Seminario de Informática Unidad 4: Planillas de Cálculo Microsoft Excel.

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1 Seminario de Informática Unidad 4: Planillas de Cálculo Microsoft Excel

2 Las Hojas de Cálculo son herramientas de software diseñadas para introducir, calcular, manipular y analizar conjuntos de números, reemplazando las tareas asociadas con la confección de planillas basadas en el uso de calculadora, lápiz y papel. Las Hojas de Cálculo permiten la automatización de distintas tareas, de manera que con una hoja bien diseñada se pueden efectuar reiteradamente una serie de cálculos cuyos resultados se modifican automáticamente ante el cambio de los datos contenidos en ella. Los productos más conocidos son Excel de Microsoft, Lotus 1-2-3 de Lotus Development, Quattro Pro de Corel, y Calc de Open Office para Linux. Conceptos

3 Básicamente una planilla de cálculo consiste en una tabla compuesta por:  Columnas identificadas con letras, y  Filas identificadas con números.  La intersección de una columna y una fila se denomina celda en la cual se pueden ingresar (en forma excluyente): o Textos (títulos o encabezados), o Valores (números, fechas, horas), y o Fórmulas (para calcular valores) Generalidades Error común que debe evitarse: Ingresar en una misma celda números y fórmulas. ¿ Por qué ? Siempre se debe iniciar el trabajo con una idea en mente. Diseñe sus hojas de cálculo separando rangos de datos de las las fórmulas. Muchas veces es conveniente bloquear celdas que contengan fórmulas o datos que no deben modificarse para evitar “pisarlos”. El trabajo ordenado minimiza errores, facilita la tarea y posteriores modificaciones.

4 (Valor)

5 o Al igual que con los Procesadores de Texto, durante su edición la Hoja de Cálculo reside en la RAM, por lo que es necesario grabarla periódicamente, ya que ante una falla en el equipo se perderán todos los cambios realizados desde la última grabación. o Las Hojas de Cálculo actuales permiten configurar la función Autoguardar. Actívela y no tendrá que lamentarse por el tiempo perdido (Herramientas / Opciones / Guardar) Generalidades Importante: al iniciar un proyecto asígnele un nombre y grabe la hoja como primera opción. Le ayudará a encontrar el archivo de Autoguardado ¿Cuál es la cantidad máxima de celdas que se pueden almacenar en un cuaderno de Excel ? Para superar esta limitación se pueden Vincular Hojas o Excel cuenta con 256 columnas y 65.536 filas (16.777.216 de celdas). o Un cuaderno (o libro) puede contener hasta 256 hojas.

6 Con una planilla de cálculo se puede: oResolver prácticamente cualquier problema que implique la realización de cálculos matemáticos, estadísticos, financieros y lógicos. oConstruir distintos gráficos de los datos ingresados o calculados. oSeleccionar filas y/o columnas que cumplan con determinados criterios (filtros). oConstruir tablas y gráficos dinámicos. oEjecutar funciones básicas de bases de datos. oAdministrar distintos Escenarios oRealizar simulaciones y búsquedas de Objetivos oDesarrollar aplicaciones mediante un lenguaje de macrocomandos (macros). Generalidades

7 Cuadro de Posición

8 Generalidades Referencias de Celdas: Relativas y Absolutas Excel cambia automáticamente las fórmulas cuando las copia porque en las mismas hace referencia a la posición relativa que ocupan las filas y/o columnas. Las referencias Relativas se utilizan cuando se copian fórmulas que no hacen referencia a un valor fijo. Por ejemplo: si en la celda B10 introducimos la fórmula =Suma(B4:B9), al copiarla a la celda C10 la fórmula cambiará a =Suma(C4:C9). Cuando no se desea que las fórmulas cambien al copiarlas y se desea que todas las fórmulas, sin importar donde estén se refieran a una celda específica (posición absoluta) se debe anteponer el símbolo $ antes del nombre de la fila y/o columna que se desea anclar. Por ejemplo: si en la celda B10 introducimos la fórmula =($B4*B$9), al copiarla a la celda B11 la fórmula cambiará a =($B5*B$9).

9 Ingresando Datos El ingreso de datos (textos o números) requiere tres pasos: o Seleccionar la celda donde se quiere ingresar el dato (con el mouse o las teclas de desplazamiento). o Tipear los datos (letras y/o números). o Presionar Enter (Intro), seleccionar otra celda o hacer click en el tilde de verificación en la barra de fórmula. Excel reconoce tres tipos principales de datos. El primer caracter que se ingresa en la celda define el tipo de dato: oTextos: cualquier caracter numérico, alfabético o símbolo oValores (números, fechas, horas): cualquier número o los símbolos + o - oFórmulas y Funciones (fórmulas específicas prediseñadas): comenzar con el signo =

10 Editando el contenido de una Celda oEn una celda el nuevo ingreso de datos reemplaza el contenido anterior. oSi se quiere corregir un dato: oPresionar la tecla de Función F2. oSeleccionar con el mouse la barra de fórmula. oHacer doble click con el mouse en la celda. oPara borrar un dato se debe presionar la tecla Suprimir (Delete) estando seleccionada la celda que se quiere borrar. Importante: nunca utilice la barra espaciadora para borrar el contenido de una celda, ya que de esta manera en lugar de borrar el contenido está ingresando una cadena de caracteres vacíos que puede causar problemas en los cálculos y operaciones que realice posteriormente.

11 Menús o Un menú agrupa comandos relacionados. Por ejemplo el menú archivo permite abrir, grabar e imprimir los documentos. o Los menús son similares para las distintas aplicaciones. o Se pueden seleccionar apretando simultáneamente las teclas de la letra subrayada y la tecla “ALT” dentro de la ventana activa y seleccionar la opción dentro del menú nuevamente con la letra subrayada. o Los principales menús de Excel son: oArchivo oEdición oVer oInsertar oFormato oHerramientas oDatos oVentana o? (Ayuda F1)

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20 Trabajos Prácticos Práctico 3 Práctico 2 Principales Actividades del Ej. 1: Copiar/Pegar ( desde word a excel); Configurar página Principales Actividades del Ej. 2: Formulas/ Copiar/Pegar ( desde excel a word); Guardar como Principales Actividades del Ej. 3: Ordenar; Gráficos; Copiar/Pegar ( gráficos) Formulas Funciones

21 Sumas – Funciones - Referencias

22 Formulas Una fórmula en excel en realidad es una operación matemática o lógica sobre direcciones: acá dice sumar la sexta celda, la quinta, la cuarta, la tercera, la segunda y la primera celdas de la columna donde está la formula. Entonces si la copiamos a la fórmula se copian las direcciones de esta. Veamos.....

23 Formulas - Referencias Se copió la fórmula en excel o sea las direcciones: en la copia la fórmula dice sumar la sexta celda, la quinta, la cuarta, la tercera, la segunda y la primera celdas arriba de donde está la formula. Estas direcciones se denominan referencias relativas o sea se adaptan a donde son copiadas

24 Formulas - Referencias Se copió la fórmula en excel o sea las direcciones pero ahora no se adaptaron a su destino y mantienen la referencia de dirección anterior. Estas direcciones se denominan referencias absolutas o sea no se adaptan a donde son copiadas

25 Formulas - Referencias Fórmula de direcciones Relativas Fórmula de relaciones absolutas Fórmula con columna relativa y fila absoluta Fórmula con columna absoluta y fila relativa Importante: Este tipo de formulas tiene su importancia al momento de armar o copiar todo o partes de hojas en excel

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27 Sumas – Funciones - Referencias

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35 Preguntas y Dudas ? ?