Sistemas Administrativos

Presentación del tema: "Sistemas Administrativos"— Transcripción de la presentación:

1 Sistemas Administrativos
Profesor: Dr. Jorge Rubén Vazquez Facultad de Ciencias Económicas - UBA

2 Preparado por: Rocío Perez
JVz Estructura Preparado por: Rocío Perez

3 La Estrategia y la Organización
JVz La Estrategia y la Organización

4 ESTRUCTURA Existen diferentes maneras de representarla:
- Las seis partes básicas de la organización; Los organigramas; Los organigráficos; La estructura de redes.

5 DISTINTAS MANERAS DE REPRESENTAR UNA ORGANIZACIÓN
JVz DISTINTAS MANERAS DE REPRESENTAR UNA ORGANIZACIÓN Esquema de los siete círculos La planificación organizacional La organización según su estrategia Seis partes básicas de lo organización

6 El Esquema de las Siete Eses o de los Siete Círculos.
JVz El Esquema de las Siete Eses o de los Siete Círculos. Henry Mintzberg

7 Esquema de las Siete Eses
JVz Esquema de las Siete Eses By R. Waterman Jr, T. Peters, J. Phillips

8 La organización Estructura Estrategia Sistemas Metas Subordinantes
JVz Estructura Estrategia Sistemas Metas Subordinantes Habilidades Estilo Staff o personal de apoyo

9 El esquema de los 7 círculos
JVz El esquema de los 7 círculos Estructura Estrategia Sistemas Estilo Staff o Personal de apoyo Habilidades Metas subordinantes

10 ESQUEMA DE LOS SIETE CÍRCULOS
JVz ESQUEMA DE LOS SIETE CÍRCULOS ESTRUCTURA

11 Planificación para enfrentar situaciones futuras
JVz ESTRATEGIA Planificación para enfrentar situaciones futuras

12 JVz SISTEMAS Cursos de acción

13 JVz ESTILO Creencias y valores

14 JVz HABILIDADES Atributos

15 JVz METAS SUBORDINANTES Visión

16 JVz PERSONAL Operarios, empleados

17 JVz ESTRUCTURA Implica dividir tareas y la forma de hacerlo. Es coordinar, organizar los recursos de la organización y desarrollar la habilidad para centrarse en las dimensiones releventes (pocas) para la empresa en un determinado momento y teniendo la opción de poder modificarla.

18 Debe ser clara y bien definida.
JVz ESTRATEGIA Son todas aquellas acciones realizadas por una empresa que responden o se anticipan a los cambios en el medio externo, en sus consumidores o en sus competidores. Es la manera con la que una organización busca diferenciarse competitivamente para llegar a lo que quiere ser. Debe ser clara y bien definida.

19 JVz SISTEMAS Son todos los procedimientos formales e informales que hacen que la organización funcione día a día. Es la manera de hacer las cosas y de organizarlas para que se alcancen con eficiencia (exelencia + rapidez) los objetivos buscados.

20 JVz ESTILO Es la manera de proceder de una organización reflejada en la manera de actuar de los miembros que la integran. Está formado por la cultura, las creencias, los valores que toma la empresa y que coinciden con los de la alta dirección.

21 JVz PERSONAL Está integrado por todas las personas que trabajan en la organización, quienes deben ser nutridos, desarrollados, protegidos y debidamente ubicados. Es una variable de gran importancia porque una gran empresa necesita de un buen personal, considerado como un RRHH.

22 JVz HABILIDADES Son los atributos de la organización y de las personas que en ella trabajan, que deben ser explotadas a tiempo y deben poder modificarse cuando asi lo requiera el mercado. Por tanto, es de gran importancia, que se arraiguen y cerzcan en la organización nuevas habilidades de manera permanente, desechando las que ya no le son útiles a la empresa.

23 JVz METAS SUBORDINANTES Son los conceptos que sirven de guía para definir la forma de actuar de una organización, los objetivos más importantes, los puntos de partida sobre los que se construye el sistema. Es por ello que adquieren un valor fundamental para los miembros de la organización, porque es el motor que la moviliza.

24 La Planificación Organizacional
JVz La Planificación Organizacional

25 La Organización según su Estrategia
JVz La Organización según su Estrategia

26 Las Seis Partes Básicas de la Organización
JVz Las Seis Partes Básicas de la Organización Henry Mintzberg

27 LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA ORGANIZACION
JVz LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA ORGANIZACION Son influenciadas por: Factores situacionales. Los mecanismos de coordinación. Los parámetros fundamentales del diseño.

