Plan de Regulación Física y Humana – Componente SIMCA.

Presentación del tema: "Plan de Regulación Física y Humana – Componente SIMCA."— Transcripción de la presentación:

1 Plan de Regulación Física y Humana – Componente SIMCA

2 Implementación de las TIC en el 2006

3 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja “La especificidad de Internet constituye la base material y tecnológica de la sociedad red, es la infraestructura tecnológica y el medio organizativo que permite el desarrollo de una serie de nuevas formas de relación social que no tienen su origen en Internet, ya que son fruto de una serie de cambios históricos, pero que no podrían desarrollarse sin Internet” Manuel Castells, 2001 Sociedad Red

4 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja 1. Infraestructuras tecnológicas 2. Herramientas para la gestión 3. Herramientas para el aprendizaje 4. Espacios de interacción 5. Espacios de práctica TIC y Universidad

5 * (Uso de la marca ---> Maximizar el prestigio) = Rentabilidad ** Plan de mediano y corto plazo Estatuto financiero Marco económico y financiero de mediano plazo Marco de gestión de mediano plazo Banco universitario de proyectos

6 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja “La primera fase de cualquier proceso de diseño es el reconocimiento de una situación problemática y la decisión de solucionarla. El diseño es, sobre todo, un acto volitivo, un empeño intencional. En primer lugar, el diseñador debe informarse acerca de la situación actual del problema, definir su contexto y los datos que merezcan ser tenidos en cuenta. Esta es la fase crítica del proceso de diseño, puesto que la naturaleza de la solución estará inevitablemente condicionada al modo de captar, definir y articular el problema.” [1] Objetivo

7 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja Dimensionar los esfuerzos de gobierno y de arquitectura institucional que se deben realizar con el fin de construir el soporte necesario para lograr las metas establecidas Objetivo

8 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja Usar diagramas para documentar procesos Usar manuales para documentar procesos Usar planes para documentar procesos Usar calendarios para documentar procesos Identificar los grupos de monitoreo de los procesos de planificación Procesos Mejora continuaCumplimiento de la misión Mirar la historiaCruzar la misión con las metas Efectividad Institucional - Tema transversal

9 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja Proceso de Planeación La planeación es un proceso sistemático diseñado para alcanzar una meta u objetivo. La planeación involucra tres preguntas básicas: ¿Para dónde vamos? Definido en el manifiesto de la visión y la misión ¿Cómo lo conseguimos? Definido por metas especificas ¿Cuál es nuestro plan a seguir ? Definido en la implementación de estrategias para alcanzar metas

10 Planeación estratégica Formular las metas o los resultados educativos esperados Usar los resultados De la evaluación Evaluar Valoración Implementación Programa educativo Servicios de apoyo Funcionamiento administrativo Difusión Ajustes a los programas propósitos, funcionamientos y evaluación Establecer el propósito

11 Integración de paquetes

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13 Movilidad inteligente Académica Procesos de pregrado y posgrado

14 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja SIMCA Definir Identificar Sistema de Aseguramiento Continuo Desarrollar Implementar Interpretar Ajustar Objetivos Oportunidades de Medición Medios de Evaluación y Guías Evaluaciones directas e indirectas Análisis de Resultados Contenido, metodología y evaluación

15 Complejidad organizada.

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18 Composición geográfica de la Universidad 180.000

19 Zonas recreativas 22.696 m Zonas verdes 52.027 m Zonas sin patios ni 104.534 m Recreación Total área construida 179.257 m Estudiantes 11.500 Total área Unicauca 776.460 m (sin el Naya) 2 2 2 2 2

20 La Población Estudiantil de la Universidad del Cauca durante las décadas de los 90`s tuvo un aumento significativo en los niveles de pregrado y postgrado. Debido a lo anterior, en algunos casos, se dio de manera improvisada un crecimiento en las edificaciones existentes como respuesta al fenómeno de masificación estudiantil. Estudiantes en pregrado Planeación física

21 Infraestructura construida 6,5 m2 x estudiante Área libre 9,1 m2 x estudiante Número estudiantes 2009 – 77 hectáreas ??? Plan de desarrollo – 77hectáreas Infraestructura construida Área libre Número estudiantes Decisión

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24 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja Proyecciones de crecimiento Políticas académicas y estructura organizacional Planta física Diagnóstico

25 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja Encuestas a Directivos DiagnósticoRecopilación de información 2.2.1 Etapa I: Recopilación de información Proceso y Metodología del Diagnóstico Identificación de políticas y tasas de crecimiento Fichas de inventario de edificaciones Plano base del campus 1. Institucional 2. Técnica 3. Infraestructura

26 (1) Localización y entorno (1.1) Coordenadas (1.2)Topografía (1.3)Hidrología (1.4) Cobertura vegetal (1.6) Manzanas (1.7) Predios (1.8) Área ocupada en primer piso (1.9) Alturas (1.10) Usos (1.11) Transporte (1.12) Textos 2.2.1 Etapa I: Recopilación de información. Plano base2

27 Encuestas a Directivos DiagnósticoRecopilación de información 2.2.1 Etapa I: Recopilación de información Proceso y Metodología del Diagnóstico 1. Institucional 2. Técnica 3. Infraestructura Análisis de sistemas, redes y relaciones Percepción del campus Hoja de cálculo Indicadores de estado Indicadores de edificabilidad Estándares TALLER DE VISIONES Presentación de diagnóstico Sistema de información geográfica (SIG)

28 Y al final…todo es un problema de cómo integrar la Universidad a la ciudad…

29 DARCA Modernización Administrativa

30 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja PDI MISIÓN VISIÓN DESEMPEÑO INDICADORES EVALUACIÓN PRINCIPIOS PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES, APOYO PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES, APOYO PLANES UNIDADES /ACCIÓN MEJORAMIENTO ENCUESTAS ESTUDIOS PLAN DE MEJORA $ SEGUIMIENTO IMPLEMENTACIÓN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL TÁCTICA OPERATIVA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACIÓN

31 FACULTAD Medio Externo Cursos Programas Asesorías Investigación Básica Creación Artística Docencia Pregrado Maestría Doctorado Especializa Estrategia Relación con sus grupos de interés Procesos Organización Interna Organización Institucional Motivación del proyecto

32 Universidad Docencia, Investigación, Medio externo D E I OfertaDemanda P I D D I D Matriz Facultades Relación directa e inmediata Relación indirecta e institucional Servicios y soporte Respuesta Unidades académicas Unidades Administrativas Procesos – Organización - Cargos Coherencia Procesos – Organización - Cargos Arquitectura Institucional: diseño de procesos, relaciones, estructuras y cargos Motivación del proyecto

33 Objetivo Soportar la estrategia institucional y las estrategias asociadas (facultades) por medio del mejoramiento o diseño de la arquitectura institucional (procesos, estructura y cargos) ¿ La arquitectura institucional responde a las demandas de la(s) estrategia(s)? ¿ En donde pueden existir mejoras institucionales dado el entendimientos de la(s) estrategia(s)? Corresponden los costos operativos al desarrollo de la(s) estrategia(s)? La estructura y los cargos son adecuados con las demandas de la Institución y de las unidades ? Preguntas ProcesosEstructurasCargos

34 Definiciones propuestas Procesos Una serie de actividades que están lógicamente relacionadas, se realizan de manera repetitiva y logran un resultado especifico : Misionales Apoyo Salidas Misionales: Son los procesos esenciales de una institución de educación superior (docencia, investigación y relación sector externo) Estratégicos: Son aquellos que soportan la estrategia institucional (ej., Internacionalización, consecución de recursos) y que logran direccionar esfuerzos aislados Apoyo: Son los procesos necesarios para gestionar los recursos institucionales (tangibles e intangibles) y que soportan el desarrollo de la institución. Entradas Estratégicos

35 DEFINICIONES PROPUESTAS PROCESO PROCEDIMIENTOS MISIÓN VISIÓN ACTIVIDAD PLANEACIÓN EVALUACIÓN REPRESENTACIÓN DIRECCIÓN JEFATURA PROFESIONAL APOYO - SOPORTE CARGO COMPETENCIAS PERFIL JEFATURA PROFESIONAL APOYO - SOPORTE PROCESOSESTRUCTURA CARGOS PLANTA DE PERSONAL MODELO DE GOBIERNO

36 TRABAJO COLABORATIVO IMPLEMENTACIÓN Inventario de cargos y estructura Ineficiencias Requerimientos Mejoras M M E E A A Producto 1: Mejora en Apoyo Producto 2: Ajustes Misionales y Estratégicos Validación cargos y estructura Producto 4: Validación inventario Estructura Producto 8: Propuesta estructura Producto 8: Propuesta estructura DIAGNOSTICO VALORACIÓN Producto 9: Propuesta cargos Producto 9: Propuesta cargos Producto 3: Procesos documentados Producto 7: Requerimien- tos tecnológicos y documentales Producto 5: Validación inventario Cargos Producto 6: Matriz cargos y estructura Metodología de trabajo PDI 2010-2012 Direccionamiento Estratégico Facultades Inventario de procesos Mapeo de procesos

37 Institucional Contribuir a la efectividad institucional que soporte el ciclo de planeación – evaluación - mejoramiento Procesos Diseño de los procesos por medio del reconocimiento de las estrategias institucionales y de las unidades. Levantamiento, documentación y ficha de actividades para los procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Diseño de procedimientos ajustados a la estructura organizacional de cada unidad académica y administrativa que cumplan con la política de delegaciones institucionales y funciones propias de los cargos. Validación institucional de los indicadores que permitan realizar el seguimiento y el plan de mejora de los procesos Productos

38 Estructura organizacional: Definición de políticas y procedimientos para la creación y cambio de estructuras organizacionales. Articulación de procesos con estructura organizacional de cada una de las unidades académicas y administrativas Organigrama aprobado por la Rectoría y el Consejo Superior para cada una de las unidades académicas y administrativas de la Universidad Cargos: Revisión de los grupos ocupacionales y los cargos asociados con el fin de simplificar y estandarizar en lo posible las diferentes categorías. Definición de una plantilla de cargos en la Universidad Definición de cargos administrativos (objetivos, perfiles y competencias) de la Universidad. Productos

39 Esquema de trabajo con las unidades Decano Director Jefe de Depto. Jefatura Gestión humana: 3 personas de nivel jefatura. Empresa de consultoría: 3 personas (1 nivel jefatura, 2 nivel profesional) Gestión humana: 3 personas de nivel jefatura. Empresa de consultoría: 3 personas (1 nivel jefatura, 2 nivel profesional) División de Recursos Humanos Lideres o responsables de los procesos Apoyo en el levantamiento de los cargos Diligencian entrevistas Validan cargas Documentación existente Conocimiento de actividades que se realizan Se ajustan al cronograma institucional propuesto Lideres o responsables de los procesos Apoyo en el levantamiento de los cargos Diligencian entrevistas Validan cargas Documentación existente Conocimiento de actividades que se realizan Se ajustan al cronograma institucional propuesto Plan de trabajo Asigna un responsable (s) Validación de resultados Plan de trabajo Asigna un responsable (s) Validación de resultados Plan de trabajo Asigna un responsable (s) Validación de resultados Plan de trabajo Asigna un responsable (s) Validación de resultados Dirplan Coordinador de procesos 3 profesionales Coordinador de procesos 3 profesionales

