APLICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN “Bibiloteca de la Facultad de Ciencias y Tecnologia” Univ.:Caballero Delgadillo David Camacho Terrazas Yury I. Camacho.

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1 APLICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN “Bibiloteca de la Facultad de Ciencias y Tecnologia” Univ.:Caballero Delgadillo David Camacho Terrazas Yury I. Camacho Terrazas Yury I. Melgar Jaldín Alfonso Melgar Jaldín Alfonso Ugarte Garcia Heydi M. Ugarte Garcia Heydi M.

2 MISION MISION  La biblioteca de la Facultad de Ciencias y Tecnología cumple un papel muy importante dentro la formación de nuevos profesionales de las diferentes carreras que tiene la Facultad de Ciencias y Tecnología, brindando un servicio de préstamo de material de formación académica (libros, tesis, etc.), contando con personal capacitado y material actualizado hasta cierto punto.

3 VISION  brindar un servicio eficiente,optimo y rápido a los diferentes tipos de usuarios que acuden a la biblioteca de la Facultad de Ciencias y Tecnología, haciendo uso de tecnologías del área de la informática (buscadores,organizadores, etc.),buscando optimizar la parte administrativa de los libros para así mejorar el servicio de prestamos y ser la mejor, mas grande y mas moderna biblioteca dentro de toda la Universidad Mayor de San Simón.

4 METAS DE LA BIBLIOTECA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA  LA META de la Biblioteca es brindar un servicio que satisfice las necesidades de los 12.473 estudiantes de las 17 carreras de la Facultad de Ciencias y Tecnologia como también a estudiantes de las distintas carreras de la UMSS y a personas exteriores a la UMSS como profesionales, investigadores, colegiales, etc.

5 OBJETIVOS GENERALES DE LA BIBLIOTECA  Mejorar la eficiencia, la atención a los distintos usuarios de la biblioteca.  Mejorar la tecnología de búsqueda para material bibliográfico.  Contar con suficiente material bibliográfico actualizado para todas las carreras de la Facultad.  Mantener un estricto control de las salidas y entradas del material de manera que nada desaparezca.

6 OBJETIVOS ESPECIFICOS OBJETIVOS ESPECIFICOS  Abastecer de libros actualizados,requeridos por las diferentes carreras de la facultad para cubrir el servicio en su totalidad.  Ser eficiente en la atención al usuario con respecto al libro que busca  Hacer mención al usuario sobre libros que no son de su conocimiento pero que le pueden ser útil para su propósito  Ofrecer un ambiente adecuado para el desarrollo de lectura y práctica al usuario.

7 PROBLEMAS

8  Perdida o robo de libros  Falta de un dpto. de reparación del material bibliográfico  No Actualización del Biblioweb  Ausencia de un eficiente sistema de información de libros  Impuntualidad en la devolución de libros  El mal trato de los usuarios hacia los libros  No actualización bibliográfica  Falta de participación por parte de los funcionarios bibliotecarios en la adquisición de nuevos libros  Ausencia de coordinación entre bibliotecarios y autoridades encargados del funcionamiento de la biblioteca de FCYT  Poca comunicación entre los usuarios y los bibliotecarios al momento de solicitar el préstamo de un libro.  El poco conocimiento de los usuarios en relación a las funciones que cumplen los bibliotecarios ya que se maneja una mala definición de lo que es su trabajo; pues estos se encuentran en la labor de dar servicio y no así el de servir Problemas de la Administración

9 Problemas de los usuarios  Falta de buscadores automáticos  Ausencia de una sala exclusiva de lectura  Poca disponibilidad en tiempo de los libros  Falta de libros básicos en relación a números de ejemplares disponibles  Falta de mantenimiento a los libros  Disponibilidad de los bibliotecarios al momento de realizar una consulta

10 REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS  Actualizar semestralmente la Biblioteca con material bibliográfico en especial en el área de la computación debido a la evolución acelerada que tiene dicha área.  Habilitar un Departamento de Recuperación de material bibliográfico propio de la Biblioteca de la Facultad de Ciencias y Tecnología.  Incluir o asignar una sala exclusivamente para lectura.  Disponer de 6 buscadores en la sala de la biblioteca para el material bibliográfico y uno en el mesón de los bibliotecarios.  Incluir un sistema de código de barras a los libros de la Biblioteca para que en el momento del préstamo del libro, se registre dicho libro utilizando un sistema inherente a ello.

11 Requerimiento : Sensor de Código de Barra Descripción.- Los sensores de códigos de barra son sensores de alta calidad y fácilmente operables para leer los códigos clásicos así como, los códigos 2D. Los sensores en cuestión poseen un alto rendimiento de servicio, alta resistencia a la manipulación ruda y, son fáciles de manipular. Beneficios para la biblioteca.-  Mayor control de prestamos  Evita la perdida de material  Optimiza el servicio  Registro de prestamos automatizado  Almacenamiento de datos en forma digital  Facilita y optimiza el trabajo de los bibliotecarios

12  Disponer de detectores en las puertas de entrada/salida para controlar la salida de los libros prestados (mediante un dispositivo incorporado en los libros).  Disponer más ejemplares (con un previo estudio estadístico de su solicitud) de los libros más solicitados por los lectores.  Con referencia a los documentos indispensables para el préstamo de libros, emitir un carnet a los estudiantes de la FCYT exclusivamente para recibir el servicio de préstamo de libros, esto debido a que los documentos exigidos actualmente son muy indispensables fuera de la U.

13 Descripción del funcionamiento Para que se lleve acabo este proceso el usuario debe contar con un carnet, que acredite al usuario que es estudiante activo de la Universidad Mayor de San Simón, como requisito sumamente dispensable. 1. El usuario se dirige a la mesa de pedido con una boleta previamente llenada con los datos tanto del usuario como del libro que va a solicitar. 2. El bibliotecario recibe la boleta y lo busca en el área de los estantes donde se encuentran los libros, tesis, etc. 3. Una vez encontrado se procede a la entrega del mismo 4. 4. 5. El usuario procede al uso del mismo de acuerdo al tipo de servicio que haya solicitado (en sala o a domicilio). 6. posteriormente al uso del material, el usuario procede a la devolución del mismo.

14 Tipos de servicio  Préstamo en sala.- el usuario procede al uso material en sala.  Préstamo a domicilio.- el usuario lleva el material a su domicilio por el lapso de un día.

15 PROCESOS

16 Diagrama de Contexto Servicio de la Biblioteca Usuario Biblioteca Decanato Devolución del Material Solic. Material Res. Solicitud Devolución de Doc. Recep. Material Nuevo Recep. Mat. Devuelto Recep. Solicitud Resp. Solicitud Entrega de Doc. Devolución del Material

17 DFDNivel 1 1 Préstamo de Material 2 Devolución 3 Adquisición de Nuevo Material Gestión de Bibliotecario Sol. Material Res. Solicitud Notif. Perdida Dev. Material Dev. Documentos Entrega Mat. Nuevo Recep. Mat. Nuevo Rec. Solicitud Recep Mat. Devuelto Resp. Solicitud Entrega Doc. Notif. Sanción Material Doc. Y Fichas

18 DFD de Nivel 2 (Préstamo 1) Registros Usuario Bibliotecario Material Doc. Y Fichas 1.1 Busqueda de Referencia 1.2 Llenado de Boleta 1.3 Recepción Validación de Doc. 1.4 Búsqueda de Existencia 1.5 Devolució n De Doc. 1.6 Entrega de Material 1.7 Almacenar Fichas y Doc. datos existe datosExiste/No Existe Solic. Mat. Con Doc., Boleta Recep. Solic Resp. Solic No Disponoble Devolución Doc. Entrega Doc. Resp Solic Disponible Doc. Y Boleta Datos Mat.

19 DFD de Nivel 2 (Devolución 2) Acunulador Temporal Documentos y Fichas 2.1 Devolució n 2.2 Devolución En caso de perdida 2.3 Notificació n de perdida 1.5 Devolució n De Doc. Documentos Dev Material Notificación de pérdida Devolución Mat. Recepción Notificación de pérdida Devolución Doc. Recep de Mat Devuelto Notificación de sanción

20 DFD de Nivel 2 (Devolución 2.1) 2.1.1 Recepciondel Material Almacenamiento Temporal 2.1.2 Busqueda delos Documentos yfichas material y datos del usuario 2.1.4 Reposicion del Material 2.1.5 Registro Estadistico Documentosfichas Registro de Prestamos 2.1.3 Entrega de Documentos boletas Bibliotecario Dev. Material Dev. Documentos Documentos

21 DFD de Nivel 2 (Devolución 2.2) 2.2.1 Entrega de Material Almacenamiento Temporal 2.2.3 Busqueda de Documentos Retenidos 2.2.2 Notificacion deEntrega 2.26 Reposicion DocumentosyFichas de Perdidas almacena material notifica entrega recibe notificacion datos de usuario 2.2.4 Entrega de Documentos Retenidos los documentos 2.25 Devolucion de Documentos documentos recibe documentos recibe material Devolución de Material Bibliotecario Material Encargado Entrega de Doc. Del Usuario Datos del usuario Documentos Recibe Doc del Usuario

