Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación.

Presentación del tema: "Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación."— Transcripción de la presentación:

1 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 1 PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL EN LAS ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION

2 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 2 Objetivo del Proyecto: Estructurar un Modelo de Gestión de la Calidad por Procesos, asociado a la Administración de Riesgos en los siguientes Organismos Públicos: Ministerio de Hacienda Ministerio de Educación y Cultura Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social Ministerio de Agricultura y Ganadería Ministerio de Obras Públicas y Comunicación Auditoría General del Poder Ejecutivo Contraloría General de la República Unificar y fortalecer los criterios y las competencias de los Equipos de Auditoría Interna y Externa

3 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 3 Introducción: Focalización Social (Puertas afuera “Imagen de Éxito") Dentro del marco provisto por el Programa Umbral Paraguay existe una gran oportunidad para guiar al Sector Público hacia un nuevo tipo de cultura que permitirá forjar mejores relaciones con la Sociedad, transformando y mejorando su Calidad de Vida. Mostrar resultados no es solo una moda pasajera. La demanda actual y futura exige una mejora permanente en el desempeño de este tipo de Entidades.

4 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 4 Introducción: Focalización en la Gestión (Puertas adentro “Logro de Objetivos”) El desarrollo de las actividades en los distintos Organismos, a través de Sistemas de Gestión de la Calidad fuertemente orientados a los Procesos y a la Administración de Riesgos, permitirá la Mejora Continua en la performance de los procesos internos, obteniendo mejores resultados en la Gestión y una Mayor Satisfacción de todas las Partes Interesadas

5 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 5 CONCEPTOS BÁSICOS

6 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 6 Sistema: Conjunto de Elementos Relacionados o que Interactúan

7 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 7 Sistema de Gestión: Sistema para establecer la Política y los Objetivos, y para Lograr dichos objetivos POLÍTICA OBJETIVOS

8 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 8 Sistema de Gestión de Calidad (SGC): Sistema de Gestión para dirigir y controlar una Organización con respecto a la Calidad MEJORA POLITICA OBJETIVOS MANUAL DEL SGC PROCEDIMIENTOS REGISTROS

9 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 9 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas que se gestionan de modo de Transformar Recursos (Entrada) en Resultados (Salida) PROCESO RECURSOSRECURSOS RESULTADOSRESULTADOS RRHH MATERIALES TIEMPO DINERO INFORMACIÓN PRODUCTOS SERVICIOS SATISFACCIÓN

10 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 10 organization Organización organization Organización Orientación a los Procesos: La Organización se Orienta hacia el cumplimiento de los Objetivos definidos por la Alta Dirección

11 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 11 Administración de Riesgos: Modelo Sistemático Interactivo (Buenas Prácticas de Gestión) que consiste en evaluar y gestionar las actividades de forma de lograr un equilibrio adecuado entre: resultado esperado variabilidad libertad de acción acorde con la capacidad de la Organización para asumir Riesgos

12 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 12  Identificar fuentes potenciales de riesgo  Anticipar la probabilidad de ocurrencia de ciertas situaciones y sus consecuencias  Definir y tomar acciones de contingencia  Monitorear el desempeño de las acciones planeadas Administración de Riesgos: El diseño de una estrategia de Administración del Riesgo implica atender cuatro cuestiones principales:

13 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 13 Mejora Continua: Es una filosofía que asume que la superación es siempre posible y que los procesos de las Organizaciones deben ser continuamente reevaluados y las Oportunidades de Mejora detectadas e implementadas MEJORA Ciclo P-D-C-A

14 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 14 Mejora Continua: Ciclo P – D – C – A Definir y Planificar (Plan)

15 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 15 Mejora Continua: Ejecutar (Do) los Procesos Ciclo P – D – C – A

16 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 16 Mejora Continua: Control del Cumplimiento (Control) Ciclo P – D – C – A

17 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 17 Mejora Continua: Tomar Acciones para la Mejora (Act) Ciclo P – D – C – A

18 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 18 Modelo Integrador: Resp. de la Dirección Gestión de Recursos Medición, Análisis, y Mejora CLIENTE EntradaSalida SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MEJORA CONTINUA Requisitos Satisfacción Producto o Servicio Proceso

19 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 19 BENEFICIOS

20 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 20 Beneficios Esperados:  Mejorar la Eficiencia y el Control de los Procesos y de sus Interfases  Optimizar los Recursos Humanos y Presupuestarios  Unificar Criterios de Gestión y Auditoría de Procesos  Fomentar el Trabajo en Equipo y la Participación  Potenciar la Formación de Líderes para el Cambio  Elevar el Nivel de Competencias de los RRHH  Aumentar la Satisfacción de las Partes Interesadas  Identificar y Reducir los Costos Ocultos por Incumplimientos, Reprocesos y/o Duplicación de Actividades