28 LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA ORGANIZACION
JVz LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA ORGANIZACION Factores situacionales. Los mecanismos de coordinación. Los parámetros fundamentales del diseño.

29 Factores situacionales :
Edad y tamaño; Sistema técnico (tecnología); El medio ambiente; El poder

30 LAS 6 PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN
JVz LAS 6 PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN Núcleo de operaciones Ápice estratégico Línea intermedia Tecnoestructura Unidades de apoyo Ideología

31 LAS SEIS PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN
JVz

32 Seis partes básicas de la organización...
JVz Apice Estratégico Línea Media Tecno- Estructura Staff de Apoyo Ideología Nucleo Operativo

33 MECANISMOS DE COORDINACIÓN
JVz MECANISMOS DE COORDINACIÓN Elementos básicos de la Estructura Van cambiando de acuerdo a un cierto orden

34 LOS 6 MECANISMOS BÁSICOS DE COORDINACIÓN
JVz LOS 6 MECANISMOS BÁSICOS DE COORDINACIÓN Adaptación Mutua Supervisión directa Estandarización del proceso de trabajo Estandarización de los resultados Estandarización de las habilidades Estandarización de las normas

35 ADAPTACIÓN MUTUA Comunicación Informal Interacción
JVz ADAPTACIÓN MUTUA Comunicación Informal Interacción Circunstancias difíciles

36 JVz SUPERVISIÓN DIRECTA Uno ordena a otros Grupo de personas “Líder”

37 ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO DE TRABAJO
JVz ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO DE TRABAJO Programación Instrucciones

38 ESTANDARIZACIÓN DE LOS RESULTADOS
Especificación de Resultados JVz

39 ESTANDARIZACIÓN DE LAS HABILIDADES
Trabajador Conocimientos Fuera de la organización JVz

40 ESTANDARIZACIÓN DE LAS NORMAS
Creencias comunes JVz

41 PARÁMETROS FUNDAMENTALES DE DISEÑO
JVz PARÁMETROS FUNDAMENTALES DE DISEÑO Determinan la división del trabajo y el logro de la coordinación

42 PARAMETROS FUNDAMENTALES DE DISEÑO
Especialización del trabajo. La formalización del comportamiento. La capacitación. El adoctrinamiento. Los sistemas de planeación y control. La agrupación de unidades. El tamaño de la unidad. Los dispositivos de enlace. La descentralización. JVz

43 Parametros de diseño 1) Posiciones Individuales
@ Especialización del Trabajo Horizontal Vertical @ Formalización del comportamiento Organizaciones Organicas Organizaciones Burocraticas @ Capacitación Estandarización de conoc. y habilidades @ Adoctrinamiento Creencias

44 2) Referido al diseño de la superestructura
Funcion desempeñada * Agrupación de unidades Estructura Matriz Mercado atendido * Tamaño de la unidad Control + Coordinación * Vinculos Laterales Sistemas de planeacion y control Dispositivos de enlace

45 Dispositivos de enlace Administradores Integradores
Posiciones de enlace Grupos de trabajo Administradores Integradores Estructura Matriz

46 3) Diseño del sistema de la organización
Centralización Descentralización

47 Estructura Matriz Ejecutivo Oficina de programas Comite Ejecutivo
Propulsion Localizacion Construcc. De Camara Diseño de Satelites Proyecto 1 Proyecto 3 Proyecto 2

48 ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO
JVz ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO Número de tareas de un determinado puesto Control de tareas Especialización horizontal Especialización vertical

49 ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL
JVz ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL Pocas tareas muy definidas

50 ESPECIALIZACIÓN VERTICAL
JVz ESPECIALIZACIÓN VERTICAL El trabajador no tiene control sobre las tareas desempeñadas

51 FORMALIZACIÓN DEL COMPORTAMIENTO
JVz FORMALIZACIÓN DEL COMPORTAMIENTO Estandarización de los procesos de trabajo mediante imposición de instrumentos de operación, descripción de puestos, reglas, reglamentos, etc. Organizaciones burocráticas y orgánicas

52 JVz CAPACITACIÓN Uso de programas formales para establecer y estandarizar los conocimientos y habilidades requeridas para el desempeño dentro de la organización

53 ADOCTRINAMIENTO Programas y técnicas que estandarizan normas
JVz ADOCTRINAMIENTO Programas y técnicas que estandarizan normas Sensibilizan a los miembros Sustituto de la formalización y la capacitación Creencias profundamente arraigadas

54 AGRUPACIÓN DE UNIDADES
JVz AGRUPACIÓN DE UNIDADES Selección de bases a partir de las cuales se agrupan los puestos Función desempeñada Mercado atendido

55 TAMAÑO DE LA UNIDAD Número de posiciones contenidas en una sola unidad
JVz TAMAÑO DE LA UNIDAD Número de posiciones contenidas en una sola unidad

56 SISTEMAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL
Para estandarizar los resultados Sistemas de planeación de las acciones: especifican las acciones antes de emprenderlas Sistemas de control de desempeño: especifican los resultados deseados JVz

57 DISPOSITIVOS DE ENLACE
JVz DISPOSITIVOS DE ENLACE Mecanismos para estimular la adaptación mutua dentro y entre las unidades Posiciones de enlace Grupos de trabajo temporales y permanentes Administradores integradores Estructura matriz

58 DESCENTRALIZACIÓN Difusión del poder en la toma de decisiones
JVz DESCENTRALIZACIÓN Difusión del poder en la toma de decisiones Centralización Descentralización Vertical Descentralización Horizontal

59 LA DESCENTRALIZACION Centralización. Descentralización.
JVz LA DESCENTRALIZACION Centralización. Descentralización. Descentralización Vertical. Descentralización Horizontal. Descentralización Selectiva. Descentralización Paralela.

60 JVz CONFIGURACIONES

61 CONFIGURACIONES Surgen de la combinación de los mecanismos básicos de coordinación, las seis partes básicas de la organización y de los tipos de descentralización. Son siete las posibilidades originadas:

62 LAS CONFIGURACIONES Organización Empresarial. Organización Máquina.
JVz LAS CONFIGURACIONES Organización Empresarial. Organización Máquina. Organización Diversificada. Organización Profesional. Organización Innovadora. Organización Misionaria. Organización Política.

63 ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
JVz ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Ápice estratégico Centralización Adaptación mutua

64 ORGANIZACIÓN MÁQUINA Tecnoestructura
Descentralización horizontal limitada Estandarización del proceso de trabajo JVz

65 ORGANIZACIÓN DIVERSIFICADA
JVz ORGANIZACIÓN DIVERSIFICADA Línea intermedia Descentralización vertical limitada Estandarización de la producción

66 ORGANIZACIÓN PROFESIONAL
JVz ORGANIZACIÓN PROFESIONAL Núcleo Operativo Descentralización horizontal Estandarización de habilidades

67 ORGANIZACIÓN INNOVADORA
Personal de Apoyo Descentralización selectiva Adaptación mutua JVz

68 ORGANIZACIÓN MISIONARIA
Ideología Descentralización Estandarización de normas JVz

69 ORGANIZACIÓN POLÍTICA
Ninguna Varias JVz

70 JVz Organigramas

71 Es una foto a un momento dado..
JVz Organigrama Es una foto a un momento dado..

72 Ventajas: Constituye un medio de análisis;
Constituye un medio de información; Constituye un medio de análisis; Permite visualizar las posiciones o cargos; Permite visualizar las relaciones entre cargos; Permite identificar la cadena de mando; Permite concer a la organización.

73 Limitaciones: No pueden representarse relaciones y/o puestos no
Son una representación estática; No pueden representarse relaciones y/o puestos no estrictamente definidos; Muestra las relaciones formales dentro de la organización; Es una representación simplificada de la realidad; Para que otorguen utilidad deben ser actualizados continuamente.

74 Distintos tipos de autoridad
De línea De Staff Funcional

75 Departamentalización
Por producto Por funciones Por zonas geográficas Mixtas

76 Descentralizar sus obligaciones
Dentro de la organización los gerentes de cada departamento deberán: Delegar Descentralizar sus obligaciones

77 Ejemplo... Armemos un organigrama con las siguientes áreas
Gerente General Producción Finanzas Administración Comercialización

78 Podemos visualizar la autoridad de línea
Queda conformado entonces... Podemos visualizar la autoridad de línea

79 Adicionamos a la empresa un asesor impositivo...
Podemos identificar entonces la autoridad de staff

80 El organigrama podría ser tambien...
Sistemas Vemos aquí la existencia de una autoridad funcional

81 Lo que estamos haciendo es departamentalizar...
Y si agregamos.... Fábrica Buenos Aires Mantenimiento Capital Federal Calidad Distintos Productos Publicidad Producto A Distribución Producto B Ventas

82 Vemos los distintos tipos de departamentalización...
Quedará... Capital Bs. As. Vemos los distintos tipos de departamentalización...

83 JVz Estructura de Redes Serra y Kastika

84 JVz Estructura de redes La idea es que todos puedan comunicarse con todos... Es el tejido por el cual una persona se comunica con el resto horizontal y verticalmente...

85 Es una foto a un momento dado..
JVz Organigrama Es una foto a un momento dado..

86 Existen distintas formas de graficarlas...
JVz Existen distintas formas de graficarlas...

87 Se basa fundamentalmente en cruzar dos ejes que vayan desde...
JVz Se basa fundamentalmente en cruzar dos ejes que vayan desde... Actividades operativas Materias primas Cliente Actividades de soporte

88 Y que continúen por ejemplo...
JVz Y que continúen por ejemplo... Finanzas Producción Marketing Investigación y desarrollo Estructura circular

89 Finanzas Vtas. Distribución Marketing Producción Mantenimiento
JVz Finanzas Vtas. Fabricación Distribución Marketing Producción Mantenimiento Publicidad Cpras. Sistemas Contabilidad Calidad Investigación y desarrollo Otras operaciones

90 JVz Rel.autoridad

91 JVz Interacción

92 Clusters Productividad Desarrollo
JVz Clusters Productividad Desarrollo

93 Ventaja: Limitación: Permite visualizar las relaciones formales
e informales dentro de la organización. Limitación: Puede resultar tediosa, costosa y de difícil interpretación.

94 JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES

95 Departamentalización Matricial
JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES Departamentalización Matricial

96 DE UN ORGANIGRAMA CLASICO A UNA ESTRUCTURA DE REDES
JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES DE UN ORGANIGRAMA CLASICO A UNA ESTRUCTURA DE REDES

97 Departamentalización funcional con Jefes de producto
JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES Departamentalización funcional con Jefes de producto

98 Organizaciones Jerárquicas y Neuronales

99 JVz Organigráficos Henry Mintzberg

100 Dibujando como funcionan realmente las compañías
JVz Organigráficos Dibujando como funcionan realmente las compañías Henry Mintzberg y Ludo Van der Heyden Harvard Business Review Sept.-Oct. 1999

101 Que le muestra un organigrama acerca de su empresa?
JVz Que le muestra un organigrama acerca de su empresa?

102 El organigrama, a veces complejo, no permite identificar
Como trabaja su compañía Que partes se conectan entre sí Como los procesos y las personas interactúan “Que ideas” deben aplicarse y “donde” ...con su flexibilidad y realismo, los organigráficos dan a los Managers un nuevo sentido a dichas preguntas. JVz

103 Organigrama de un diario
JVz

104 Organigráfico del diario...
JVz noticias publicidad cartas fotos chistes Preparación del contenido Make up de la pagina impresion distribucion sociedad finanzas Administracion Promocion Compras RRHH

105 Organigráfico de banco
JVz Organigráfico de banco Depósitos Aseguradora Operaciones De Banca Operaciones de corretaje Cliente

106 Así, podemos llegar al siguiente organigráfico mejorado...
Depósitos Aseguradora Operaciones De Banca Operaciones de corretaje Cliente El organigráfico debe ser analizado. En él, se puede ver como trabaja la empresa y se pueden descubrir ciertos procesos que deben ser mejorados JvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvz JvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvz Así, podemos llegar al siguiente organigráfico mejorado... JVz

107 Organigrama de un banco
JVz Organigrama de un banco Aseguradora Operaciones De Banca cliente Depósitos Operaciones de corretaje Cliente

108 JVz Ventaja... ...con su flexibilidad y realismo, los organigráficos dan a los Managers un nuevo sentido a muchas de las preguntas antes mencionadas.

109 Transformación de las estructuras
Colaboración Coordinación Delsegación Dirección Creatividad

110 Muchas Gracias por su atención
JVz Siempre recuerde... ...no está todo escrito Muchas Gracias por su atención

111 ... y Recuerde: No todo está escrito...
Muchas Gracias por su Atención JVz

112 JVz GRACIAS POR ESCUCHARME