Fernando Hernández Galán Consultor de Ventas

Presentación del tema: "Fernando Hernández Galán Consultor de Ventas"— Transcripción de la presentación:

1 Fernando Hernández Galán Consultor de Ventas
Archivo electrónico Fernando Hernández Galán Consultor de Ventas

2 Definición de Expediente electrónico
Archivo electrónico Definición de Expediente electrónico De acuerdo con el modelo OAIS (Open Archives Information System) y aprobado como Norma ISO 14721, el “expediente electrónico” está formado por los datos y los metadatos de cada uno de los documentos formando el AIP (Archival Information Pakage) El “expediente electrónico” se establece en el momento de la captura del expediente desde el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), por el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), tal y como se representa en la figura de la transparencia siguiente. Se define la forma de organizar y estructurar los documentos en el repositorio de documentos electrónicos de Archivo, así como los procesos que deben realizarse para: Comprobar que la captura se ha realizado sin fallos Que los documentos y datos están íntegros, son legalmente válidos, están libres de virus, etc. Que se define la política de accesos y de conservación a largo plazo, así como la de eliminación de los documentos que hayan perdido sus valores administrativo, legal e histórico, de acuerdo con los criterios establecidos por la Comisión de Valoración de Documentos administrativos © Informática El Corte Inglés |

3 Expediente electrónico
Archivo electrónico Expediente electrónico Documento ofimático EXPEDIENTE ELECTRONICO firmado e-firma Digitalización papel Compulsa electrónica Expediente Electrónico Procedimiento Administrativo Tipo Documental . © Informática El Corte Inglés |

4 Gestión de documentos electrónicos: Normas de aplicación
Archivo electrónico Gestión de documentos electrónicos: Normas de aplicación © Informática El Corte Inglés |

5 Gestión de documentos electrónicos
Archivo electrónico Gestión de documentos electrónicos Definición de la Política de Conservación a largo plazo de los documentos, garantizando su autenticidad, integridad, disponibilidad y legibilidad Adecuación a las normas: MoReq 2 NODAC EAD- Formato Intercambio de datos ISO 15489 ISO OAIS Definición estructura Repositorio documentos electrónicos ISO 9005 PDFA 1.4 Formato de conservación de documentos electrónicos Gestión de correos electrónicos y de los ficheros adjuntos Expedientes en Tramitación Docs. Electrónicos: e-born / digitalizados SGDEA Repositorio Gestor Documental Repositorio Documentos Electrónicos De ARCHIVO SGDE ISO 9005 formato PDF A1.4 ISO OAIS © Informática El Corte Inglés |

6 Modelo Organizativo: Cómo afecta a la diferencia entre SGDE y SGDEA
Archivo electrónico Modelo Organizativo: Cómo afecta a la diferencia entre SGDE y SGDEA PROPIEDAD SGDE- ISO 15489 SGDEA- ISO 18402 Modificación de Documentos Permitido Impedido Borrado de documentos Permitida Normas de conservación Opcionales Obligatorias Estructura de clasificación y almacenamiento Mantenimiento del contexto Opcional Obligatorio Orientación Documentos en trámite Documentos de archivo © Informática El Corte Inglés |

7 Modelo conceptual: Ciclo de vida de los documentos
Archivo electrónico Modelo conceptual: Ciclo de vida de los documentos Remite documentos Transfiere Expedientes Transfiere Expedientes Archivo Central Archivo General Histórico Registro E/S Archivo Oficina Transferencias Gestión de Usuarios Registro Electrónico o telemático Tramitación Electrónica o manual Gestión Depósitos Consulta Clasificación Gestión Préstamos Archivo Electrónico Descripción Digitalización Archivo Papel Digitalización Valoración de Series-Expurgo Carpeta del Ciudadano Objetivo: Explotación de datos únicos durante todo el ciclo documental © Informática El Corte Inglés |

8 Modelo conceptual: Ciclo de vida de la documentación en el archivo
Archivo electrónico Modelo conceptual: Ciclo de vida de la documentación en el archivo Archivo Transfiere expedientes finalizados Expediente Electrónico Físico Cotejo y validación Archivo físico se ubica Validación se clasifica Destrucción de la documentación Firma electrónica Sistema Gestión de Archivo Unidades documentales Expedientes Oficina Préstamos Consultas Solicitud de documentación Entrega de documentación Expurgo finalización del periodo de conservación Ciudadanos Archivo digital © Informática El Corte Inglés |