21 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 21 ESTRUCTURA

22 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 22 Líderes del Proyecto: Coordinadores Institucionales Gerente de Gestión de la Calidad Líder de Gestión de la Calidad Nivel de Autoridad

23 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 23 Gerente de Calidad: Responsabilidades Asegurar la implementación, el establecimiento, el mantenimiento y la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad Mantener informada a la Alta Dirección acerca del desempeño y necesidades del Sistema de Gestión de la Calidad Asegurar que se promueva la toma de conciencia y la transformación cultural en la Organización Promover la comunicación interna y ser nexo y relacionamiento con partes externas en asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad

24 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 24 Gerente de Calidad: Perfil Personal de Planta / Directivo de Primer Nivel Poseer Autoridad REAL delegada Tener Poder de Decisión Ser Proactivo Asumir Compromisos Capacidad de Liderazgo

25 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 25 Líder de Calidad: Responsabilidades Asistir al Gerente de Calidad Administrar y monitorear el SGC Mantener informado al Gerente de Calidad acerca de las necesidades y desempeño del SGC Nexo y relacionamiento con consultores externos del SGC Impulsar las actividades relacionadas con el Desarrollo, Implementación y Mantenimiento del SGC

26 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 26 Líder de Calidad: Perfil Ser Funcionario de Planta Dependencia directa del Gerente de Calidad Poseer Autoridad REAL delegada Ser Proactivo Poseer Capacidad de Trabajo Asumir Compromisos Buen Trato y Nivel de Comunicación Organizado

27 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 27 ESTRATEGIA

28 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 28 Se aplicará un Modelo Sistemático que permitirá delinear un SGC siguiendo los siguientes pasos generales: Estrategia General del Proyecto: Conocimiento General de la Entidad 1. Identificación de la Misión, Visión y Valores 2. Identificación de los Objetivos Institucionales

29 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 29 Estrategia General del Proyecto (cont.): Identificación de los Procesos 1. Generales 2. Particulares 3. Soporte 4. Interacciones

30 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 30 Estrategia General del Proyecto (cont.): Administración de Riesgos 1.Identificación de Factores Internos y Externos 2.Identificación del Riesgo 3.Clasificación del Riesgo 4.Evaluación de Causas 5.Identificación de Controles Existentes 6.Definición de Planes de Acción. Mapa de Riesgos

31 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 31 Estrategia General del Proyecto (cont.): Definición y Documentación del SGC 1.Estructura del SGC 2.Responsabilidades de la Dirección 3.Gestión de los Recursos 4.Prestación de Servicios 5.Medición, Análisis y Mejora (incluyendo Auditoría)

32 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 32 Estrategia General del Proyecto (cont.): Implementación y Registro de Actividades 1.Implementación del SGC 2.Registro / Evidencia de Actividades y Controles Ejecución de Auditorias Internas 1.Evaluación de Resultados 2.Plan de Acción

33 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 33 DESARROLLO

34 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 34 Desarrollo del Proyecto: El Proyecto se encuentra dividido en 7 Fases: 1. Planificación 2. Introducción 3. Entrenamiento de Equipos de Trabajo 4. Asistencia Técnica 5. Apoyo a la Implementación 6. Entrenamiento de Auditores 7. Cierre

35 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 35 Fase 1: PLANIFICACIÓN DESCRIPCIÓN Definición del Plan de Ejecución: Actividades Fases Metodología Cronograma General Productos y Resultados Informes de Avance

36 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 36 Fase 1: PLANIFICACIÓN CONSIDERACIONES Se ha establecido un Programa General de Consultoría, definiendo los plazos comprometidos para la ejecución de cada una de las Fases del Proyecto Además, se establecerá un Cronograma Detallado de Actividades por Fase Esta Fase YA ESTÁ CONCLUIDA 

37 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 37 Fase 2: INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN Actividades de información y sensibilización a los Equipos Directivos sobre los conceptos generales de un Sistema de Gestión de la Calidad a fin de obtener su compromiso con el Proyecto Facilitar y conducir un proceso de Autoevaluación sobre el Modelo de Operación existente y el estado actual de los procesos en cada institución (Equipos de Gestión por Procesos) Ejecución de un Diagnóstico para identificar el Gap entre el estado actual y los requisitos de un SGC