40 PROGRAMAS CONDUCENTES A TÍTULO INVESTIGACIÓN SELECCIÓN Y ADMISIÓN DISEÑO Y SEGUIMIENTO CURRICULAR ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE SEGUIMIENTO A EGRESADOS APOYO AL SECTOR EXTERNO PROGRAMAS NO CONDUCENTES A TITULO Consolidación BIENESTAR RETENCIÓN DE ESTUDIANTES RECURSOS TALENTO HUMANO SOSTENIBILIDAD DE PROFESORES JURÍDICA PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE APOYO ENTRADAS SALIDAS GESTIÓN - EFICIENCIA INSTITUCIONAL RELACIONES EXTERNAS E INTERNAS INTER- NACIONALIZACIÓN CONSECUCIÓN DE RECURSOS RESPONSABILIDAD SOCIAL PROCESOS ESTRATÉGICOS CADENA DE VALOR DE LA UNIVERSIDAD (Aprobado Comité de Dirección) Posicionamiento PLANEACIÓN, ASEGURAMIENTO Y EVALUACIÓN BACHILLERES CAMBIOS TECNOLÓGICOS PROBLEMAS DE INTERÉS REQUERIMIENTOS SECTOR PUBLICO O PRIVADO EXIGENCIAS DE LA GLOBALIZACIÓN PROFESIONALES PROFESIONALES ADAPTABLES MAGÍSTERES DOCTORADOS PUBLICACIONES Y PATENTES PRODUCTOS DE ASESORÍA PROFESIONALES ACTUALIZADOS CONSOLIDACIÓN PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTOVISIBILIDAD Posicionamiento PROPUESTA SOLUCIÓN -PRESENCIA POSICIONAMIENTO CURSOS RECURSOS TIC INFRAESTRUCTURA LABORATORIOS BIBLIOTECA FINANCIEROS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS IMPACTO BÁSICOAPLICADO INNOVACIÓN GOBIERNO Y GESTIÓN # (%) Total de Procesos #(%)

41 Proceso general Elementos generales Elementos internos Componentes por actividad Evaluación y mejoramiento Número Descripción Normatividad Documentos Obligatorios Responsable Procedimiento interno Documentos internos Entrada Salida Proveedor Clientes IndicadorReferencia Plan de Mejoramiento Lo definido: procesos

42 El principal activo de la universidad son sus profesores y es necesario garantizar su información académica y personal. Premisas básicas Archivar “Snies” “Simca” Recursos Humanos Reportar Administrar Actualizar Evaluación y mejoramiento Roster

43 Formato de títulos académicos Título obtenido en el idioma Español. Nivel equivalente al título Nombre de la institución o Universidad en la que obtuvo el título. País donde se obtuvo el título Fecha de obtención del título. Breve descripción de los criterios y áreas por las cuales estaría habilitado. Cantidad de filas por cantidad de títulos obtenidos Firma y datos del Director de Departamento o Decano

44 Ejemplo: Formato de títulos académicos

45 Proceso

46 Ficha técnica Proceso

47 Estudios universitarios

48 Otras calificaciones Proceso

49 MEDIR PARA APRENDER MEDIR PARA DECIDIR NO MEDIR POR MEDIR Las medidas de cambio deben basarse en la definición de indicadores, dando cuenta a su vez del desempeño de las unidades académicas y administrativas de la Universidad

50 2012 Debe Existir un paquete GESTIÓN Toma de Decisiones Gestión

51 En la medida de las áreas que demuestran el comportamiento critico (indicadores denominados como “signos vitales”, ej. Escolaridad) de los cambios que demuestran éxito o cumplimiento de la visión. Por lo tanto la evaluación es en este contexto misión-visión Cambio

52 Atributo que demuestra que tiene unas condiciones adicionales a las normales o promedio; esta se analizará a la luz de: Calidad en la organización del liderazgo medida de la calidad de la dirección y el soporte que se provee en la revisión de las unidades. Calidad en la estructura organizacional, medida de cómo el diseño organizacional y la gobernabilidad evidencian la transformación mejora organizacional. Calidad en la relación con terceros, asegurando que la cadena de sea efectiva y entregue los productos esperados. Calidad en la vida laboral, es la medida que mide la aptitud y percepción de la calidad en la experiencia de trabajo y en el espacio de trabajo. Calidad en los procesos medida del tiempo del ciclo, de los costos, de los desperdicios, reproceso, y las actividades que conforman los procesos Calidad

53 Innovación en la organizacional que es la medida de la cultura del aprendizaje y medida de cambios creativos que potencian y proveen un cambio organizacional Efectividad, demuestra que los resultados obtenidos son los resultados esperados por los grupos de interés. Productividad, en a relación entre los resultados (productos, servicios e información con los insumos consumidos. Eficiencia es la medida de cómo usa los recursos y se llama la medida de costos y beneficios de la calidad de la gestión Satisfacción de los grupos de interés Sostenibilidad financiera

54 Perspectivas de evaluación Direccionamiento Sostenibilidad financiera Responsabilidad social Competitividad y capital organizacional Interna Grupos de interés Referenciación

55 Sostenibilidad Financiera: Valora el desempeño financiero para examinar la sostenibilidad económica de la Universidad. Responsabilidad Social: Evalúa el cumplimiento de las responsabilidades frente a la Sociedad. Capital Organizacional y Competitividad: Analiza variables que determinan la permanencia, crecimiento y sostenibilidad del negocio, creatividad e innovación en la respuesta al entorno y crecimiento de la organización. Interna: Mide la eficiencia y eficacia de los procesos internos que facilitan el funcionamiento de la Universidad. Grupos de Interés: Permiten a la Universidad visualizar el impacto y la aceptación de los procesos desde el punto de vista del cliente tanto interno como externo. Referenciarían: Permite a la Universidad medirse y evaluarse con respecto a los “competidores” y ante instituciones con sus mismos intereses (benchmarking).

56 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja

57 De acuerdo a las seis clases de perspectivas de evaluación se asociaron cuatro tipos de indicadores con los cuales se medirán y se hará el seguimiento de los planes y medirán los procesos para facilitar el mejoramiento continuo de la Universidad. INDICADORES Apreciación Operativos Productividad Impacto Tipos de indicadores Monitorean y miden el desempeño de los macroprocesos. Hacen un seguimiento a las estrategias utilizadas por cada una de las Unidades y como estas repercuten en el resultado final del macroproceso. Siguiendo la estructura actual, los indicadores de productividad muestran el valor que se agrega en el desarrollo de un proceso. Monitorean y regulan el resultado y desempeño de los procesos, desde la perspectiva del cliente. Monitorean y controlan los procesos y actividades compartidas entre las diferentes Unidades (indicadores transaccionales).

58 SISTEMA DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO ESTUDIANTES EGRESADOS PROFESORES INVESTIGACIÓN PROGRAMAS INGRESOS EGRESOS INSTITUCIONAL HUMANA INFRAESTRUCTURA TICS BIBLIOTECA SEGURIDAD DOCUMENTAL ACADEMICA FINANCIERAGESTIÓN S.PLANEACIÓN PDI TACTICA OPERACIÓN “Accountability” COBERTURA SERVICIO CALIDAD Sistema de monitoreo y seguimiento

59 COMPONENTESVARIABLES Académica Programas TIPO# de programas por tipo Duración# DE SEMESTRES Títulos# DE GRADOS Investigación Básica # DE ARTÍCULOS INDEXADOS Aplicada$ INGRESOS Profesores Composición# DE PROFESORES DE TCE Escolaridad # PROFESORES CON TÍTULOS DE POSGRADO Carga# DE CURSOS Evaluación y compensacióncriterios Estudiantes Cantidad# DE ESTUDIANTES Ingresocriterios Desarrollocurrículo Evaluacióncriterios Financiera Ingresos Fuentescomposición Endeudamiento% DE DEUDA Egresos Operación% DE COSTOS Inersión% DE INVERSIÓN Gestión Desarrollo organizacional Estructura# DE EMPLEADOS Cargos# DE SERVICIOS Capacidad instalada Infraestructura y planta física # DE METROS CUADRADOS Tecnología# DE EQUIPOS Recursos bibliográficos# DE TÍTULOS Bienestar# DE PROGRAMAS Variables

60 Programas Investigación ProfesoresEstudiantesIngresosEgresos Desarrollo organiza Capacidad instalada Efectividad Eficacia Eficiencia Participación Competencia Oportunidad Productividad Composición Productividad D i m e n si o n e s e st r a t é gi c a s Retención Elección gobierno Reconocimiento Sistema de monitoreo y seguimiento

61 STAKEHOLDERS SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACIÓN AUTOEVALUACIÓN MISIÓN VISIÓN PLAN Dimensión 1 Dimensión 2 Dimensión 3 GOBERNABILIDAD INTERNA AGENTES DE DECISIÓN NORMATIVA PARTICIPACIÓN PROGRAMAS INVESTIGACIÓN PROFESORES ESTUDIANTES INGRESOS EGRESOS FONDO PATRIMONIAL DESARROLLO ORGANIZACIONAL CAPACIDAD INSTALADA ACADÉMICAFINANCIERAGESTIÓN I I I I I I I I I I I I I I I I I I EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD INFORMACIÓN COBERTURA CALIDAD POLÍTICAS PERTINENCIA RECONOCIMIENTO SANCIONES INCENTIVOS ACC OUN TABI LITY RESPONSABILIDAD TRANSPARENCIA O B JE TI V O S m et a s ELECCIÓN DEBERESDEBERES DEBERESDEBERES ARQUITECTURA INSTITUCIONAL ESTRUCTURA DE DECISIONES SISTEMA DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO

62 Conocimiento Avanzado Tarjeta Inteligente

63 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja {tab=Tecnología} Tarjeta inteligente sin contacto (TISC): es una tarjeta que en su interior se compone de un chip, en donde se almacenan datos (información del usuario, etc.) y una antena que permite la comunicación con los lectores instalados en los torniquetes. Al paso de una tarjeta por el lector, este realiza una lectura y confirmación de los datos y permite el paso por el torniquete {tab=Beneficios} Mayor rapidez en la entrada por torniquetes. Mayor rapidez en el tiempo de la carga de la tarjeta. Posibles convenios comerciales para acceso a servicios, productos y a otros medios de transporte. Todo con la misma tarjeta. {tab=Perfiles} Una tarjeta inteligente sin contacto (TISC), que tiene la posibilidad de almacenar dinero para realizar el pago de las tarifas de transporte, se definieron los siguientes grupos tarifarios: Personalizado: Usuario que registra sus datos personales en Cívica y recibe una tarjeta personalizada (con foto, nombre y número de identificación). No tendrá ningún valor en la primera emisión.

64 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja Movilidad inteligente Universidad InteligenteParqueadero Inteligente Acceso InteligenteSalud Inteligente

65 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja Universidad Inteligente Monedero Electrónico Automatización de recaudo en los parqueaderos Historias clínicas dentro de la Tarjeta Controles de Acceso Prestamos de equipos audiovisuales y de laboratorios, entre otros.

66 Salud Inteligente Datos Personales: Nombre, cédula, etc. Dirección de residencia, teléfono Edad Sexo Tipo de sangre Alergias que sufre Enfermedades y operaciones sufridas Medicinas permanentes Condiciones médicas previas Historia de las últimas consultas Historia de las últimas prescripciones Médico que lo atendió Hora de atención Información de contactos de emergencia Información de póliza de seguro Estatus como donante de órganos, entre otros.

67 Sistemas de pagos electrónicosUnidad de caja ¡El mejor académico no es el mejor gestor Universitario!