CONTROL DE GESTIÓN (6) UNIVERSIDAD ARTURO PRAT Departamento de Auditoría y Sistemas de Información Iquique - Chile * ANALISIS DOFA. * PROCESO DEL CONTROL.

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2 CONTROL DE GESTIÓN (6) UNIVERSIDAD ARTURO PRAT Departamento de Auditoría y Sistemas de Información Iquique - Chile * ANALISIS DOFA. * PROCESO DEL CONTROL DE GESTION, MEDICIONES.

3 El Análisis DOFA DOFA (en inglés SWOT), Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

4 El Análisis DOFA Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis DOFA puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc). Las conclusiones obtenidas como resultado del análisis DOFA, son de gran utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo.

5 El Análisis DOFA El anális DOFA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

6 El Análisis DOFA Lo anterior significa que el análisis DOFA consta de dos partes: una interna y otra externa.  la parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control. Copyright ©1998-2000 3w3search.com  la parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aqui usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo.

7 El Análisis DOFA Fortalezas y Debilidades Considere áreas como las siguientes:  Análisis de Recursos Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos no tangibles.  Análisis de Actividades Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad  Análisis de Riesgos Con relación a los recursos y a las actividades de la empresa.  Análisis de Portafolio La contribución consolidada de las diferentes actividades de la organización.

8 El Análisis DOFA Hágase preguntas como éstas:  ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que supera a sus principales competidores?  ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus competidores lo superan? Al evaluar las fortalezas de una organización, tenga en cuenta que éstas se pueden clasificar así: –Fortalezas Organizacionales Comunesrightearch.com –Fortalezas Distintivas –Fortalezas de Imitación de las Fortalezas Distintivas

9 El Análisis DOFA Al evaluar las debilidades de la organización, tenga en cuenta que se está refiriendo a aquellas que le impiden a la empresa seleccionar e implementar estrategias que le permitan desarrollar su misión. Una empresa tiene una desventaja competitiva cuando no está implementando estrategias que generen valor mientras otras firmas competidoras si lo están haciendo.

10 El Análisis DOFA Oportunidades y Amenazas Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas áreas que podrían generar muy altos desempeños. Las amenazas organizacionales están en aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeño.

11 El Análisis DOFA Considere:  Análisis del Entorno Estructura de su industria (Proveedores,canales de distribución, clientes, mercados, competidores).  Grupos de interés Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad.  El entorno visto en forma más amplia Aspectos demográficos, políticos, legislativos, etc. Pregúntese:  ¿Cuáles son realmente las mayores amenazas que enfrenta en el entorno?  ¿Cuáles son las mejores oportunidades que tiene?

12 Identificación de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas Análisis y Previsión del entorno Análisis Competitivo Análisis Interno de la organización Oportunidades y Amenazas Fortalezas y Debilidades

13 CONTROLDEGESTIÓN Planes Indicadores PresupuestosFormulacióndeEstrategias Misión Objetivos Filosofía Ventaja Competitiva Planes de InversiónImplementación de la Estrategia Personas Áreas Claves Sistemas de Dirección Análisis Externo Análisis Interno Análisis Competitivo Proceso de Retroalimentación PROCESO DE CONTROL DE GESTIÓN

14 FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA MISIÓN Interior Metas y Acciones Específicas Exterior CONTROL DE GESTIÓN Presupuestos Objetivos y Acciones Globales

15 Proceso de Control de Gestión a) Formulación de ESTÁNDARES b) MEDICIÓN de la ejecución c) COMPARACIÓN de la realidad con la norma d) ANÁLISIS de DESVIACIONES ACCIONES CORRECTORAS e) ACCIONES CORRECTORAS.

16 El Control de Gestión Patrón Medir la Realidad Toma de Decisiones ¿Diferencias Relevantes? Informe ESTANDARES DE DESEMPEÑO E A S SIA

17 Examinemos nuestra empresa : ¿ Conocemos donde ganamos o perdemos dinero? ¿Conocemos realmente nuestros costos? ¿Conocemos en qué grado agregamos valor a nuestros clientes? ¿Medimos los mejoramientos que hemos emprendido ? ¿ Monitoreamos los resultados de nuestros esfuerzos e iniciativas? ¿Nos retroalimentamos de las mediciones existentes ?