38 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 38 Fase 2: INTRODUCCIÓN CONSIDERACIONES Para la Autoevaluación se prevé el desarrollo de Talleres con los Equipos de Proceso a fin de identificar los Proceso Principales en cada Entidad y comenzar a delinear el primer borrador del Diagrama General de Procesos El Diagnóstico implicará la ejecución de una serie de Auditorías por parte de los Consultores, incluyendo la visita a las instalaciones y entrevistas a los funcionarios en su lugar de trabajo

39 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 39 Fase 3: ENTRENAMIENTO DE EQUIPOS DE PROCESO DESCRIPCIÓN Formación / Ajuste de los Equipos de Proceso, en consideración a las Oportunidades detectadas en la Fase 2 Capacitación de los Equipos de Proceso en áreas relacionadas con sus habilidades, conocimientos y actitud

40 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 40 Fase 3: ENTRENAMIENTO DE EQUIPOS DE PROCESO CONSIDERACIONES Se prevé Capacitación General y Específica en: Modelo de Sistemas de Gestión de la Calidad. Enfoque Basado en Procesos Conceptos de Administración del Riesgo Estructura Documental de un SGC Mejora Continúa y Trabajo en Equipo Resolución de Problemas Otros Cursos, según necesidades detectadas

41 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 41 Fase 4: ASISTENCIA TÉCNICA DESCRIPCIÓN Asistencia integral in situ para el Desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, en consideración a las características particulares definidas para cada Entidad

42 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 42 Fase 4: ASISTENCIA TÉCNICA CONSIDERACIONES Se desarrollará una serie de Talleres Ejecutivos para la definición de la Misión, Visión y Objetivos de cada Entidad (Equipos de Directivos) Se trabajará con los distintos Equipos de Procesos en la construcción del Sistema de Gestión de la Calidad y en el diseño de su Manual y Procedimientos correspondientes

43 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 43 Fase 5: APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN DESCRIPCIÓN Asistencia in situ para la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, en consideración a las características particulares definidas para cada Entidad

44 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 44 Fase 5: APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN CONSIDERACIONES Se asistirá a los Directivos y Funcionarios en la Difusión, Puesta en Marcha, Monitoreo y Ajuste de los procesos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad Se ejecutarán Auditorias Tuteladas de Control, junto a los equipos de trabajo técnico (futuros Auditores de Calidad), a manera de instrumento de control y seguimiento, que asegure el eficaz desenvolvimiento del proyecto

45 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 45 Fase 6a: ENTRENAMIENTO DE AUDITORES DESCRIPCIÓN Conformación de Equipos de Auditores Internos y Externos Capacitación de los Equipos de Auditores en el desarrollo de Auditorías Sistémicas por Procesos

46 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 46 Fase 6a: ENTRENAMIENTO DE AUDITORES CONSIDERACIONES Las actividades de Entrenamiento de Auditores incluirán: Formación Avanzada en SGC Formación en Técnica y Proceso de Auditoría Competencias y Habilidades del Buen Auditor Planificación y Ejecución de Auditorías Tuteladas

47 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 47 Fase 6b: MANUAL DE AUDITORÍA DESCRIPCIÓN Relevamiento de datos para obtener un diagnóstico compilado de las prácticas actuales de Auditoria Unificación de Criterios y Técnicas de Auditoría Asistencia y definición de lineamientos para la emisión de Manuales de Auditoria

48 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 48 Fase 6b: MANUAL DE AUDITORIA CONSIDERACIONES Se trabajará con los Auditores de todos los niveles para generar un diagnóstico que compile los datos de la situación actual Nos enfocaremos hacia la búsqueda de la Unificación de los Criterios, Standards, Técnicas y Procedimientos aplicables Se guiará a los auditores en la elaboración de los Manuales de Auditoria

49 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 49 Fase 7: CIERRE DESCRIPCIÓN Discusión y Formulación de un Informe Final del Grado de Avance de la Implementación del SGC, incluyendo la evaluación del nivel de competencia y capacidad alcanzado por los funcionarios, con especial consideración a los integrantes de los Equipos de Auditores Formulación de un Plan de Implementación a futuro, para que las Entidades continúen el desarrollo continuo de sus sistemas

50 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 50 CRONOGRAMA

51 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 51 Cronograma General del Proyecto: 1- Planificación26/01/07 2- Introducción07/02/0715/03/07 3- Entrenamiento a Equipos05/03/0730/04/07 4- Asistencia Técnica11/05/0730/07/07 5- Apoyo a la Implementación01/08/0731/10/07 6- Entrenamiento de Auditores01/11/0715/01/08 7- Cierre02/01/0829/02/08 DESCRIPCIÓNINICIOFIN

52 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación Introductoria – Equipos Directivos 52 Cronograma: FASE 2