INFORMÁTICA MÉDICA I Semana 6.

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1 INFORMÁTICA MÉDICA I Semana 6

2 Tema 3: Tratamiento de datos y/o información.
Cálculos básicos. Las fórmulas. Representación gráfica de datos. Impresión de tablas y gráficos. Importación y exportación de datos. Creación de tablas dinámicas.

3 Objetivos Recuperar datos a través de un tabulador electrónico.
Presentar gráficamente los datos de una tabla.

4 Fórmulas y Funciones

5 Operadores más utilizados.
+ SUMA - RESTA * MULTIPLICA / DIVIDE = IGUAL QUE > Comparación MAYOR QUE < Comparación MENOR QUE

6 Fórmulas y Funciones Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.

7 Fórmulas y Funciones Fórmula: Es una ecuación o regla que relaciona objetos matemáticos o cantidades. Retomemos el ejemplo de la actividad orientadora anterior: 1 2 4 3

8 Retomemos los datos del ejemplo de la actividad orientadora anterior, pero para obtener el promedio:
Para ello, primero sumamos los datos 1 2 3

9 Después dividimos el resultado obtenido de la suma, entre el total de datos disponibles, en este caso son dos datos, por ello dividimos entre 2. 1 2 Observe que la sumatoria de los datos se encierra entre paréntesis (), esto se hace con el objetivo de indicar un orden de prioridad que no afecte las operaciones aritméticas, puesto que la sumatoria debe hacerse previo a la división entre 2. 3

10 Fórmulas y Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel 2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. Veamos el ejemplo anterior donde calculamos el promedio de los datos con una fórmula, pero ahora lo haremos por medio de la función PROMEDIO.

11 2 1 3 Para insertar una función, nos colocamos en la celda, donde deseamos obtener el resultado y nos desplazamos hacia la barra de funciones. Se obtiene la ventana “Insertar función”.

12 2 4 1 3 Se presiona la saeta del menú desplegable que se encuentra a la izquierda de donde dice “O seleccionar una categoría”, y se obtiene el resultado que se aprecia en pantalla. En dicho menú vamos a seleccionar la opción “Todas”.

13 4 5 1 2 3 Una vez que se selecciona la opción “Todas”, se escoge dentro de esta “Promedio” y se da clic en el botón “Aceptar” aparece la ventana “Argumentos de función”. Se presiona el botón y se selecciona el rango de celdas, donde se encuentran los datos a los que se les va a calcular el promedio. 6

14 1 2 4 5 3 7 6 Al volver a presionar el botón se retorna a la ventana “Argumentos de función” se observa el rango de celdas, que se seleccionó y los datos que se están utilizando para los cálculos (4,8). Un poco más abajo se observa el resultado propuesto (6). Una vez que se escoge el botón “Aceptar” hemos concluido y se obtiene el resultado que observamos, en la figura de la derecha.

15 1 2 En esta lámina podemos observar el resultado del cálculo que es 6 y también se detallan los argumentos de la función. Como podemos apreciar se escribe en la celda el signo “=“, la función “PROMEDIO”, se abren “()” y en el interior de los paréntesis, se escribe el rango de los datos “D3:E3”. O sea “=PROMEDIO(D3:E3)”.

16 GRÁFICOS

17 GRÁFICOS Son de gran utilidad en la práctica médica para mostrar los resultados de nuestro trabajo y/o investigaciones visualmente. Los gráficos permiten analizar e interpretar rápidamente los datos y/o informaciones estadísticas.

18 Pasos para construir un gráfico en Excel.
Seleccionar la tabla que da origen al gráfico. Definir el tipo de gráfico a utilizar, por ejemplo: barras simples, pastel u otro. Definir los datos que corresponden al eje horizontal (Variable) y al eje vertical (Frecuencia). Construir el gráfico, puede auxiliarse por el asistente.