18 Las mediciones son fundamentales para: Comprender lo que ocurre en un proceso Evaluar la necesidad del cambio Evaluar el impacto del cambio Garantizar que se generan las ganancias esperadas en el proceso de mejoramiento Corregir condiciones que se salen del control Establecer prioridades Decidir entrenamientos adicionales Proporcionar desafíos realistas

19 Tipos de Mediciones Mediciones de Efectividad Mediciones de Eficiencia Mediciones de Adaptabilidad

20 Mediciones de Efectividad Nos indican el acierto con que el output de una actividad o grupo de actividades satisfacen las expectativas del cliente: –Exactitud –Puntualidad –Confiabilidad Tipos de Mediciones Nivel de Servicio Rendimiento sobre Inversiones Número de Nuevos Clientes

21 Mediciones de Eficiencia Nos refleja los recursos que una actividad o grupo de ellas consume para generar un output que satisfaga las necesidades del cliente: –Rendimientos –Uso de los Recursos Humanos –Uso de los Recursos Físicos (máquinas) Tipo de Mediciones Uso de los Recursos Financieros Reducciones de Costos

22 Mediciones de Adaptabilidad Miden cuán bien reacciona un proceso o las personas asociadas a él frente a peticiones específicas del cliente o a la atmósfera cambiante: –Número de solicitudes especiales por unidad de tiempo –Porcentaje de solicitudes especiales atendidas

23 Debemos seleccionar las mediciones que nos permitan monitorear y controlar la gestión de un proceso de mejoramiento y nos retroalimenten para asegurar su éxito

24 Aspectos importantes de considerar en la Medición de Gestión  ¿ Por qué hacer Mediciones?... Para generar metas de superación y control de la gestión del proceso de mejoramiento  ¿ Dónde debemos hacer las mediciones?.... A nivel de cada actividad para generar retroalimentación

25 Aspectos importantes de considerar en la Medición de Gestión  ¿Cuándo debemos medir?... Tan pronto como termine la tarea  ¿Qué debemos medir?... Eficiencia, eficacia y adaptabilidad

26 Aspectos importantes a considerar en la Medición de la Gestión  ¿A quién debemos medir?... A las actividades que tengan una mayor incidencia en la efectividad y eficiencia del proceso  ¿Quién debe hacer las mediciones?... La persona que realiza la actividad

27 Aspectos importantes a considerar en la Medición de Gestión  ¿Quién debe suministrar la retroalimentación?... El nivel ejecutivo... La persona que recibe el output  ¿Quién debe fijar los objetivos y/o estándares de las mediciones?... Los clientes, a través de sus expectativas...Los ejecutivos en base a un nivel mínimo de desempeño

28 Aspectos importantes a considerar en la Medición de Gestión  ¿Quién debe fijar los objetivos de desafíos sobre las mediciones?... Propio ejecutor del proceso, en base a la superación de las expectativas del cliente

29 Indicadores de Gestión  REALES  RELEVANTES  CUANTIFICABLES  ADECUADOS AL NIVEL  CANTIDAD APROPIADA

30 Análisis del Balance Objetivos: Primer paso del análisis económico- financiero. Base de Información para el desarrollo de INDICADORES DE GESTION. OTROS....... Aspectos Previos : FIABILIDAD DE INFORMACION DEL BALANCE. VALORES MEDIOS. DIFERENCIAS SECTORIALES. TAMAÑO DE LA EMPRESA. ZONA GEOGRAFICA

31 Análisis del Balance Análisis Financiero –Ratios –Horizontal –Vertical –Otros. Considere...... –Comparabilidad Evolución. Sector económico Mixto –Carencia de Stándares –Refinamiento de la Información Contable –Período de los EEFF –Variaciones Estacionales –Efectos de la CM

32 Análisis del Balance Objetivos del ANALISIS FINANCIERO –INTERNO Control. Diagnóstico Cumplimiento Normativo –EXTERNO Capacidad Financiera Diagnóstico

33 Balance de Situación ACTIVOS Bienes, Lo que la Empresa tiene. Derechos, Lo que a la Empresa le deben. ¿En qué ha invertido la Empresa? PASIVOS Deudas, Lo que la Empresa debe a terceros. Capital, Lo que la Empresa debe a los dueños ¿De dónde ha obtenido El financiamiento? ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

34  MATERIALIDAD, EXIGIBILIDAD Y SEPARACION DE RESULTADOS. (1) ACTIVO Circulante Fijo / Inmovilizado Disponible Realizable * Funcional (exist) * Extrafuncional Funcional Extrafuncional

35  MATERIALIDAD, EXIGIBILIDAD Y SEPARACION DE RESULTADOS. (2) PASIVO Exigible No Exigible Corto Plazo Largo Plazo Capitales Propios Recursos Permanentes

