prioridad en la modificación. No se tuvo respuesta. 19 Operación interna Modificación al módulo de control de documentos, para que se configuren las dependencias a las que sí se enviarán correos electrónicos.

22 Descripción del Requerimiento.
Prioridad P-SAF Trámite Módulo Descripción del Requerimiento. Situación actual Atendiéndose por: Comentarios. Área solicitante 8 20 Conciliación Conciliación bancaria en el SIIU En proceso DSIA/USIIU/CONTABILIDAD Existe un avance importante en lo que respecta a la conciliacion del gasto, sin embargo para incluir la conciliación de los servicios personales es necesario el analisis con la participacion del area usuaria. Para incluir a servicios personales se estima un tiempo aproximado de 6 semanas a tiempo completo. CONTABILIDAD 4 21 SIIU-Contabilidad Modificar reporte FWRCTCO. Pendiente USIIU - Contabilidad. 6 1 Requisiciones REQUISICIONES WEB DRM/USIIU/INVENTARIOS DRM/USIIU/Inventarios realizarán nuevamente el análisis previo. Posteriormente se harán las solicitudes correspondientes a la DSIA para su desarrollo. DRM Movimientos de personal  SIIU-doctos Nueva forma de captura de movimientos de personal, dentro del módulo de control de documentos. DSIA/USIIU Se solicitó a DSIA y la USIIU tiene pendiente definir reporte para explotación de información. NOMINAS 2 Levantamiento Físico del Inventario, Transferencias de bienes muebles, Retiro de bienes en desuso  SIIU-Inventario Solicitud de movimientos de activo fijo y reporte. DSIA Ya están disponibles para su revisión funcional. INVENTARIOS

23 Descripción del Requerimiento.
Prioridad P-SAF Trámite Módulo Descripción del Requerimiento. Situación actual Atendiéndose por: Comentarios. Área solicitante 3 POA Actualización de catálogo de metas y acciones para PIFI Pendiente USIIU Seguimiento PIFI implementado en Se tiene que revisar el impacto para el siguiente registro de proyectos de este fondo. DPI 4 Ajustes al apartado de Avance y Seguimiento para que se puedan hacer con periodicidad. DSIA/USIIU Se tienen identificados los ajustes que se deben realizar. Actualmente permite registrar un periodo sin problemas, pero cuando entra en juego un segundo, está pendiente el seguimiento en los estatus del reporte de avance y seguimiento. 5 SIIU SEGUIMIENTO FINANCIERO PIFI •Validación Presupuestal •Generación de Cédulas e informes trimestrales

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