9 Archivo unificado Archivo electrónico DEFINICIÓN DE ARCHIVO UNIFICADO
Es la gestión del Archivo de toda la documentación electrónica y la gestión de la documentación física relacionada con toda la actividad administrativa, contemplando todo el ciclo de vida de los documentos, es decir, desde el registro de entrada o creación del documento hasta su archivado definitivo o destrucción, con todas las garantias jurídicas y de seguridad necesarias. © Informática El Corte Inglés |

10 Visión del modelo global
Archivo electrónico Visión del modelo global Información Corporativa Terceros Territorio Compras,.... Logística EcoFin Troncales Gestión Organización RRHH Tramitaciones Administrativas Sistemas Horizontales Sistemas Verticales y Sectoriales Registro Presencial Gestión Expedientes Archivo Unificado Producción Administrativa Firma Digital y Certificación Personalidad Admin Digital Electrónico Consulta / eTramitación Notificación Telemática Certificación Electrónica Pago Tramitación Electrónica Canal Asistido Autoservicio InterOperabilidad con Terceros Atención Multicanal Aplicaciones de Gestión Control de Gestión Pública Cuadro de Mando Integral Análisis Corporativo y Administrativo Bus de Integración Bus de Interoperabilidad Funcional Agregación Datos int/ext Estrategia Interoperabilidad © Informática El Corte Inglés |

11 Archivo unificado Archivo electrónico
© Informática El Corte Inglés |

12 Gestión Unificada de documentos de archivo
Archivo electrónico Gestión Unificada de documentos de archivo Gestión unificada de documentos de archivo Papel, fotografías, vídeos, Microfilm, etc. Expedientes electrónicos, imágenes, Correos electrónicos y Ficheros adjuntos Repositorio Documentos Electrónicos de Archivo © Informática El Corte Inglés |

13 Modelo conceptual: Datos únicos durante el ciclo de vida
Archivo electrónico Modelo conceptual: Datos únicos durante el ciclo de vida BASES DE DATOS CORPORATIVAS Explotación de datos únicos durante todo el ciclo de vida del tratamiento documental, mediante la integración de la aplicación de gestión de archivo con los sistemas de información corporativos Carpeta de Documentos del ciudadano: Se mantienen aquellos documentos que la Administración solicita repetidamente al ciudadano APLICACIÓN ARCHIVO Clasificación jerárquica Gestor documental Transferencias Descripción Catálogo Procedimientos Consulta I N T E G R A C I Ó N Identificación Valoración Eliminación BD Organización BD Terceros Gestión Usuarios Préstamos Gestión de Depósitos BD Territorio Documentos del ciudadano © Informática El Corte Inglés |

14 APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
Archivo electrónico Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS ESTRUCTURA: Cuadro de Clasificación jerárquico en múltiples niveles reflejando la estructura de organización de los fondos documentales DESCRIPCIÓN: Según normas NODAC, con adición o eliminación de campos, o definición de fichas adaptadas a los objetos a describir, formato EAD Un documento puede pertenecer a varios expedientes Un asiento puede apuntar a distintas ubicaciones TRANSFERENCIAS Gestión del proceso de transferencia: previsión, relación, cotejo, Automatizadas desde oficina a archivo central (desde los gestores documentales) o manuales, Automatizadas entre archivos central, intermedio, histórico, GESTIÓN DE DEPÓSITOS FÍSICOS identificación de depósitos a nivel de hueco, gestión de espacios, asignación automática o manual de ubicación de ingresos © Informática El Corte Inglés |

15 APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
Archivo electrónico Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE SERIES Gestión del proceso de valoración hasta su aprobación por la Comisión de valoración y publicación en el boletín oficial ELIMINACIONES Alerta automática de fracciones de serie a eliminar Gestión de la eliminación Registro y Acta de eliminación GESTIÓN DE USUARIOS Asignación de perfiles a personas y grupos Gestión y control de Préstamos y devoluciones de documentos BÚSQUEDA Sencilla y avanzada, por descriptores, texto libre, operadores booleanos en distintos campos © Informática El Corte Inglés |