36  MATERIALIDAD, EXIGIBILIDAD Y SEPARACION DE RESULTADOS. (3) RESULTADO Gastos Ingresos Ordinarios, Operacionales o de Explotación Extraordinarios, No Operacionales o Fuera de Explotación Ordinarios, Operacionales o de Explotación Extraordinarios, No Operacionales o Fuera de Explotación

37 Análisis del Balance Aspectos Previos: Situación de Liquidez, solvencia, de Corto o largo plazo (Capacidad de Pago) Endeudamiento (Calidad y Cantidad) Independencia Financiera Garantía Capitalización Rentabilidad (Gestión de Activos) Equilibrio Financiero Actividad Financiera

38 Análisis del Balance (2) Cálculo de Porcentajes: EL ACTIVO CIRCULANTE DEBE SER CASI EL DOBLE QUE EL PASIVO A CORTO PLAZO. EL REALIZABLE MAS EL DISPONIBLE HAN DE IGUALAR APROX. AL PASIVO CORTO PLAZO. LOS CAPITALES PROPIOS HAN DE ASCENDER AL 40% O 50% DEL PASIVO TOTAL. GRAFICOS. EVOLUCION EN EL TIEMPO.

39 Análisis del Balance (3 ) RATIOS CONCEPTO: (COEFICIENTE) NO SE DEBEN ESTUDIAR SOLOS, SINO QUE SE DEBEN COMPARAR CON: –RATIOS DE LA MISMA EMPRESA. –RATIOS IDEALES. (GENERAL Y SECTORIAL TIPOS: –LIQUIDEZ. –ENDEUDAMIENTO. –ROTACION DE ACTIVOS. –PLAZOS DE PAGO Y COBRO. –ANALISIS DE VENTA. –RENTABILIDAD

40 Análisis del Balance (3 ) INDICES DE LIQUIDEZ –SOLVENCIA o Liquidez. –PRUEBA ACIDA. –LIQUIDEZ REAL. –LIQUIDEZ DE LAS CTAS.POR COBRAR. –DIAS DE PAGO.

41 Análisis del Balance (3 ) INDICES DE ENDEUDAMIENTO. –ENDEUDAMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO. –ENDEUDAMIENTO SOBRE LA INVERSION TOTAL. –ENDEUDAMIENTO DEL CIRCULANTE.

42 Análisis del Balance (3 ) INDICES DE RENTABILIDAD. –RENTABILIDAD SOBRE LAS VENTAS. –RENTABILIDAD SOBRE LA INVERSION. –RENTABILIDAD SOBRE EL PATRIMONIO. –RENTABILIDAD POR ACCION.

43 Análisis del Balance (3 ) INDICES DE COBERTURA. –ROTACION DEL ACTIVO TOTAL. –ROTACION DE STOCK. –ROTACION DE DEUDORES. –ROTACION DE CTAS. POR PAGAR. –COBERTURA DE INTERESES.

44 Análisis del Balance (3 ) OTROS:....... –CRECIMIENTO... –APALANCAMIENTO OPERATIVO. –RELACION ENTRE VALOR LIBRO Y VALOR BURSATIL DE LAS ACCIONES –ETC..

45 Rentabilidad de la Inversión (ROI) Utilidad Neta + Intereses Activo Total Indica el rendimiento obtenido en relación a los recursos utilizados.

46 Valor Económico Agregado (EVA) (Ingreso residual) Utilidad neta + Intereses - (Activos * tasa costo de capital) Activo Total n Permite comparar negocios diferentes y evita distorsiones propias del ROI

47 Razón de Circulante (Liquidez Corriente) Activo Circulante Pasivo Circulante Mide, en forma general, la solvencia de la organización en el corto plazo, a través de la suficiencia de su capital de trabajo.

48 Apalancamiento (“Leverage”) Deuda Total* Patrimonio *Pasivo Circulante + Pasivos de Largo Plazo La deuda expresada en veces del Patrimonio.

49 Rotación de Inventarios Costo de Ventas (anual) Existencias (promedio) Muestra las veces en el año en que las inversiones en existencias son recuperadas a través de las operaciones del giro de la empresa

50 Permanencia de Existencias Existencias (promedio) * 360 Costo de Ventas (anual) Mide lo mismo que la rotación de existencias, pero expresado en los días promedio que se mantuvieron las existencias.

51 Plazo de Cobranza 360 x Deudores por Ventas* Ventas + IVA * Promedio, incluye Documentos x Cobrar Indica el número de días promedio de recuperación del ingreso por ventas. (Inverso de rotación de clientes).

52 ACTIVO BENEFICIOCAPITAL VENTAS APALANCAMIENTO ROTACION MARGEN RENDIMIENTO RENTABILIDAD RENTABILIDAD, AUTOFINANCIACION Y CRECIMIENTO

53 Indicadores de Gestión FINANZAS BENEFICIOS Factor: BENEFICIOS òVALOR BURSÁTIL ò RENTABILIDAD DE ACTIVOS ò RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO ò VALOR ECONÓMICO AGREGADO ò UTILIDADES.

54 MANEJO FINANZAS Factor: MANEJO FINANZAS FINANZAS òÍNDICES DE SOLVENCIA Y LIQUIDEZ ò RAZÓN DEUDA/PATRIMONIO ò PLAZO DE COBRANZA ò PERMANENCIA DE INVENTARIO. Indicadores de Gestión

55 MERCADO y VENTAS MERCADO y VENTAS: VOLUMEN DE VENTAS Factor: VOLUMEN DE VENTAS òVOLUMEN FÍSICO POR PRODUCTO ò MONTO POR LÍNEA DE PRODUCTOS ò MONTO POR CANAL DE DISTRIBUCIÓN ò VENTAS/VENDEDOR ò.ò. Indicadores de Gestión

56 PARTICIPACIÓN Factor: PARTICIPACIÓN òPARTICIPACIÓN DE MERCADO ò % POR LÍNEA DE PRODUCTOS ò % POR SEGMENTO DEL MERCADO ò PRESENCIA ò % DE COBERTURA DE LOCALIDADES  % DE COBERTURA DE ESTABLECIMIENTOS. MERCADO y VENTAS MERCADO y VENTAS: Indicadores de Gestión

57 CLIENTES Factor: CLIENTES òCONCENTRACIÓN (clientes importantes) ò CANTIDAD DE CLIENTES ò % DE RECLAMOS O DEVOLUCIONES ò RETENCIÓN DE CLIENTES. MERCADO y VENTAS MERCADO y VENTAS: Indicadores de Gestión

58 PRODUCCIÓN Factor: VOLUMEN ò% DE APROVECHAMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTALADA  CANTIDAD DE BIENES O SERVICIOS PRODUCIDOS. Indicadores de Gestión

59 PRODUCTIVIDAD Factor: PRODUCTIVIDAD òPRODUCTO/HORA-HOMBRE ò PRODUCTO/HORA MÁQUINA ò PRODUCTO/UNIDAD MATERIA PRIMA ò PRODUCTO/UNIDAD DE ENERGÍA. PRODUCCIÓN Indicadores de Gestión

60 RECURSOS HUMANOS DOTACIÓN Factor: DOTACIÓN òDOTACIÓN PERMANENTE ò DOTACIÓN TEMPORAL ò HORAS SOBRETIEMPO  VACACIONES ATRASADAS. Indicadores de Gestión

61 HIGIENE Y SEGURIDAD Factor: HIGIENE Y SEGURIDAD RECURSOS HUMANOS òÍNDICE DE FRECUENCIA ò ÍNDICE DE GRAVEDAD ò AUDITORÍAS H&S ò NÚMERO DE AUDITORÍAS ò RESULTADOS ò DÍAS DE LICENCIA MÉDICA. Indicadores de Gestión

62 CAPACITACIÓN Factor: CAPACITACIÓN òINVERSIÓN EN CAPACITACIÓN ($) ò % TRABAJADORES CAPACITADOS ò HORAS DE CAPACITACIÓN ENTREGADA ò ACTIVO INTELECTUAL. RECURSOS HUMANOS Indicadores de Gestión

63 OPERACIONES TIEMPO DE RESPUESTA Factor: TIEMPO DE RESPUESTA òEficiencia de ciclo productivo ò Recepción orden - entrega producto ò Recepción reclamo - solución problema ò Ingreso solicitud - decisión comunicada. Indicadores de Gestión

64 COMUNIDAD MEDIO AMBIENTE Factor: MEDIO AMBIENTE òEMISIONES TOTALES ò EMISIONES/PRODUCTO ò SANCIONES POR INFRACCIONES ò AUDITORÍAS AMBIENTALES ò.ò. Indicadores de Gestión

65 Herramientas del Control de Gestión El Presupuesto Las Estadísticas La Auditoría Interna Organización y Métodos Las Comunicaciones Los Sistemas de Incentivos El Cuadro de Mando