ORIENTACIONES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS TRÁMITES DE BAJAS, LICENCIAS O TRASLADOS EN LA BASE DE DATOS DEL PNFMIC. Mayo 2013.

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1 ORIENTACIONES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS TRÁMITES DE BAJAS, LICENCIAS O TRASLADOS EN LA BASE DE DATOS DEL PNFMIC. Mayo 2013

2 Tipos de trámite Bajas Licencias Traslados de estados. Los trámites se realizarán mensualmente en la base de datos del PNFMIC con fecha de registro de trámite realizado por las secretarias estadales.

3 El registro El libro de registros de trámites del PNFMIC (MIC-011) se mantiene automatizado en la base de datos MIC, por lo que su impresión se realizará a través de la misma. Las hojas del libro para ser archivadas, serán impresas una vez que se completen los 25 registros de un folio. Los Estados tendrán un libro único de trámites, en el que reflejarán todos trámites de traslados, bajas y licencias de los diferentes años académicos. De forma automática, se generará de la Base de Datos el número del libro que corresponda con el código del estado, ordenado alfabéticamente (por ej. El Libro de Amazonas será el número 1 mientras que el de Zulia será el 24). Cada Tomo tendrá 200 folios, como se establece en el Manual de Procedimientos, una vez que se llegue a esa cifra de Folios pasará automáticamente al siguiente Tomo y así sucesivamente. El valor del Tomo a la hora de realizar un trámite en la base es siempre 1, esto no siempre se corresponderá con la realidad y debe ser actualizado manualmente.

4 El registro El número de Folio y registro lo escribirá el secretario en la Base de Datos en el momento de hacer el trámite siguiendo la secuencia histórica de las anotaciones en el mismo, sin repetir ni saltar números.

5 Las Bajas y licencias Se tramitarán y aprobarán a nivel estadal, archivándose la documentación establecida en los expedientes docentes. Se oficializará el trámite marcando en la casilla “Baja”, en la base de datos MIC, en el formulario “TRAMITES” o “Reporte - trámite”, al que se accede desde la ventana de “Inicio”. Se seleccionará la causa de la baja o licencia, con fecha y registro de la misma, curso escolar en el que se ejecuta el trámite y el tiempo otorgado en meses para el caso de las licencias; las Observaciones se utilizarán sólo si es necesario realizar aclaraciones para un futuro. La tramitación se realizará con el modelo MIC -08c.

6 Desde el módulo de reportes de trámites Accediendo al Módulo para realizar trámites De forma directa

7 Accediendo al Módulo

8 Ejecutar trámite de Baja y Licencia. 1 - Buscar el estudiante 3 – Escribir Registro, Libro, Tomo y Folio. según libro 4 – Activar la casilla de Baja y Seleccionar la Causa de la baja 5 – Seleccionar el curso académico 2 – Escribir breve nota sobre la causa de baja. 6 – Escribir observaciones sobre el trámite

9 Ejecutar trámite de Licencia. 1 - Buscar el estudiante 2 – Escribir Registro, Libro, Tomo y Folio. según libro 3 – Escoger la causa de la licencia. 4 – Seleccionar el curso académico y tiempo en meses de la licencia 5 – Escribir observaciones sobre el trámite

10 Los traslados Solamente se tramitarán en la Base de Datos y se registrarán en este libro, los traslados entre Estado, nunca los internos (de municipio o núcleo docente). El Estado que procesa el traslado (origen) debe dejar en blanco los campos Libro, Tomo, Registro y Folio los que serán actualizados por el Estado que recibe (destino) el Estudiante según lo descrito anteriormente.

11 Pasos para ejecutar trámite de Traslado. 1 - Buscar el estudiante 2 – Los campos Libro, Tomo, Registro y Folio se dejan en blanco, se llenan en el estado que recibe el estuante según su libro de registro. 3 – No se Activa la casilla Baja 4 – Seleccionar el curso académico 5 – Activar casilla de Traslado y en Observaciones escribir Estado, Municipio, Parroquia, ASIC y ND donde será trasladado

12 Para traslados de estado En esta opción, se obtiene el listado nominal de los traslados por aprobar. Se entiende por Traslados por aprobar, aquellos realizados o recibidos en el mes (no cuentan con un registro en el libro de trámites). Devuelve un listado nominar de los traslados aprobados. Los traslados aprobados, son aquellos que ya fueron registrados en el libro de trámites del Estado (cuentan con Libro, Tomo, Registro y Folio).