16 APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
Archivo electrónico Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS DIGITALIZACIÓN directa o importación de imágenes, reproduciendo la estructura del documento permitiendo el acceso directo a partes, páginas, ilustraciones, certificada para eliminación del documento original GESTIÓN DE REPOSITORIOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS creación del objeto expediente electrónico estructura de la información en el repositorio definición de tipos de ficheros, reglas de conservación, eliminación y acceso a documentos TRAZABILIDAD Seguimiento exhaustivo de todas las acciones realizadas contra el sistema Posibilidad de configurar por el usuario los eventos y prioridad en la traza DOCUMENTOS DEL CIUDADANO gestión de documentos solicitados por la administración repetidamente © Informática El Corte Inglés |

17 Modelo Funcional Sistema de Gestión de Archivo Transferencias
Expediente Físico Transferencias Sistemas Tramitadores Expediente Electrónico Préstamos / Consulta Servicio a ciudadanos Servicios web a la Administración Organización Catálogo Procedimientos Terceros Geográficos Clasificación y Descripción Identificación y Valoración Gestión de Depósitos Gestión Transferencias Eliminaciones Documentos del ciudadano Digitalización Préstamos Administración (Gestión de usuarios, auditoría, …) Sistema de Gestión de Archivo Cuando hablamos de Sistema de Gestión de Archivos, el punto crítico es la “Identificación y Valoración” que es el que se ajusta a la legislación y normativa para la conservación, acceso y gestión de los documentos de archivo. Los otros sistemas gestionan tareas con ellos (incluida la autorización de los usuarios). Toda esta estructura es la capa lógica que se ha definido en base a Moreq2 (Model Requirements for the management of Electronic Records) normativa que define ese alcance. Idea global: En realidad tendríamos que ver 2 repositorios en el ciclo de vida de un expediente: SGDE (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos) que ocupa la fase de gestión del expediente SGDA (Sistema de Gestión de Documentos E. de Archivo) que se ocupa de la fase de archivo y que tiene unas condiciones mucho más restrictivas (de acceso, manipulación nula, conservación, etc…) Es de este último del que hablamos al definir un Archivo Unificado. Archivo Digital Archivo Físico © Informática El Corte Inglés | © Informática El Corte Inglés | 17 17

18 Modelo Conceptual: Disponibilidad y Acceso
Archivo electrónico Modelo Conceptual: Disponibilidad y Acceso Sistema de Archivo unificado DISPONIBILIDAD Y ACCESO MULTICANAL De documentos físicos y electrónicos. Seguridad en cumplimiento de la LOPD: Consulta presencial Consulta Web: identificación mediante certificado electrónico para expedientes personales a través del Centro de Atención al Ciudadano Definición de perfiles de acceso para usuarios internos Control de accesos Líneas de comunicación SSL Consulta Documentos físicos Oficina Consulta web y/o presencial B.D. Metadatos ARCHIVOS CAC Documentos electrónicos Ciudadanos Acceso Web SSL, Certificado Personal © Informática El Corte Inglés |

19 Modelo de Gestión de Archivos: Normas básicas
Archivo electrónico Modelo de Gestión de Archivos: Normas básicas Normas internacionales de descripción archivística ISAD(G): Descripción ISAAR(CPF): Control de autoridades ISAF: Funciones NODAC MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo). Sistema de Clasificación Auditoría y Seguridad Valoración para transferencias, calendarios de conservación y eliminación Captura de documentos Sistema de Información y Descripción Búsqueda, Recuperación y Presentación Administración Norma ISO Sistemas de Gestión de Documentos de oficina Organización y control de los documentos en producción en unidades de Gestión Norma ISO 14721 Organización y control de los documentos electrónicos de Archivo-OAIS Norma ISO PDF/A Conversión de documentos electrónicos a formato estable © Informática El Corte Inglés |

20 Archivo electrónico Modelo conceptual de Gestión Unificada de Archivo: Normativa legal aplicable Normas Generales: Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, y Resolución de 24 de Octubre de 2007 de Digitalización certificada Ley 59/2003 de firma electrónica Real Decreto 937/2003 de modernización de Archivos Judiciales Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999 LOPD Ley 15/1999 Ley Orgánica de Protección de Datos Ley 30/1992 del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el Procedimiento Administrativo Común. Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español © Informática El Corte Inglés |

21 Paseo de Zorrilla, 56 47006 Valladolid Tel.: 983 473 976
Muchas gracias Fernando Hernández Galán Tecnología Documental y Workflow Paseo de Zorrilla, Valladolid Tel.: