1 Madrid, 15 de Noviembre de 2005. 2 SITUACION DE PARTIDA (Antes de la aprobación de la Ley de Firma Digital el 14 de Febrero de 2003)

Presentación del tema: "1 Madrid, 15 de Noviembre de 2005. 2 SITUACION DE PARTIDA (Antes de la aprobación de la Ley de Firma Digital el 14 de Febrero de 2003)"— Transcripción de la presentación:

1 1 Madrid, 15 de Noviembre de 2005

2 2 SITUACION DE PARTIDA (Antes de la aprobación de la Ley de Firma Digital el 14 de Febrero de 2003)

3 3 Se reciben más de 20.000 facturas físicas al día

4 4 12 Km de lineales de archivo con 8.000 containers de 64.000 archivadores

5 5 Cientos de personas dedicadas a la validación de facturas

6 6 Punteábamos 7 millones de líneas de factura al año para identificar los litigios

7 7 Gestionamos más de 6 millones de facturas / año

8 8 Nº FRAS AL MES (ANTES DE LA APROBACION DE LA LEY) MARZO 01MARZO 03 189.000 fras 268.000 fras  42%  58%

9 9 APROBACION DE LA FIRMA DIGITAL (14 de Febrero de 2003)

10 10  Adaptamos nuestras estaciones EDI  Comunicamos a todos nuestros proveedores que ya trabajaban con EDI esta nueva oportunidad  Hicimos llamadas telefónicas a todos los proveedores para explicarles los pasos a seguir para enviar facturas firmadas  En sólo un mes 25 proveedores ya nos estaban enviando facturas firmadas.  Se incorporaban 3 proveedores al día. PASOS SEGUIDOS PARA CAPTAR PROVEEDORES QUE YA TRABAJABAN CON EDI

11 11 Teníamos dos perfiles de proveedores: 1º proveedor EDI que no enviaba firma 2º proveedor que aún no era EDI y queríamos captar directamente en DIGITAL PASOS SEGUIDOS PARA CAPTAR AL RESTO DE PROVEEDOR Preparación Reuniones Reactivaciones y seguimiento Aceptación e implantación Reuniones con empresas de software EDI para fijar objetivos de captación de proveedores Reuniones con proveedores para explicar ventajas de EDI (Reuniones conjuntas AECOC/CARREFOUR/EMPRESA SOFTW) Seguimiento telefónico de cada uno de los proveedores por parte del equipo de Carrefour (media de 7 llamadas para captar a un proveedor) Tras un período de pruebas, el proveedor nos envía escrito de comienzo de envío de facturas EDI con firma digital

12 12 Sr. Proveedor, informese en el 902 15 84 84

13 13 SITUACION ACTUAL (A 15 de Noviembre de 2005)

14 14 EVOLUCION CAPTACION PROVEEDORES FIRMADOS DIGITALMENTE 1.622 prov 25 prov MARZO 03 OCTUBRE 05

15 15 EVOLUCION Nº FACTURAS FIRMADAS DIGITALMENTE MARZO 01 MARZO 03 OCTUBRE 05 370.000 fras 50.000 fras 30.000 fras  42%  58%  93%  88%  12%  7%

16 16 VENTAJAS QUE NOS HA APORTADO LA FIRMA DIGITAL SIN LA FIRMA RECIBIAMOS 20.000 FACTURAS AL DIA CON LA INTRODUCCION DE LA FIRMA SE RECIBEN SOLO 3000. SIN LA FIRMA ARCHIVABAMOS 20.000 FACTURAS AL DIA CON LA INTRODUCCION DE LA FIRMA SE ARCHIVAN SOLO 3.000. SOLO CON ESTO EL RATIO DE PRODUCTIVIDAD EN EL DPTO. DE ARCHIVO Y CLASIFICACION HA MEJORADO EN UN 80 % Se reciben más de 20.000 facturas físicas al día

17 17 VENTAJAS QUE NOS HA APORTADO LA FIRMA DIGITAL La recepción de facturas por EDI permite avanzar en el desarrollo y aplicación de funcionalidades que incrementan la eficiencia y eficacia en procesos automatizables como la resolución de litigios. Punteamos 7 millones de líneas de factura al año para encontrar los litigios Pagamos más de 6 millones de facturas / año El 93% de todas las facturas que pagamos vienen en formato EDI y, de estas, el 88% vienen firmadas digitalmente

18 18 NO SOLO RECIBIMOS FACTURAS FIRMADAS SINO QUE CARREFOUR TAMBIEN ENVIA UN % MUY ALTO DE SUS FACTURAS Y CARGOS CON FIRMA DIGITAL AVANZADA. A UNOS 2.800 PROVEEDORES DE NUEVO UN AHORRO DE COSTES MOTIVADO POR LA FIRMA DIGITAL MAS VENTAJAS DE LA FIRMA DIGITAL

19 19 Distribuidor Negociación Datos del producto Introducción en los sistemas Realización del pedido Introducción en los sistemas Introducción del pedido en el sistema Generación del albarán de entrega (unidades) Generación del albarán de recepción (unidades) Generación de la factura Generación del albarán valorado Ensobrado y sellado de la factura Envío de la factura Recepción de la factura Introducción de la factura en el sistema Comparación de la fra con el albarán valorado Búsqueda de las diferencias Resolución del litigio Contabilización y pago Proveedor Madrid, 15 de Noviembre de 2005 Evita teclear el pedido en el sistema Evita errores de introducción Evita imprimir la factura Evita ensobrarla y timbrar Evita pérdidas en el trayecto Evita enviarla a otros destinatarios Evita perder/traspapelar la factura Evita abrir el sobre, clasificarla y repartirla. Evita teclear la factura en el sistema Evita errores de introducción Evita que vengan algún dato incoherente Tenemos el detalle de la factura a la línea. Permite comparaciones automáticas. Encuentro automático de diferencias (precio/cantidad) Evita imprimir el pedido Evita enviarlo por fax Evita controlar que llega al proveedor Sabemos que lo ha recibido y leído

20 20 CONCLUSION AHORRO DE COSTES ESTIMADO: GASTOS DE PERSONAL 2.500.000 € GASTOS DE ARCHIVO 200.000 € GASTOS DE CORREO 35.000 €

21 21 CONCLUSION Mayor eficacia en los procesos administrativos Mayor fiabilidad al evitar el error humano Mayor agilidad en los flujos de información con nuestros proveedores Sinergias importantes en la gestión del pago-cobro

22 22 Muchas gracias por su atención