19 Realización de gráficos
Realización de gráficos. Por ejemplo, realice un gráfico a partir de los siguientes datos.

20 Pasos para construir un gráfico en Excel.
Seleccionar el rango de datos del gráfico. (B5 a C9). Observe que no se incluye el total ni el título de la tabla, pero sí los títulos de las columnas con los datos. 3 1 2

21 Pasos para construir un gráfico en Excel.
Mantiene seleccionado el rango de datos a utilizar para el gráfico. Después se da clic en la opción del asistente para gráficos de la barra de herramientas estándar. 2 1

22 Por medio del asistente se selecciona el tipo de Gráfico, en este caso el de columna agrupada con efecto 3D. Tenemos el paso 1 de 4. 3 1 2

23 Una vez seleccionado el tipo de gráfico, se da clic en Siguiente.
1 2 3

24 Observe que si lo desea puede variar el rango de los datos
Observe que si lo desea puede variar el rango de los datos. Vemos que tenemos las series en columnas, el gráfico representa esos datos. Este es el paso 2 de 4. Se da clic en Siguiente 4 3 1 5 2

25 Este es el paso 3 de 4. Aquí vemos que está seleccionada la pestaña Títulos y colocamos el título del gráfico. Además los nombres de los ejes de categorías (horizontal o de las x) y el de valores (vertical o de la z). 2 1 3 4

26 En la pestaña “Líneas de división” le quitamos la marca a las líneas de división principales del eje de las categorías (x) y se dejan las del eje de valores (z) y se modifica el gráfico como aparece en pantalla. 1 3 2

27 Como vemos desaparecen las líneas de división principales del eje de valores (z).
1 2

28 En la pestaña de “Leyenda” la marca en “Mostrar leyenda” permite que se pueda visualizar la leyenda. Si esta marcada el resultado es el que se observa en lámina. Si desmarcamos “Mostrar leyenda” desaparece la misma, como se puede observar en diapositiva que sigue a esta. 1 2 3 1 2 3

29 Como podemos apreciar ya no se ve la Leyenda
Como podemos apreciar ya no se ve la Leyenda. Ahora seleccionamos la pestaña “Rótulos de datos”. Observemos la casilla de Valor, que esta desmarcada y por ello en el gráfico no se aprecian los datos de las barras. 2 3 4 1

30 Marcamos la casilla Valor y los datos aparecen en la parte superior de los rectángulos o barras del gráfico. 1 2 Seleccionamos el botón Siguiente y vamos al último paso para la construcción de un gráfico en Excel.

31 En el 4to paso del Asistente seleccionamos colocar el gráfico “En una hoja nueva”, lo nombramos el sistema por defecto le asigna el nombre de “Gráfico1”, y por último presionamos el botón “Finalizar”. 1 2 3 4

32 Así es como queda el gráfico en Excel
Así es como queda el gráfico en Excel. A este gráfico se le pueden cambiar el tipo de letra, los colores de las barras, el tamaño de las letras (fuente), el fondo, las líneas de los ejes, entre otras para personalizar el gráfico y resaltar lo que deseemos.

33 IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

34 Importación y exportación de datos
Al importar datos, no tiene necesidad de volver a escribir los datos que desea analizar en Microsoft Excel. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

35 Importar bases de datos y ficheros.
Para importar datos a Excel desde la mayoría de los orígenes de datos, puede elegir Obtener datos externos en el menú Datos, hacer clic en Obtener datos externos y, a continuación, elegir los datos que desea importar en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.

36 IMPORTAR 1 2 3 Para importar datos procedentes de otras fuentes se presiona el botón “Datos”, en la barra de menús, se escoge la opción “Obtener datos externos” y dentro de este se selecciona “Importar datos…”.

37 1 Aparece la ventana que vemos. El Asistente para la conexión de datos, disponible al hacer clic en Nuevo origen en el cuadro de diálogo “Seleccionar archivos de origen de datos”, permite importar datos externos no disponibles en el cuadro de diálogo “Seleccionar archivos de origen de datos”.

38 1 2 Damos un clic sobre la saeta de menú desplegable que aparece a la izquierda de “Buscar en” y aparece la posibilidad de seleccionar donde se encuentran ubicados los datos que deseamos importar.

39 3 1 2 Seleccionamos la opción tipo de archivo y se nos despliega el menú que tiene la misma, seleccionamos “Todos los archivos de datos” y nos aparecen en pantalla los que se encuentran en la localización de “Nueva carpeta”, previamente seleccionada.

40 1 Seleccionamos un archivo en este caso una base de datos, diseñada con Access, que se ha confeccionado para este curso y se titula “Defunciones año 2008”.

41 1 2 3 4 Aparece el siguiente cuadro de diálogo, titulado “Seleccionar tabla”, que nos invita a escoger la tabla que vamos a importar, y nos muestra las disponibles. Seleccionamos “DEF-SSA08”. Presionamos el botón “Aceptar”.

42 1 2 4 3 Aparece la ventana titulada “Importar datos”, que interroga respecto a la ubicación de los datos por defecto trae seleccionado “Hoja de cálculo existente”, se escoge el lugar donde se desean colocar los datos y se presiona “Aceptar”.

43 1 2 Podemos apreciar el resultado de la importación de los datos y una barra de herramientas para el control de dichos datos denominada “Datos externos”, la que nos permite actualizar los datos importados desde su fichero de origen.

44 1 Nuestros datos se pueden guardar o exportar hacia otros formatos, mediante la opción “Guardar como”, disponible en el menú “Archivo” de la barra de menú.

45 EXPORTACIONES 1 1 1 Uno de los formatos de salida de la opción “Guardar como tipo:” es el de páginas web o html.

46 2 3 4 1 Seleccionamos el tipo de formato como lo vamos a guardar (página web), el lugar donde se va a guardar (Nueva carpeta). Le asignamos un nombre al nuevo fichero y presionamos el botón “Guardar”.

47 2 1 El resultado lo podemos apreciar en pantalla donde se observa la página web creada con extensión del archivo html.

48 Veamos el gráfico que construimos en Excel al inicio de la clase
Veamos el gráfico que construimos en Excel al inicio de la clase. Ahora podemos copiar el gráfico de Excel y pegarlo en una diapositiva de Power Point, o en un documento de Word u otro. Esta es otra forma de exportar los resultados del trabajo con Excel.

49 TABLAS DINÁMICAS

50 Creación de tablas dinámicas
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos de origen, entre otras posibilidades.

51 Creación de tablas dinámicas
Primero Ud. debe pensar lo que desea obtener, para lo que le recomendamos que diseñe previamente la tabla que espera tener como resultado final. Le proponemos utilizar un archivo en Excel titulado “Defunciones”, disponible en el CD “Guía de estudio”, para desarrollar un ejemplo. Este archivo se obtuvo como resultado de la exportación de los datos de la base de datos de “Defunciones”, también disponible en el CD “Guía de estudio” y del proceso de decodificación de esos datos explicado con anterioridad.

52 Los datos contenidos en el fichero “Defunciones” se pueden observar en esta lámina.

53 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Le proponemos visualizar la distribución de frecuencias del Año de Nacimiento de las defunciones acorde al Sexo. Se previsualiza la tabla deseada, que pudiera ser así y procedemos a su confección. Año de Nacimiento Sexo Masculino Femenino No Precisado Total

54 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Antes de iniciar el trabajo se deben depurar y preferentemente decodificar los datos contenidos en la lista, a este fichero ya le realizamos esos procesos. Por otra parte los encabezados de columna de la hoja de cálculo, deben estar bien definidos porque se convertirán en campos de la lista de campos.

55 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Para iniciar el proceso seleccionamos la opción “Datos”, en la barra de menús y activamos el “Asistente” para “Informe de tablas y gráficos dinámicos”. El asistente utilizará los datos contenidos en una lista de Excel o en una base de datos. 1 2

56 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

57 Aparece la ventana del Asistente que nos va conduciendo
Aparece la ventana del Asistente que nos va conduciendo. Respecto al origen de los datos usualmente utilizamos la 1ra opción y el informe en este caso es una tabla dinámica (también la 1ra opción). En ambos casos esta predeterminada la respuesta y solo debemos presionar el botón de Siguiente. 1 2 3

58 Aparece la ventana que muestra el 2do paso del Asistente
Aparece la ventana que muestra el 2do paso del Asistente. El objetivo de este paso es seleccionar los datos a utilizar. Para ello se presiona el botón (Contraer diálogo), en la parte izquierda de la ventana. 1 2

59 Se muestra la siguiente ventana, que permite ingresar a la hoja de cálculo y seleccionar el rango en que se encuentran los datos a utilizar. 1 2 3

60 Una vez seleccionados los datos a utilizar aparece el rango seleccionado, en la ventana del Asistente y se presiona el botón “Siguiente”. 1 2 3

61 Aparece la ventana final del Asistente se selecciona donde colocar el resultado, predeterminado propone en una hoja nueva, y se presiona el botón “Finalizar”. 1 2 3

62 Creación de tablas dinámicas (Cont)
El Asistente preparará un área de diseño para crear un informe de tabla dinámica. Utilizará todos los datos contenidos en la lista (de Excel o de Access u otra). Colocará el área de diseño del informe en una nueva hoja de cálculo.

63 Resultado del proceso realizado de creación de la tabla dinámica en una hoja de cálculo nuevo.

64 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica: (La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido.

65 Creación de tablas dinámicas (Cont)
También aparece el cuadro “Lista de campos de tabla dinámica” que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrando el campo sobre la zona deseada.

66 Creación de tablas dinámicas (Cont)

67 Creación de tablas dinámicas (Cont)
La Lista de campos de tabla dinámica contiene los nombres de las columnas del origen de datos (las defunciones), en nuestros datos: Año de nacimiento, Sexo, Nacionalidad, Estado civil, Escolaridad y Necropsia. Cada una de las columnas de datos de origen se ha convertido en un campo con el mismo nombre. Para crear una vista de tabla dinámica de los datos se debe arrastrar los campos desde la lista de campos hasta el área de diseño.

68 Creación de tablas dinámicas (Cont)
De igual forma podemos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la barra Tabla dinámica.

69 Área de diseño de la tabla dinámica en la que colocar los elementos.
2 Utilice las áreas de colo-cación para controlar la organización del informe. 1 Lista de campos de tabla dinámica desde la que arrastrar los elementos.

70 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Ahora es el momento de encajar las piezas. Supongamos que su primera pregunta es: ¿Cuántas personas nacidas el año 1901 han fallecido del sexo femenino y cuántas del sexo masculino? Para conocer la respuesta utilizaría el campo “Año de nacimiento” de la lista de campos y el campo “Sexo” para presentar la cantidad defunciones que nacieron en ese año.

71 4 2 3 1 El área de diseño está dividida en cuatro áreas de colocación independientes señaladas en las que puede arrastrar y colocar los campos desde la lista de campos. El área de diseño se convertirá en su informe de tabla dinámica.

72 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Las etiquetas de las áreas de colocación le indican dónde situar los datos para mostrarlos con una orientación específica. Por ejemplo, si deseara arrastrar el campo “Año de nacimiento” al área etiquetada como Coloque los campos de fila aquí, por ejemplo, vería una fila por cada Año de nacimiento en que tenemos registradas defunciones y la cuenta de la cantidad que cumple esa condición. Si arrastrara el campo “Sexo” y lo colocara en el área etiquetada con Coloque los campos de columna aquí, obtendría una columna que cuenta la cantidad de defunciones según el sexo.

73 1 2 3 Seleccionamos el campo “Año de nacimiento”, lo arrastramos y situamos en el área que dice “Coloque campos de filas aquí” y obtenemos el resultado que vemos en pantalla .

74 1 2 Seleccionamos el campo “Sexo”, lo arrastramos y situamos en el área que dice “Coloque campos de columna aquí” .

75 1 Se obtiene el resultado que vemos en pantalla, o sea los valores que adquiere el campo sexo en estos datos que son: Femenino, Masculino y No precisado).

76 1 2 La tabla dinámica cuenta el total de datos del campo que se ubique en el área de colocación “Coloque datos aquí”, independientemente de los valores que adquiera dicho campo. Este conteo responde al total de registros que cumplen con la condición que se expresa en las áreas de filas y columnas. En este caso “Año de nacimiento” y “Sexo”. De lo que se desprende que el campo que utilicemos para colocar en el área de “Coloque datos aquí” no debe contener campos vacíos, porque daría error el conteo. O sea faltarían valores y el total no coincidiría con la cantidad total de registros que tenga el documento.

77 1 2 Seleccionamos el campo “Estado civil”, lo arrastramos y situamos en el área que dice “Coloque datos aquí”.

78 1 Cuando soltamos el campo “estado civil”, en el área de colocación nombrada “Coloque datos aquí”, se obtiene el resultado numérico que vemos en pantalla.

79 1 La tabla dinámica cuenta la cantidad de datos según los campos ya establecidos en la tabla. En este caso Año de nacimiento por las filas y Sexo por las columnas.

80 1 2 En pantalla se puede observar la parte inferior de la tabla dinámica confeccionada, que se corresponde con los años de nacimiento más recientes y los totales de las columnas, o sea del sexo y del total general de defunciones.

81 Creación de tablas dinámicas (Cont)
El informe de tabla dinámica resume las filas de información de los registros, que contiene el archivo en Excel, para conocer inmediatamente un resumen de los principales datos de las defunciones. Puede utilizar la información como mejor le parezca: mostrarlo a otras personas, copiarlo en un documento de Word o publicarlo en una página Web.