22 DFD de Nivel 2 (Devolución 2.3) 2.3.1 Notificacion de Perdida notifica Documentosy fichas 2.3.3 Busqueda de Documentosy Fichas 2.3.4 Notificaciony Entrega de Documentos recibe documentos y notificacion 2.3.5 Registroy Retencion de Documentios Documentosyfichas de perdidas recibe plazo 2.3.2 notificacion deplazo Bibliotecario Encargado Recibe Notificación Recibe Plazo Datos del usuario Documentos y Fichas

23 DFD de Nivel 2 (Adquisición de Material 3) 5.1 entregadel nuevo material Almacendel Material lleva nuevo mterial recibe nuevo material 5.2 Sellar Material 5.3 Numera 5.5 Clasificacion de Material Tablas Cutter 5.4 Catalogacion de material portablas DIWAY Decanato Encargado

24 Diagrama Entidad-Relación de la Biblioteca de la Facultad de Ciencias y Tecnología USUARIO presta BIBLIOTECA tiene BIBLIOTECARIO accede MATERIAL SE ES

25 ANÁLISIS DE CAMBIO.-  Lista de problemas a.El mal trato a los libros de parte de los usuarios (lectores) b.Impuntualidad en la devolución de los libros por parte de los usuarios c.No oportuna actualización del material bibliográfico d.Perdida de libros en las ventanillas al momento de realizar consultas simultaneas e.Perdida de libros después del préstamo f.No hay seguridad de encontrar disponible el libro requerido g.Equivocación en la ubicación del libro al volver a estantería h.El libro se registro devuelto pero no se lo encontró

26 Lista de problemas i. Docentes que no devuelven libros j. Docentes que piden prestamos de libros sin documentación ni ficha k. No existe una sala exclusiva para la lectura l. Falta de buscadores sofisticados para los libros m. Cantidad de ejemplares de libros no abastece a la población estudiantil n. No hay espacio suficiente para todos los usuarios de la biblioteca en horarios determinados o. Muchos estudiantes no cuentan con un documento indispensable como es el carnet universitario

27 Lista de dueños de problemas Lista de dueños de problemas a.Los usuarios de la biblioteca (docentes, estudiantes y personas externas a la UMSS) b.Los usuarios de la biblioteca (docentes, estudiantes y personas externas) c.Decanato d.Bibliotecarios y usuarios e.Usuarios f.Usuarios

28 Lista de dueños de problemas g. Bibliotecario h. Bibliotecario i. Docentes j. Docentes y Bibliotecario k. Decanato l. Decanato m. Decanato n. Decanato o. Estudiante

29 Tabla que relaciona a los problemas con sus respectivos responsables Dueños de Problema s ------------- - Lista de Problema s Decanato Estudiant es Biblioteca rios Docentes Personas externas Encargad o de la Biblioteca aXXX bXXX cX dXXXX eXXX fXXX gX hX iX jXX kX lX

30 Dueños de Problemas -------------- Lista de Problemas Decanato Estudian te Biblioteca rio Docente Personas externas mX nX oX

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32 ANÁLISIS DE METAS  Cuidar siempre a los libros prestados  Puntualidad en la devolución de los libros por parte de los usuarios  Actualizar periódicamente el material bibliográfico de la Biblioteca  Evitar la perdida de libros por parte de los usuarios  Asegurar la disposición de los libros más requeridos

33 Continuación…  Ubicar correctamente el libro en la estantería  Una vez devuelto el libro, siempre ubicarlo en estantería  Todos los usuarios obligatoriamente deben presentar sus documentos para recibir el servicio  Contar con una sala exclusiva para la lectura

34 Continuación…  Contar con sofisticados buscadores de material bibliográfico  Contar con la suficiente cantidad de ejemplares de libros para cubrir a gran parte de los usuarios  Disponer con otro ambiente de biblioteca en proporción al crecimiento de la masa estudiantil  Dotar a los usuarios (en especial a estudiantes de la U) un carnet exclusivamente para la biblioteca.

35 Necesidades de cambio  NC 1: Mejorar los sistemas de búsqueda de material bibliográfico  Meta1: Contar con sofisticados buscadores de material bibliográfico P1: Perdida de libros en las ventanillas al momento de realizar consultas simultaneas P1: Perdida de libros en las ventanillas al momento de realizar consultas simultaneas

36 Necesidades de cambio  NC 2: Mejorar la atención en el mesón sin aglomeración  Meta 2: Evitar la perdida de libros  P1: Perdida de libros en las ventanillas al momento de realizar consultas simultaneas

37 Alternativas de cambio  A1: La habilitación de 6 computadoras, buscadores de material bibliográfico requerido y existente  A2: Atender al usuario de acuerdo a su llegada y con el estricto orden de hacer cola.