82 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Para obtener las respuestas a otras preguntas con tanta facilidad y rapidez, puede arrastrar otros campos al área de diseño. O también puede ordenar los datos o utilizarlos dinámicamente colocando campos en las columnas o en las filas para mostrar distintas relaciones existentes entre ellos simplemente arrastrando los campos desde una área de colocación a otra. También aplicando los filtros correspondientes. A continuación veremos algunos ejemplos, con los mismos datos.

83 1 2 En la ventana de la “Lista de campos de tabla dinámica” se puede observar en la parte inferior el botón “Agregar a:” y a su izquierda aparece una saeta de menú desplegable…

84 3 2 4 1 Cuando se presiona la saeta se despliega el menú que se observa en lámina, escogemos la opción “Área de filas”, seleccionamos el campo “Nacionalidad” y presionamos el botón “Agregar a:”.

85 3 2 1 El resultado es el que se observa en pantalla. Podemos ver la cantidad de defunciones según año de nacimiento, nacionalidad y sexo.

86 1 En esta lámina se puede observar la parte final de la tabla dinámica resultante, con los totales.

87 1 Observe que los campos que están en uso en la tabla dinámica se pueden distinguir de los que no están en uso porque aparecen en negritas en pantalla.

88 1 2 Para filtrar por un campo determinado presionamos la saeta de menú desplegable, que aparece a la derecha del campo, y se observan los valores que tiene ese campo, en este caso Extranjero y Nacional.

89 1 Se presiona la marca que aparece a la izquierda de los valores del campo para visualizar u ocultar, esos valores. En este caso deseleccionamos Nacional y sólo quedan filtrados los valores correspondientes a defunciones de Extranjeros.

90 1 Observe como queda la tabla con los valores correspondientes a defunciones de Extranjeros.

91 1 En esta lámina se puede observar la parte final de la tabla dinámica resultante, con los totales filtrados con las defunciones de los Extranjeros, según año de nacimiento y sexo.

92 2 1 3 Observe la tabla, ahora presionemos el botón “Mostrar detalles”, ubicado en la barra de herramientas de “Tabla dinámica”. Como puede apreciar aparecen todos los valores posibles de los campos.

93 1 2 3 Observe la tabla, ahora presionemos el botón “Ocultar detalles”, ubicado en la barra de herramientas de “Tabla dinámica”. Como puede apreciar desaparecen los detalles que se observaban de la información.

94 1 Una forma de agregar mayor nivel de detalle a la información puede ser añadir el campo “Necropsia” a las filas. Así podemos saber a cuántos extranjeros o nacionales se les realizó Necropsia, según su Año de nacimiento y sexo. El resultado se puede observar en la lámina.

95 1 1 Decidimos excluir de nuestro estudio las defunciones que no tienen “Año de nacimiento” precisado. Por tanto presionamos la saeta del menú desplegable que aparece a la izquierda del campo se observan todos los años y se desmarca el de Año de nacimiento sin precisar (0000).

96 1 El resultado de excluir las defunciones que no tienen “Año de nacimiento” precisado o sea 0000, es el que se observa en pantalla.

97 Eliminar tablas dinámicas
Eliminar una tabla dinámica. Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botón derecho del mouse y seleccionar Eliminar del menú contextual.

98 Actualizar datos en tablas dinámicas
1 2 3 Observe en la tabla que tenemos registradas 7 defunciones de extranjeros con Año de nacimiento no precisado, de los cuales los 7 eran hombres y a 4 se les realizó Necropsia y en 3 no se precisa.

99 1 Los datos que dieron origen a la tabla dinámica se encuentran en la hoja de cálculo denominada “Datos”. Si filtramos las 7 defunciones de extranjeros con Año de nacimiento no precisado.

100 1 Ahora filtramos las 7 defunciones de extranjeros con Año de nacimiento no precisado.

101 1 Vemos que quedan 3 registros de defunciones de extranjeros con Año de nacimiento no precisado. Vamos a seleccionar y marcar las filas, correspondientes a estas 3 defunciones.

102 1 Damos un clic derecho para que se muestre el menú contextual y seleccionamos la opción “Eliminar filas” de los registros de defunciones de extranjeros con Año de nacimiento no precisado.

103 1 Cuando se retira el filtro de “Necropsia”, vemos que sólo nos quedan los registros de defunciones de los extranjeros con Año de nacimiento no precisado y Necropsia realizada.

104 1 Cuando retornamos a la hoja de cálculo titulada “Resumen”, donde esta ubicada la tabla dinámica que diseñamos, observamos que se mantienen igual los datos, o sea se mantienen visibles los 3 registros de extranjeros con Año de nacimiento y Necropsia no precisada.

105 2 1 Presionamos el botón “Actualizar datos”, disponible en la barra de herramientas “Tabla Dinámica”.

106 1 Observe el resultado los 3 registros de defunciones de extranjeros con Año de nacimiento y realización de Necropsia no precisado han desaparecido, puesto que fueron eliminadas las filas que contenían dicha información.

107 Mostrar la barra de herramientas de tabla dinámica
1 Demos un click en un punto cualquiera fuera del área de la tabla dinámica.

108 1 2 Damos un clic derecho, en un punto cualquiera fuera del área de la tabla dinámica, para que se muestre el menú contextual o alterno. Observemos las opciones que muestra.

109 1 2 Ahora demos un clic derecho, dentro del área de la tabla dinámica, para que se muestre el menú contextual y observemos que ahora se muestran las opciones propias de la tabla dinámica.

110 1 Para imprimir este documento, vamos a ver primero la vista previa del mismo, para observar cuál sería el resultado de su impresión. Para ello podemos presionar el icono correspondiente a “Vista previa”, disponible en la barra de herramientas.

111 IMPRESIONES

112 Configurar página para imprimir
1 2 Seleccionamos la opción “Configurar” y nos aparece la ventana que podemos apreciar en pantalla, que se utiliza para configurar la página o documento a imprimir.

113 2 1 3 Seleccionamos el tipo de hoja en que vamos a imprimir, en la opción “Tamaño del papel”, presionando la saeta de menú desplegable que aparece a la izquierda de la opción, se despliega el menú y aparecen las opciones, el tamaño de papel más común para oficinas es el de carta, lo seleccionamos.

114 1 Observe el botón “Zoom”, de la vista previa, el mismo nos permite aumentar o disminuir el tamaño de la imagen del documento a imprimir para poder apreciar los detalles del documento o verlo todo de conjunto.

115 Márgenes para impresión
1 Como parte de la preparación del documento para su impresión vamos a ajustar los márgenes del mismo para facilitar que la información no sobrepase una página en sentido horizontal, para ello presionamos el botón titulado “Márgenes”.

116 1 Observe el resultado de presionar el botón “Márgenes”, vemos en los extremos laterales, superior e inferior del documento los márgenes. Con la peculiaridad que los mismos pueden ser ajustados manualmente arrastrándolos en un sentido u otro.

117 1 2 Observe que al ajustar los márgenes, también se redujo el número de hojas a imprimir a la mitad, de 32 a 16, en el presente formato.

118 1 Damos un clic derecho para que se muestre el menú contextual y seleccionamos la opción “Eliminar filas” de los registros de defunciones de extranjeros con Año de nacimiento no precisado.

119 2 1 Esta es la primera página del informe de tabla dinámica a imprimir. Observe los encabezados de los datos de las columnas, que nos permiten determinar con exactitud el significando de esos datos.

120 2 1 Esta es la segunda página del informe de tabla dinámica a imprimir. Observe que se perdieron los encabezados de los datos de las columnas, lo que nos obliga a memoriza con exactitud los nombres de cada columna o regresar atrás para consultarlos.

121 1 3 2 Damos un clic en la opción “Archivo” de la barra de menú, aparecen las opciones que vemos en pantalla. Se selecciona la opción “Configurar página”.

122 1 2 3 4 5 Aparece la ventana de “Configurar página”, en la misma seleccionamos la pestaña “Hoja” y en ella escogemos la opción “Repetir filas en extremo superior”, se presiona el botón que nos permite acceder a la hoja de cálculo y en la misma seleccionamos la fila que contiene los encabezados o títulos de las columnas. El resultado se ve en pantalla.

123 2 1 Observemos el resultado en la hoja 2 del documento, de las acciones realizadas, ya aparecen los encabezados de las columnas.

124 En la actividad orientadora pudimos estudiar la forma en que se confeccionan los gráficos y las tablas dinámicas y sus potencialidades para resumir los datos. También vimos la forma de importar y exportar datos con un tabulador electrónico, así como la impresión de tablas.

125 En la próxima actividad orientadora veremos los contenidos relacionados con los Sistemas de Gestión de Bases de Datos.